加強檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的有效策略分析

阿亮

摘要：檔案工作繁瑣枯燥，但對工作的開展卻極為重要，所以這就要求檔案工作必須規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在改革開放和現(xiàn)代化事業(yè)蓬勃發(fā)展的今天，檔案工作情況發(fā)生了很大的變化，檔案工作要適應(yīng)新形勢，敢于突破那些與時代發(fā)展不適應(yīng)的工作理念和工作模式，使檔案工作具有新的活力和價值。

關(guān)鍵詞：檔案管理;規(guī)范化;標(biāo)準(zhǔn)化;文書

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時，做好文書處理工作則是實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。在實際工作中，要把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作。

1.建立完善且符合實際的檔案管理制度

檔案種類繁多，形式各異，有日常文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、紙質(zhì)檔案、電子檔案，要實行規(guī)范的管理，就必須建立切合實際的檔案管理制度。檔案管理首先要加強硬件的建設(shè)，存放檔案必須有專門庫房，并設(shè)有專柜便于查找，做到科學(xué)管理，排列整齊，并健全檢索工具。庫房要經(jīng)常通風(fēng)，做到整潔衛(wèi)生，庫房內(nèi)不準(zhǔn)吸煙，以免發(fā)生火災(zāi)，做到防火、防盜、防潮、防鼠、防蟲、防塵、防光，以確保安全和延長檔案壽命。其次，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)包括業(yè)務(wù)檔案在內(nèi)的檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃，提出業(yè)務(wù)檔案工作的總體要求，具體制定業(yè)務(wù)檔案的各項管理制度，對檔案管理進行督促指導(dǎo)。應(yīng)該指定專人管理文書檔案和業(yè)務(wù)檔案，檔案室人員應(yīng)深入各科室，了解各科主要業(yè)務(wù)活動，以便對各科的業(yè)務(wù)檔案提出統(tǒng)一的立卷要求，促使業(yè)務(wù)科室在工作中形成的具有保存和利用價值的文件材料，能夠及時立卷和定期向檔案室歸檔。歸檔的文件材料，要保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)分保存價值，分類整理，立卷、案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂借亂發(fā)，防止分散流失。

2.公文的制發(fā)的規(guī)范化是檔案工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)

公文是檔案的前身，檔案是由公文轉(zhuǎn)化而來的。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時，也決定了日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實體質(zhì)量，為檔案工作實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打基礎(chǔ)。提高公文質(zhì)量，一是公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。各種記錄、報表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，這有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實施。

3.做好文書以及電子文件的處理工作

工作實踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。因此，我們要強化系統(tǒng)思維意識，樹立文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化同行的工作指導(dǎo)思想，在實際工作中，把住文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，以實現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。在現(xiàn)今的網(wǎng)絡(luò)工作環(huán)境下，電子文件也屬于檔案的一部分，由于電子文件與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件有很大的差別，電子文件通常以脫機方式保存，在實際使用中大量電子文件還是用軟磁盤保存。所以在選擇軟磁盤時一定要把住它的質(zhì)量關(guān)，軟磁盤的質(zhì)量直接關(guān)系到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到1年，所以在選購軟磁盤時要認(rèn)真把好質(zhì)量關(guān)。在保存方面，要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，因為潮濕會使光盤片基霉變，所以環(huán)境空氣相對濕度應(yīng)該控制在40%～65%，溫度應(yīng)該控制在14～24℃。

4.檔案人員的時代意識是推進檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的關(guān)鍵

在檔案管理工作中應(yīng)用計算機技術(shù)，必須建立在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)之上。檔案管理的目的是為了利用，實現(xiàn)檔案為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)的大目標(biāo)。只有通過網(wǎng)絡(luò)工程，使本部門、本單位的檔案信息資源成為全社會共享的信息資源，才能真正實現(xiàn)這一目標(biāo)。這就要求檔案指導(dǎo)部門制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范，從選購檔案管理軟件、制定數(shù)據(jù)錄入統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等方面加以規(guī)范，以便于數(shù)據(jù)的移交與接收、檔案信息的檢索與利用。另一方面，應(yīng)用計算機管理檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，還必須建立在檔案的立卷歸檔及其管理的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的基礎(chǔ)上。因此，從檔案管理現(xiàn)代化的要求出發(fā)，必須制定相關(guān)的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范管理，為數(shù)據(jù)的采集和錄入奠定基礎(chǔ)。檔案人員要以貫徹實施檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度為手段，逐步規(guī)范、統(tǒng)一檔案信息化建設(shè)，為檔案信息資源共享和安全提供保障。要使檔案信息在市場環(huán)境下找準(zhǔn)位置、發(fā)揮實效是信息價值競爭的重要措施，實現(xiàn)這一目的的條件就是檔案人員要有積極采用現(xiàn)代化手段開展檔案服務(wù)工作的意識，更新知識，努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化設(shè)備的實踐技術(shù)，以應(yīng)用多媒體技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等現(xiàn)代化信息技術(shù)實現(xiàn)檔案信息資源檢索和利用自動化、在線化為重點的檔案信息資源開發(fā)利用系統(tǒng)建設(shè);以計算機應(yīng)用基礎(chǔ)知識、數(shù)字化技術(shù)知識、網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)知識培訓(xùn)教育為重點培養(yǎng)檔案信息化人才隊伍，推進檔案工作的進程，努力使檔案信息化建設(shè)成為現(xiàn)代化信息化的重要組成部分。

（1）提高檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化。計算機在檔案管理應(yīng)用中涉及的每個問題，如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進計算機應(yīng)用的社會服務(wù)，這是檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。

（2）加快在檔案工作者中的計算機知識普及。盡快使計算機文化成為每個檔案工作者必須具備的基本職業(yè)技能，解決電子文件歸檔和電子檔案的長期保存問題。電子文件的歸檔問題應(yīng)引起更多的注意。加緊制定有關(guān)的國家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件生成的數(shù)量已很驚人，而其與紙質(zhì)文件的區(qū)別又很大，目前多數(shù)檔案工作者對其特性還很陌生，這不能不說是很大的隱患。國家檔案局已經(jīng)成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由專門的課題組研究解決有關(guān)的問題。雖然已在問題分析和標(biāo)準(zhǔn)制定上有了一些初步進展，但離真正解決這個問題還很遠(yuǎn)。針對這個問題必須在如下幾方面努力：①進一步研究各類電子文件的特性，對從生成機制到歸檔保存的一系列環(huán)節(jié)進行剖析，在此基礎(chǔ)上從檔案管理角度提出確保其真實性、原始性、安全性等方面的技術(shù)措施。②與電子文件的形成部門主動配合，共同制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行。由于電子文件的管理工作跨部門、跨行業(yè)，因此標(biāo)準(zhǔn)化涉及的種類多、范圍廣，其必要性和工作難度都將大大超過紙質(zhì)文件，應(yīng)引起足夠的重視。③提前為電子文件歸檔后形成的電子檔案的管理提出要求，解決邏輯歸檔的安全性、物理歸檔的載體選擇、設(shè)備更新快與電子檔案載體長久保存之間的矛盾等問題。

5.結(jié)論與認(rèn)識

科學(xué)規(guī)范的檔案管理只有堅持與時俱進，才能適應(yīng)新形勢的需要，開創(chuàng)檔案管理的新局面?？茖W(xué)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理可以不提升一個單位的管理水平，而且能實現(xiàn)檔案管理工作的自身價值，更可以為經(jīng)濟發(fā)展和社會進步作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

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[2]李麗;唐麗鳳;淺議推進檔案工作規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化管理[J];蘭臺世界;2014年S2期