水利檔案信息化管理探討

李洪衛(wèi)

摘 要： 現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，促進(jìn)了社會(huì)各專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域管理水平的提高。在水利檔案中加強(qiáng)信息化管理，可大幅度提高檔案管理水平，有利于檔案價(jià)值最大化。本文圍繞水利檔案信息化管理展開(kāi)分析，具體分析了信息化管理的積極作用和信息化管理效率提高思路。

關(guān)鍵詞： 水利檔案;信息化;管理

【中圖分類(lèi)號(hào)】G271 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.29.281

對(duì)于水利檔案管理而言，信息化管理可以大幅度提高檔案管理效率和質(zhì)量，進(jìn)而可以促進(jìn)檔案價(jià)值的最大化。如何有效提高水利檔案信息化管理效率，已經(jīng)成為水利檔案管理人員重點(diǎn)思考的問(wèn)題。鑒于此，本文通過(guò)分析水利檔案信息化管理的積極作用，進(jìn)一步探討水利檔案信息化管理效率提高思路具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

1 水利檔案信息化管理的積極作用分析

水利檔案信息化管理的積極作用，總結(jié)包括如下幾點(diǎn)，一是實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理。水利檔案信息化管理可實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，原因在于在檔案管理中，信息技術(shù)的有效應(yīng)用，可對(duì)水利檔案進(jìn)行電子化處理，并采取電子標(biāo)簽方式來(lái)保存，可在相關(guān)軟件系統(tǒng)的支持下，大幅度提高檔案查詢(xún)和傳輸效率，進(jìn)而有利于提高水利檔案的價(jià)值[1]。另外，在水利檔案管理中加強(qiáng)信息化建設(shè)，可大幅度提高檔案管理效率。二是大幅度提高水利檔案管理效率。水利檔案內(nèi)容具有繁雜、海量化等特征，決定了傳統(tǒng)管理手段不具備較高的管理效率。而在信息技術(shù)的應(yīng)用支持下，可以對(duì)水利檔案進(jìn)行分類(lèi)管理，且可以在軟件系統(tǒng)的支持下，進(jìn)行統(tǒng)一化管理。如檔案管理人員可利用計(jì)算機(jī)技術(shù)來(lái)分類(lèi)管理水利檔案，形成檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，后可以根據(jù)檔案用戶(hù)的需求，隨時(shí)提取相關(guān)的檔案，大幅度提高了檔案管理效率[2]。三是實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)化。水利檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，可以利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)搭建網(wǎng)絡(luò)，后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)來(lái)實(shí)時(shí)發(fā)布最新檔案要求，可以保證水利檔案緊跟時(shí)代發(fā)展步伐。

2 水利檔案信息化管理效率的提高思路分析

2.1 增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)

意識(shí)是行動(dòng)的前置性條件，若意識(shí)不到位，在具體行動(dòng)上會(huì)出現(xiàn)工作懈怠態(tài)度或者工作執(zhí)行不到位等問(wèn)題，從而制約了工作質(zhì)量和效率的提高。因此，為了保證水利檔案信息化管理可落實(shí)到位，應(yīng)重視相關(guān)人員檔案信息化管理意識(shí)的強(qiáng)化。首先，水利單位應(yīng)對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行宣傳，如定期開(kāi)展各類(lèi)水利檔案展覽活動(dòng)和講座，以此強(qiáng)化相關(guān)人員的水利檔案信息化管理意識(shí)[3]。其次，不斷完善各類(lèi)組織機(jī)構(gòu)，為水利檔案信息化管理提供組織和資金保障，以保障檔案信息化管理，且有利于調(diào)動(dòng)管理人員的積極性，從而有利于大幅度檔案信息化管理水平和效率。如在水利檔案信息收集過(guò)程中，水利單位可事前對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的信息化管理培訓(xùn)，借此培訓(xùn)活動(dòng)來(lái)有效提高檔案管理人員的水利檔案基礎(chǔ)資料的收集意識(shí)，重點(diǎn)培養(yǎng)檔案管理人員對(duì)文字、圖片、影像等信息的處理能力，以此保證水利檔案的完整性和準(zhǔn)確性，進(jìn)而為今后檔案的利用價(jià)值的最大化提供保障[4]。因此，在水利檔案信息化管理中，水利單位應(yīng)重視檔案管理人員信息化管理意識(shí)的強(qiáng)化，才能在提高水利檔案完整度和可靠性的同時(shí)，大幅度提高水利檔案信息化管理效率。

2.2 完善水利檔案信息化管理制度

制度是管理工作高質(zhì)高效落實(shí)到位的重要保障，也是規(guī)范和約束人們行為的重要舉措。因此，為了保證水利檔案信息化管理質(zhì)量和效率，應(yīng)在增強(qiáng)相關(guān)人員檔案信息化管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，重視檔案信息化管理制度的完善，以便更好地落實(shí)檔案信息化管理工作。首先，水利部門(mén)應(yīng)明確各個(gè)單位的職責(zé)，要求各個(gè)建設(shè)單位配合檔案管理部門(mén)做好水利檔案資料的收集工作，各個(gè)單位之間相互配合，群策群力做好水利檔案信息化管理工作，如在檔案信息化管理過(guò)程中，水利部門(mén)應(yīng)明確設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位、監(jiān)理單位的職責(zé)，并將職責(zé)進(jìn)行細(xì)化到具體的個(gè)人，要求各個(gè)單位提供完整地的水利檔案，以保證水利檔案的完整性和準(zhǔn)確度。其次，在水利工程建設(shè)過(guò)程中，工程技術(shù)人員和管理人員應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)檔案收集及整理要求，做好水利檔案的歸檔工作。與此同時(shí)，質(zhì)量部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行嚴(yán)格的審查，確保其質(zhì)量符合要求。尤其是水利檔案的真實(shí)性，應(yīng)重點(diǎn)檢查。最后，完善水利檔案信息化管理流程，嚴(yán)格按照現(xiàn)行標(biāo)準(zhǔn)及文件要求，做好水利檔案歸檔、移交和驗(yàn)收工作。最后，加強(qiáng)水利工程重點(diǎn)項(xiàng)目的檔案管理，嚴(yán)格按照檔案驗(yàn)收管理辦法來(lái)完成檔案資料收集與整理工作，并要求專(zhuān)人專(zhuān)職做好檔案資料驗(yàn)收工作，以更好地開(kāi)展水利檔案信息化管理。

2.3 配備完善的信息化管理設(shè)備

水利檔案信息化管理工作的落實(shí)，配備完善的信息化管理設(shè)備至關(guān)重要，如電子閱覽裝置、計(jì)算機(jī)設(shè)備等，這些設(shè)備都是水利檔案信息化管理的重要保障。在水利檔案信息化管理中，除了配備完善的信息化設(shè)備之外，還要建立信息化管理平臺(tái)，并保證管理系統(tǒng)具有完善的功能和優(yōu)越的運(yùn)行性能，尤其是水利檔案不斷增多的背景下，水利檔案管理部門(mén)的管理工作壓力與日俱增，必須配備優(yōu)越性能的信息化設(shè)備，才能保證水利檔案信息化管理效率的提高。如在新時(shí)期下水利檔案資料海量化，為了高效做好水利檔案資料的存檔工作，可采取硬盤(pán)或者光盤(pán)來(lái)保存，但是必須做好備份工作，確保檔案存儲(chǔ)的安全性。除此之外，為了大幅度提高水利檔案信息化管理效率，應(yīng)重視先進(jìn)檔案管理設(shè)備的購(gòu)進(jìn)，以降低檔案管理人員的工作壓力，并有效提高檔案管理效率和質(zhì)量。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，隨著時(shí)代的發(fā)展和信息技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，水利檔案管理應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐來(lái)更新管理理念和模式，才能大幅度提高水利檔案管理效率和質(zhì)量，為提高檔案利用價(jià)值提供保障。因此，水利檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)，并予以增強(qiáng)檔案信息化管理意識(shí)、完善水利檔案信息化管理制度、配備完善的信息化管理設(shè)備等有效措施來(lái)提高檔案信息化管理水平，以實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值的最大化。

參考文獻(xiàn)

[1] 郭文婷.水利工程檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和優(yōu)化措施[J].科學(xué)與財(cái)富，2020，（9）：66.

[2] 慕秀娟.新時(shí)期水利工程檔案信息化管理建設(shè)初探[J].卷宗，2019，9（31）：109.

[3] 何強(qiáng).水利檔案信息化管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].卷宗，2019，（22）：140.

[4] 孟祥志.水利工程檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀和優(yōu)化措施[J].百科論壇電子雜志，2019，（17）：694-695.