信息化背景下企業(yè)檔案管理人員探討

朱書珍

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)不能夠適應(yīng)當前的信息化時代發(fā)展要求，企業(yè)需要改變管理模式和服務(wù)模式，不斷適應(yīng)當前的時代趨勢，讓企業(yè)獲得更好的發(fā)展。這種情況下，作為企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該堅持創(chuàng)新驅(qū)動，改進落后的檔案管理模式，積極開展企業(yè)信息化建設(shè)，推動其管理工作符合時代要求。

關(guān)鍵詞：信息化背景;檔案管理人員;企業(yè)管理

中圖分類號：F272?文獻標識碼：A

引言

企業(yè)檔案是企業(yè)存儲信息的重要途徑，它記錄了企業(yè)的發(fā)展進程，可以為企業(yè)決策提供依據(jù)，對企業(yè)的快速發(fā)展有著重要的作用。檔案管理的根本目的是合理、有效地利用檔案為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。隨著社會經(jīng)濟的飛速發(fā)展，信息量劇增，檔案信息也呈現(xiàn)出多樣性、分散性和交叉性的特點，傳統(tǒng)的檔案管理方法很難適應(yīng)社會的需要，這就迫使檔案管理人員改變觀念、與時俱進，認真學(xué)習檔案信息化新技術(shù)，滿足社會和企業(yè)發(fā)展的需求。

1當前企業(yè)檔案管理人員存在的主要問題

1.1思想政治素質(zhì)有待提高

企業(yè)檔案管理人員應(yīng)具有較高的思想政治素質(zhì)，思想上要堅決擁護黨的領(lǐng)導(dǎo)，熱愛本職工作，遵守法律和職業(yè)道德規(guī)范，嚴守企業(yè)秘密。由于很多企業(yè)對檔案工作不夠重視，加上本身檔案管理工作也比較枯燥乏味，使得部分檔案管理人員缺乏職業(yè)認同感，思想消極懈怠，政治信念淡薄，責任意識不強。

1.2專業(yè)知識不足

扎實的專業(yè)知識全面的業(yè)務(wù)能力對檔案管理人員是必不可少的，但當前檔案管理人員專業(yè)知識參差不齊，有的甚至到了匱乏的地步。很多企業(yè)的檔案管理人員并不是檔案專業(yè)畢業(yè)，甚至沒有接受系統(tǒng)的培訓(xùn)，所以理論基礎(chǔ)比較薄弱。具體體現(xiàn)在：不明確檔案管理的基本原則、規(guī)章制度，檔案立卷、歸檔的基本要求和方法，對移交進來的檔案把關(guān)不嚴格，不重視檔案的收集和編研等等，這些差距都嚴重制約了檔案工作的管理質(zhì)量和服務(wù)水平。

1.3整體文化素質(zhì)偏低，綜合能力不強

很多企業(yè)對檔案管理工作的重要性認識不足，定位為閑職或養(yǎng)老職位，因此很多單位檔案管理人員的入職門檻較低，導(dǎo)致檔案管理人員學(xué)歷和整體文化素質(zhì)偏低。除了基本的文化素質(zhì)，檔案管理人員還要具備良好的溝通、寫作及邏輯思維能力，這些方面很多檔案管理人員有欠缺。另外，信息技術(shù)的快速發(fā)展推動了檔案信息化建設(shè)，為檔案管理的提升提供了機遇，同時也對檔案管理人員提出了更高的要求。有些檔案管理人員因為自身學(xué)歷、年齡、學(xué)習能力的欠缺，完全達不到信息化建設(shè)的要求，所在單位只能維持傳統(tǒng)、單一的檔案管理模式，嚴重制約了檔案管理工作的進一步提升。

1.4開拓創(chuàng)新意識不強

時代在發(fā)展，檔案管理工作也有了新的要求，管理人員應(yīng)該通過不斷學(xué)習來改進工作方式和方法，轉(zhuǎn)換工作思路，以最大程度的提高工作效率。但有些檔案管理人員缺乏這種開拓創(chuàng)新意識，工作缺乏主動性，得過且過。

2信息化背景下企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)提升的途徑

2.1升級檔案管理與服務(wù)模式運行機制

考慮到信息化背景下檔案管理與服務(wù)是一項工作量比較繁雜的任務(wù)，需要依據(jù)檔案實體將檔案目錄和檔案內(nèi)容進行比對、剖析以及檔案目錄修訂的一種工作。針對以往檔案管理工作難度大、錯誤率高的情況，可以利用新一代物料跟蹤與信息識別的無線射頻識別技術(shù)（RFID），構(gòu)建自動化、信息化、智能化檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理與服務(wù)模式運行效率、綜合實力同步提升提供依據(jù)。

基于RFID的智能檔案管理系統(tǒng)主要是依托計算機軟件技術(shù)、無線射頻識別技術(shù)，從檔案存檔、借閱、生成、查找、安全、盤點等各個環(huán)節(jié)入手，以無線射頻識別技術(shù)為信息存儲媒介，在手持終端、通道式 RF 讀寫設(shè)備、固定 RF 讀寫器支持下，與后臺數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)緊密配合，實現(xiàn)檔案資料查找、盤點、節(jié)約、歸還過程信息化、高效率管控。在整個過程中，管理系統(tǒng)可與現(xiàn)有監(jiān)控系統(tǒng)展開聯(lián)動，實現(xiàn)多級部門間檔案信息的無縫隙對接及實時、遠距離交換傳遞。如果檢測到的信息不準確，可以通過智能檔案管理系統(tǒng)對信息及時處理、更正，確保信息的一致性。

此外，應(yīng)在建設(shè)數(shù)字化檔案管理過程中，利用加密技術(shù)對信息進行加密保存，從根本上切斷館內(nèi)本機網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系阻隔外界的非法網(wǎng)絡(luò)，保證信息的安全。

2.2加強企業(yè)檔案管理人員繼續(xù)教育

企業(yè)檔案管理人員多是自學(xué)成材，加強檔案管理人員的繼續(xù)教育迫在眉睫。檔案管理人員要掌握檔案管理的原則和方法以及各環(huán)節(jié)之間的相互關(guān)系，提高理論水平和業(yè)務(wù)技能。檔案管理人員應(yīng)加強繼續(xù)教育，參加上級主管單位及本單位要求參加的各類檔案管理繼續(xù)教育培訓(xùn)班、參加檔案學(xué)歷教育、自學(xué)檔案業(yè)務(wù)書籍等。

2.3加強復(fù)合型人才培養(yǎng)

數(shù)字檔案是信息時代不可缺少的組成部分。在信息時代，所有事物都朝著信息化的方向發(fā)展，信息時代的到來為檔案管理工作帶來了發(fā)展契機。通過信息技術(shù)的參與，可以促使以往儲存量、交互量十分巨大的檔案館庫存信息管理變得非常便捷，為信息傳遞提供了有效的方式。而企業(yè)檔案管理人員直接影響了檔案管理質(zhì)量。一方面，要根據(jù)信息時代檔案管理要求調(diào)整人員工作安排、工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，應(yīng)加強管理工作人員在知識結(jié)構(gòu)、多媒體技能培訓(xùn)的重視。制定有針對性的人員培訓(xùn)教育方案，綜合利用內(nèi)部教育、專家講座、遠程教育等方式提高內(nèi)部人員工作意識及能力，為信息化時代檔案管理效率、質(zhì)量提升提供依據(jù)。

另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理需要查閱龐大的紙質(zhì)檔案，由于紙質(zhì)檔案在查閱時需要搬動，對檔案管理人員的體力提出了新的要求，加重了檔案管理工作人員的負擔。而數(shù)字檔案并不需要龐大的紙質(zhì)文檔，查閱時只需檢索相對應(yīng)的數(shù)據(jù)，整個過程較為方便快捷。面對管理內(nèi)容不斷豐富、資料承載體系和載體日益增多的檔案資源，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建定期更新、完善的人員培訓(xùn)教育機制及激勵制度。鼓勵檔案管理人員主動與其他業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，了解多級部門信息管理需求，主動提升自身業(yè)務(wù)能力，滿足信息化時代檔案管理要求。

2.4要加強檔案管理人員的綜合技能素質(zhì)

檔案管理人員聯(lián)系著整個公司的運營和進步，檔案人員的整體素質(zhì)能夠體現(xiàn)出一個企業(yè)在人們心中的印象，因此提高檔案管理人員的素質(zhì)尤為重要，因為只有這樣才能提高檔案管理的工作效率，才能推進檔案的科技化和現(xiàn)代化的進步，但是想要熟悉檔案管理工作也要分步進行。首先，作為一名檔案管理人員來說，要熟悉基本的檔案管理操作，檔案的接收、整理、分享這些過程需要仔細把控，并且在他人利用檔案的過程要謹慎借閱，在招聘方面應(yīng)該大力引進一些技術(shù)型人才，多招聘一些專業(yè)知識牢固的檔案管理專業(yè)的人才，在老員工方面，多多為老員工滲透檔案管理類的知識，在當今這個快速發(fā)展的社會潮流當中，新興領(lǐng)域的不斷興起，導(dǎo)致了對于檔案管理部門來說也要面臨更新的挑戰(zhàn)，所以身為檔案管理人員也要不斷學(xué)習新知識，適應(yīng)當今社會的各種難關(guān)，提高個人的能力和知識素養(yǎng)，運用新時代的嶄新產(chǎn)物來改進檔案管理工作，實現(xiàn)舉一反三、單一到多向的華麗轉(zhuǎn)型，并且扎實地進行新時代的學(xué)習。

結(jié)束語

綜上所述，新時期，企業(yè)檔案管理工作顯得愈發(fā)重要，作為一名檔案管理人員，應(yīng)該熱愛本職工作，緊跟時代步伐，熟練運用先進的信息管理技術(shù)，全面提升自身素質(zhì)，以適應(yīng)新時期檔案工作的要求，為社會發(fā)展作出貢獻。

參考文獻：

[1]?盧云鶴.論新形勢下檔案管理人員素質(zhì)提升對策[J].中外企業(yè)家，2018（04）：111.

[2]?劉葭.信息時代如何提升企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)[J].陜西檔案，2019（01）：41-42.

[3]?劉明陽.檔案管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)探究[J].新聞傳播，2019（3）：117-120.

（作者單位：宿遷市城市公共交通有限公司）