加強檔案管理安全保密的思考

侯漢妤

摘 要：在當前社會時代發(fā)展中，不論是何種單位或者是企業(yè)，檔案都是能夠維護單位以及企業(yè)權(quán)益、保護單位和客戶利益等一些非常重要的資料，并給這些資料的安全與否將會直接性的關(guān)系到企業(yè)的生存發(fā)展，同時還充分的涉及到了社會的穩(wěn)定，并且也會直接關(guān)系企業(yè)內(nèi)部相關(guān)崗位人員的法律責任。所以說當前我國企業(yè)事業(yè)單位需要對此有一個明確的認知，并重點加強檔案的保密性，從而有效的提升檔案管理的規(guī)范性，進一步建立健全的具有信息化的企業(yè)檔案管理模式。因此本文重點很對加強企業(yè)檔案管理安全保密展開深入的研究與分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;安全保密

引言

檔案管理是我國當前各個企業(yè)和單位都是一種非常重要的有形記載，并且在一家單位或者是企業(yè)成立的初期階段中，檔案管理便可以起到至關(guān)重要的作用，而且自身具有決策參考、解決爭端等相應(yīng)的特點。因此，現(xiàn)如今我國各個單位企業(yè)各個檔案管理工作就是一家單位綜合管理工作中非常重要的一項內(nèi)容。但是在實際檔案管理的過程中，首要的任務(wù)目標就是單位企業(yè)自身檔案的安全性，而且這里的安全性不僅僅是檔案物理載體的一種安全性，更重要的是檔案信息具有的安全性，再有就是我們經(jīng)常說的檔案信息的安全保密性。

一、如何有效的加強檔案管理安全保密性

現(xiàn)如今我國多數(shù)的企業(yè)在自身檔案管理的過程中經(jīng)常出現(xiàn)一些問題，大致上可以細化為專業(yè)化管理不足、相關(guān)檢查的工作力度不足、制度剛性執(zhí)行的程度以及日常宣傳的程度不足。因此要想在根本上加強企業(yè)內(nèi)部檔案管理的安全保密性，那么必須要在以下幾點中采取相應(yīng)的措施。

（一）加強檔案管理的專業(yè)化

在目前我國各個企業(yè)或者是單位內(nèi)部的綜合管理部門就是檔案管理的主要部門，所以需要在綜合管理部門日常答案管理的過程中，注重加強專業(yè)化的檔案管理，這樣才能夠在很大程度上保障企業(yè)或者是單位內(nèi)部檔案管理的完整性與安全性。首先，在需要調(diào)閱相應(yīng)的檔案過程中，需要充分的嚴格按照相應(yīng)的流程來辦理和申請審批手續(xù)，同時還要將相應(yīng)的申請審批表按照有效的順序進行保管，在年終的時候是需要將其進行裝訂成冊的。其次，就是要在檔案安管部門中設(shè)立專門的檔案管理人員，并且檔案管理室的鑰匙由綜合性的管理部門中專門的管理員來擔任A崗，辦公室內(nèi)的主任來擔任B崗，并且在很大程度上確定此鑰匙不得有其他人員借用和觸碰，在實際鑰匙使用后必須要將其歸放置原處，也就是鑰匙的保險柜中。最后，就是因企業(yè)內(nèi)部相關(guān)的工作而需要進入到檔案管理室，在此之前需要辦理相應(yīng)的等級手續(xù)，并且在離開檔案管理室的時候，需要將其室內(nèi)的電源進行全面的切斷，當然最關(guān)鍵的一點就是充分的鎖好檔案管理室的門窗。

（二）做好檔案管理日常檢車工作

為了能夠充分全面有效的增加檔案管理的安全保密性，因此需要針對檔案管理開展相應(yīng)的檢查工作，在具體開展日常檢查工作的過程中，應(yīng)當對企業(yè)或者單位登記的臺賬進行檢查，重點查看其中有無重點要素缺失以及經(jīng)辦人簽字不實等相應(yīng)的現(xiàn)象，針對以上來講，如果說發(fā)現(xiàn)相應(yīng)的問題，那么就必須要追根溯源，需要查看與之相關(guān)的檔案是否真實有效。進一步針對此問題的經(jīng)辦人開展詳細的交流，并在一定程度上弄清此問題的事實。除此之外，需要注重查看檔案室內(nèi)的監(jiān)控錄像，這樣做主要的目的就是為了能夠確保檔案專職管理人員是否完全在崗，同時也能夠清楚的看到是不是有不明人員隨意進入檔案室。另外，在深入檢查檔案調(diào)閱的過程中，相關(guān)的管理人員需要充分有效的按照相應(yīng)的規(guī)定進行手續(xù)的等級，這樣也能在一定程度上確定手續(xù)是否存在后補的現(xiàn)象，一旦出現(xiàn)這些問題和相應(yīng)的現(xiàn)象，那么就必須要及時有效的開展相應(yīng)的調(diào)查工作。

二、企業(yè)單位檔案管理安全保密性思考

（一）檔案管理的必須要性

在推動我國當前企業(yè)單位檔案管理工作以及規(guī)劃的過程中，除了需要充分有效的做好相應(yīng)的安全保密管理技術(shù)，針對檔案管理開展信息化的管理也是非常的重要。首先就是當前我國代為企業(yè)檔案管理基本上都是紙質(zhì)的檔案管理，同時紙質(zhì)檔案管理調(diào)閱的效率也不是很高，因此需要在多個檔案和中進行反復(fù)的翻找，這樣不僅增加了檔案調(diào)閱的時間，同時也大大的增加檔案調(diào)閱的難度，從而嚴重的影響了檔案管理的工作效率。其次，就是在紙質(zhì)檔案存放的過程中，由于企業(yè)在不斷的發(fā)展，這樣就會產(chǎn)生更多的檔案，這樣一來檔案管理的空間就會逐漸的緊張，進而在一定程度上增加了檔案存放的成本。除此之外，最關(guān)鍵的一點就是紙張本身的物理屬性，例如易燃、易潮等相關(guān)的特點，所以在檔案實際管理的過程中，一旦遇到明火那么將會點燃檔案，在很大程度上對檔案造成嚴重的損失影響。并且也會給企業(yè)單位各個方向帶來嚴重的經(jīng)濟損失。

（二）提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)

人才始終都是最關(guān)鍵且最重要的資源，沒有良好專業(yè)化的人才，那么人設(shè)事業(yè)都是無稽之談，而且企業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作也是如此。如果，目前企業(yè)單位內(nèi)部檔案管理人員綜合能力不足，將會在一定程度上影響檔案管理的整體質(zhì)量。因此，在最終選擇檔案管理人才的過程中，應(yīng)當注重選擇具有良好的專業(yè)知識和專業(yè)能力的人才，同時為其創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和氛圍，這樣能夠進一步的促進他們展現(xiàn)自身的才華。此外，根據(jù)檔案管理工作的基本需求，應(yīng)當聘用專業(yè)的人員來負責企業(yè)的檔案管理工作，并重點加強和培養(yǎng)檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，從而為企業(yè)檔案管理工作有效的培養(yǎng)出一直具有高素質(zhì)的檔案管理隊伍。企業(yè)單位也是大力的加強自身的人才的引進，針對社會中的畢業(yè)生來講，這無疑不是鍛煉其最好的機會，加強對其實踐的培訓(xùn)，從而將自身所學到的知識充分的轉(zhuǎn)換為力量，進一步為企業(yè)單位檔案管理工作輸入新鮮的血液。

結(jié)束語

綜上所述，我國當前企業(yè)單位自身檔案管理工作非常的重要，同時自身也具有一定的意義，這樣不僅能夠有效的推動我國當前企業(yè)單位檔案管理的水平，當然也能很好的提升檔案管理的安全保密性，并以此來最大化的促進我國各個企業(yè)單位有效的發(fā)展。

參考文獻

[1]王桂萍.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（11）：145+148.

[2]李萍.加強檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（15）：181+187.