關(guān)于機(jī)關(guān)電子文件管理難點(diǎn)的思考

華芳

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，電子文件在機(jī)關(guān)檔案中的比重越來(lái)越大，人們通過(guò)人工智能實(shí)現(xiàn)電子檔案的整理、檢索、利用、識(shí)別、處理和分析。無(wú)疑，電子文件的普及給機(jī)關(guān)檔案管理帶來(lái)了巨大的便利和改變。但機(jī)關(guān)電子文件管理仍然存在著問(wèn)題和難點(diǎn)。文本文就機(jī)關(guān)電子文件的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，談?wù)勛约旱膸c(diǎn)看法。

目前機(jī)關(guān)內(nèi)的所有文件基本都有電子文件，電子文件管理已經(jīng)成為檔案管理的重要部分。但是電子文件管理在幾個(gè)方面仍就存在問(wèn)題：

一、機(jī)關(guān)電子文檔原始性如何確定。

檔案的本質(zhì)特性，原始記錄性。文件原始性是其信息內(nèi)容的真實(shí)性保證。保證電子文件原有的格式、元數(shù)據(jù)，是確保電子文件原始性的關(guān)鍵。而電子文件特點(diǎn)卻恰恰難以保證其原始性。首先，電子文件易于修改，而且改動(dòng)后可以不留任何痕跡。雖然已有一些技術(shù)可防止偽造電子文件和在“原稿”上增刪改，但其內(nèi)容發(fā)生變化的可能性總是比紙質(zhì)文件要大得多。其次，在網(wǎng)絡(luò)上傳遞的電子文件也有可能被非法截獲或更改。還有，電子文件制作過(guò)程的虛擬化使得對(duì)其原件的界定難于實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)環(huán)境更換后，文件復(fù)制后，很難反映原貌。

目前，發(fā)達(dá)國(guó)家對(duì)傳統(tǒng)的原始文件的概念有了另外的新解釋，就是聲像記錄視聽(tīng)資料可以作為原始資料。將電子郵件視為書(shū)證的都可以作為原件，以證明事務(wù)本身的原始性。但電子文件作為遺囑、財(cái)產(chǎn)分割得證據(jù)還沒(méi)有被采納。

而機(jī)關(guān)檔案原始性是對(duì)機(jī)關(guān)政策性把握，人事管理公正和公平、財(cái)產(chǎn)資金的安全性，都有極其重要的保障。

二、機(jī)關(guān)電子文件保存技術(shù)有待加強(qiáng)

電子檔案的保存要比紙質(zhì)檔案保存復(fù)雜的多，首先要考慮電子檔案可存取性、可用性、可讀性。這就不僅要求保存電子檔案所表述的信息，而且還要保存相應(yīng)的軟硬件技術(shù)及背景信息和元數(shù)據(jù)等。電子文件所依賴的電子計(jì)算機(jī)發(fā)展很快，設(shè)備不斷更新，軟件技術(shù)變化升級(jí)需要更換相應(yīng)的設(shè)備。比如機(jī)關(guān)的財(cái)務(wù)工作系統(tǒng)，幾年更新一次。新系統(tǒng)如果和舊系統(tǒng)不兼容的話，原有系統(tǒng)的電子文件就難于保留下來(lái)。另外電子文存儲(chǔ)載體磁性存儲(chǔ)載體常有退磁、粘連等現(xiàn)象，光盤(pán)也有變形和保護(hù)膜遭受劃傷等現(xiàn)象，需要適時(shí)復(fù)制。這些影響電子檔案長(zhǎng)期保存的不利因素需要電子文件的管理人員認(rèn)真對(duì)待，要有一整套的對(duì)策和技術(shù)措施。

三、機(jī)關(guān)電子文件管理人才不足。

在電子時(shí)代，電子文件的實(shí)質(zhì)是技術(shù)工程;電子文件管理，需要信息管理技術(shù)與檔案知識(shí)的高度融合。這要求機(jī)關(guān)檔案專業(yè)人員必文件管理人員既要掌握檔案管理基礎(chǔ)基本理論和基本知識(shí)外，又要熟練掌握電信息技術(shù)和專業(yè)檔案軟件的運(yùn)用技術(shù)。鼓勵(lì)和支持文檔工作者提高自身素質(zhì)，能適應(yīng)電子文檔管理工作的需要和要求，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的智慧管理和智能化應(yīng)用奠定基礎(chǔ)。

四、電子文件安全保障技術(shù)在機(jī)關(guān)難于實(shí)現(xiàn)

為保證電子安全性，現(xiàn)已經(jīng)采用的技術(shù)有1、密鑰技術(shù)。用密鑰對(duì)電子文件進(jìn)行分層管理。2、電子簽名技術(shù)，是指數(shù)據(jù)電子文件中以電子形式所含、所附用于識(shí)別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。2、中國(guó)特色電子印章技術(shù)，基于印章來(lái)體現(xiàn)權(quán)威性和有效性保障電子公文的安全性、嚴(yán)肅性、權(quán)威性和有效性保障與傳統(tǒng)法律法規(guī)制度相兼容符合了中國(guó)人的辦公習(xí)慣，解決了心理安全問(wèn)題。4、網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)安全設(shè)計(jì)?；诰W(wǎng)絡(luò)的技術(shù)要求電子文件應(yīng)用環(huán)境中勢(shì)必存在內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)問(wèn)題。有的機(jī)器加裝了安全保密措施，過(guò)濾病毒感染，防止網(wǎng)絡(luò)黑客侵襲。還有的一些機(jī)器專網(wǎng)專用，內(nèi)網(wǎng)一臺(tái)機(jī)器，局域網(wǎng)和廣域網(wǎng)分別使用一臺(tái)機(jī)器，不用處理文件的數(shù)據(jù)庫(kù)的機(jī)器上網(wǎng)。

這些安全技術(shù)在一定程度上保證了電子文件的安全，但仍難保證文件受病毒感染或由于技術(shù)系統(tǒng)環(huán)境改變，無(wú)法讀取文件情況、人員無(wú)痕跡拷貝和帶走大量文件情況發(fā)生。而且目前在機(jī)關(guān)檔案管理中，由于人員和設(shè)施配備問(wèn)題，很多檔案管理上安全措施還難于實(shí)現(xiàn)。

五、電子文件的管理系統(tǒng)的投入。

電子文件管理成本比較高。除了像中石化等大型企業(yè)一次投巨資設(shè)計(jì)電子文件管理流程的系統(tǒng)外，一般機(jī)關(guān)單位是難于做這樣大的投入的。并且，電子技術(shù)的不斷更新，設(shè)備也得更新，要保存原來(lái)的電子文件，需要留存原設(shè)備或使用兼容設(shè)備重新備份資料。

六、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)有待解決。

電子文件管理尚未與國(guó)際接軌，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。有的檔案館已經(jīng)出現(xiàn)電子文件無(wú)法讀取的問(wèn)題因此，電子文件長(zhǎng)期可讀性的風(fēng)險(xiǎn)，需制定電子文件的遷移規(guī)劃，大部分機(jī)構(gòu)僅停留在定期檢查、保存軟硬件系統(tǒng)、轉(zhuǎn)換成通用格式等較為初級(jí)的措施上電子文件管理系統(tǒng)的發(fā)展呈現(xiàn)不統(tǒng)一、不平衡和不完善的狀態(tài)。

總之，電子文件如果取代傳統(tǒng)檔案需要解決幾個(gè)問(wèn)題：原始記錄、安全、設(shè)備材料更新的投資、電子文件標(biāo)準(zhǔn)、管理人員的培養(yǎng)。隨著物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、云技術(shù)的廣泛使用，信息技術(shù)發(fā)展越來(lái)越成熟，電子文件的這些問(wèn)題都會(huì)解決，智慧檔案的明天一定會(huì)到來(lái)。

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