信息時代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新分析

劉改珍

摘 要：隨著信息時代的發(fā)展不斷加快，工作中的檔案歸納管理要求也在不斷提高。在以往，由于傳統(tǒng)的檔案管理在過程中極其復雜，沒有信息技術的支持會導致整理時間加長，影響辦事效率。因此，在現(xiàn)代社會利用先進的信息技術對檔案進行重新整理歸檔，不僅縮短了整理時間，也提高了整體效率，不會導致資源的浪費。在現(xiàn)代社會，信息技術已成為主流，而怎樣更有效的利用信息技術來進行檔案整理也成為有關人員需要解決的新問題。

關鍵詞：信息時代;辦公室;檔案管理;工作創(chuàng)新

傳統(tǒng)的檔案管理由于都是需要人們手動進行整理，缺少有效的科學管理辦法，在整個整理的過程中，不免會出現(xiàn)人力的浪費，導致檔案整理工作難度加大，過程過于復雜，使辦公室的檔案整理效率降低。因此，在現(xiàn)階段，人們大力的對辦公室檔案管理進行創(chuàng)新，大大減少了人員方面不必要的浪費，同時也減少了過程中產(chǎn)生的不必要的開支，提高了整體的辦事效率。

1 檔案管理的描述

1）信息技術下檔案管理的特點。主要從三個點進行描述：信息技術下的檔案整理工作必須嚴格按照國家規(guī)定的相關政策和法律來進行。各單位，政府，企業(yè)邁向信息化的特點在于從紙質實物整理存檔改變成利用信息技術建立電子檔案。紙質檔案在以往大大拖累人力資源，而信息技術的運用大大節(jié)省了人力，相比起來，信息技術的運用就顯示出它的優(yōu)點來，提升了整體的檔案整理的效率。

2）信息化管理的意義。有效運用信息技術進行檔案整理，最明顯的優(yōu)點就是更方便快速，通過信息技術知識對檔案進行有效的收集歸檔。并且，相比紙質檔案的整理，工作人員只需要熟悉計算機的運用，進行簡單的操作，就可以實現(xiàn)工作量減輕，檔案錄入錯誤時也可以輕松改正，最大程度上提高了辦事效率。另外，積極改進落實辦公室信息化檔案整理，可以有效的節(jié)省人力資源，節(jié)約紙質資源更可以節(jié)省更多成本的浪費使用。就現(xiàn)在的發(fā)展過程來說，辦公室想將檔案整理和信息技術相融合，就需要提升整個系統(tǒng)的信息技術。由此可見，積極改善推進辦公室檔案整理的信息化，不僅可以提升工作效率，也能有效促進各單位的長遠發(fā)展。

2 從人員上先進行創(chuàng)新

不管是在以往的人力為主的檔案整理上，還是在現(xiàn)在的融入信息技術后的檔案管理上，工作人員都是不可缺少的，而在整個整理過程中，工作人員的創(chuàng)新能力將是決定整理工作質量的主要因素。因此，在進行檔案整理時，工作人員自行創(chuàng)新會比其他方式的創(chuàng)新來的更快更有效，更能夠在主觀意識中解決檔案管理中存在的一系列問題。例如：在進行檔案管理工作的創(chuàng)新時，應該先從工作人員方面尋求創(chuàng)新。首先，有關部門可以定期組織員工進行創(chuàng)新意識的培訓，在進行創(chuàng)新培訓前首先需要了解的就是計算機的使用。在現(xiàn)今社會，管理檔案的工作需要涉及比較復雜的計算機操作，所以，對于檔案管理人員的計算機操作能力有著較高的要求。因此，在進行創(chuàng)新講解時更應該先讓員工熟悉計算機的操作流程，進行有效的計算機課程培訓。其次，員工在剛接觸時難免會有所不適，所以及時更新員工的管理觀念也很重要。在進行培訓的過程中一定要加強理論知識，并且對于現(xiàn)實案例也需要更新補充[1]。這兩種方案更注重于在檔案整理時的過程，改變了以往的管理模式，這也能夠有效的提高整體整理效率，增強整理檔案的質量，減少了人力的浪費。

3 再從管理進行創(chuàng)新

在以往進行檔案管理時會發(fā)現(xiàn)，實物檔案較多且笨重，在進行管理上很麻煩，并且在尋找時需要耗費大量的時間，所以，這也是在進行傳統(tǒng)檔案整理時的一個弊端。因此，檔案管理的創(chuàng)新可以說是迫在眉睫。這需要先從管理方式上進行大刀闊斧的改革，將以往的老舊方式換成更科學的管理方式，這也可以大大提高辦公室檔案整理的效率。例如，在傳統(tǒng)方式上，檔案越多越容易出現(xiàn)檔案丟失、內(nèi)容混亂的情況，這會影響到檔案的及時更新改正，嚴重者更會影響到管理者的管理信譽。另一方面來說，檔案沒有及時登記，很容易造成后續(xù)工作加大困難度，耗費過多人力。所以從管理方式上進行改革顯得格外的重要。

4 最后進行信息化的創(chuàng)新

檔案的管理是將一個主要的內(nèi)容進行擴大化，并尋找與之相關的信息內(nèi)容，將這些信息內(nèi)容進行及時的整理，分類，在整個過程中都是及其復雜的，工作人員不光需要整理已有的大量資源，還需要時刻注意資源的更新，整個過程需要耗費大量的人力物力。因此，在進行整理過程中難免會出現(xiàn)資料的滯后性[2]。這也是因為當時的管理系統(tǒng)存在一定的缺陷，無法進行自主更新，很難達到之后的管理要求。隨著信息技術的出現(xiàn)，進行信息技術方面的創(chuàng)新，這是檔案管理人員通過建立信息共享，同時將多個管理部門拉入系統(tǒng)，每當有管理部門進行實時信息更新時，檔案整理人員都可以從信息共享中獲知，并且能夠及時的對現(xiàn)存檔案進行修改，避免出現(xiàn)信息的不明確。在各部門進行工作信息交談時，檔案管理人員也可以從中獲取一定的方法來改進現(xiàn)有的檔案管理辦法。這種方法可以有效地應對辦公室高強度的整理工作，全方位提升工作效率。

5 結束語

信息時代的來臨可以說是解救了各大單位的檔案管理，使各單位在現(xiàn)今社會也可以有效地進行檔案的整理和歸納，大大的節(jié)省了人力的消耗和成本的浪費。就現(xiàn)在的辦公室檔案管理來說，可以通過多種方式的創(chuàng)新來自行優(yōu)化檔案管理體系，并且會隨著時間的前進，信息技術的發(fā)展來與時俱進。這不光是提高了辦事效率，更有效的節(jié)省了大量的開支與浪費。

參考文獻

[1]王倩.基于信息時代背景下檔案管理工作的創(chuàng)新.辦公室業(yè)務，2017，000（014）：103.

[2]宋珊珊王慧.信息時代下辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究.卷宗，2014（4）：74.