交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)研究

李艷軍

摘 要： 隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，也大力的推動(dòng)了我國(guó)信息化建設(shè)的發(fā)展，現(xiàn)代化的信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用在政府辦公、公共服務(wù)等工作中，當(dāng)然對(duì)交通運(yùn)輸行業(yè)也是不例外的，而且應(yīng)用效果還非常的明顯。就目前來說，我國(guó)正處于飛速發(fā)展的階段，而將信息化建設(shè)應(yīng)用在交通運(yùn)輸檔案管理中，不但能有效的提高檔案管理工作的效率，還能推動(dòng)我國(guó)交通運(yùn)輸行業(yè)的發(fā)展。而本文就針對(duì)交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行了分析和研究。

關(guān)鍵詞： 交通運(yùn)輸;檔案管理;信息化建設(shè)研究

【中圖分類號(hào)】TM34 ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A ? ? 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.29.280

在信息技術(shù)的發(fā)展下，使我國(guó)很多行業(yè)都已經(jīng)應(yīng)用了信息技術(shù)，當(dāng)然也包括交通運(yùn)輸行業(yè)。在交通運(yùn)輸行業(yè)中，檔案管理工作是非常重要的，而且也屬于比較關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，甚至直接影響著交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展。傳統(tǒng)的交通運(yùn)輸檔案管理采用的都是紙質(zhì)版，不但錯(cuò)誤很多，而且工作效率還很低。但是通過信息技術(shù)的應(yīng)用，不但能提高工作效率和管理質(zhì)量，甚至還很好的保護(hù)了檔案的材料，所以，我們必須要將交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)重視起來。

1 交通運(yùn)輸檔案管理信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

1.1 有效的改變了傳統(tǒng)的檔案管理方式

對(duì)于交通運(yùn)輸業(yè)來說，它的檔案管理內(nèi)容主要是指行業(yè)內(nèi)的資料，同時(shí)還包括人力和物力等信息的留存，別看這些信息小，但是卻非常復(fù)雜，而且還在交通運(yùn)輸行業(yè)中起著非常重要的作用，所以我們必須要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理。在傳統(tǒng)的檔案信息管理中，都是通過動(dòng)手操作來將檔案信息進(jìn)行保存，在這種情況下，雖然能及時(shí)有效的將信息進(jìn)行保存，但是時(shí)間一長(zhǎng)，就會(huì)出現(xiàn)丟失數(shù)據(jù)的情況，這種問題的出現(xiàn)會(huì)直接影響到交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展。但是通過信息化建設(shè)，不但可以將信息數(shù)據(jù)進(jìn)行很好的保存，還能更好的推動(dòng)交通運(yùn)輸業(yè)的發(fā)展，更重要的是，還能跟上時(shí)代發(fā)展的腳步前進(jìn)[1]。

1.2 能夠滿足時(shí)代發(fā)展的需求

在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中，通常會(huì)因?yàn)橐恍┘傧氲腻e(cuò)誤，給管理工作的帶來一定的問題。但是通過信息化的建設(shè)，能在一定程度上減少假想錯(cuò)誤的出現(xiàn)，而且還可以將信息進(jìn)行階段性永久保存，更好的推動(dòng)了檔案信息管理工作的變革，提高了管理工作的效率。而且信息化建設(shè)還能很好的滿足時(shí)代發(fā)展的需要，畢竟在新時(shí)期下，我國(guó)已經(jīng)步入了信息化時(shí)代，而通過檔案管理工作的信息化建設(shè)，也能給檔案管理做出一些貢獻(xiàn)。

1.3 能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的專業(yè)化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)補(bǔ)寫、補(bǔ)填等錯(cuò)誤工作，極其的不專業(yè)。而在保存上雖然也會(huì)分類，但是會(huì)在被借閱以后，出現(xiàn)歸檔難的問題，這給檔案的管理工作帶來了很多的難題。甚至有的檔案信息被人員借走以后，出現(xiàn)不歸還的情況，使檔案管理的信息數(shù)據(jù)丟失，這不但影響到檔案管理工作，還讓檔案失去了完整性。但是通過信息化技術(shù)的建設(shè)，不但不會(huì)丟失檔案信息，還會(huì)更好的對(duì)其進(jìn)行分類整理，更重要的是可以對(duì)檔案信息進(jìn)行備份，大大的提高了工作效率，降低信息的缺失情況[2]。

2 交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)

2.1 提高信息化管理的意識(shí)

在新時(shí)期下，檔案管理的信息化已經(jīng)是非常普遍的一種現(xiàn)象，雖然信息化管理已經(jīng)被重視起來，但是管理意識(shí)還停滯不前，也就是說，檔案管理的信息化建設(shè)還處于起步階段，缺乏明確的管理制度，所以會(huì)影響到檔案管理的信息化建設(shè)。因此在這種情況下，我們需要根據(jù)當(dāng)前市場(chǎng)的具體情況，建設(shè)相對(duì)比較完善的檔案信息資源管理體系，同時(shí)要將檔案管理的目標(biāo)進(jìn)行明確，對(duì)信息化建設(shè)過程中遇到的問題進(jìn)行有效的解決和協(xié)調(diào)，嚴(yán)格落實(shí)工作人員的職責(zé)，將監(jiān)督管理工作做好，最后還要將交通運(yùn)輸檔案管理的信息化建設(shè)融入到日常的工作中，這樣才能真正提高信息化檔案管理工作的意識(shí)，也才能讓檔案管理更加的科學(xué)和規(guī)范。

2.2 要對(duì)電子文件的管理進(jìn)行完善

在交通運(yùn)輸檔案管理工作中，電子文件出現(xiàn)受損的情況也是比較多的，而且還缺乏穩(wěn)定性，而在目前已經(jīng)有很多的重要文件被傳輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)中，所以在這種情況下，僅依賴單個(gè)的交通運(yùn)輸部門來完成數(shù)據(jù)的傳輸，是非常困難的，必須要多個(gè)部門來合作完成。例如，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)部門和檔案管理部門想要進(jìn)行文件傳輸?shù)臅r(shí)候，就可以建立專業(yè)的信息傳輸系統(tǒng)來完成文件的傳輸，這樣的話不但能將信息進(jìn)行高效的傳輸，還能保證文件的穩(wěn)定性，更重要的是各部門還都發(fā)揮了自己的優(yōu)勢(shì)[3]。

2.3 要實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化

在交通運(yùn)輸行業(yè)中，檔案管理工作的信息化建設(shè)必須要具有規(guī)范性，畢竟檔案信息影響著交通運(yùn)輸行業(yè)的社會(huì)地位，而且還和很多部門之間有密切的聯(lián)系，所以交通運(yùn)輸業(yè)的規(guī)范化管理是勢(shì)在必行的。但是在目前的檔案管理中還有很多不規(guī)范的地方，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，在將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化檔案管理中，丟失了很多檔案信息，使檔案信息的信息構(gòu)建不夠健全，這給檔案管理工作帶來了很多問題;第二，檔案管理工作人員素質(zhì)水平不高，對(duì)于檔案管理工作來說，它是需要專業(yè)的管理人員進(jìn)行管理的，非專業(yè)的人員在操作的時(shí)候往往會(huì)有很多不規(guī)范之處，這是目前存在的最大問題，也是最關(guān)鍵的問題。在檔案管理工作中，很多人都存在錯(cuò)誤的想法，他們認(rèn)為任何人都可以勝任檔案管理這份工作，這是不對(duì)的，也正是因?yàn)檫@種錯(cuò)誤的想法和觀念，才影響到了檔案管理的信息化建設(shè);最后，檔案信息管理需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，這樣才能在管理好檔案的同時(shí)，給檔案信息的使用者提供更好的幫助。因此，我們必須要采用多種方法來實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，以此來更好的推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)更好的發(fā)展[4]。

結(jié)束語：總而言之，隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用和發(fā)展，給我國(guó)的各行各業(yè)也都帶來了很大的發(fā)展空間，所以我們需要在交通運(yùn)輸這個(gè)特殊的行業(yè)里將信息化技術(shù)應(yīng)用起來，尤其是檔案管理的信息化建設(shè)，要通過檔案管理的信息化建設(shè)改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中的問題，建立起規(guī)范、科學(xué)并且專業(yè)的管理模式和體系，以此來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并推動(dòng)交通運(yùn)輸行業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1] 李思佳.交通運(yùn)輸部門檔案管理中的信息化建設(shè)探討[J].卷宗， 2019， 9（12）：133-133.

[2] 王賀名.探討加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案管理信息化建設(shè)的主要路徑[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2019，（9）：52-52.

[3] 楊吉平.信息化建設(shè)在地質(zhì)部門人事檔案管理中的應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)， 2019，（8）：167-167.

[4] 程盼.探究新形勢(shì)下人事檔案管理信息化建設(shè)[J].現(xiàn)代國(guó)企研究， 2018， 148（22）：172-172.