數字化背景下學校檔案室建設研究

梁蓓蘭

摘 要：在信息技術日新月異的今天，數字化已經成為社會各行各業(yè)發(fā)展趨勢，學校檔案室建設也應當朝著數字化方向發(fā)展。本文以數字化背景下學校檔案室建設為分析對象，首先概述了數字化背景下學校檔案室建設，接著分析了學校檔案室數字化建設面臨的問題，最后論述了學校檔案室信息數字化建設的對策，以便提升學校檔案數字化管理水平，為廣大師生提供高質量的檔案服務。

關鍵詞：數字化;學校;檔案室

隨著信息技術快速發(fā)展，當今社會已經步入了信息化時代，信息化對各行各業(yè)都提出了新要求。在信息化大背景下，學校檔案室必須緊跟時代發(fā)展潮流，加強數字化建設，才能為廣大師生提供更優(yōu)質的檔案服務。

1 數字化背景下學校檔案室建設的概述

學校檔案室數字化建設是指在信息技術高度整合的時代背景下，學校檔案室利用數字平臺整合資源，最終達到檔案資源共享目標。在建設數字化檔案室過程之中，檔案室需要緊緊利用互聯(lián)網信息技術優(yōu)勢，整合不同電子檔案資源，搭建檔案網絡體系，為學校提供優(yōu)質的檔案服務[1]。一般而言，學校檔案室信息化建設具有以下幾個方面意義。

第一，有助于緩解庫房壓力。傳統(tǒng)檔案常常是以紙質形式保管，由于經費、場地等各方因素限制，學校檔案室供應非常緊張，甚至出現供不應求的現象。

第二，有助于優(yōu)化檔案布局。加強檔案室數字化建設可以優(yōu)化檔案管理和布局，提高檔案資源使用效率，能夠將分散的檔案整理在一起，打破以往零散式管理模式，提高檔案服務質量。

第三，加強原始資源保護。檔案資源具有唯一性、不可替代性等一系列特點，如果出現遺失或者損壞狀況將造成巨大損失。檔案室完成數字化改造之后可以將檔案信息儲存到檔案云之中，有效保管各項檔案信息，避免發(fā)生紙質檔案毀損而導致檔案信息遺失的情形。

第四，有助于提升檔案管理質量。加強學校檔案室數字化建設有助于提升對檔案資源的使用效率，做好對檔案信息資源的優(yōu)化整合，提升檔案管理質量。

2 學校檔案室信息數字化建設面臨的問題探討

在學校檔案室信息化建設過程之中，學校檔案室信息化建設存在以下幾方面問題。

第一，數字信息技術應用率并不高?，F階段，90%以上學校檔案室達到了計算機硬件設施配置要求。但是從總體來看，學校檔案室信息化建設程度并不深，計算機使用效率也不高，計算機僅僅作為一種輔助工具存在，學校并沒有真正挖掘計算機在檔案管理中的重要作用。目前，學校檔案部門的數字信息技術建設滯后，計算機僅僅被用來編制檔案索引或者將紙質文檔轉變成電子文檔。與此同時，檔案室缺乏專業(yè)數據庫，沒有數據管理軟件，缺乏數據傳輸和交換技術，與學校其他部門和外校檔案部門聯(lián)系訪問存在障礙[2]。正是由于存在以上不足，學校檔案室數字化建設往往流于形式，檔案文件常常在領導審閱之后就封存，并沒有發(fā)揮出檔案應有價值。

第二，學校檔案室信息網絡建設水平較低。目前，學校檔案室正朝著現代化管理方向轉變，但是離現代化管理依舊存在差距。出現這種狀況主要是由于學校管理部門對于檔案室數字化建設重視程度不夠，導致數字化建設水平非常低，僅僅限于將紙質文本變成電子化文本。與此同時，學校內部有許多行政管理部門和教研室，檔案信息非常龐大，各個部門檔案資料一般被保存在部門內部，由各個部門自我保管，互不干涉，這種分散式管理體制不利于檔案資源整合集中，最終會阻礙高校檔案室數字化建設。

第三，無法長期保障經費，缺乏專業(yè)人才。在推進學校檔案室數字化建設過程中，充足經費保障必不可少。在檔案室數字化建設之中，檔案室需要加強各種基礎網絡設施建設，購買大型服務器，同時還需要研發(fā)檔案管理軟件，這些都需要經費支持。但是，學校經費主要來自國家財政撥款，而我國政府對于學校經費撥付比例有限，很多經費被投入到了科研之中，限制了學校檔案室數字化建設管理進程。與此同時，高校檔案室數字化建設也缺乏專業(yè)人才。目前，很多檔案管理人員屬于半路出家，他們并沒有接受過專業(yè)檔案管理知識訓練，更不知曉如何通過信息化技術來做好檔案管理工作。正是由于工作人員缺乏專業(yè)素質，學校檔案數字化建設一直都存在著局限性，難以真正推動學校檔案室數字化發(fā)展。

3 學校檔案室信息數字化建設的對策

為了推動學校檔案室數字化建設，學校可以采取以下幾方面措施。

第一，積極創(chuàng)建數字化平臺。在建設數字化檔案室之時，學校需要搭建完善的數字化平臺，這是學校檔案室管理的重要前提，同時也為檔案室管理營造良好網絡氛圍。為了真正實現檔案室數字化建設，學校需要有步驟、有計劃推進數字化平臺研發(fā)，加強網絡軟件設計，同時做好各項數據備份工作，有條不紊地推進檔案室數字化建設。與此同時，為了加強檔案室數字化建設，檔案室還可以加強雙服務器建設，為檔案室配置高速掃描儀，提升檔案掃描和備份效率，確保檔案安全。

第二，建立完善的信息溝通機制。由于學校包含有許多行政部門和教研室，各個部門之間信息溝通并不順暢。為了實現檔案室數據化建設，檔案室可以與各個部門建設數字化信息網絡聯(lián)系系統(tǒng)，解決檔案室與其他部門之間的溝通問題。為此，檔案室可以在學校系統(tǒng)內部創(chuàng)建檔案信息鏈接，實現檔案室檔案信息與其他部門檔案信息同步共享，加強各個部門之間的交流與協(xié)作，提升信息收集和整理效率。除此之外，檔案室也需要加強電子檔案和紙質檔案之間的互換，以文本和圖像兩種不同模式對檔案信息進行儲存，確保檔案保管規(guī)范化，提升檔案管理科學性[3]。

第三，實現管理規(guī)范化和系統(tǒng)化。在檔案室數字化建設過程之中，學校需要加強檔案室規(guī)范化和系統(tǒng)化建設，確保各項數字化建設有章可循。為此，檔案室可以加強檔案信息數字化建設，將檔案管理規(guī)章制度放在首位，不斷規(guī)范信息數字化建設，提高檔案室數字化管理質量。

第四，培養(yǎng)高科技人才。檔案室要實現數字化建設離不開人才支持，為此，檔案室需要加快人才培育步伐，確保檔案室數字化建設有充足人力資源[4]。學校可以對現有工作人員進行數字化培訓，同時還可以與高校學生進行協(xié)商，聘請高校應屆生到學校內部從事檔案數字化管理工作，為學校檔案室數字化建設增添力量。

第五，加強檔案室數據庫建設。在檔案室數字化建設過程之中，一個高效的數據庫至關重要。為此，學校可設計綜合信息管理數據庫，通過綜合信息管理數據庫實現檔案信息歸納、總結和檢索，建立起多功能信息數據庫，根據專業(yè)方向等一系列特征創(chuàng)建科研成果數據庫，方便學校對各類檔案信息進行歸檔管理，提升數字化管理質量。

4 結語

綜上所述，為了加強檔案室信息數字化建設，學校需要積極創(chuàng)建數字化平臺，建立完善的信息溝通機制，實現管理規(guī)范化和系統(tǒng)化，加強高科技人才培養(yǎng)，加強檔案室數據庫建設，通過以上一系列措施幫助學校提升檔案管理質量，為學校師生提供高質量檔案服務。

參考文獻

[1]趙一榮，梁媚.數字化背景下藝術院校名人檔案收集研究[J].蘭臺世界，2019（05）：63-66.

[2]倪運先.中等職業(yè)學校數字化檔案室建設研究[J].蘭臺內外，2018（01）：58-59.

[3]王秀峰.淺談高職院校數字化檔案室建設[J].科技視界，2018（21）：143-144.

[4]張光明.信息化背景下的高校檔案建設研究[J].山東檔案，2018（04）：57-59.