基層單位檔案管理的問題分析及解決途徑

張水蘭

摘要：本文從分析當前基層單位檔案管理存在的突出問題入手，探討提升檔案管理規(guī)范化水平的方法措施。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案管理;規(guī)范化管理

在基層單位各項工作中，檔案管理工作是重要一環(huán)。當前，基層檔案管理工作存在許多問題，必須準確把握，并采取有效措施加以解決。

一、基層單位檔案管理存在的突出問題

（一）單位負責人重視程度不夠

主要領(lǐng)導同志不重視檔案管理工作，是基層單位檔案管理存在的突出問題。對一些基層單位而言，檔案管理工作往往是“說起來重要”、“抓起來次要”、“忙起來不要”，沒有把檔案管理擺在應(yīng)有的位置。有的單位雖然對檔案管理工作進行了安排部署，但是在督導落實環(huán)節(jié)并沒有把這項工作作為重點來抓，致使檔案管理工作長期處于“失管”的狀態(tài)，直到需要調(diào)取檔案或上級檢查的時候，才搞“突擊”。檔案管理的可靠性和規(guī)范性難以得到保障。

（二）檔案管理隊伍配備不強

一是專業(yè)素養(yǎng)不夠。對一些基層單位來說，工作中往往線多面廣，工作人員配備相對不足，這種情況下，上級安排的工作被當成了“硬任務(wù)”，檔案管理成為了“軟任務(wù)”，為了保障中心工作完成，單位把能力素質(zhì)高的人員都抽調(diào)到了工作一線，安排一些年齡較大、學歷偏低的人員負責檔案工作，制約了檔案管理水平。二是專職不專用。面對繁重的基層工作任務(wù)，有時候單位不得不抽調(diào)一部分檔案管理人員投入到基層一線工作中，出現(xiàn)了專職不專用的情況，導致這些人員無法集中精力做好檔案管理工作。三是人員流動性大。檔案管理工作具有連續(xù)性強、管理周期長的特點，需要檔案管理隊伍具有一定的穩(wěn)定性。而在實際工作中，檔案管理人員調(diào)動、離職等情況頻繁發(fā)生，在人員接續(xù)上存在“斷點”，致使一些檔案因為管理人員的頻繁更換出現(xiàn)缺失。

（三）管理機制不健全

一是檔案更新不及時。筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，對絕大多數(shù)基層單位來說，檔案每年更新的次數(shù)大約保持在每年2次左右，有些單位甚至不主動整理檔案，存在“急用現(xiàn)找”的現(xiàn)象。檔案信息更新不及時，使得相當多的關(guān)鍵檔案失去參考的意義。二是管理手段滯后。基層單位普遍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式，主要依靠人工進行分類、識別、篩選、整理、歸檔，不但帶來了巨大的工作量，也容易產(chǎn)生各種誤差和錯漏，傳統(tǒng)的檔案保存方式，也不利于信息的調(diào)取和使用。因檔案保管不善而造成的損失頻繁發(fā)生。三是缺乏有效的獎懲機制。檔案管理工作有別于基層的其他重點工作，難以直觀的體現(xiàn)工作水平和工作成績，因而對一些檔案管理人員來說，這項工作就成了“干好干壞一個樣”，因此本應(yīng)當時工作最嚴謹?shù)牟块T，卻變成了最清閑的部門。歸根結(jié)底，是基層單位不重視對檔案工作的獎懲，缺乏有效的約束和激勵，從而難以調(diào)動起工作人員的積極性。

二、解決基層單位檔案管理問題的方法對策

（一）提高思想重視

思想是行動的先導，只有思想上引起了足夠的重視，工作才能做好。上級檔案管理部門應(yīng)加強對基層單位檔案管理工作的監(jiān)督和指導，督促基層單位特別是單位主要負責同志提高對檔案管理的重視程度，把檔案管理工作擺上應(yīng)有的位置。廣大基層單位負責同志要把檔案管理工作作為一項大事和“硬任務(wù)”來抓，親自過問檔案管理工作中遇到的困難和問題，切實為檔案管理工作解決人員、資金、場所等現(xiàn)實問題，為做好檔案管理工作提供應(yīng)有的保障。檔案管理工作人員要準確認識自身崗位職責，增強工作責任心，主動遵守各項檔案管理工作的規(guī)章制度，踏踏實實的把檔案管理工作做好。

（二）配強專業(yè)化檔案管理隊伍

一方面，基層單位要注重將具備專業(yè)素養(yǎng)、工作作風嚴謹細致、責任心強的人員調(diào)整到檔案管理崗位上，并保證檔案管理人員數(shù)量充足，能夠適應(yīng)檔案管理需要;另一方面，要嚴格保障檔案管理人員專職專用，不得隨意借調(diào)和調(diào)整，保持檔案管理人員隊伍的穩(wěn)定性。確因工作需要對人員做出調(diào)整時，要落實好“幫帶”措施，可以采取新進人員“跟班學習”的方式，在掌握一定的檔案管理知識后，有序接替原崗位人員，保持接續(xù)性，避免出現(xiàn)檔案管理中的“斷點”。同時，上級檔案管理單位要加強對基層單位檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓，不斷提升從業(yè)人員職業(yè)素質(zhì)，對做好檔案管理工作提供隊伍保障。

（三）建立健全檔案管理機制

一是建立檔案管理制度體系。上級檔案主管部門要結(jié)合基層單位特點和檔案管理工作實際，有針對性的制定檔案管理制度體系，明確檔案管理的內(nèi)容、方式、整理頻次以及各類要求，使基層單位在開展檔案管理工作時有章法可依。二是要更新檔案管理手段，在做好傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)引入現(xiàn)代信息化技術(shù)，提高檔案管理的精細化和便捷化水平。上級檔案管理部門應(yīng)當加強對基層單位檔案管理工作的調(diào)查研究，著眼于減輕基層單位檔案管理人員工作壓力和提升檔案管理精細化、規(guī)范化水平，探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”，將一部分檔案信息管理工作轉(zhuǎn)移到“線上”，提高信息的傳輸效率，減少人力損耗。三是建立健全獎懲機制。基層單位要建立一整套行之有效的考核、激勵和約束體系，根據(jù)檔案管理工作實際制定考核辦法，樹立鮮明的工作導向，使檔案管理人員工作起來有勁頭，激發(fā)做好檔案管理工作的積極性和主動性。

三、結(jié)束語

總之，檔案管理工作是基層單位工作中不可或缺的一部分，應(yīng)當高度重視檔案管理工作中存在的問題，從人員、手段和獎懲入手，在提升檔案管理工作中投入足夠多的精力，確保檔案管理的規(guī)范化水平。

參考文獻：

[1]何莎.企業(yè)聲像檔案管理存在的問題及對策[J].檔案，2009（4）：45-46.

[2]李柏楊.新形勢下加強企業(yè)聲像檔案管理工作的思考[J].東方企業(yè)文化，2013（2）：93-93.