關(guān)于小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的探討

杜喜燕

摘 要：教師人事檔案主要記載教師個(gè)人信息，在教育教學(xué)、科研以及管理活動(dòng)中的成果的原始記錄，呈現(xiàn)的是教師成長(zhǎng)發(fā)展軌跡，是真實(shí)客觀的詳盡記錄。在教師職業(yè)生涯發(fā)展歷程中是極其重要的原始資料。教師人事檔案作為一種管理教學(xué)資源具有十分重要的作用，做好教師人事檔案信息化建設(shè)工作意義重大。

關(guān)鍵詞：教師人事檔案;信息化建設(shè)

人事檔案的信息化，顧名思義，就是通過現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，將紙質(zhì)的材料變換成數(shù)字化檔案信息資源，并根據(jù)各色的信息資源建成各類數(shù)據(jù)庫，借助著保密技術(shù)的處理，通過數(shù)據(jù)庫快速查閱人事檔案的信息，使得檔案管理工作更加方便智能。

一、小學(xué)教師人事檔案管理信息化建設(shè)的必要性

首先，人事檔案信息化建設(shè)要與檔案管理的日常工作保持一致。 小學(xué)教師檔案管理的一個(gè)重要特點(diǎn)是其動(dòng)態(tài)性。 因此，有必要在發(fā)生更改時(shí)進(jìn)行及時(shí)的更新。 當(dāng)前的科學(xué)技術(shù)和軟件技術(shù)正在快速發(fā)展。 如果我們?nèi)蕴幱谌斯の募芾淼氖謩?dòng)操作階段，我們的檔案管理工作將不會(huì)持續(xù)很長(zhǎng)時(shí)間。 只有通過信息技術(shù)建設(shè)，我們才能與時(shí)俱進(jìn)，才能有效地管理和使用教師人事檔案。

其次，信息化建設(shè)也是人事檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。教師檔案是本地信息資源。從宏觀上看，對(duì)于檔案的信息管理，這是國家信息化建設(shè)計(jì)劃的重要組成部分。小學(xué)教師檔案中信息的建設(shè)必須充分利用幾種現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)來加強(qiáng)小學(xué)教師檔案中主要環(huán)節(jié)的工作。可以說這是一個(gè)數(shù)字過程，也是改變文件管理模式的過程。因此，小學(xué)教師人事檔案管理的計(jì)算機(jī)化，從總體上講是整體的檔案事業(yè)發(fā)展的總方向，是信息時(shí)代學(xué)校檔案管理的必然要求。

二、目前小學(xué)教師人事檔案管理存在的問題

1.管理模式傳統(tǒng)陳舊

許多小學(xué)教師的檔案管理工作模式限制了人才流動(dòng)。 當(dāng)需要使用材料時(shí)，必須經(jīng)過更高級(jí)別的層層批準(zhǔn)。 這樣復(fù)雜的過程肯定會(huì)影響合理配置人力資源的效率。 這種單一過時(shí)的管理模式使小學(xué)教師在需要人事檔案的時(shí)候，無法提高工作效率時(shí)，整個(gè)人也處于被動(dòng)的狀態(tài)。 因此，這種管理模式妨礙了人事工作改革的順利推進(jìn)和發(fā)展，這與我們當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)狀況背道而馳。

2.檔案工作所需要的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)置不齊全。

小學(xué)教師人事檔案應(yīng)保存在科學(xué)合理的檔案室，且環(huán)境應(yīng)該良好。 但是，在實(shí)際運(yùn)行中，由于資金投入缺口較大，相關(guān)的軟硬件設(shè)備設(shè)施缺乏更新維護(hù)，許多學(xué)校甚至沒有檔案室。 許多檔案管理者安于現(xiàn)階段的情況，并且不主動(dòng)改善當(dāng)前狀況。

3.紙質(zhì)的檔案保存有著嚴(yán)重的漏洞和弊端。

小學(xué)教師人事的紙質(zhì)版檔案存檔后，隨著時(shí)間會(huì)漸漸氧化變得脆弱，檔案材料就很容易丟失。再加上如果頻繁地翻閱紙質(zhì)的材料，紙上的檔案內(nèi)容會(huì)逐漸氧化變黃，就很容易出現(xiàn)理解錯(cuò)誤。早期的很多檔案材料的紙張質(zhì)量也低下，翻閱幾次后很容易出現(xiàn)破損丟失的情況，就無法做到長(zhǎng)時(shí)間保存，但是電子版檔案就沒有這樣的缺點(diǎn)，因此檔案信息化建設(shè)非常有必要。

4.檔案管理人員明顯專業(yè)能力不足，檔案管理的專業(yè)素質(zhì)有待提升。

目前，很多檔案管理者并不具有熟練使用信息技術(shù)的能力，依舊習(xí)慣于傳統(tǒng)陳舊的管理工作，不積極主動(dòng)地去學(xué)習(xí)新的管理方法和模式，這也大大阻礙了人事檔案管理信息化的前進(jìn)。

三、小學(xué)教師人事檔案信息化建設(shè)的有效途徑

1.完善檔案管理的體制，設(shè)定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

首先，我們必須統(tǒng)一管理機(jī)制。小學(xué)人事檔案管理是在多方面，分散地管理中進(jìn)行的，這常常導(dǎo)致人事檔案管理的空白。學(xué)校必須明確人事檔案管理的具體范圍和權(quán)限，統(tǒng)一管理要求，解決檔案管理混亂的局面。

其次，學(xué)校必須制定合理的管理制度。學(xué)校必須將國家人事檔案管理?xiàng)l例與學(xué)校的實(shí)際情況相結(jié)合，制定與學(xué)校有關(guān)的人事檔案管理制度，并根據(jù)時(shí)間情況不斷進(jìn)行審查和完善。在制定管理制度時(shí)，學(xué)校要弄清檔案管理人員的工作職責(zé)和作用，使他們熟悉各種流程，使檔案管理工作科學(xué)化，規(guī)范化。

最后，由于這是信息建設(shè)，因此必須統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。創(chuàng)建信息文件時(shí)避免數(shù)據(jù)不兼容問題。推進(jìn)人事檔案信息化，積極促進(jìn)信息資源交換，使檔案中信息建設(shè)取得實(shí)效。

2.提高檔案工作者的技能素養(yǎng)

人事檔案信息的管理要求具備復(fù)合型人才，這些人才應(yīng)具備人事檔案管理技能，并具備使用信息技術(shù)來管理文件的能力。但是大多數(shù)檔案管理者并不是來自專業(yè)的檔案管理科班，也不具有計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)。他們只能處理日常工作文件，在計(jì)算機(jī)操作程序和信息交互方面幾乎沒有了解。因此，小學(xué)必須建立長(zhǎng)期的培訓(xùn)機(jī)制，定期組織在職管理人員進(jìn)行人事檔案科學(xué)，計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，安全教育等方面的培訓(xùn)和教育，并努力學(xué)習(xí)借鑒國內(nèi)外中小學(xué)人員管理檔案信息的成功經(jīng)驗(yàn)。培養(yǎng)復(fù)合型人才，不僅要了解人事檔案管理知識(shí)，還要了解信息管理。同時(shí)，在人才引進(jìn)方面，小學(xué)可以引進(jìn)具有計(jì)算機(jī)經(jīng)驗(yàn)的畢業(yè)生。在進(jìn)行了系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)之后，他們可以投身于人事檔案的管理，從而為加快人事檔案中的信息奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.建立安全保障體系

盡管現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為人事檔案管理提供了便利，但它也對(duì)人事檔案的機(jī)密性和安全性造成了隱患，因此必須采取措施來避免這種情況。首先，在共享個(gè)人文件中的信息資源時(shí)，必須嚴(yán)格建立訪問權(quán)限，必須采取更嚴(yán)格的安全措施，并且必須避免個(gè)人信息泄漏和信息安全。其次，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)和操作系統(tǒng)的技術(shù)保障，規(guī)避網(wǎng)絡(luò)信息網(wǎng)絡(luò)的安全隱患。最后，建立信息資源備份系統(tǒng)，避免因外力等不確定因素造成的數(shù)據(jù)丟失。這要求管理人員定期備份數(shù)據(jù)庫。即使服務(wù)器損壞或系統(tǒng)出現(xiàn)故障，也可以恢復(fù)所有數(shù)據(jù)。確保個(gè)人文件信息的安全性。

四、結(jié)語

小學(xué)人事檔案從傳統(tǒng)的人工管理向數(shù)字化和信息化的轉(zhuǎn)變是工作方式的一種變革和創(chuàng)新，是與時(shí)俱進(jìn)的必要要求。通過對(duì)小學(xué)工作人員檔案的數(shù)字化管理，他們真正告別了一系列手動(dòng)收集，匯編和歸檔。這也大大減少了出錯(cuò)的可能性，同時(shí)，促進(jìn)了導(dǎo)航，借閱，咨詢和統(tǒng)計(jì)的功能。提高了人力資源管理和決策效率，例如為黨員的發(fā)展和職務(wù)的審查，提供準(zhǔn)確的證據(jù)，促進(jìn)有效提高文件管理工作的效率和可擴(kuò)展性，加強(qiáng)科學(xué)管理人員檔案，并滿足信息時(shí)代對(duì)人事檔案的新要求。

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