探究人力資源檔案信息化管理

王鵬

摘 要：人力資源檔案記載著勞動(dòng)者的專業(yè)素質(zhì)能力及工作經(jīng)驗(yàn)等信息，是勞動(dòng)者工作經(jīng)歷的重要憑證。隨著科學(xué)技術(shù)的快速進(jìn)步，信息化管理被引入了人力資源檔案工作之中，對(duì)此項(xiàng)工作起到了積極的推動(dòng)作用。檔案管理部門應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)所帶來的巨大改變，要主動(dòng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式，積極運(yùn)用信息化技術(shù)提升人力資源檔案管理的效率。本文首先分析了人力資源檔案信息化管理中的問題，并據(jù)此提出相應(yīng)的解決策略。

關(guān)鍵詞：人力資源;檔案;信息化;管理

隨著企事業(yè)單位業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，人力資源檔案管理已成為企事業(yè)單位日常中的常規(guī)化工作。人力資源檔案記錄了勞動(dòng)者的個(gè)人工作經(jīng)歷及相關(guān)信息，在企事業(yè)人力資源管理中占據(jù)了重要地位。企事業(yè)單位可通過調(diào)閱人力資源檔案全面了解到勞動(dòng)者的基本情況，從而遴選出最為優(yōu)秀的人才。在科學(xué)技術(shù)的支撐下，信息化已成為社會(huì)的發(fā)展趨勢(shì)，在人力資源檔案管理工作中，同樣也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，利用信息化技術(shù)手段簡(jiǎn)化人力資源檔案管理工作的流程，使相關(guān)信息更為準(zhǔn)確，為企事業(yè)單位用工提供必要的參考。

1 人力資源檔案信息化管理工作中存在的問題

1.1 對(duì)人力資源檔案信息化管理重視不足

在企事業(yè)單位中，某些領(lǐng)導(dǎo)僅片面追求可觀的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)人力資源管理方面的了解極少，尤其忽視了人力資源檔案信息化管理工作的作用。受到傳統(tǒng)觀念的影響，某些領(lǐng)導(dǎo)片面認(rèn)為人力資源部門的工作可有可無，其工作質(zhì)量如何跟單位整體運(yùn)行關(guān)系不大。相比人力資源工作，更為關(guān)注自身經(jīng)濟(jì)效益等因素。

1.2 缺乏嚴(yán)格的管理制度

企事業(yè)人力資源檔案工作中，由于某些企事業(yè)單位未能制定出嚴(yán)格的檔案信息化管理制度，使得在開展相關(guān)工作時(shí)出現(xiàn)了一定的問題。如工作標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、管理人員思想懶惰等。造成人力資源檔案信息出現(xiàn)諸多錯(cuò)誤，失去了其應(yīng)有的價(jià)值及意義。另外某些檔案資料擺放位置不規(guī)范，為精確查找某一具體檔案帶來了不便。另外檔案管理人員為滿足一部分人的某些要求，不惜將人事檔案外借，不僅產(chǎn)生了巨大的安全隱患，并且嚴(yán)重泄漏了相關(guān)人員的個(gè)人信息。如長(zhǎng)期維持這種狀況，可造成檔案產(chǎn)生一定程度的損毀，嚴(yán)重時(shí)會(huì)造成人才流失現(xiàn)象，最終影響到企事業(yè)單位的正常工作。

1.3 硬件設(shè)施較為缺乏

某些企事業(yè)單位的人力資源管理部門缺乏必要的硬件設(shè)施，造成日常工作極為繁瑣，不但效率明顯降低，并且使檔案信息的完整度及正確性受到了影響。另外由于硬件設(shè)施不到位，使儲(chǔ)存人力資源檔案的電腦容易在長(zhǎng)期的工作狀態(tài)下感染電腦病毒，使人力資源檔案信息受到破壞或者泄露，對(duì)企事業(yè)單位造成了巨大損失，不利于企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

2 人力資源檔案信息化管理存在問題的解決策略

人力資源檔案信息化管理工作離不開互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持，為切實(shí)解決人力資源檔案信息化管理中的問題，應(yīng)首先認(rèn)識(shí)到人力資源檔案信息化管理的重要程度，并通過不斷完善相應(yīng)的管理制度，通過適時(shí)引入互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，實(shí)施相應(yīng)的解決方案進(jìn)行處理。

2.1 提升人力資源檔案信息化管理的重視程度

在人力資源檔案信息化管理工作中，因所管理的資料較多，日常業(yè)務(wù)內(nèi)容較為繁雜，因此要求工作人員需具備專業(yè)的管理能力，要建立起完善的檔案管理制度，提高對(duì)檔案信息的重要程度。管理人員應(yīng)在人力資源檔案管理工作中結(jié)合各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)，通過加強(qiáng)科技創(chuàng)新意識(shí)，積極推動(dòng)傳統(tǒng)模式下的人力資源檔案向數(shù)字化、信息化的轉(zhuǎn)型，主動(dòng)引接信息化技術(shù)所帶來的深刻變革。在檔案信息化的建設(shè)過程中，離不開各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持，如適當(dāng)增加財(cái)政傾斜、對(duì)各項(xiàng)發(fā)展?fàn)顩r給出極具參考性的建議等，能夠促進(jìn)人力資源檔案信息化管理的建設(shè)進(jìn)度，使其能夠發(fā)揮出最佳的效果。

2.2 完善人力資源檔案信息化管理制度

人力資源檔案信息化管理工作應(yīng)遵循以下兩方面的規(guī)范。首先，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)建檔人基礎(chǔ)資料及各項(xiàng)真實(shí)數(shù)據(jù)的收集及整理。在收集整理建檔人詳細(xì)的資料時(shí)，要保證資料的準(zhǔn)確性及全面性，將所涉及的資料全部歸檔。如建檔人的資料產(chǎn)生一定程度的變更，需及時(shí)進(jìn)行修改，添加最新資料，去除失效或已無意義的資料。其次，要對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料進(jìn)行及時(shí)的歸類處理，在此過程中應(yīng)按照單位作為獨(dú)立個(gè)體的形式分別存放，杜絕人力資源檔案在后期出現(xiàn)人為篡改的情況。通過完善人力資源檔案信息化管理制度，能夠極大提升各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確性，并且采取信息化管理的手段還可以使檔案管理更加清晰化，便于今后查找相關(guān)資料。

2.3 在人力資源檔案管理中融入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展，對(duì)人力資源檔案管理工作起到了極大的推動(dòng)作用。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到人力資源檔案管理工作之中，可有效提升部門工作效率，促進(jìn)工作進(jìn)程。但由于計(jì)算機(jī)信息技術(shù)需要連接互聯(lián)網(wǎng)，使得重要的檔案信息時(shí)刻處于網(wǎng)絡(luò)病毒的威脅之下。人力資源管理部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)控，及時(shí)安裝專業(yè)殺毒軟件，定期升級(jí)病毒庫，不斷強(qiáng)化自身抵御網(wǎng)絡(luò)侵害的能力。通過及時(shí)采取必要的措施，能夠保障人力資源檔案信息的安全性，同時(shí)對(duì)提升檔案管理的效率起到了一定的推動(dòng)作用。要依據(jù)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)編寫出適合本單位實(shí)際需求的人力資源管理類軟件，并適時(shí)出臺(tái)能夠有效促進(jìn)信息化建設(shè)的相關(guān)制度及措施，大力興建具備擴(kuò)展功能的管理平臺(tái)，上線功能完備的業(yè)務(wù)管理與服務(wù)板塊，使群眾可以便捷的在網(wǎng)絡(luò)上查詢及辦理人力資源檔案管理的相關(guān)業(yè)務(wù)。

3 結(jié)語

在我國(guó)當(dāng)前的形勢(shì)下，人事檔案不僅是記錄勞動(dòng)者工作經(jīng)歷的資料，并且還是企事業(yè)單位考察及選拔人才的重要參考指標(biāo)。人力資源檔案信息化管理能夠顯著提升人力資源檔案的利用效率，為企事業(yè)單位選拔具備較高工作能力的人員。隨著企事業(yè)單位信息化進(jìn)程的不斷深入，應(yīng)將人力資源信息化管理提升到戰(zhàn)略高度，不斷滿足社會(huì)的需求，通過積極探究人力資源檔案信息化管理的路徑及措施，為經(jīng)濟(jì)社會(huì)建設(shè)提供必要的人才支持。

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