企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題與思考

王櫟源

摘要：企業(yè)檔案管理工作不僅可以衡量企業(yè)業(yè)績(jī)，還可以衡量企業(yè)管理水平。由于企業(yè)檔案所記錄的內(nèi)容包含企業(yè)發(fā)展過(guò)程的優(yōu)秀成果，因此企業(yè)檔案可以為日后企業(yè)發(fā)展提供最完全的準(zhǔn)備資料，方便做出科學(xué)合理的分析，是制定企業(yè)發(fā)展方向最好的參考資料。因此為了充分發(fā)揮企業(yè)檔案的作用，本文闡述了企業(yè)檔案管理工作的重要性，對(duì)企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題及其措施進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理工作;重要性;問(wèn)題;措施

企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)管理的重要內(nèi)容，對(duì)于企業(yè)健康發(fā)展具有重要作用。為了推進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行，發(fā)揮企業(yè)檔案的服務(wù)職能，必須加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析。

一、企業(yè)檔案管理工作的重要性

1、能夠?yàn)槠髽I(yè)提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)。檔案資料能夠?yàn)槠髽I(yè)各項(xiàng)工作的開(kāi)展提供準(zhǔn)確、真實(shí)的數(shù)據(jù)信息，并且為企業(yè)未來(lái)的發(fā)展服務(wù)。比如企業(yè)過(guò)去的科研活動(dòng)、文化體育活動(dòng)都可以為當(dāng)前的管理工作提供可借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

2、有利于檔案資源的開(kāi)發(fā)和利用。企業(yè)檔案是在企業(yè)日常科研、外事以及行政管理等活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值和保存價(jià)值的文獻(xiàn)資料，對(duì)企業(yè)的評(píng)價(jià)、考核、研究以及總結(jié)工作具有重要的作用。在我國(guó)體制改革不斷深入的現(xiàn)如今，企業(yè)也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，檔案管理工作作為企業(yè)管理的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，對(duì)促進(jìn)企業(yè)人事管理、科研等工作水平有著積極的意義。但目前傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴(yán)重制約了檔案資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)和利用，因此必須進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，利用新的管理理念、管理方法、管理技術(shù)，深度開(kāi)發(fā)檔案資源的利用價(jià)值，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更多的效益。

3、是時(shí)代發(fā)展的內(nèi)在要求。當(dāng)今時(shí)代是信息時(shí)代，也是知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)資產(chǎn)作為企業(yè)的無(wú)形資產(chǎn)，開(kāi)始在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中顯示出重要的地位。檔案是知識(shí)資產(chǎn)的一部分，真實(shí)記錄著企業(yè)不同時(shí)期的各項(xiàng)活動(dòng)，在新時(shí)期檔案變得更加多元化，固有的檔案管理體系已不能滿足檔案資源利用的需求，比如電子檔案的出現(xiàn)，就需要完善檔案管理的信息化建設(shè)。因此，加強(qiáng)檔案管理工作是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的內(nèi)在要求。

二、企業(yè)檔案管理工作存在的主要問(wèn)題分析

1、相關(guān)制度體系問(wèn)題。目前很多企業(yè)都沒(méi)有根據(jù)自身實(shí)際情況建立一套完善的檔案管理制度體系，甚至部分學(xué)校都沒(méi)有配備專門的檔案管理部門和人員，導(dǎo)致檔案管理工作隨意性較強(qiáng)，檔案整理不及時(shí)、不規(guī)范，檔案信息不完整、檔案遺失等問(wèn)題普遍存在。因此，要想切實(shí)提高企業(yè)檔案管理水平，必須要對(duì)相關(guān)的制度體系進(jìn)行完善，為檔案管理工作的規(guī)范有序開(kāi)展提供依據(jù)。

2、檔案管理設(shè)施建設(shè)問(wèn)題。檔案管理設(shè)施建設(shè)關(guān)系著管理水平的提高，但由于企業(yè)管理人員對(duì)檔案管理的不重視，導(dǎo)致資金投入不足，檔案管理設(shè)施的建設(shè)存在較大的滯后性，尤其是檔案存儲(chǔ)環(huán)節(jié)，有的企業(yè)檔案室破舊，存儲(chǔ)環(huán)境惡劣，造成檔案資料破壞嚴(yán)重，無(wú)法再利用。同時(shí)管理人員的安全意識(shí)不足，將檔案資料與一些危險(xiǎn)物品放置在一起，加上缺乏完善的保護(hù)設(shè)施，對(duì)檔案資料產(chǎn)生極大的威脅。甚至部分企業(yè)并沒(méi)有專門的檔案管理部門，現(xiàn)代化檔案管理水平偏低，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的高效開(kāi)展。

3、檔案管理人員問(wèn)題。檔案管理人員自身的素質(zhì)問(wèn)題是導(dǎo)致檔案管理工作難的主要原因，檔案管理人員自身素質(zhì)的好壞直接影響著檔案管理水平的高低以及檔案利用質(zhì)量，當(dāng)前，很多企業(yè)中從事檔案管理工作的人員較少，相互學(xué)習(xí)、相互溝通的機(jī)會(huì)少，很多工作人員缺乏對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、圖像分析技術(shù)、情報(bào)、法律等一些復(fù)合型知識(shí)的運(yùn)用能力，沒(méi)有相關(guān)管理經(jīng)驗(yàn)，素質(zhì)水平良莠不齊

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理工作的措施

1、規(guī)范企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)流程。第一、需要在企業(yè)檔案管理部門內(nèi)部進(jìn)行優(yōu)化配置，重要的職責(zé)和崗位需要按新的流程分配，結(jié)合信息化進(jìn)行科學(xué)管理，讓每一位工作人員能夠各司其職，掌握好自己的工作范圍，提高檔案管理工作的工作效率，優(yōu)化內(nèi)部業(yè)務(wù)流程;第二、需要優(yōu)化檔案管理部門與其他部門之間的工作關(guān)系，檔案管理工作需要涉及到很多部門之間的工作，他們之間的工作業(yè)務(wù)流程也需要進(jìn)行優(yōu)化，保證部門與部門之間的工作能夠順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)順利溝通。這兩種業(yè)務(wù)流程優(yōu)化能夠促進(jìn)整個(gè)流程處在一體化范圍內(nèi)，能夠在管控的范圍內(nèi)進(jìn)行工作業(yè)務(wù)流程，優(yōu)化檔案管理工作流程也能夠提高企業(yè)的檔案管理工作效率，針對(duì)部門的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性的解決。

2、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)。（1）加強(qiáng)企業(yè)檔案管理軟件建設(shè)?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作要求與信息化技術(shù)相結(jié)合，因此需要加強(qiáng)企業(yè)檔案管理軟件建設(shè)，通過(guò)軟件進(jìn)行檔案管理的工作。要保證軟件具有安全性和先進(jìn)性。要根據(jù)企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際情況進(jìn)行軟件的建立，要保證軟件的運(yùn)行速度，還有將軟件的兼容性考慮到其中，要保證軟件的各項(xiàng)功能能夠滿足工作人員的工作需求。軟件一定要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展進(jìn)行升級(jí)和創(chuàng)新。企業(yè)的檔案信息包含著最重要的內(nèi)部信息，要保證工作平臺(tái)軟件具有一定的安全性，防止信息泄露的風(fēng)險(xiǎn)。（2）加強(qiáng)資源整合。企業(yè)檔案需要企業(yè)的軟件平臺(tái)進(jìn)行整理。很多信息都需要進(jìn)行整合，通過(guò)管理內(nèi)部人員的整合對(duì)檔案信息進(jìn)行分類，讓檔案便于工作人員的管理。同時(shí)要對(duì)需求者提供相關(guān)的有用的信息，讓企業(yè)的軟件平臺(tái)能夠發(fā)揮最大效用。

3、提高企業(yè)檔案管理者的管理意識(shí)和綜合素質(zhì)，并進(jìn)行規(guī)范式的管理不斷改革。在檔案管理工作中，為了防止在檔案辦理完畢以后造成檔案材料的丟失，因此要加強(qiáng)管理工作人員對(duì)材料的及時(shí)歸檔，提高歸檔和管理意識(shí)，及時(shí)做好收集和整理、編目和鑒定，以及保管和統(tǒng)計(jì)、檢索等相關(guān)的工作。由于檔案管理工作的質(zhì)量問(wèn)題會(huì)受到管理者綜合素質(zhì)水平的因素影響，作為重要任務(wù)的管理者，必須要具有很高的積極主動(dòng)與創(chuàng)造性，因此要加大對(duì)管理者的綜合水平進(jìn)行培養(yǎng)。目前檔案管理工作越來(lái)越現(xiàn)代和多樣化，所以在管理的方式上也要不斷的進(jìn)行改革，只有具有專業(yè)知識(shí)的管理者，才能夠順利完成現(xiàn)代化的檔案管理工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理工作是企業(yè)工作的重要組成部分，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的變化發(fā)展，企業(yè)管理不能拘泥于傳統(tǒng)的經(jīng)營(yíng)理念以及經(jīng)營(yíng)方式，要追求創(chuàng)新發(fā)展，而企業(yè)檔案管理工作是服務(wù)于企業(yè)，因此加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案管理工作存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，從而促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

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（作者單位：天津泰達(dá)西區(qū)熱電有限公司）