信息化建設在工程建筑檔案管理中的價值探討

歐陽美

摘 要：檔案管理作為建筑工程管理的重要組成，建筑工程檔案是工程建設質(zhì)量的反映路徑之一，其對整個建筑工程的質(zhì)量具有重要影響。但是，由于建筑工程檔案具有類型不一、復雜性高等特點，在一定程度上增加了工程建筑檔案管理的難度，特別是在傳統(tǒng)工程檔案管理過程中，由于對人工的依賴度較高，紙質(zhì)化的檔案管理存在效率偏低、資料完整度難以控制等方面的問題，而工程建筑檔案管理的信息化發(fā)展能夠有效提升檔案管理的效率，充分發(fā)揮工程檔案的作用。對此，本文將對信息化建設在工程建筑檔案管理中的價值進行分析，以促進檔案管理質(zhì)量的提高。

關鍵詞：信息化;工程建筑;檔案管理;價值探討

在社會經(jīng)濟快速發(fā)展的背景下，我國建筑行業(yè)得到了良好的發(fā)展機遇，并獲取了可喜的成績，其所創(chuàng)造的經(jīng)濟與社會效益對我國社會建設以及經(jīng)濟發(fā)展皆具有較強的推動作用。但是，隨著建筑企業(yè)數(shù)量的增加，我國建筑市場出現(xiàn)秩序混亂、違規(guī)違章等方面的問題，對人民的生命財產(chǎn)安全帶來隱患。工程建筑檔案作為建筑工程質(zhì)量的反映路徑之一，其主要通過文件資料的形式將建筑工程施工活動與管理活動的各項信息進行收集整理，能夠為建筑工程管理提供重要的信息資源，隨著時代的發(fā)展，信息化逐漸成為工程建筑檔案管理的發(fā)展趨勢，對此，本文將從四個方面對工程建筑檔案管理的信息化發(fā)展進行分析，為建筑行業(yè)的良性發(fā)展提供基礎性保障。

1 工程建筑檔案管理的基本特征

工程建筑檔案管理的基本特征，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是綜合性與復雜性，一般而言，建筑工程檔案管理所包含的文件內(nèi)容主要有施工設計方案、審批文件、合同協(xié)議書、地質(zhì)情況、環(huán)境情況、施工資料、設備購買信息、施工技術、試驗資料以及竣工報告等各方面信息數(shù)據(jù)，使得工程建筑檔案具有較強的綜合性與復雜性的特征，這在一定程度上增加了建筑工程檔案管理的難度;二是一次性，主要是指建筑工程項目整個過程具有一次性特征，且工程檔案中從立項到竣工也屬于一次性形成，進而使得工程建筑檔案管理具有一次性的特征;三是確定性，在建筑工程中，項目的各個環(huán)節(jié)皆存在著檔案，且檔案能夠?qū)こ添椖康慕ㄔO與變化進行直接反映，由此，建筑工程檔案應當具有完整性與真實性的特征，進而使得建筑工程檔案管理具有確定性的特點;四是實用性，主要是指在建筑工程檔案管理的過程中，檔案管理人員會結(jié)合建筑工程的實際情況，對建筑工程檔案中具有較高使用價值與保存價值的檔案進行篩選，為建筑工程項目的管理、維護以及擴建等方面的工作提供重要的數(shù)據(jù)支撐，該項工作內(nèi)容使得工程建筑檔案管理具有實用性的特征[1]。

2 工程建筑檔案信息化管理的價值

工程建筑檔案信息化管理主要是指在檔案管理過程中，以檔案管理的工作方式為基點，借助互聯(lián)網(wǎng)對工程項目的相關信息數(shù)據(jù)進行采集、處理以及分析的檔案管理方式，能夠有效促進檔案管理工作科學性與全面性的提升。此外，工程建筑檔案信息化管理的價值，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是共享性，工程建筑檔案信息化管理能夠打破傳統(tǒng)工程檔案管理在資源提取等方面的限制，檔案管理人員能夠借助互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)檔案管理信息的及時交互，有效實現(xiàn)相關資源信息的綜合整合，在借助互聯(lián)網(wǎng)進行信息共享，一方面能夠有效提升工程答案信息的全面性，一方面能夠為工程建筑檔案價值的實現(xiàn)提供基礎性保障;二是全面性，主要是指在信息化的支撐下，檔案管理工作的信息涵蓋范圍得到了顯著擴大，能夠有效促進工程建筑檔案信息全面性與可靠性的提升，為工程項目管理人員的決策提供重要的數(shù)據(jù)支撐，促進決策科學性的提升;三是長久性，主要是指經(jīng)過信息化處理的數(shù)據(jù)能夠?qū)崿F(xiàn)長時間保存，相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，受侵害與腐蝕的可能性較低，但是，工程檔案的信息化易受到網(wǎng)絡信息安全的沖擊，對此，在信息化建設的過程中，相關工作人員應當強化對信息化工程建筑檔案的安全維護與管理[2]。

3 信息化建設在工程建筑檔案管理價值實現(xiàn)的所存問題

3.1 工程建筑檔案管理的所存問題

工程建筑檔案管理的所存問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是檔案管理意識取法，目前，我國建筑行業(yè)仍存在檔案管理意識缺乏的問題，工程建筑檔案管理人員并未充分認知到檔案管理的重要性，在實際的工程建筑檔案管理的過程中，易出現(xiàn)管理人員流動偏大、權責明晰度偏低、管理工作脫節(jié)等方面的問題，進而對工程建筑檔案管理的可靠性與完整性產(chǎn)生不良影響;二是管理力度偏低，主要是指在實際的工程檔案管理過程中，存在檔案管理制度完善度偏低、設施不全等方面的問題，進而使得工程建筑檔案管理的質(zhì)量難以得到保障[3]。

3.2 工程建筑檔案管理信息化建設的所存問題

工程建筑檔案管理信息化建設的所存問題，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：一是信息化建設緩慢，在科學技術快速發(fā)展的推動下，建筑工程檔案管理信息化建設的腳步較快，再加上國家與地方政府重視程度的提高，使得工程建筑檔案管理的信息化建設獲得了一定的資金與政策支持。但是，在實際的工程建筑檔案管理信息化建設的過程中，依舊存在工程建筑檔案管理信息化建設范圍與推廣工作較為緩慢的問題，目前的工程建筑檔案信息管理并未貼合社會經(jīng)濟發(fā)展建設的實際需要，較多建筑工程檔案管理仍舊存在內(nèi)容分散、管理規(guī)范度偏低等方面的問題，此外，建筑工程檔案管理中信息化建設亦存在建設力度偏低的問題;二是重視程度偏低，現(xiàn)今，雖然建筑工程單位對工程建筑檔案管理信息化建設的重視程度逐漸程度，但是并未達到廣泛的程度，使得我國檔案管理的信息化建設仍處于初級階段，在實際的信息化檔案管理過程中仍舊存在較多的不足之處，主要表現(xiàn)在數(shù)據(jù)信息化轉(zhuǎn)換率偏低、卷宗檔案質(zhì)量偏低以及檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低等方面的問題，進而對工程建筑檔案管理信息化間建設的發(fā)展產(chǎn)生一定阻礙。

4 信息化建設在工程建筑檔案管理價值實現(xiàn)的優(yōu)化路徑

4.1 增加資金投入，創(chuàng)造工程建筑檔案信息化管理發(fā)展條件

資金作為工程檔案管理信息化建設的重要支撐，對工程建筑檔案管理的信息化建設的長遠發(fā)展具有直接影響。對此，針對資金投入，應當格外注意以下幾方面：一是優(yōu)化資金來源，目前工程建筑檔案管理信息化建設的資金主要來源于企業(yè)發(fā)展和政府支持，在此背景下，建筑企業(yè)應當明晰建筑工程檔案管理信息化建設的重要性，予以工程檔案管理信息化建設提供重要的資金支持，同時，地方政府與財政亦應當結(jié)合實際需要適度增加對企業(yè)的資金援助，為建筑工程的檔案管理的信息化建設的長遠發(fā)展創(chuàng)造條件;二是資金的優(yōu)化運用，主要是指相關工作人員應當立足于資金的合理化運用對資金的使用范圍進行控制，一般而言，在工程建筑檔案管理信息化建設過程中，資金投入的范圍主要包括信息化建設人才培養(yǎng)、管理設備引入以及系統(tǒng)維護等各方面內(nèi)容，只有實現(xiàn)資金的優(yōu)化使用，才能給工程檔案管理的信息化建設提供必要的資金支持[4]。

4.2 優(yōu)化檔案管理，提升工程建筑檔案信息化管理的規(guī)范度

針對工程檔案信息化建設的檔案管理優(yōu)化，主要包括以下幾方面內(nèi)容：一是數(shù)據(jù)歸檔優(yōu)化，信息數(shù)據(jù)作為工程建筑檔案管理的重要支撐，在信息化建設過程中，首先檔案管理人員應當強化信息化管理意識，為信息化工程建筑檔案管理的落實提供重要保障，通過引導檔案管理人員主動借助信息技術進行數(shù)據(jù)整理與儲存的方式，為工程建筑檔案信息化管理水平的落實創(chuàng)造條件。其次檔案管理人員在進行數(shù)據(jù)歸檔的過程中，應當對地質(zhì)資料與施工資料等數(shù)據(jù)進行拓展管理，并通過科學分類的方式，促進信息化檔案管理效率的提升;二是案卷整理優(yōu)化，案卷質(zhì)量對檔案管理工作的質(zhì)量具有直接影響，對此，在實際的檔案管理過程中，首先應當對檔案管理流程進行嚴格分化，以保證各環(huán)節(jié)工作的落實，并在案卷資料整理完成之后及時進行審核，并立足于建筑工程施工的實際情況對工程檔案進行調(diào)整，以保證檔案信息真實性的提升。

4.3 強化安全管理，保證工程建筑檔案信息化管理良性發(fā)展

針對檔案信息化建設安全管理工作的優(yōu)化，應當格外注意以下幾個方面：一是檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)化，相關工作人員應當定期對檔案信息系統(tǒng)進行優(yōu)化升級，以保證存儲數(shù)據(jù)的形式和格式與實際工程檔案管理工作具有較強的適應性，必要時可以研發(fā)獨立的檔案管理系統(tǒng)，通過引導檔案管理人員進行交流的方式，促進檔案信息資源共享性的提升;二是安全管理的優(yōu)化，由于工程建筑檔案管理電子化與信息化會遇到較多的不確定因素，為降低工程建筑信息化建設安全管理的風險，檔案管理人員應當做好紙質(zhì)與無紙質(zhì)的檔案管理，并做好信息化檔案的備份工作，以促進數(shù)據(jù)庫信息安全度的提升。

5 結(jié)束語

綜上所述，隨著時代的發(fā)展，工程建筑檔案管理工作的復雜性與困難度有所提升，傳統(tǒng)工程建筑檔案管理難以適應當前工程建筑發(fā)展的實際需要，對此，政府部門與建筑企業(yè)應當加大對工程建筑信息化建設的資金投入，并通過強化人才培養(yǎng)的方式，為工程建筑檔案管理的信息化建設提供基礎條件，再通過優(yōu)化安全管理、檔案管理內(nèi)容以及管理流程的方式，實現(xiàn)工程建筑檔案信息化管理規(guī)范性與科學性的提升。

參考文獻

[1]王垚迪.探究信息化建設在工程建筑檔案管理中的應用[J].居舍，2020（01）：180.

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[3]黃閔春.大數(shù)據(jù)背景下建筑工程檔案信息化建設研究[J].辦公室業(yè)務，2019（17）：57-59.

[4]閆靚.大數(shù)據(jù)時代下的建筑工程檔案管理創(chuàng)新探究[J].東方企業(yè)文化，2019（S1）：230.