油田企業(yè)檔案管理的風險分析與控制

劉莉娜

摘 要：油田生產(chǎn)企業(yè)檔案管理的科學性與政治性相比其他行業(yè)更為突出，本文對油田企業(yè)檔案管理存在的風險;檔案保密安全工作的重要性及控制措施等方面進行了分析，供大家參考。

關鍵詞：油田企業(yè);檔案管理;風險分析

檔案管理是企業(yè)管理的基礎，對于油田企業(yè)來說更是工作的重點和關鍵性組成部分，檔案管理的優(yōu)劣直接影響著油田企業(yè)能否健康穩(wěn)步發(fā)展的重要因素，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的決定性環(huán)節(jié)，其重要性不容忽視。檔案管理必須以科學控制風險、積極有效創(chuàng)新、促進管理水平、不斷探究進步為課題，將油田企業(yè)的檔案管理工作發(fā)揮出應有的作用。

一、檔案管理的意義與風險控制的重要性

油田企業(yè)的檔案關系到油氣勘探的開發(fā)、科研技術的研究、生產(chǎn)經(jīng)營的技術、黨群建設的狀況、行政體系的建設、設備設施的核心、資金出入的記錄、特種載體的數(shù)據(jù)等重要保密性內容。管理好檔案是油田企業(yè)的重要工作，是相關管理人員的重要職責，更是新時期全球化背景下的內部深化課題，是企業(yè)在邁向國際化、融入國際市場、實現(xiàn)規(guī)劃愿景、企業(yè)穩(wěn)健進步發(fā)展的重要支撐;是企業(yè)效能及經(jīng)營成果認定的基礎、核心的載體、未來發(fā)展的基石，其安全性有著重大意義。若油田檔案管理出現(xiàn)紕漏和泄密，會給油田企業(yè)造成重大的損失和嚴重的后果，甚至會危及到國家能源的安全[1]。因此，檔案管理的意義與風險控制的重要性必須引起重視。

二、檔案管理存在的風險分析

1.重視度不足造成的風險

檔案管理工作在實際工作中得不到足夠的重視是油田企業(yè)在檔案管理環(huán)節(jié)中的普遍現(xiàn)象，其表現(xiàn)在：先從領導層面來說，對檔案管理的認識度不足，只重視與企業(yè)的產(chǎn)能效益相關的環(huán)節(jié)，對檔案管理這樣的工作理解片面，導致對檔案工作提不起重視、做不到細化、常常被忽略的狀態(tài);再從相關人員的意識層面來講，因對檔案管理的理解和歸納僅停留在整理資料、看守保存這些無業(yè)務技術含量的層面上，造成檔案管理工作的重要性被擱淺，流轉和程序無章，給檔案風險埋下隱患;最后從工作性質來談，多數(shù)職工對檔案管理的發(fā)展空間、待遇升職等工作性質沒有期待，對檔案管理工作抱著不出現(xiàn)問題就行的態(tài)度。這些檔案管理工作得不到重視的現(xiàn)象和錯誤認識，嚴重阻礙了檔案管理工作的提升，給檔案管理的風險和油田企業(yè)管理的滯后帶來了不利影響。

2.職業(yè)素質不高存在的風險

在企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀中，具有檔案管理專業(yè)技能的職工甚少，專業(yè)素養(yǎng)偏低、行為意識認知匱乏，對檔案管理的技巧和專業(yè)整合能力知識等方面比較薄弱。對檔案中的精準分類、科學整合、鑒別差異、識別憂患等潛在的檔案風險和隱藏的信息價值等認識度低。因此，業(yè)務的熟練度、檔案管理的技能、個人素質的提高都是油田企業(yè)面臨的檔案風險因素，提高檔案管理職工的素質迫在眉睫。

3.軟硬件配置不夠隱藏的風險

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營中的資金投入方向大多傾向于產(chǎn)料和研發(fā)，對檔案管理硬件配置投入的重要性認識不夠，在檔案資料的存放工具、硬件設施的防潮、辦公環(huán)境的安全等方面均不符合檔案管理工作的現(xiàn)代標準。出現(xiàn)蟲害猖獗、設備老化、檔案破損、調取困難、雜亂無章、模糊不清等軟硬件配置不夠的隱藏風險，檔案管理得不到有效保護，對未來調用和檔案復制及科研借鑒等企業(yè)發(fā)展因素造成了不良影響。

4.檔案安全保密不強的風險

在多元化全媒體時代的背景下，信息技術的不斷提高給我什么的生活和工作帶來了巨大的影響和改變。在便利了檔案管理工作的同時，隱藏的信息安全風險也凸顯出來。企業(yè)核心技術的竊取、重要資料的篡改、品牌的偽造、數(shù)據(jù)的丟失等網(wǎng)管系統(tǒng)的安全隱患。企業(yè)要引起足夠的重視和防范才能保障檔案的安全。在檔案管理工作中的具體不良表現(xiàn)體現(xiàn)在：安全風險的規(guī)避制度和方法普及不夠;工作人員的實操規(guī)范落實不足，保密意識淡薄;企業(yè)對檔案管理制度的監(jiān)管不力;檔案信息的備份不當;問題產(chǎn)生后的處理技能缺失等安全隱患。這些隱患將給企業(yè)帶來難以估量的經(jīng)濟損失和社會危害[2]。

三、檔案管理的風險控制措施

1.加強意識、強化培訓，提升風險控制能力

企業(yè)的風險控制能力是降低風險的關鍵，對檔案管理的涉密人員要進行強化培訓;也要對相關工作人員進行意識培養(yǎng)。企業(yè)可以采用知識講座、案例賞析、警示短片等多種方式組織提升風險控制能力的課堂，在學習中加強安全防范的意識;收獲降低風險的技能;牢固全員的責任感;提高檔案管理的崗位能力。油田企業(yè)檔案管理有著保存周期長、檔案類別復雜、管理工作艱巨等特征，只有構建起一只具有強烈安全意識和強大的風險控制能力的隊伍，才能守住檔案管理的風險警戒線。

2.加強檔案管理的風險控制監(jiān)督

檔案管理的風險控制需要企業(yè)重視其監(jiān)管工作，對相關部門及相關人員的工作職責進行評估和落實，在人事檔案的分管和匯總機制中，將風險控制管理的監(jiān)督制度及各崗位責任到人。從檔案管理的設備維護、技術信息、風控制度、管理方法等全方位角度出發(fā)，對監(jiān)督的公平公正和實際情況做有效記錄。企業(yè)要定期或不定期檢查檔案管理的風險控制狀況和有針對性的進行督導，發(fā)現(xiàn)問題更要嚴厲處罰，及時糾正，時刻警醒風險控制的重要性。

3.推行制度化建設

我國對油田企業(yè)檔案管理的制度化建設提出了明確規(guī)定，制度化建設是推進油田企業(yè)有序發(fā)展和檔案管理健康前行的有力保障，要注重檔案管理中的分級管理制度的推行順暢。在風險時刻存在的管理意識基礎上，對涉及企業(yè)敏感信息、商業(yè)機密、技術核心、保密資料等進行分類、分層管理，并進行細致標注。在存儲和運用中合理利用現(xiàn)代化信息應用手段，線上設置防火墻;線下建設制度化風控，將風險控制的實操制度化管理。實現(xiàn)檔案管理的高度保密性;制度實施的有效性，將油田企業(yè)檔案管理制度化建設提升到法律層面，管防結合，堅決杜絕風控環(huán)節(jié)的失職、瀆職、泄密等不良行為，彰顯制度化建設推行的成果[3]。

總結

綜上所述，企業(yè)必須認識到檔案管理的重要性，加強信息安全、設備維護、規(guī)范操作、制度建設等方面的工作跟上時代的要求，發(fā)揮出油田企業(yè)檔案管理的價值。將崗位責任制和風險控制意識滲透到工作的每一個環(huán)節(jié)中，推進油田企業(yè)檔案管理安全和風控能力的整體提升，為油田事業(yè)的穩(wěn)定快速發(fā)展做出應有的貢獻。

參考文獻

[1]劉舟波.油田企業(yè)內部控制與風險管理分析[J].時代金融，2018（29）：149+156.

[2]李桂芝.油田企業(yè)檔案管理的風險分析與控制[J].中國高新區(qū)，2017（21）：206.

[3]史靜，趙惠紅.油田企業(yè)檔案管理的風險分析與控制[J].檔案管理，2010（05）：74.