芻議城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)問(wèn)題

黃雨

摘要：城建檔案是對(duì)城市發(fā)展和各項(xiàng)建設(shè)活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是城市長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃、建設(shè)管理、改造以及維護(hù)的重要依據(jù)，在城市建設(shè)方面發(fā)揮著巨大的參考和保存價(jià)值。當(dāng)前電子信息技術(shù)發(fā)展速度飛速，計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和智能手機(jī)的普及與應(yīng)用，不僅改變了人們的工作模式，也讓傳統(tǒng)城建檔案管理方式發(fā)生了新變化。實(shí)現(xiàn)城建檔案數(shù)字化建設(shè)，是提升城建檔案管理水平的有效路徑。

關(guān)鍵詞：城建檔案;管理;數(shù)字化

一、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性

傳統(tǒng)的城建檔案管理方法主要是通過(guò)管理人員進(jìn)行分類(lèi)和管理，并且這些文件基本都是紙質(zhì)版的，因此在管理過(guò)程中不僅需要花費(fèi)大量的人力和物力，而且這些檔案保存起來(lái)非常不便，需要占據(jù)很大的空間。傳統(tǒng)的城建檔案在管理過(guò)程中雖然是以分類(lèi)目錄的形式進(jìn)行整理的，但是在查閱過(guò)程中非常不變，并且隨著翻閱次數(shù)的增多，紙質(zhì)城建檔案很容易被破壞。另外，傳統(tǒng)的城建檔案都保存在館內(nèi)，因此無(wú)法實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程檔案查看，因此傳統(tǒng)的城建檔案管理方法存在著很多弊端，對(duì)城建檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新成為了未來(lái)城建檔案管理研究的主要方向。數(shù)字化檔案具有共享性、多樣性、經(jīng)濟(jì)環(huán)保的特點(diǎn)，電子文件不僅可以在同一時(shí)間被多個(gè)使用者使用，而且可以被不同使用者下載到u盤(pán)隨時(shí)隨地的觀看，并且可以進(jìn)行復(fù)制存到自己的電腦里，另外，電子檔案可以運(yùn)用信息設(shè)備進(jìn)行遠(yuǎn)距離的快速傳送，對(duì)人們的生活和企業(yè)的發(fā)展具有重要的積極作用。數(shù)字化檔案具有開(kāi)放性、保護(hù)原件性的特點(diǎn)。檔案會(huì)被頻繁的使用，如果是紙質(zhì)版的檔案在長(zhǎng)時(shí)間的使用下，會(huì)嚴(yán)重影響其內(nèi)容的清晰度和完整性，電子文件不僅可以被多個(gè)使用者同時(shí)使用，而且它在使用過(guò)程中它的內(nèi)容基本不會(huì)被損害，因此可以說(shuō)電子檔案具有保護(hù)原件性的特點(diǎn)。電子檔案雖然經(jīng)常會(huì)在日常工作被查看和打印，但是正常的檔案使用行為不會(huì)對(duì)電子檔案的使用壽命造成任何影響，因此建設(shè)城建檔案數(shù)字化管理顯得尤為重要。

二、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程的問(wèn)題

城建檔案管理是一個(gè)復(fù)雜的過(guò)程，為了使得城建檔案更好的為城市建設(shè)服務(wù)，因此在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中一定要注重它的時(shí)效性，影響它的時(shí)效性的因素有很多，比如科學(xué)技術(shù)的水平、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)的性能等等。城建檔案數(shù)字化建設(shè)必須建立在物質(zhì)載體上，因此物質(zhì)載體的性能會(huì)直接影響檔案的儲(chǔ)存和管理，因此在選擇載體過(guò)程中應(yīng)該選擇使用時(shí)間長(zhǎng)、穩(wěn)定性好的載體。數(shù)字化城建檔案具有穩(wěn)定性差個(gè)安全性差的特點(diǎn)，由于數(shù)字化檔案保存在信息化設(shè)備中，當(dāng)信息化設(shè)備被病毒入侵或者損壞時(shí)，城建檔案會(huì)被破壞，而且很難復(fù)原。雖然信息設(shè)備的保密系統(tǒng)很強(qiáng)，數(shù)字化城建檔案也是不安全的，因?yàn)橐恍┎环ǚ肿訒?huì)利用一些非法的手段進(jìn)入電腦竊取城建檔案，由于城建檔案很容易被拷貝和復(fù)制，這也就導(dǎo)致了城建檔案的不安全性。

三、城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)路徑

1.完善城建檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的意義在于提高檔案信息資源的利用率，促使其發(fā)揮最大效用，所以城建部門(mén)應(yīng)統(tǒng)一建立數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，引入適用性、實(shí)用性都較強(qiáng)的信息系統(tǒng)，基于互聯(lián)網(wǎng)建立檔案資源共享平臺(tái)，顯著提高檔案信息與人才資源等的有效利用，以免浪費(fèi)資源。詳細(xì)而言，相關(guān)部門(mén)要從管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三個(gè)方面建立對(duì)應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、規(guī)范的推廣。其中管理方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要用以規(guī)定城建檔案的查詢、利用、保管、存儲(chǔ)等;業(yè)務(wù)方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范電子檔案管理、檔案術(shù)語(yǔ)等標(biāo)準(zhǔn);而技術(shù)方面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包含網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)傳輸格式、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)壓縮格式規(guī)范、檔案館軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施技術(shù)等。

2.加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想將城建檔案在城市建設(shè)中的服務(wù)作用更好地發(fā)揮出來(lái)，還需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包含以下三個(gè)部分：（1）硬件環(huán)境。硬件環(huán)境包含辦公環(huán)境建設(shè)、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)硬件平臺(tái)以及現(xiàn)代化庫(kù)房建設(shè)。而硬件基礎(chǔ)設(shè)施主要包含檔案數(shù)字化處理設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備等等。（2）系統(tǒng)軟件。系統(tǒng)軟件建設(shè)需要根據(jù)城建檔案管理需要，選擇成熟、先進(jìn)的軟件，構(gòu)建容量大的分布式數(shù)據(jù)庫(kù)和大規(guī)模并發(fā)訪問(wèn)的服務(wù)管理系統(tǒng)。軟件系統(tǒng)不僅可以完成檔案利用、業(yè)務(wù)管理等工作，還可以跟數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)有機(jī)融合，從而實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)錄入—管理—輸出全過(guò)程應(yīng)用。（3）網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。環(huán)境作為城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包含檔案館內(nèi)部局域網(wǎng)、連接互聯(lián)網(wǎng)的公眾網(wǎng)以及連接政府的政務(wù)網(wǎng)。

3.建設(shè)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)平臺(tái)

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)的工程，需要全面調(diào)查并掌握館藏情況，如檔案類(lèi)型、狀態(tài)、館藏?cái)?shù)量、檔案信息利用等狀況。要從實(shí)際館藏情況出發(fā)，制定科學(xué)合理的電子化科學(xué)規(guī)劃，如計(jì)算機(jī)、掃描儀等硬件配置計(jì)劃，數(shù)字化處理規(guī)劃。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)要遵循“突出重點(diǎn)、分布開(kāi)展”的原則，要優(yōu)先對(duì)利用率高和館藏重點(diǎn)的檔案進(jìn)行電子化，確保廣大利用者需求得到滿足。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，應(yīng)該打造電子檔案應(yīng)用共享平臺(tái)，在內(nèi)部局域網(wǎng)服務(wù)器上設(shè)置專區(qū)，對(duì)城建檔案作出科學(xué)合理的分類(lèi)，建立完善的檔案目錄，為城建檔案的保存、查詢與利用提供便利。

4.加強(qiáng)城建檔案管理數(shù)字化隊(duì)伍建設(shè)

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)相關(guān)人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，除了要求他們具備統(tǒng)計(jì)類(lèi)專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)該具備計(jì)算機(jī)專業(yè)技術(shù)，對(duì)此城市建設(shè)單位要重視城建檔案隊(duì)伍建設(shè)，要采取有效措施提升他們的綜合素質(zhì)。例如：可以定期組織城建檔案管理人員參與檔案信息化知識(shí)的專業(yè)培訓(xùn)、講座等等，并對(duì)培訓(xùn)進(jìn)行考核，從而提升其檔案管理綜合素質(zhì)。通過(guò)遠(yuǎn)程培訓(xùn)的方式，讓檔案管理人員深刻感受到數(shù)字化建設(shè)的魅力，從而提高他們參與檔案數(shù)字化建設(shè)的積極性，確保城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)有序開(kāi)展。

四、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化技術(shù)的誕生為城建檔案管理提供了新的發(fā)展機(jī)遇，對(duì)此城建檔案工作者要準(zhǔn)確把握數(shù)字化特征，不斷提升自身專業(yè)水平，從而保證城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利開(kāi)展，將城建檔案在推動(dòng)城市經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的作用充分發(fā)揮出來(lái)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]阮青青.探析數(shù)字化時(shí)代下城市建設(shè)檔案管理工作[J].人力資源管理，2018（4）.

（作者單位：通化市城市建設(shè)檔案館）