探討城市建設(shè)檔案管理工作如何與時俱進(jìn)

楊南娟

摘 要：在社會經(jīng)濟(jì)迅速發(fā)展的今天，我國城市建設(shè)管理部門與檔案管理部門逐步重視起了城市建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理工作，并在此背景條件下針對城市建設(shè)檔案工作頒布了諸多管理法律法規(guī)，加強(qiáng)了該工作上的監(jiān)督指導(dǎo)，讓城市建設(shè)檔案管理工作在不斷的發(fā)展中取得了不錯的效果。但欣喜之余我們不難發(fā)現(xiàn)，成就與問題是共存的，也就是說城市建設(shè)檔案工作在提升的同時也有著許多問題，因此，給出與時俱進(jìn)的管理措施，避免管理問題隨之滋生顯得尤為重要。而本文也將通過對該內(nèi)容的研究，為城市建設(shè)檔案管理工作順利開展提出一些見解和建議。

關(guān)鍵詞：城市建設(shè);檔案管理;措施

自改革開放以來，城市進(jìn)程腳步的加快，讓城市建設(shè)檔案管理工作得到了人們的高度重視。對于城市建設(shè)檔案管理而言，其屬于專業(yè)性較強(qiáng)的一項(xiàng)工作，工作形式大都是以服務(wù)為主，所以該工作往往要求檔案管理人員不僅具備超高的專業(yè)素質(zhì)，而且具備較高的服務(wù)意識。經(jīng)研究調(diào)查可發(fā)現(xiàn)，雖然現(xiàn)階段城市建設(shè)檔案管理工作效率得到了不錯的提升，但在新技術(shù)不斷變化的今天，仍有許多因素影響著城市建設(shè)的檔案管理工作，導(dǎo)致該工作難以做到與時俱進(jìn)。基于此，采取有效措施提高該工作管理效率，讓城市建設(shè)檔案做到真正的與時俱進(jìn)顯得尤為重要。針對該內(nèi)容研究，本文首先將對阻礙該工作與時俱進(jìn)的原因進(jìn)行分析，其次再給出具體的改善措施，以供參考。

1 阻礙城市建設(shè)檔案管理工作與時俱進(jìn)的原因

目前，阻礙城市建設(shè)檔案管理工作的原因主要可體現(xiàn)在三個

方面。

1）缺乏專業(yè)的檔案管理人員，導(dǎo)致服務(wù)質(zhì)量不高。城市建設(shè)檔案管理中，專業(yè)的檔案管理人員十分重要。然而，實(shí)際管理工作中，我們一直缺乏專業(yè)的管理人員。該現(xiàn)象的存在無疑將阻礙到檔案管理工作的與時俱進(jìn)[1]。另外，各地城建檔案館的人員編制普遍不能滿足實(shí)際工作需要，達(dá)不到《地方各級檔案館人員編制標(biāo)準(zhǔn)》的規(guī)定;專業(yè)結(jié)構(gòu)較為單一?，F(xiàn)在城建檔案對專業(yè)的要求不僅僅是檔案學(xué)類人才，隨著檔案信息化、地下管線、軌道交通檔案等業(yè)務(wù)的開展，急需計(jì)算機(jī)類、測繪類、交通類專業(yè)的人才。

2）城市建設(shè)中的重點(diǎn)工程檔案資料難以收集。由于城市建設(shè)中通常會涉及許多重點(diǎn)工程，再加上這些重點(diǎn)工程檔案管理好壞對城市今后發(fā)展有著重要影響，所以必須重視重點(diǎn)工程的資料收集。但在實(shí)際檔案管理中，這些重點(diǎn)工程檔案資料由于參建單位多，建設(shè)時間長，工程量巨大，且資料員通常未經(jīng)培訓(xùn)就直接上崗工作，資料處理方面本就存在著許多問題，加之資料員人員流動性大，常常導(dǎo)致資料交接出現(xiàn)問題，造成檔案缺失等問題，致使重點(diǎn)工程城建檔案難以收集、難以管理。

3）沒有重視對信息化等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的合理應(yīng)用。在信息化網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展的今天，城市建設(shè)檔案管理工作要想做到與時俱進(jìn)就必須重視對信息化等現(xiàn)代技術(shù)設(shè)備的應(yīng)用，提高城市檔案信息化水平，推動城市建設(shè)檔案管理工作效率提升[2]。但就目前的檔案管理工作而言，檔案管理工作信息化水平不高，不僅導(dǎo)致管理效率難以提升，而且不利于該工作的與時俱進(jìn)。

2 實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)檔案管理與時俱進(jìn)的措施

由上述可知，雖然我國逐漸重視建設(shè)檔案管理工作，并針對該檔案管理工作提出了一系列的法律政策及規(guī)定，但不可否認(rèn)現(xiàn)階段的城市建設(shè)檔案管理工作仍然難以做到與時俱進(jìn)。對此必須采取措施進(jìn)行改善[3]。具體實(shí)施步驟如下：

1）通過城市建設(shè)檔案信息資源的開發(fā)，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理。檔案信息化是開發(fā)城市建設(shè)檔案資源的主要途徑。首先，城市建設(shè)檔案網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)上，檔案管理人員需要以電子計(jì)算機(jī)為主，將城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫與檔案信息網(wǎng)絡(luò)連接在一起[4]。與此同時需要逐步同政府或者是社會信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行連接，讓城市建設(shè)檔案信息資源發(fā)揮自身最大的作用。除此之外，還可通過城市檔案信息資源的有機(jī)整合，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。即：根據(jù)城市建設(shè)與管理需求，通過對電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，按照城市建設(shè)有關(guān)專題，在城市建設(shè)檔案數(shù)據(jù)庫當(dāng)中下載與之相應(yīng)的檔案資料，編輯加工成為專題性的檔案匯編資料，提高資源利用率[5]。

2）通過信息化檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案管理工作服務(wù)質(zhì)量。在信息化檔案管理人員的培訓(xùn)上具體可從以下幾個方面進(jìn)行。首先需要盡可能培養(yǎng)應(yīng)用于檔案管理數(shù)據(jù)庫的開發(fā)人才，只有這樣才能更好的提高檔案管理工作及服務(wù)水平。其次，企業(yè)需要給予檔案管理人才諸多提升的機(jī)會，通過專門的培訓(xùn)機(jī)構(gòu)設(shè)置，在提高檔案管理人員知識結(jié)構(gòu)的同時，提高檔案管理人員的整體水平。當(dāng)然，還可強(qiáng)化檔案管理工作人員的理論研討，增加有關(guān)該工作學(xué)術(shù)方面的溝通交流。最后，在城市建設(shè)檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)檔案工作的與時俱進(jìn)除了需要有足夠優(yōu)秀的管理人員外，還應(yīng)有了解信息化的指路人，通過對檔案管理人員的信息化培訓(xùn)，提高整體服務(wù)水平。

3）實(shí)施四同步措施。根據(jù)近年來的實(shí)踐結(jié)果可發(fā)現(xiàn)，四同步將是城市建設(shè)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)與時俱進(jìn)的關(guān)鍵。四同步主要指的是項(xiàng)目施工、管理與檔案的監(jiān)督指導(dǎo)等工作同步進(jìn)行;項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)費(fèi)與檔案管理人員以及設(shè)施等的同步落實(shí);項(xiàng)目的運(yùn)行、變更與檔案齊全、管理的同步完成;項(xiàng)目的質(zhì)量檢查、進(jìn)度與檔案執(zhí)法檢查的同步進(jìn)行。對于城市建設(shè)項(xiàng)目而言，該項(xiàng)目從開始到完成的過程所涉及的范圍非常廣，而四同步在其中的應(yīng)用不僅可在最大限度上實(shí)現(xiàn)城市建設(shè)項(xiàng)目與檔案的協(xié)調(diào)發(fā)展，而且可以讓最終的城市建設(shè)檔案管理工作做到與時俱進(jìn)。因此，在應(yīng)用的過程中首先需要為城市建設(shè)建立檔案，并做好檔案管理工作的監(jiān)督，保證項(xiàng)目檔案信息的完整性[6]。其次需要通過檔案管理制度的完善，讓四同步在其中得到更好的實(shí)施。

3 結(jié)束語

總而言之，通過上述對該方面內(nèi)容的深入研究可知，當(dāng)前城市建設(shè)檔案管理工作效率雖得到了不錯的提升，但不可否認(rèn)其中仍存在有許多因素阻礙著檔案管理的與時俱進(jìn)。面對該現(xiàn)象我們可從檔案管理人員的信息化培訓(xùn)以及信息化檔案管理工作的實(shí)現(xiàn)等方面著手，在提高管理效率的同時，做到與時俱進(jìn)。

參考文獻(xiàn)

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[3]史慶華. 論城市建設(shè)檔案管理工作如何與當(dāng)代接軌[C]. 《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院.“決策論壇——管理科學(xué)與工程研究學(xué)術(shù)研討會”論文集（上）.《決策與信息》雜志社、北京大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院：《科技與企業(yè)》編輯部，2016：226.

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[6]蔣振賢.與時俱進(jìn)促進(jìn)城市建設(shè)新發(fā)展——訪中共上海市建設(shè)和管理工作委員會秘書長鹿金東[J].人才開發(fā)，2002（02）：38-39.