完善地質(zhì)資料目錄數(shù)據(jù)的工作方法

張明霞

安徽省地質(zhì)資料館，安徽 合肥 230000

地質(zhì)資料是地質(zhì)工作價(jià)值的集中體現(xiàn)，其所承載的信息資源可以長(zhǎng)期反復(fù)地開發(fā)利用[1-2]。隨著互聯(lián)網(wǎng)+地質(zhì)大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，推進(jìn)地質(zhì)資料信息化建設(shè)，迅速、有效地為社會(huì)提供地質(zhì)資料信息，充分發(fā)揮地質(zhì)資料在礦產(chǎn)資源保障和地質(zhì)技術(shù)服務(wù)中的作用[2-3]，是地質(zhì)資料館藏機(jī)構(gòu)和地勘單位刻不容緩的重要任務(wù)，而建立信息全面的地質(zhì)資料目錄檢索數(shù)據(jù)庫正是快捷提供查詢服務(wù)、全面實(shí)現(xiàn)信息共享的前提與基礎(chǔ)。

1 完善目錄數(shù)據(jù)的要求

2019年初，自然資源部印發(fā)了“關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)地質(zhì)資料社會(huì)化服務(wù)的指導(dǎo)意見”[4]，文件在深入推進(jìn)地質(zhì)資料信息開放共享方面要求全面公開地質(zhì)資料目錄。隨后，自然資源部辦公廳下發(fā)了任務(wù)分工表[5]，進(jìn)一步細(xì)化了全面公開地質(zhì)資料目錄的工作任務(wù)與完成時(shí)間，按照要求，全面公開資料目錄包括成果、原始、實(shí)物三大類地質(zhì)資料的案卷級(jí)目錄與文件級(jí)目錄。由于原始、實(shí)物地質(zhì)資料是近幾年才開始館藏，數(shù)量還很少，公開資料目錄的工作主要集中在館藏成果地質(zhì)資料[6]（以下論述均指成果地質(zhì)資料）。案卷級(jí)目錄可在原有目錄數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)上進(jìn)行補(bǔ)充完善，文件級(jí)目錄為新建的目錄數(shù)據(jù)，包括正文、審批、附表、附圖、附件、數(shù)據(jù)庫、軟件、多媒體等其他九大類[7]（2017年以前上述文件歸為八大類[6]，其中數(shù)據(jù)庫、軟件合為一類）的目錄。

2 已有目錄數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

為確保目錄完善工作按時(shí)完成，必須充分利用現(xiàn)有各類管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫，主要包括目錄數(shù)據(jù)庫與涉密數(shù)據(jù)庫。

2.1 目錄數(shù)據(jù)庫

該數(shù)據(jù)庫是全國(guó)各省級(jí)館藏機(jī)構(gòu)案卷級(jí)目錄管理的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，由全國(guó)地質(zhì)資料館在本世紀(jì)初統(tǒng)一部署建設(shè)，該數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)項(xiàng)側(cè)重于地質(zhì)資料案卷本身屬性，主要數(shù)據(jù)項(xiàng)[8]16 個(gè)（表1）。

表1 目錄數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)項(xiàng)列表Table 1 List of data items in the directory database

此次案卷級(jí)目錄完善要求增加兩個(gè)方面信息，一是地質(zhì)工作項(xiàng)目（或礦業(yè)權(quán)）屬性，二是資料匯交管理屬性，共新增26 個(gè)數(shù)據(jù)項(xiàng)，具體增加詳見表2。

表2 案卷級(jí)目錄中新增數(shù)據(jù)項(xiàng)列表Table 2 List of new data items in the volume directory

2.2 涉密數(shù)據(jù)庫

該數(shù)據(jù)庫是由涉密清理工作形成[9]。2006年國(guó)土資源部與國(guó)家保密局下發(fā)“關(guān)于開展涉密地質(zhì)資料清理工作的通知”[10]，在全國(guó)各省級(jí)地質(zhì)資料館藏機(jī)構(gòu)、地勘單位開展地質(zhì)資料的涉密清理工作，利用清理登記軟件建立地質(zhì)資料涉密數(shù)據(jù)庫，按件登記。該數(shù)據(jù)庫在案卷級(jí)管理基礎(chǔ)上擴(kuò)展到了文件級(jí)管理，案卷級(jí)包括了目錄數(shù)據(jù)庫信息，文件級(jí)按照成果地質(zhì)資料的八大類[6]（正文、審批、附表、附圖、附件、數(shù)據(jù)庫、多媒體、其他）進(jìn)行建庫。2010年前后各省級(jí)館藏機(jī)構(gòu)均完成了本省行政區(qū)劃范圍內(nèi)的館藏成果地質(zhì)資料的涉密清理工作，建立了涉密數(shù)據(jù)庫。該數(shù)據(jù)庫側(cè)重對(duì)各類文件涉密屬性的標(biāo)記[11]（表3）。

表3 涉密數(shù)據(jù)庫文件級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)列表Table 3 List of file-level data items in confidential database

此次完善文件級(jí)目錄，是在上述基礎(chǔ)上，再增加對(duì)文件形成屬性的描述，包括形成單位、形成人等數(shù)據(jù)項(xiàng)（表4）。

表4 文件級(jí)目錄中新增數(shù)據(jù)項(xiàng)列表Table 4 List of new data items in the file-level directory

需要說明的是，涉密清理工作結(jié)束后，一直未開展各省級(jí)館之間清理成果的交換工作，所以很多省級(jí)館對(duì)外省行政區(qū)劃范圍的地質(zhì)資料沒有清理成果，涉密數(shù)據(jù)庫里也沒有這部分信息。

3 工作方法

3.1 案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)完善

館藏機(jī)構(gòu)現(xiàn)用的目錄數(shù)據(jù)庫僅包括部分案卷級(jí)信息，由于軟件開發(fā)時(shí)代較早，后期也未進(jìn)行升級(jí)改造，只能利用其另存功能，將目錄數(shù)據(jù)庫保存為DBF 文件，再利用數(shù)據(jù)庫管理軟件（如Visual FoxPro）將該文件轉(zhuǎn)換成EXCEL 表格，然后直接在該電子表格中補(bǔ)充缺少的案卷級(jí)數(shù)據(jù)項(xiàng)。

3.2 文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)完善

3.2.1 利用涉密數(shù)據(jù)庫初步形成文件級(jí)目錄

涉密數(shù)據(jù)庫的八大類表在結(jié)構(gòu)上基本相同，以正文的表結(jié)構(gòu)為例，主要數(shù)據(jù)項(xiàng)參見表5，另外涉密數(shù)據(jù)庫還有一個(gè)案卷級(jí)與文件級(jí)關(guān)聯(lián)的主表，主要數(shù)據(jù)項(xiàng)參見表6[11]。

表5中數(shù)據(jù)項(xiàng)3～8可直接作為正文類文件級(jí)目錄的數(shù)據(jù)項(xiàng)，數(shù)據(jù)項(xiàng)[YDMJ]是涉密清理工作需要設(shè)置的，此次建立文件級(jí)目錄不再保留。

表6中數(shù)據(jù)項(xiàng)[ZLBH]是地質(zhì)資料案卷檢索的關(guān)鍵字，通過表5 中[ZBID]與表6 中[ID]的關(guān)聯(lián)，即可把導(dǎo)出的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)與地質(zhì)資料案卷對(duì)應(yīng)起來。數(shù)據(jù)項(xiàng)3～7 是涉密清理工作需要設(shè)置的，此次不再保留。

表5 涉密數(shù)據(jù)庫中正文表的數(shù)據(jù)項(xiàng)列表Table 5 List of data items in the text table in the confidential database

表6 涉密數(shù)據(jù)庫中主表的數(shù)據(jù)項(xiàng)列表Table 6 List of data items in the main table in the confidential database

涉密數(shù)據(jù)庫的管理平臺(tái)是SQL Server，因此可以利用SQL Server 2000 的“查詢分析器”（SQL Server 2005 以上版本的可用SQL Server Management Studio），通過SQL 查詢語句查出各表數(shù)據(jù)，將查詢結(jié)果另存成EXCEL 表，形成文件級(jí)目錄的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表。

下面以在SQL Server 2000平臺(tái)上導(dǎo)出正文表的數(shù)據(jù)為例，操作步驟如下：

（1）啟動(dòng)SQL Server→運(yùn)行[查詢分析器]→登錄服務(wù)器（本機(jī)直接用Windows 身份驗(yàn)證）；

（2）在[查詢分析器]的[對(duì)象瀏覽器]中選擇涉密數(shù)據(jù)庫（數(shù)據(jù)庫名：HGICC，圖1 中紅色（1）所示）→選擇[用戶表]（圖1 中紅色（2）所示）→選擇要導(dǎo)出的正文表（正文表名：dbo.ZLQLDJ_ZW）（圖1 中紅色（3）所示）；

（3）在選中的正文表上點(diǎn)右鍵，彈出菜單后選擇[在新窗口中編寫對(duì)象腳本]（圖1 中紅色（4）所示）→選擇[選擇]（圖1 中紅色（5）所示）→出現(xiàn)查詢窗口及SQL 語句；

圖1 SQL 查詢分析器中對(duì)象瀏覽器窗口的操作圖示Fig 1 Operation show of object browser window in SQL query analyzer

（4）在查詢窗口的SQL 語句中選出要導(dǎo)出的數(shù)據(jù)項(xiàng)（包括ID、ZBID、XH、ZW_MC、ZW_SMZL、ZW_SMSX、SMYM、ZW_XDMJ，數(shù)據(jù)項(xiàng)含義見表5 說明，參見圖2）→執(zhí)行SQL查詢→彈出查詢結(jié)果窗；

圖2 查詢窗口的操作圖示Fig 2 Operation show in the query window

（5）在查詢結(jié)果窗的左上角點(diǎn)右鍵（圖2中紅色鍵頭所示位置）→彈出菜單后選擇[另存為…]→將結(jié)果另存出來，形成EXCEL 表。

用同樣方法依次導(dǎo)出審批等其它七類表及主表中的數(shù)據(jù)，各自形成EXCEL 表。之后，可借助ACCESS 數(shù)據(jù)庫軟件的查詢功能，建立各類表[ZBID]與主表[ID]的關(guān)聯(lián)查詢，形成帶[ZLBH]（資料編號(hào)）的EXCEL 表，初步建立起成果地質(zhì)資料的文件級(jí)目錄（數(shù)據(jù)表）。

在導(dǎo)出各表保存時(shí)要注意低版本的EXCEL總行數(shù)是65536 行，高版本的（如office2007、2010、2013,、2016）總行數(shù)都達(dá)到了1048576 行。由于附圖文件數(shù)量巨大，可能超過EXCEL 的總行數(shù)，這時(shí)候可以根據(jù)[ID]分成幾個(gè)區(qū)間查詢，形成幾個(gè)電子表格，避免數(shù)據(jù)丟失。在實(shí)際工作中建議即使附圖文件數(shù)未超過總行數(shù)，也應(yīng)將附圖拆分成幾個(gè)電子表格，因?yàn)榭傂袛?shù)太大的電子表格存貯起來非常慢，直接影響工作效率。一般建議每個(gè)表的總行數(shù)控制在5～6 萬以下，以安徽館為例，附圖文件數(shù)量達(dá)21.8 萬條記錄，所以可均分成4 個(gè)電子表格。

3.2.2 利用案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)補(bǔ)充文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)

從涉密數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出的文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)有些是簡(jiǎn)稱，如正文表中的正文名稱、附圖表中的附圖名稱等[12]，這種不完整的信息不利于按文件級(jí)公開的地質(zhì)資料服務(wù)，需要將信息補(bǔ)全；另外導(dǎo)出的文件級(jí)數(shù)據(jù)與要求的目錄數(shù)據(jù)還是有一定差距，數(shù)據(jù)項(xiàng)空值較多，也需要補(bǔ)充。

由于已有的案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)項(xiàng)如正題名（也就是正文的名稱）、編著者、形成單位、形成時(shí)間、審批單位、審批時(shí)間均采自該檔資料的正文、審批，因此可以利用[資料編號(hào)]作為關(guān)鍵字，建立起案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)表與文件級(jí)正文表、審批表的關(guān)聯(lián)查詢，將案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)表中的正題名、編著者、形成單位、形成時(shí)間關(guān)聯(lián)到正文表里，替換正文表中的正文簡(jiǎn)名、補(bǔ)充正文表中缺少的編著者（即形成人）、形成單位、形成時(shí)間；將案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)表中的審批單位（即審批文件的形成單位）、審批時(shí)間（即審批文件的形成時(shí)間）關(guān)聯(lián)到審批表里，補(bǔ)充審批表中缺少的形成單位、形成時(shí)間。

3.2.3 其它數(shù)據(jù)的采集

除以上可以利用的數(shù)據(jù)外，其它文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)均需從地質(zhì)資料中手工采集。對(duì)于已開展圖文數(shù)字化[13]工作的地質(zhì)資料，可從附圖文件目錄（.ml）中采集完整圖名、比例尺；對(duì)于電子匯交的地質(zhì)資料，可從早期的電子文件登記表[14]或現(xiàn)在的匯交匯總表[15]中采集完整圖名、比例尺、附圖規(guī)格等相關(guān)信息，進(jìn)一步補(bǔ)充、完善文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)。

4 結(jié)論

通過利用已有的目錄數(shù)據(jù)庫與涉密數(shù)據(jù)庫建立起按規(guī)定要求公開的案卷級(jí)目錄與文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)框架，再根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行個(gè)別補(bǔ)充的工作方法，一是可以最大限度利用已有目錄數(shù)據(jù)，避免一切從頭開始，有效節(jié)省寶貴時(shí)間；二是轉(zhuǎn)換成EXCEL 表格形式便于錄入，只要會(huì)簡(jiǎn)單電腦操作的人員即可參與，解決專業(yè)人手不夠難題；三是此方法形成的成果可以直接提供信息交換與共享；四是地勘單位均開展了涉密清理工作，從涉密數(shù)據(jù)庫中提取文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)的方法同樣適用于地勘單位。