管理信息化管理途徑分析

曹天航

摘 要：檔案管理工作是企業(yè)或事業(yè)單位的重要管理工作之一，作為一項常項工作，各企業(yè)或單位要注意運用先進技術(shù)實現(xiàn)檔案管理的轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的檔案管理工作比較依賴人工工作模式，檔案資料的管理效率較低，檔案資料的收集和整理效率有待提高，信息化建設(shè)發(fā)展相對滯后，檔案管理室計算機、掃描儀等設(shè)備較為落后，相關(guān)投入較少，檔案資料的完整性有待進一步提高。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;信息化

1檔案信息化建設(shè)的特點

基層檔案管理工作還停留在比較傳統(tǒng)的層面，比較依賴人工工作模式，借助于人類的管理行為難以在短時間內(nèi)提高檔案管理的效率。檔案信息化建設(shè)的顯著特點就是檔案資料的電子化和數(shù)字化，很多檔案資料通過打印和掃描等操作形成電子文件，還有很多資料本身就是電子文件，如文檔、表格、圖片、音頻、視頻等等。檔案信息化可以改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式和存儲模式，受外在環(huán)境的影響較小，紙質(zhì)檔案存儲難度較大，溫度和濕度等因素都影響檔案資料的保存，信息化檔案主要依賴計算機、硬盤、U盤等存儲介質(zhì)，可以避免檔案被腐蝕。檔案資料的信息化管理可以使檔案管理更加透明化，檔案資料的安全性較高。檔案信息化管理可以使部分檔案資料可以被復(fù)制和分享，操作較為方便，可以為很多業(yè)務(wù)的辦理提供便利，更加突出檔案資料的價值，提高檔案文件的利用率。

2檔案管理信息化建設(shè)的意義

2.1提高檔案資料的利用效率

基層檔案管理中有很多的資料和憑證，這些資料都是各項工作的重要依據(jù)，也是企業(yè)或事業(yè)單位做出決策的重要根據(jù)，提高檔案資料的利用效率才是關(guān)鍵的內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)有助于實現(xiàn)檔案資料的高效管理，檔案資料的編目、檢索、查找和閱覽工作都需要依賴先進的信息化技術(shù)。先進的信息化技術(shù)應(yīng)用在檔案管理中，采用先進設(shè)備將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募?，對檔案的信息化處理可以將電子文件保存在計算機中，提高存儲的安全性，降低檔案管理成本。

2.2改變傳統(tǒng)的檔案管理模式

基層單位的管理工作比較基礎(chǔ)的就是檔案管理工作，但目前，基層檔案館的檔案管理工作比較傳統(tǒng)，設(shè)備比較落后，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較滯后，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理會導(dǎo)致檔案資料被腐蝕或被損壞，且紙質(zhì)檔案受溫度、濕度變化的影響，長時間還會出現(xiàn)的風(fēng)化等問題。檔案信息化建設(shè)可以改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，是對檔案管理工作的顛覆，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，數(shù)字化的存儲方式有助于于對檔案資料的保護，運用一定的介質(zhì)就可以存儲大量的檔案資料，可以保證檔案資料的完整性，查閱起來比較容易。

3基層檔案管理存在的問題

3.1檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施有待完善

我國已經(jīng)步入信息化和數(shù)字化時代，很多先進的科技逐漸應(yīng)用在檔案管理工作中，檔案信息化管理需要依賴比較先進的設(shè)備，如多臺計算機、掃描儀、復(fù)印機等，但是目前，基層檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為薄弱，部分地區(qū)沒有建立的獨立的檔案管理室，甚至沒有計算機，個別檔案管理室僅有一臺計算機，復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備購置較少，檔案資料的編目、查閱、提取都依靠人工，管理效率較低。各部門基層檔案室條件比較簡陋，對一些檔案資料保護措施不足，一些留存久遠的檔案已經(jīng)發(fā)霉和被腐蝕，字跡十分模糊，很難作為憑證。

3.2檔案管理信息化建設(shè)投入不足

現(xiàn)階段，部分基層單位對檔案管理工作不夠重視，對于檔案信息化建設(shè)的資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)比較落后，沒有簡歷完善的檔案室，檔案架和柜子購置較少，專業(yè)設(shè)備，如計算機、復(fù)印機、掃描儀嚴重缺乏，檔案管理過度依賴人工來完成。檔案管理硬件的投入嚴重不足，不能滿足檔案信息化建設(shè)的實際需求。主要原因是基層單位用于檔案信息化的經(jīng)費較為有限，很多經(jīng)費存在被占用和挪用的現(xiàn)象。檔案信息化建設(shè)需要依賴大量的人力、物力和技術(shù)，需要足夠的經(jīng)費作為支持，但實際檔案的收集、整理、保管和利用中經(jīng)費支持不夠，必然影響檔案資料的管理。

3.3對檔案信息化建設(shè)不夠重視

部分企業(yè)和事業(yè)單位對檔案管理信息化建設(shè)不夠重視，尤其基層的一些檔案館等，檔案信息化建設(shè)比較滯后，對于檔案管理信息化的重要性認識不足，沒有認識到檔案管理工作的重要性，檔案管理依然沿用傳統(tǒng)的方式。部分基層單位缺乏計算機、掃描儀等檔案管理設(shè)備，檔案室建設(shè)工作開展不力，部分基層單位甚至沒有建立獨立的檔案室，只是辦公室兼管檔案資料，很多信息化設(shè)備沒有購置，管理者思維和理念較為落后，很少主動去搜集檔案資料，搜集的檔案資料不夠完整，檔案管理的效率有待提高。

3.4檔案信息化缺乏專業(yè)人才

檔案信息化建設(shè)需要專業(yè)的人才作為支持，目前檔案信息化建設(shè)中存在的一個顯著問題是缺乏專業(yè)的技術(shù)人才和檔案管理專業(yè)人才，很多都是辦公室人員兼任，很少有檔案管理專業(yè)畢業(yè)的，沒有接受過檔案管理的專業(yè)教育。很多時候基層單位檔案管理人員都是經(jīng)過簡單培訓(xùn)就上崗了，他們?nèi)狈﹃P(guān)于檔案管理信息化的專業(yè)知識，對于先進的設(shè)備操作不夠熟練，檔案信息化建設(shè)發(fā)展較為緩慢。

4檔案信息化建設(shè)的有效對策

4.1規(guī)范基層檔案管理信息化建設(shè)

為了提高檔案管理的實效性，基層單位或檔案管理要制定嚴格的信息化啊發(fā)展戰(zhàn)略和方案，嚴格按照方案進行，結(jié)合實際檔案管理工作標準，提高檔案的信息化啊和集成化質(zhì)量。要做好檔案資料數(shù)據(jù)庫的建立，將一些數(shù)據(jù)和信息定期錄入電子設(shè)備，轉(zhuǎn)化為電子文件資料，做好文檔、音頻、視頻等資料的保存，執(zhí)行檔案信息化工作標準，切實提高檔案管理的效率。

4.2保障檔案管理信息化安全

很多檔案資料是具有較高保密性質(zhì)的，很多檔案資料不能隨便外借，電子檔案的安全管理尤其重要，要避免黑客或不法分子侵入計算機竊取各類資料，也要避免病毒對計算機設(shè)備的侵害。因此，要完善網(wǎng)絡(luò)安全體系，加強病毒和黑客的攔截，設(shè)置等級較高的秘鑰，用戶必須使用賬號密碼才可以登錄相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫，做好檔案資料的安全保護，避免機密資料泄露。

4.3加強對檔案管理的重視

基層單位要重視檔案的信息化建設(shè)工作，要重視先進技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理工作要與時俱進，體現(xiàn)時代發(fā)展的特點，檔案管理人員要重視檔案管理的重要作用。想要提高檔案管理信息化的建設(shè)水平，首先要從觀念上進行調(diào)整和改變，要認識到檔案管理運用數(shù)字化技術(shù)或信息化技術(shù)的優(yōu)勢和重要性，要認識到信息化技術(shù)的應(yīng)用使時代發(fā)展的必然結(jié)果，尤其計算機網(wǎng)絡(luò)的大面積普及，辦公傾向于自動化和智能化，檔案管理工作也要抄著智能化、數(shù)字化的方向發(fā)展。

4.4加大投入加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

基層檔案管理部門要加大資金投入，做好檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，購置所需的計算機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備，做好硬件與軟件的開發(fā)與應(yīng)用，加大資金投入建設(shè)檔案室，保證檔案資料室的溫度、濕度控制在一定范圍內(nèi)，為檔案資料的存儲提供良好的環(huán)境。檔案資料不僅僅包括紙質(zhì)檔案，還有電子文件和資料，要做好紙質(zhì)檔案的保存，避免其受腐蝕和損壞，電子資料的存儲也至關(guān)重要，充分利用計算機、硬盤、U盤等介質(zhì)做好存儲和備份，避免檔案資料的丟失和被盜竊、篡改等。

結(jié)束語

總之，基層檔案管理信息化建設(shè)依賴于先進的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，需要各單位的重視，要提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力，要發(fā)揮先進技術(shù)的優(yōu)勢，做好檔案資料的收集、整理、編目、提取等，保證檔案資料的安全，提高檔案管理工作的實際效率。

參考文獻

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