“精細(xì)化” 理論在外包產(chǎn)品驗(yàn)證中的應(yīng)用

中國(guó)航發(fā)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)研究所□李 娟

空裝駐沈陽(yáng)地區(qū)第二軍事代表室□李興泉

前言

“精細(xì)化” 思想源自于泰勒的管理理論。 它經(jīng)由日本豐田生產(chǎn)方式的推動(dòng)和發(fā)展， 演變到了今天成為可以與各種管理工具相融合的管理理念體系。 “精細(xì)化” 管理思想就是對(duì)工作要求進(jìn)行細(xì)致充分理解后， 用某種控制手段去實(shí)際深入落實(shí)從而達(dá)到追求精品的過(guò)程。 它強(qiáng)調(diào)的重點(diǎn)是規(guī)則， 倡導(dǎo)的是用固定的“法治” 代替相對(duì)自由的“人治” 和“人本”。 它用流程的標(biāo)準(zhǔn)化， 動(dòng)作的規(guī)范化， 通過(guò)自我比較和革新， 不斷促使工作結(jié)果或產(chǎn)品質(zhì)量趨于完美。 “精細(xì)化” 管理的核心特征是流程化、 細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化。 流程化是基礎(chǔ)，細(xì)化是方法， 標(biāo)準(zhǔn)化是手段。 將“精細(xì)化” 的思想應(yīng)用于外包產(chǎn)品驗(yàn)證過(guò)程， 科學(xué)設(shè)計(jì)驗(yàn)證流程， 能提升產(chǎn)品把關(guān)力度， 提升驗(yàn)證信息利用效率， 對(duì)企業(yè)產(chǎn)品質(zhì)量控制和促進(jìn)供需雙方合作共贏(yíng)具有重要的意義。

1 外包產(chǎn)品驗(yàn)證過(guò)程概述

質(zhì)量管理體系要求“組織應(yīng)確定必要的驗(yàn)證或其他活動(dòng)， 以確保外部提供的過(guò)程、 產(chǎn)品和服務(wù)滿(mǎn)足要求”。 為使外包產(chǎn)品的質(zhì)量滿(mǎn)足最終產(chǎn)品的要求， 常用的驗(yàn)證方式是在外包產(chǎn)品接收前， 通過(guò)對(duì)其特性的檢查， 確定產(chǎn)品是否符合要求。 這一過(guò)程中， 獲得的產(chǎn)品質(zhì)量信息， 就是外包產(chǎn)品的驗(yàn)證信息。 外包產(chǎn)品驗(yàn)證過(guò)程是隨著外包發(fā)展進(jìn)程逐漸被關(guān)注和深化的。 從其發(fā)展的歷史過(guò)程來(lái)看， 外包的發(fā)展主要經(jīng)歷了以下三個(gè)階段： 第一個(gè)階段是20 世紀(jì)80 年代初期至20 世紀(jì)90 年代初期的形成階段， 由于業(yè)務(wù)流程重構(gòu)的熱潮在各國(guó)廣泛掀起， 出于資源最優(yōu)配置的目的， 企業(yè)的外包活動(dòng)空前高漲。 此階段， 企業(yè)對(duì)于外包產(chǎn)品處于完全信任的狀態(tài)， 大多數(shù)驗(yàn)證過(guò)程的關(guān)注點(diǎn)僅僅局限于產(chǎn)品數(shù)量上。 第二階段是20 世紀(jì)90 年代初期的發(fā)展階段， 各企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到外包過(guò)程對(duì)其產(chǎn)品的影響， 對(duì)外包產(chǎn)品的驗(yàn)證關(guān)注重點(diǎn)也發(fā)生了由關(guān)注數(shù)量到關(guān)注質(zhì)量的轉(zhuǎn)變。 他們會(huì)主動(dòng)采取質(zhì)量檢查等方式去驗(yàn)證外包產(chǎn)品質(zhì)量。 第三階段是20 世紀(jì)90 年代中期以后的飛速發(fā)展階段。 分工的細(xì)化及管理能力的提升， 使外包過(guò)程融入企業(yè)質(zhì)量管理過(guò)程變?yōu)橐环N可能。 有些企業(yè)開(kāi)始對(duì)外包質(zhì)量控制進(jìn)行了詳細(xì)的程序策劃和分析， 并結(jié)合自身的特點(diǎn)給出了切實(shí)可行的運(yùn)作方法。 從供應(yīng)商選擇， 到關(guān)注產(chǎn)品現(xiàn)場(chǎng)生產(chǎn)過(guò)程， 再到全方位產(chǎn)品質(zhì)量控制的系統(tǒng)化管理思路和理念已經(jīng)開(kāi)始形成。 從全面質(zhì)量管理角度上看， 外包產(chǎn)品的驗(yàn)證過(guò)程已經(jīng)不僅僅是區(qū)分合格與不合格的有效手段， 其中內(nèi)含的質(zhì)量信息也對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量前控起到非常積極的作用。

驗(yàn)證過(guò)程的輸出就是驗(yàn)證結(jié)論。 按照驗(yàn)證結(jié)論， 經(jīng)驗(yàn)證的外包產(chǎn)品會(huì)被分為合格與不合格兩類(lèi)。 不合格產(chǎn)品通常包含以下三種情況： 一是產(chǎn)品的質(zhì)量問(wèn)題不影響后續(xù)使用， 可以不予處理；二是產(chǎn)品的質(zhì)量問(wèn)題對(duì)后續(xù)使用有影響， 但出于周期或成本的考慮， 可以在現(xiàn)場(chǎng)處理； 三是產(chǎn)品的質(zhì)量問(wèn)題比較嚴(yán)重或現(xiàn)場(chǎng)缺乏處理手段， 產(chǎn)品必須返廠(chǎng)問(wèn)題才能得到解決。 上述三種情況中，無(wú)論是直接讓步接收還是返廠(chǎng)處理后接收的產(chǎn)品， 對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)， 都會(huì)對(duì)后續(xù)工作過(guò)程產(chǎn)生影響， 都是屬于不合格所定義的范疇。 這三類(lèi)不合格中所包含的產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題信息對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量改進(jìn)及供應(yīng)商能力提升方向的確定有重要的意義。但如果缺乏有效流程的約束和管理， 這些信息會(huì)在當(dāng)次問(wèn)題處理結(jié)束后隨即消失。 即使有些信息僥幸得到存續(xù)， 也無(wú)法形成對(duì)供方有力的約束，最終會(huì)因得不到供方的積極回應(yīng)而不了了之。 久而久之， 隨著問(wèn)題的積累， 外包產(chǎn)品問(wèn)題發(fā)生率會(huì)居高不下， 供方能力與產(chǎn)品需求的匹配度也會(huì)越來(lái)越低。

2 “精細(xì)化” 思想的導(dǎo)入

“過(guò)程是一組將輸入轉(zhuǎn)化為輸出的相互關(guān)聯(lián)或相互作用的一種活動(dòng)”。 外包產(chǎn)品驗(yàn)證對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)就是一個(gè)將未知質(zhì)量特性產(chǎn)品轉(zhuǎn)化為已知質(zhì)量特性產(chǎn)品的過(guò)程。 “精細(xì)化” 管理理論提倡對(duì)過(guò)程流程化管理， 其主要內(nèi)容包括過(guò)程分析、 流程設(shè)計(jì)、 流程優(yōu)化。 過(guò)程分析是將與所期望結(jié)果相關(guān)聯(lián)的活動(dòng)或必要的資源需求進(jìn)行匯集， 區(qū)分必要性與非必要性， 通過(guò)分析， 保留必要的， 剔除不必要的。 流程設(shè)計(jì)是將工作過(guò)程中包含的諸多離散的環(huán)節(jié)和要素有機(jī)融合成為一個(gè)或多個(gè)包含著“輸入”、 “輸出” 與“活動(dòng)” 要素的完整流程。 流程設(shè)計(jì)可分業(yè)務(wù)分析和流程分析兩大步驟。 業(yè)務(wù)分析解決的是主觀(guān)上的認(rèn)識(shí)問(wèn)題， 流程分析解決的是行為上的方法問(wèn)題。 運(yùn)用 “精細(xì)化” 思想設(shè)計(jì)外包產(chǎn)品驗(yàn)證及其信息利用流程，通過(guò)流程規(guī)范驗(yàn)證實(shí)施過(guò)程， 對(duì)驗(yàn)證信息進(jìn)行分析、 利用， 找到問(wèn)題關(guān)鍵癥結(jié)， 明確改進(jìn)方向，就可以大大減少產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題重復(fù)發(fā)生次數(shù)， 提高后續(xù)產(chǎn)品一次交付合格率， 同時(shí)也能促進(jìn)供方的技術(shù)能力和管理水平提升， 使其持續(xù)與產(chǎn)品要求相匹配。

3 “精細(xì)化” 理論的應(yīng)用

用“精細(xì)化” 思想建立外包產(chǎn)品驗(yàn)證流程，第一步是全過(guò)程分析， 即要明確相關(guān)部門(mén)在流程中的工作職責(zé)和必要的動(dòng)作； 第二步是流程設(shè)計(jì)， 即將驗(yàn)證過(guò)程及信息反饋和處理過(guò)程的輸入、 輸出和活動(dòng)有機(jī)組合； 第三步是流程優(yōu)化，即在細(xì)節(jié)方面開(kāi)展流程補(bǔ)充、 刪減及輸入輸出文件標(biāo)準(zhǔn)化等工作。

（1） 過(guò)程分析

1） 確定驗(yàn)證業(yè)務(wù)所有的相關(guān)方。 業(yè)務(wù)相關(guān)方是指與驗(yàn)證過(guò)程設(shè)計(jì)業(yè)務(wù)相關(guān)的部門(mén)。 從職能上看， 通常包括驗(yàn)證組織部門(mén)、 驗(yàn)證實(shí)施部門(mén)、 設(shè)計(jì)部門(mén)、 問(wèn)題監(jiān)督處理部門(mén)、 質(zhì)量監(jiān)督部門(mén)等。

2） 確定需要完成的具體業(yè)務(wù)項(xiàng)目。 包括產(chǎn)品驗(yàn)證需求的提出、 驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)的建立、 驗(yàn)證過(guò)程的實(shí)施、 驗(yàn)證信息的反饋整理、 過(guò)程信息統(tǒng)計(jì)分析、 信息發(fā)放及閉環(huán)管理等。

3） 分解每個(gè)具體業(yè)務(wù)工作內(nèi)容的輸入和輸出動(dòng)作。 例如驗(yàn)證過(guò)程的輸入動(dòng)作是確定產(chǎn)品質(zhì)量要求， 輸出動(dòng)作是驗(yàn)證結(jié)果； 信息反饋過(guò)程的輸入動(dòng)作是記錄驗(yàn)證結(jié)果， 輸出動(dòng)作是反饋結(jié)果； 問(wèn)題閉環(huán)過(guò)程的輸入動(dòng)作是反饋信息， 輸出動(dòng)作是結(jié)果處理。

4） 逐一檢查輸入輸出動(dòng)作是否可以無(wú)縫銜接， 是否還有被遺漏的工作項(xiàng)目。 確定每個(gè)工作內(nèi)容的輸入和輸出動(dòng)作首尾銜接無(wú)空白， 且無(wú)多余動(dòng)作后， 將動(dòng)作進(jìn)一步轉(zhuǎn)化成具體工作職責(zé)落實(shí)到被確定的業(yè)務(wù)相關(guān)方。

（2） 流程設(shè)計(jì)

流程設(shè)計(jì)是將經(jīng)過(guò)程分析確認(rèn)后的活動(dòng)內(nèi)容進(jìn)行有機(jī)組合， 形成完整的流程框架圖， 同時(shí)確定業(yè)務(wù)開(kāi)展過(guò)程需要的指導(dǎo)文件或傳遞文件的過(guò)程。 為確保流程的有效性， 還應(yīng)考慮在外包產(chǎn)品驗(yàn)證環(huán)節(jié)、 問(wèn)題的反饋環(huán)節(jié)采用區(qū)域閉環(huán)管理?！伴]環(huán)管理” 就是把問(wèn)題的解決過(guò)程作為一個(gè)封閉的閉環(huán)系統(tǒng)， 讓問(wèn)題處理過(guò)程形成一個(gè)回路，通過(guò)決策、 控制、 反饋、 再?zèng)Q策、 再控制、 再反饋……在循環(huán)積累中不斷改進(jìn)， 使問(wèn)題在持續(xù)而有效的糾正或糾正措施下得到徹底解決。 參考樣例見(jiàn)圖1。

圖1 問(wèn)題閉環(huán)示意圖

（3） 流程優(yōu)化

流程優(yōu)化就是將流程框架運(yùn)用于實(shí)踐中， 與實(shí)踐需求對(duì)比后收集運(yùn)用反饋信息， 對(duì)流程進(jìn)行細(xì)節(jié)修訂， 增加“附加約束條件” 及“文件標(biāo)準(zhǔn)化” 等補(bǔ)充措施。

流程細(xì)節(jié)修訂， 包括刪減多余流程， 增加或?qū)氡匾淖恿鞒蹋?例如為進(jìn)一步發(fā)揮流程合作約束效力， 可以將提交軍檢流程導(dǎo)入驗(yàn)證流程。增加的“附加約束條件” 包括對(duì)承制廠(chǎng)提出整改期限及整改程度等具體的要求。 例如可根據(jù)對(duì)產(chǎn)品或后續(xù)工作的影響程度， 將問(wèn)題劃分為A、 B、C 類(lèi)， 對(duì)不同類(lèi)別分別提出如下要求： A 類(lèi)要求一個(gè)月內(nèi)整改到位， B 類(lèi)要求3 個(gè)月內(nèi)整改到位， C 類(lèi)作為參考意見(jiàn)建議整改。 對(duì)于重大的問(wèn)題， 還可提出對(duì)問(wèn)題整改情況進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)檢查確認(rèn)及整改證據(jù)材料上報(bào)等要求。 “文件標(biāo)準(zhǔn)化” 過(guò)程包括確定需要完善的文件， 設(shè)計(jì)完善的文件編制方案及統(tǒng)一指導(dǎo)文件等過(guò)程。 目的就是要統(tǒng)一工作語(yǔ)言， 減少個(gè)體主觀(guān)對(duì)工作結(jié)果的影響。 實(shí)施過(guò)程如下： 檢查流程文件之間的匹配情況及與驗(yàn)證過(guò)程相關(guān)文件的完備情況； 通過(guò)對(duì)文件可執(zhí)行性、 文件對(duì)驗(yàn)證過(guò)程影響程度大小的分析， 確定需要補(bǔ)充完善的文件目錄； 根據(jù)實(shí)際存在的問(wèn)題和可能的需求， 設(shè)計(jì)文件編制或改進(jìn)方案， 并將文件模板標(biāo)準(zhǔn)化。 例如針對(duì)原有驗(yàn)證規(guī)程文件問(wèn)題描述不清、 缺少標(biāo)準(zhǔn)等問(wèn)題， 結(jié)合以往發(fā)現(xiàn)的文件不適用及存在可能影響后續(xù)使用過(guò)程的問(wèn)題， 補(bǔ)充驗(yàn)證標(biāo)準(zhǔn)要求； 針對(duì)原有的記錄框架不清， 歸類(lèi)不明確且內(nèi)容反映不完全等問(wèn)題， 以檢查表的方式將驗(yàn)證規(guī)程中的要求項(xiàng)目逐項(xiàng)列入，對(duì)記錄進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)。

結(jié)束語(yǔ)

相比于傳統(tǒng)的流程設(shè)計(jì)方法， 運(yùn)用精細(xì)化管理思路設(shè)計(jì)的外包產(chǎn)品驗(yàn)證流程中存在更多的分支環(huán)節(jié)和子流程， 附加約束條件也更廣。 在運(yùn)用科學(xué)管理手段設(shè)計(jì)更加完善流程的基礎(chǔ)上， 企業(yè)應(yīng)建立信息化的運(yùn)行控制措施， 來(lái)實(shí)現(xiàn)流程的通暢、 快捷運(yùn)行， 同時(shí)也能使驗(yàn)證信息得以迅速傳遞和長(zhǎng)期保留。 除此之外， 信息化的流程共享還能使產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題處理過(guò)程得到廣泛關(guān)注和有效監(jiān)管， 更有利于過(guò)程閉環(huán)管理的實(shí)現(xiàn)， 這對(duì)激發(fā)供方持續(xù)提升技術(shù)和管理能力的自覺(jué)性也有積極的意義。