醫(yī)院基建檔案的重要性及有效管理策略

李廣陵

摘 要：無論是在醫(yī)院的建設(shè)中還是在醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展中，基建檔案有著非常重要的作用。本文就對醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，然后結(jié)合實(shí)際提出合理地優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院基建檔案;重要性;管理策略

1 簡述醫(yī)院基建檔案

1）醫(yī)院基建檔案管理的含義。醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院在進(jìn)行基礎(chǔ)項(xiàng)目建設(shè)施工過程中的各種數(shù)據(jù)信息材料，同時也是科技檔案中的重要工作內(nèi)容?；n案管理主要包括項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)，以及建立和竣工驗(yàn)收等多個工作內(nèi)容，其中產(chǎn)生的文件都屬于基建檔案的管理內(nèi)容。同時其中還包括文字、圖像、圖表以及基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際工作情況等多個內(nèi)容信息。

2）醫(yī)院基建檔案的重要性。無論是在醫(yī)院的發(fā)展進(jìn)程中還是建設(shè)過程中，醫(yī)院基建檔案都有著非常重要的作用，其重要性主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，基建檔案可以反應(yīng)醫(yī)院真實(shí)的基礎(chǔ)建設(shè)情況。在醫(yī)院進(jìn)行有關(guān)的建設(shè)過程中，基建檔案可以有效的反應(yīng)實(shí)際的建設(shè)狀況，并且還能夠?qū)A(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目中的各個工作內(nèi)容以及工作細(xì)節(jié)進(jìn)行記錄，主要包括醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的質(zhì)量、有關(guān)的建設(shè)參數(shù)、監(jiān)管工作等多個內(nèi)容，通過強(qiáng)化醫(yī)院基建檔案管理工作，可以為后續(xù)基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的順利進(jìn)行提供保障。同時，醫(yī)院在建設(shè)基礎(chǔ)項(xiàng)目工程的過程中相關(guān)的驗(yàn)收工作、維護(hù)工作以及改建等多個工作內(nèi)容也需要在基建檔案的支持下才可以順利實(shí)施，此外在進(jìn)行此項(xiàng)活動的過程中還需要結(jié)合實(shí)際情況對醫(yī)院的工程項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容進(jìn)行更新和完善。第二，醫(yī)院基建檔案管理工作可以為醫(yī)院審計工作的進(jìn)行提供保障。當(dāng)前醫(yī)院基建檔案也負(fù)責(zé)記錄醫(yī)院建設(shè)工作中資金的實(shí)際使用情況，例如，基礎(chǔ)建設(shè)項(xiàng)目的預(yù)期成本開支、招投標(biāo)成本、實(shí)際成本開支等多個數(shù)據(jù)信息，在實(shí)際的建設(shè)過程中需要如實(shí)的對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行記錄，為后續(xù)審計工作的進(jìn)行提供數(shù)據(jù)支持。醫(yī)院在審計資金的過程中，通過查閱基建檔案還可以及時發(fā)現(xiàn)建設(shè)過程中存在的各種問題，然后逐一進(jìn)行排查，對產(chǎn)生問題的原因進(jìn)行探究，對有關(guān)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行追責(zé)，強(qiáng)化整改工作[1]。如此一來可以強(qiáng)化管理工作人員的責(zé)任意識，提高整體的建設(shè)施工質(zhì)量。

2 醫(yī)院基建檔案的現(xiàn)狀

1）檔案資料歸檔速度較慢。醫(yī)院在進(jìn)行較大規(guī)模的工程項(xiàng)目建設(shè)中，有關(guān)的作業(yè)單位需要對基建檔案進(jìn)行查詢，但是對現(xiàn)階段的實(shí)際工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)醫(yī)院和施工企業(yè)并沒有認(rèn)識到檔案工作的重要性，如此一來也就無法對項(xiàng)目的工程數(shù)據(jù)以及圖紙等信息及時的進(jìn)行提交，最終導(dǎo)致基建檔案無法在規(guī)定時間內(nèi)歸檔，同時還會大大增加基建檔案的遺失率[2]。在實(shí)際的管理過程中一旦出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，不僅會導(dǎo)致醫(yī)院的數(shù)據(jù)信息出現(xiàn)缺損，同時還會影響到后續(xù)醫(yī)院的維護(hù)和擴(kuò)建等工作。

2）工程數(shù)據(jù)編制工作存在問題。在基建檔案中工程數(shù)據(jù)是其中重要的組成內(nèi)容之一，同時也是建設(shè)工程參考的主要內(nèi)容。但是在實(shí)際的建設(shè)施工中施工工作人員由于沒有較強(qiáng)的專業(yè)能力，也沒有對檔案數(shù)據(jù)信息有一個正確的認(rèn)識，在進(jìn)行檔案管理工作的過程中施工數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性無法得到保障，施工圖紙、型號記錄出錯等多種問題，嚴(yán)重影響著檔案的記錄效果。

3）缺乏人員設(shè)施。對醫(yī)院基建檔案管理工作人員的現(xiàn)狀進(jìn)行分析可以發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)基建檔案管理工作人員并沒有較高的技能水平，也不具備豐富的理論知識，基建工作人員只是盲目的對信息資料進(jìn)行收集，整體的管理水平比較低[3]。除此之外，檔案管理工作的硬件條件薄弱，現(xiàn)代管理水平仍然需要不斷提高。在項(xiàng)目建設(shè)現(xiàn)場，需要經(jīng)常翻閱基建檔案，但是如果不能對其進(jìn)行有效的報關(guān)，由于天氣以及人為因素的影響可能會導(dǎo)致基建檔案出現(xiàn)嚴(yán)重的缺損。除此之外，在醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作的過程中，部分醫(yī)院的檔案管理設(shè)備比較落后，也沒有先進(jìn)的管理技術(shù)，無法到達(dá)管理標(biāo)準(zhǔn)。

3 強(qiáng)化醫(yī)院基建檔案的有效措施

1）建立健全的檔案監(jiān)督機(jī)制。要想有效強(qiáng)化醫(yī)院基礎(chǔ)檔案的管理水平，最大限度的發(fā)揮基建檔案的價值，醫(yī)院必須要結(jié)合實(shí)際對有關(guān)的監(jiān)管機(jī)制進(jìn)行完善，推動監(jiān)管體系的系統(tǒng)化發(fā)展。第一，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員和管理人員必須要提高對基建檔案建設(shè)工作以及監(jiān)管工作的重視，可以建立專門的監(jiān)管部門或者是監(jiān)管小組，結(jié)合醫(yī)院基建檔案管理工作的現(xiàn)狀對其監(jiān)管體系進(jìn)行完善[4]。在對其進(jìn)行完善的過程中必須要從多個角度進(jìn)行全面的考慮和分析，從而有效強(qiáng)化基建檔案建設(shè)的效果。第二，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要充分發(fā)揮自身的模范作用，提高對基建檔案的重視，對各個部門中的檔案管理制度進(jìn)行明確，保證檔案從生成到歸檔可以形成一個完整的工作鏈。第三，醫(yī)院還需要檔案管理體系進(jìn)行完善，在管理的過程中為了簡化管理流程可以根據(jù)檔案資料的性質(zhì)分類進(jìn)行整理，從總目錄、分組目錄出發(fā)，對各個目錄表材料信息進(jìn)行明確，為后續(xù)調(diào)取信息資料工作提供簡便。

2）建立健全的檔案管理機(jī)制。強(qiáng)化醫(yī)院基建檔案管理工作水平還需要對檔案管理制度進(jìn)行完善。第一，需要對檔案的實(shí)際書寫標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行明確和規(guī)定，對于一些內(nèi)容書寫不清楚或者是不規(guī)范的檔案要及時退回，重新進(jìn)行書寫，這樣一來才能夠有效的提高基建檔案的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，為后續(xù)工作的順利進(jìn)行提供保障。第二，對檔案管理模式進(jìn)行合理地選擇?？梢赃x擇分管檔案的模式，從而保證不同類型檔案信息來源的完整性，同時還能夠?qū)ζ溥M(jìn)行合理的劃分。第三，加強(qiáng)基建檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)水平。在檔案管理工作過程中工作人員是工作順利進(jìn)行的主力軍，檔案管理人員有著主要責(zé)任，在實(shí)際管理過程中需要結(jié)合工程項(xiàng)目的實(shí)際情況對檔案管理人員的工作職責(zé)進(jìn)行明確。在日常工作中可對檔案中的數(shù)據(jù)信息定期進(jìn)行完善，同時還需要對不同單位上交的資料核查制度進(jìn)行完善。第四，建立健全的基建檔案管理責(zé)任制。對檔案管理工作的落實(shí)情況進(jìn)行考核，并將工作人員的薪資與考核結(jié)果掛鉤，提高工作人員工作積極性，強(qiáng)化基建檔案管理工作的質(zhì)量。

3）推動管理信息化。在醫(yī)院基建檔案管理工作中，第一，需要對現(xiàn)代化的信息技術(shù)進(jìn)行合理地應(yīng)用，合理地應(yīng)用云計算技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)等信息技術(shù)，進(jìn)行綜合性管理工作，加強(qiáng)基建檔案管理工作和信息技術(shù)的結(jié)合力度，從而有效的提高管理效率，為后續(xù)查詢工作提供便利。第二，加強(qiáng)數(shù)字化建設(shè)。醫(yī)院還可以加強(qiáng)與技術(shù)企業(yè)之間的合作力度，對檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新，建立完善的數(shù)據(jù)信息庫，使用數(shù)字化的信息技術(shù)強(qiáng)化檔案管理工作水平。

4）提高管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)。為了進(jìn)一步提高醫(yī)院基建檔案管理工作的水平，醫(yī)院還需要提高對檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的重視[5]。第一，醫(yī)院在進(jìn)行人員招聘的過程中需要根據(jù)自身發(fā)展需求對人才要求進(jìn)行明確，同時還需要對招聘工作人員的理論知識以及技能水平等進(jìn)行全面的考察，保證選拔工作人員具有較高的職業(yè)素養(yǎng)。第二，醫(yī)院在檔案管理工作人員正式上崗之前還可以對其進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，強(qiáng)化工作人員的知識儲備，提高工作人員的技能水平。除此之外，在培訓(xùn)的過程中還需要注意對工作人員進(jìn)行有關(guān)法律法規(guī)知識方面的培訓(xùn)，為基建檔案管理工作的順利進(jìn)行提供保障。

4 結(jié)束語

綜上所述，在醫(yī)院經(jīng)營生產(chǎn)中基建檔案有著非常重要的作用，不僅可以如實(shí)反映醫(yī)院的建設(shè)狀況，還可以為醫(yī)院審計活動提供依據(jù)。而在實(shí)際發(fā)展進(jìn)程中醫(yī)院要想有效強(qiáng)化自身基建檔案管理水平，就必須要建立健全的監(jiān)督機(jī)制和管理機(jī)制、強(qiáng)化管理信息化、提高工作人員的職業(yè)素養(yǎng)等，從而為醫(yī)院的發(fā)展提供保障。

參考文獻(xiàn)

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