從基層檢察院視角看試行電子訴訟檔案容缺歸檔工作

陳曄

摘要：基層檢察院電子訴訟檔案作為檢察機(jī)關(guān)獨(dú)立行使檢察權(quán)的真實(shí)記錄，是推動(dòng)國(guó)家法治體系建設(shè)的重要組成。文章針對(duì)基層檢察院電子訴訟檔案立卷歸檔率低的現(xiàn)狀，分析存在的成因及短板，并引入“容缺歸檔”的概念，著重介紹其現(xiàn)實(shí)意義、社會(huì)效益和工作原則，以便推進(jìn)檢察機(jī)關(guān)電子訴訟檔案相關(guān)工作。

關(guān)鍵詞：基層檢察院；電子訴訟檔案；容缺歸檔

電子訴訟檔案是指各級(jí)人民檢察院在依法辦理案件過(guò)程中形成的以電子數(shù)字形式保存的訴訟文書(shū)材料，它輔助原始紙質(zhì)檔案完整記錄了各業(yè)務(wù)部門(mén)辦理案件的過(guò)程，具有重要的憑證價(jià)值。目前，基層檢察機(jī)關(guān)在傳統(tǒng)紙質(zhì)訴訟檔案立卷、歸檔等方面的工作日益規(guī)范，“智慧公訴”辦案輔助系統(tǒng)等信息化建設(shè)進(jìn)展迅速，但因歷史成因、機(jī)構(gòu)協(xié)同、人員構(gòu)成等多種因素影響，電子訴訟檔案立卷歸檔率一直較低，受政府部門(mén)“最多跑一次”改革中“容缺辦理”制度的啟發(fā)，本文結(jié)合檢察工作，淺談試行電子訴訟檔案容缺歸檔工作的背景、積極意義和主要做法。

一、基層檢察機(jī)關(guān)電子訴訟檔案工作現(xiàn)狀

1.系統(tǒng)短板

公安、檢察院、法院依照法律規(guī)定行使偵查權(quán)、檢察權(quán)和審判權(quán)，各部門(mén)有獨(dú)特的內(nèi)部程序和辦案流程，且均有自建系統(tǒng)，如公安部門(mén)智慧警務(wù)綜合應(yīng)用平臺(tái)、法院輔助法官辦案的“智審”系統(tǒng)等，不同程度上存在信息孤島、條塊分割以及重復(fù)建設(shè)等問(wèn)題，造成電子訴訟材料彼此獨(dú)立、標(biāo)準(zhǔn)不一、管理分散，電子數(shù)據(jù)間出現(xiàn)差異與沖突，缺少兼容性和共享性。

2.管理滯后

部分檢察官、檢察輔助人員安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)不強(qiáng)，案卷順手放置，未妥善保管；少數(shù)案件審查辦結(jié)周期長(zhǎng)或卷宗數(shù)目繁多；案卷未及時(shí)移交、簽字較隨意、借閱不規(guī)范等情況，容易造成案卷材料缺失，導(dǎo)致電子材料收集不齊全，電子訴訟檔案無(wú)法及時(shí)順利歸檔。

3.人員缺乏

從業(yè)務(wù)性質(zhì)來(lái)看，以2018年數(shù)據(jù)為例，杭州市城區(qū)某基層檢察院公訴部員額檢察官一年人均辦案量220余件，接近1個(gè)工作日1件，案多人少矛盾較突出。從人員結(jié)構(gòu)來(lái)看，近5年，基層檢察機(jī)關(guān)引進(jìn)、招錄、調(diào)入人員以法學(xué)類(lèi)專(zhuān)業(yè)為主，檔案專(zhuān)業(yè)人員較少或者無(wú)，往往由其他工作人員專(zhuān)（兼）職從事檔案工作，應(yīng)歸檔案卷較多，檔案知識(shí)、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)較少，也間接影響了電子訴訟檔案歸檔率。

4.主從關(guān)系

信息化技術(shù)的迅猛發(fā)展和應(yīng)用，給電子檔案工作帶來(lái)了飛躍，但大多數(shù)基層檢察院采用的是“雙套制”管理方式，即檔案形成前通過(guò)紙質(zhì)或電子一種方式進(jìn)行審簽、辦理，而歸檔保管兩種載體的模式[1]。由于考量介質(zhì)載體的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)的安全性，國(guó)家法律、行政法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)等方面對(duì)電子檔案尚未達(dá)到與紙質(zhì)檔案相同的認(rèn)同度，使得基層檢察院不會(huì)完全用電子檔案替代原始紙質(zhì)檔案，仍保留紙質(zhì)檔案為主導(dǎo)的模式，電子檔案僅作為補(bǔ)充。

二、容缺歸檔的概念及合法性

容缺歸檔，是指將基本條件具備、主要材料齊全且符合法定形式，次要材料有缺陷[2]的電子訴訟檔案，存入電子檔案管理系統(tǒng)。而合法性的含義除指符合一個(gè)國(guó)家現(xiàn)行有效的法律規(guī)定外，還有一種含義就是指“正當(dāng)性”“合理性”，表征一個(gè)行為或者一個(gè)事物的存在符合人們某種實(shí)體或程序的價(jià)值準(zhǔn)則，以及其他非強(qiáng)制的原因，而為人們所認(rèn)可或贊同，進(jìn)而自愿接受或服從[3]。從這種意義出發(fā)，容缺歸檔作為解決“雙套制”下電子訴訟檔案立卷歸檔率低的嘗試，符合提高檔案利用效能、滿足檢察發(fā)展需求的價(jià)值取向及人們的理想、期待的要求。

三、容缺歸檔動(dòng)力來(lái)源

1.有利于提升電子訴訟檔案立卷歸檔率

據(jù)調(diào)查，自全國(guó)檢察機(jī)關(guān)統(tǒng)一業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)上線運(yùn)行后，某市某區(qū)2014—2019年五年來(lái)檢察業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)歸檔電子訴訟檔案14019件，未歸檔案4719件，未歸檔案件占已審結(jié)案件的33.66%。已結(jié)案未歸檔原因占比較重的是案卷部分電子材料缺失、公安移送電子卷宗不兼容。初步測(cè)算，經(jīng)容缺歸檔后，電子訴訟檔案立卷歸檔率較之前可提升約27個(gè)百分點(diǎn)。

2.充分挖掘電子訴訟檔案的參考價(jià)值

合理遵循既往法律案例能夠促進(jìn)形式正義原則的實(shí)現(xiàn)，具有穩(wěn)定功能。傳統(tǒng)訴訟檔案查用較為煩瑣，基層檢察院檢察官對(duì)檔案利用率不高。電子訴訟檔案立卷歸檔率大幅提升后，通過(guò)查閱既往重大復(fù)雜疑難案件和新類(lèi)型案件電子卷宗，可為檢察官案件辦理、批準(zhǔn)（決定）逮捕、公訴、法律監(jiān)督和研究等起到積極的指導(dǎo)和借鑒作用。

3.有效發(fā)揮電子訴訟檔案的社會(huì)服務(wù)功能

檢察機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)可以根據(jù)律師申請(qǐng)?zhí)峁╇娮泳碜陂喚?，既緩解了檢察人員與辯護(hù)律師在閱卷時(shí)間安排上的沖突，又極大縮短了律師查閱、復(fù)制案卷材料的時(shí)間。有效解決了律師閱卷難頑疾，保障了犯罪嫌疑人、被告人合法權(quán)益。基層檢察機(jī)關(guān)通過(guò)電子訴訟檔案，可以便捷選取有較強(qiáng)宣傳警示作用的案例，增強(qiáng)普法宣傳活動(dòng)的直觀性和教育性，使得法律條文通俗易懂。如筆者所在檢察院不定期舉辦的“錢(qián)潮論劍”活動(dòng)，以案例討論研究熱點(diǎn)法律問(wèn)題，傳播法律文化，取得了良好的社會(huì)效益。

4.推進(jìn)完善檢察系統(tǒng)電子卷宗法規(guī)

為適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的需要，2016年，最高檢出臺(tái)《人民檢察院制作使用電子卷宗工作規(guī)定（試行）》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《工作規(guī)定》）、修訂《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《管理辦法》）和《人民檢察院訴訟文書(shū)材料立卷歸檔細(xì)則》（以下簡(jiǎn)稱(chēng)《歸檔細(xì)則》），總的來(lái)看，《工作規(guī)定》中對(duì)電子卷宗的制作規(guī)定略顯粗糙，有待細(xì)化；《管理辦法》第三十八條涉及的電子訴訟檔案管理辦法暫未出臺(tái)。嘗試檢察檔案工作中探索，尤其是微觀操作、界限的“試錯(cuò)”有著一定的實(shí)踐價(jià)值，有助于推進(jìn)完善檢察系統(tǒng)電子卷宗法規(guī)。

四、容缺歸檔實(shí)現(xiàn)方法

1.區(qū)分主要材料和次要材料是容缺歸檔的關(guān)鍵

應(yīng)結(jié)合《歸檔細(xì)則》中關(guān)于文書(shū)材料立卷歸檔和案卷內(nèi)主要材料排列順序規(guī)定，科學(xué)合理地界定相應(yīng)的電子訴訟檔案“主要材料”和“次要材料”。如律師辯護(hù)意見(jiàn)等，基本上以紙質(zhì)復(fù)印件為主，可作為電子訴訟檔案“次要材料”。

2.審慎確定容缺歸檔的實(shí)施范圍

基層檢察院案件數(shù)量大、種類(lèi)多，完全化實(shí)施案件電子訴訟檔案容缺歸檔不符實(shí)際。可對(duì)案件事實(shí)清楚、證據(jù)充分的；被告人承認(rèn)自己所犯罪行，對(duì)指控的犯罪事實(shí)沒(méi)有異議的；現(xiàn)有電子材料足以反映案件定性量刑等情形適用容缺歸檔。對(duì)提請(qǐng)上級(jí)人民檢察院提出抗訴的案件；報(bào)請(qǐng)最高人民檢察院核準(zhǔn)追訴的案件；社會(huì)影響較大、群眾關(guān)注度高的重大、敏感案件等類(lèi)型不適宜容缺歸檔。

3.多渠道形成合力提升人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

依照《管理辦法》中關(guān)于檢察院檔案機(jī)構(gòu)和人員的規(guī)定，檢察機(jī)關(guān)亟需加大對(duì)電子訴訟檔案建設(shè)的力度，一方面加強(qiáng)檢察官及檢察輔助人員對(duì)訴訟檔案管理的合規(guī)意識(shí)，及時(shí)掃描文書(shū)，有序制作案卷，從源頭上提升電子訴訟檔案質(zhì)量。另一方面要提升檔案從業(yè)人員法律專(zhuān)業(yè)水平，定期組織其參加公訴部、未成年人刑事檢察部、偵查監(jiān)督部、刑事執(zhí)行部等部門(mén)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，熟悉法律文書(shū)、專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)和業(yè)務(wù)流程，更好地反哺本職工作，推動(dòng)檔案建設(shè)工作高質(zhì)量發(fā)展。

五、容缺歸檔完善路徑

筆者所在基層檢察院在智慧公訴、智慧偵監(jiān)等基礎(chǔ)上，主動(dòng)推進(jìn)職能融合，探索智能化“捕訴合一”，助力構(gòu)建電子訴訟檔案整體格局，這也是檢察機(jī)關(guān)電子訴訟檔案的發(fā)展趨勢(shì)之一。

1.以“捕訴合一”推進(jìn)系統(tǒng)重組，建立健全電子卷宗移送機(jī)制

在浙江省政法委推進(jìn)的一體化辦案系統(tǒng)基礎(chǔ)上，優(yōu)化電子卷宗推送模式，與區(qū)公安分局、法院會(huì)商確定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)化卷宗目錄，明確案件移送起訴的材料中批捕階段卷宗單獨(dú)成冊(cè)，在符合公訴增量式審查要求的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)案件辦理全程電子卷宗全覆蓋，夯實(shí)電子訴訟檔案材料完整性的基礎(chǔ)。

2.以增量式審查為載體，提高電子卷宗質(zhì)量

在“捕訴合一”模式下，通過(guò)對(duì)批捕和起訴審查內(nèi)容的重組整合，在公訴階段做增量式審查，重點(diǎn)審查公安捕后新增的案件電子材料，以突出重點(diǎn)的審查方式減少審查工作量。一是通過(guò)捕訴銜接，在批捕案件審查的基礎(chǔ)上，對(duì)于已審的事實(shí)、證據(jù)等電子數(shù)據(jù)在公訴階段直接引用，避免重復(fù)審查；二是對(duì)照捕后繼續(xù)偵查意見(jiàn)，智能分析關(guān)聯(lián)公安捕后新增的電子卷宗內(nèi)容，輔助承辦人進(jìn)行重點(diǎn)審查，同時(shí)對(duì)捕后補(bǔ)充提交的電子證據(jù)材料進(jìn)行非法、瑕疵證據(jù)的自動(dòng)分析和提示；三是借助批捕階段數(shù)據(jù)，智能復(fù)用承辦人的案件說(shuō)理分析，提高公訴環(huán)節(jié)法律文書(shū)智能化生成水平。

3.引入顆粒度管控，配置角色權(quán)限

電子訴訟檔案內(nèi)容較特殊，保密性強(qiáng)，它的安全性是管理中最重要的問(wèn)題。做好顆粒度管控，包括角色控制、數(shù)據(jù)控制、功能控制。角色控制，不同層級(jí)人員配置添加、刪除、只讀、復(fù)制電子數(shù)據(jù)的權(quán)限；數(shù)據(jù)控制，不僅可以對(duì)利用訴訟檔案的密級(jí)和類(lèi)型進(jìn)行控制，甚至可以控制到訴訟檔案中的每個(gè)字、每段話[4]；功能控制，比如檔案制作、利用限制分離上傳、閱讀與打印功能。

六、結(jié)語(yǔ)

雖然“容缺歸檔”與傳統(tǒng)檔案“材料齊全”觀念有沖突，但其本質(zhì)不是不注重電子材料完整，只是針對(duì)“雙套制”下存量或部分增量訴訟檔案“次要材料”欠缺的情形，目的在于提高電子訴訟檔案立卷歸檔率，發(fā)揮檔案內(nèi)在及外在的價(jià)值。切實(shí)解決好基層電子訴訟檔案歸檔問(wèn)題，根本途徑還是加強(qiáng)頂層制度的設(shè)計(jì)以及信息化系統(tǒng)建設(shè)融合的力度。

注釋與參考文獻(xiàn)

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