新時(shí)期檢察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則與重點(diǎn)探討

摘 要：本文對新時(shí)期下檢察機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作進(jìn)行深入分析，對概括研究了檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則，并從管理方式、歸檔報(bào)結(jié)方式以及平臺建設(shè)上展開討論，提出了幾點(diǎn)針對性的建議，希望對檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的發(fā)展起到一定積極作用。

關(guān)鍵詞：檢察院;檔案管理;檔案管理系統(tǒng)

新時(shí)期下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以滿足實(shí)際的工作需求，做好檢察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)顯得尤為重要。牢牢掌握檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則，在建設(shè)中加強(qiáng)對建設(shè)重點(diǎn)的把控，對檢察院檔案管理的質(zhì)量，乃至發(fā)展都占據(jù)著重要的作用。

1 檢察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的原則

1.1 統(tǒng)一規(guī)劃，分布執(zhí)行

想要推進(jìn)檢察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)工作的順利開展，就要求省、市級檢察機(jī)關(guān)從全局的角度做好對全省、全市的檢察檔案信息化管理的建設(shè)工作。相關(guān)工作人員要嚴(yán)格遵循“統(tǒng)一規(guī)劃、分布執(zhí)行”的建設(shè)原則，在上級檢察機(jī)關(guān)設(shè)計(jì)好管轄地區(qū)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)總體設(shè)計(jì)方案后，各個(gè)地方檢察機(jī)關(guān)的檔案管理人員再按照一定的步驟環(huán)節(jié)以及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，開展檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作，確保檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作的有序進(jìn)行。

1.2 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息共享

近年來，隨著我國信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)也逐漸受到了國家相關(guān)部門的關(guān)注，國家在不斷制定與完善相關(guān)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。因此，檢察機(jī)關(guān)在開展檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，要依照國家的相關(guān)法律法規(guī)，并將其與檢察機(jī)關(guān)的實(shí)際情況相結(jié)合，建立具有針對性、可行性的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，從而使檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不斷完善和健全。除此之外，想要確保檢察機(jī)關(guān)檔案信息管理體系在實(shí)際執(zhí)行時(shí)，能夠發(fā)揮自身最大價(jià)值，檔案管理人員就要加快推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，按照相關(guān)的規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，將電子信息文件做好收集、整合等工作。上級領(lǐng)導(dǎo)者也要針對管理中遇到的問題，不斷訂正檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)和要求。除此之外，檢察院要制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對工作人員的檔案管理工作進(jìn)行一定的激勵(lì)與約束，從而推動(dòng)檔案信息化管理的順利進(jìn)行，促進(jìn)檢察機(jī)關(guān)檔案管理的規(guī)范化發(fā)展。

檢察機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)要嚴(yán)格依照有關(guān)管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，構(gòu)建檔案信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)各個(gè)檢察機(jī)關(guān)之間的網(wǎng)絡(luò)通信交流、資源共享。同時(shí)，要確保檢察機(jī)關(guān)與國家政府的網(wǎng)絡(luò)政務(wù)平臺做到檔案工作的及時(shí)銜接，從而使全國各個(gè)檢察機(jī)關(guān)之間能夠?qū)崿F(xiàn)線上協(xié)作溝通，確保省級檢察院對地方檢察院檔案信息的有效收集，從而提升檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展。

1.3 強(qiáng)化防護(hù)，保障安全

做好檔案管理工作，檢察機(jī)關(guān)就要重視對檔案信息的安全管理。通常情況下，檢察機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作具有以下幾點(diǎn)安全隱患：第一，檔案管理人員的安全防護(hù)意識和檔案信息保密意識較弱，在向外部機(jī)關(guān)單位提供檔案信息時(shí)，容易出現(xiàn)審查不到位的情況。第二，檔案管理相關(guān)技術(shù)有待提高。近年來，社會(huì)科技發(fā)展迅速，計(jì)算機(jī)病毒的種類逐漸增多，破壞力也在不斷增強(qiáng)，使得檔案信息的安全得不到保障。第三，工作疏忽和設(shè)備問題。由于檔案管理人員的一時(shí)疏忽，容易造成檔案信息缺失、被盜等情況。同時(shí)，當(dāng)相關(guān)系統(tǒng)硬件、軟件等發(fā)生故障時(shí)，也會(huì)嚴(yán)重威脅檔案信息的安全，為檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的順利進(jìn)行增添了阻礙。

在這種情況下，在開展檢察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)時(shí)，就要求相關(guān)人員做好全面的安全防護(hù)工作，提高管理系統(tǒng)的安全防護(hù)能力。技術(shù)人員在做好檔案管理系統(tǒng)硬件設(shè)備下物理層、網(wǎng)絡(luò)層安全防護(hù)工作的同時(shí)，也要重視對檔案管理系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過程中對檔案信息、數(shù)據(jù)的安全防護(hù)。例如，管理人員可以采用密級管理的方式處理檔案信息，設(shè)置專業(yè)化、規(guī)范化的審批體系，根據(jù)訪問者的身份制定不同的使用權(quán)限，特殊且重要的檔案信息只能對特定的用戶開放，提高安全等級，將檔案做好分級保護(hù)，從而避免信息外泄的事件發(fā)生，確保檢察機(jī)關(guān)信息的安全[1]。

2 檢察機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的重點(diǎn)

2.1 強(qiáng)化組織管理

檢察機(jī)關(guān)要將檔案管理系統(tǒng)建設(shè)工作作為檢察機(jī)關(guān)發(fā)展的重要內(nèi)容，重視組織領(lǐng)導(dǎo)，為檔案管理系統(tǒng)建設(shè)提供良好的組織保障。檢察機(jī)關(guān)要將管理系統(tǒng)建設(shè)工作按照不同的院級、部門分配好工作任務(wù)與職責(zé)，并加強(qiáng)各個(gè)部門之間的協(xié)調(diào)溝通，積極建設(shè)信息化的檔案管理體系。除此之外，檢察機(jī)關(guān)要把檔案管理工作的質(zhì)量評測與干警考核工作結(jié)合在一起，從而提高干警的工作積極性，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的順利開展。同時(shí)，上級管理人員要做好領(lǐng)導(dǎo)小組以及檔案管理團(tuán)隊(duì)的調(diào)整工作，促使檔案管理體系滿足實(shí)際需求，相關(guān)人員能夠明確自己的工作任務(wù)，做到各盡其職，避免出現(xiàn)人員冗雜。加強(qiáng)對檔案管理工作的監(jiān)督檢查，提高檔案管理的質(zhì)量，為建設(shè)完善的檔案管理系統(tǒng)打下基礎(chǔ)。

2.2 改進(jìn)報(bào)結(jié)方式

一直以來，檢察人員在進(jìn)行訴訟案件管理時(shí)，常常先報(bào)結(jié)，然后再進(jìn)行歸檔工作，將案件完結(jié)工作作為首要任務(wù)，在案件結(jié)案后，案件的相關(guān)信息材料在結(jié)案之后的半年甚至一年才進(jìn)行完成歸檔工作。這種傳統(tǒng)的歸檔方式，雖然可以為檔案管理人員提供較為充足的檔案處理時(shí)間，但容易使相關(guān)工作人員過分重視報(bào)結(jié)工作，忽視案件的歸檔環(huán)節(jié)，導(dǎo)致案卷延期歸檔的事件屢見不鮮。這種情況的出現(xiàn)嚴(yán)重影響了檔案信息的完整度，甚至?xí)霈F(xiàn)檔案信息不真實(shí)、案件材料損壞等事故。

想要解決上述問題，檢察機(jī)關(guān)在建設(shè)檔案管理系統(tǒng)的過程中，就要推出歸檔報(bào)結(jié)的功能，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，開發(fā)出與檔案管理系統(tǒng)銜接的數(shù)據(jù)接口，從而使檔案管理人員可以按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的管理步驟，完成訴訟案件的檔案歸檔報(bào)結(jié)工作。除此之外，想要改進(jìn)案件的報(bào)結(jié)方法，檢察機(jī)關(guān)就要將檔案歸檔作為前提基礎(chǔ)，在開展案件報(bào)結(jié)工作時(shí)，讓檢察干警尤其是檢察業(yè)務(wù)部門員額檢察官提高對案卷材料按時(shí)處理和移交工作的重視，從而推進(jìn)檔案管理的有效進(jìn)行。

2.3 建設(shè)檔案檢索平臺

檔案信息的共享服務(wù)在檔案管理工作中占據(jù)著至關(guān)重要的作用，更是檔案管理工作的根本目的。在傳統(tǒng)的管理模式下，檔案共享服務(wù)主要是通過建立閱覽室、信息外借、復(fù)制等方式實(shí)現(xiàn)的，這樣的共享方式具有較多的局限性，也具有一定的安全隱患。在新時(shí)期，這個(gè)信息技術(shù)普及的時(shí)代，檢察院要積極應(yīng)用先進(jìn)的信息化技術(shù)，將網(wǎng)絡(luò)與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)融合，打破傳統(tǒng)的檔案管理模式，不斷改進(jìn)與完善檔案共享體系，以此推動(dòng)檔案管理朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。

建立完善的檔案信息共享機(jī)制，就要求檢察機(jī)關(guān)構(gòu)建“一站式”的信息搜索平臺，檔案管理人員通過這個(gè)平臺能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案信息的全面檢索，使檔案管理工作不再受到時(shí)間、空間的限制，對文書檔案以及訴訟案件信息都能夠進(jìn)行統(tǒng)一的檢索。除此之外，通過構(gòu)建這種檔案檢索平臺，各級檢察機(jī)關(guān)、檢察機(jī)關(guān)各個(gè)部門可以做到檔案信息共享，大大提高了檔案管理工作的質(zhì)量與效率[2]。

3 結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作是檢察工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，更關(guān)乎著案件信息的安全。因此，相關(guān)人員在開展檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的過程中，要嚴(yán)格遵守建設(shè)的原則，加強(qiáng)組織管理，改進(jìn)歸檔報(bào)結(jié)方式，建立檔案檢索平臺，從而推進(jìn)檔案管理的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]周安寧，趙紅兵.淺談信息化建設(shè)與基層檢察院檔案管理[J].卷宗，2019，009（002）：116.

[2]王成艷，張靜靜，劉瀟.淺論檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)原則與內(nèi)容[J].圖書情報(bào)，2018，000（011）：1-2.

作者簡介

段瑾（1987-），女，漢，山東菏澤人，本科，助理館員，研究方向：檔案管理。