基層單位環(huán)境保護(hù)檔案管理工作要點(diǎn)探討

駱欣

摘 要 環(huán)境保護(hù)檔案是由環(huán)境組織和個(gè)人在環(huán)境管理、環(huán)境監(jiān)測(cè)、環(huán)境研究、倡導(dǎo)和教育的各個(gè)機(jī)構(gòu)直接生成的文本、圖形，音頻和視頻等，對(duì)國家和社會(huì)都有價(jià)值的各種格式的歷史記錄?；鶎迎h(huán)境實(shí)踐創(chuàng)建的環(huán)境檔案是非常重要的歷史信息，是環(huán)境保護(hù)活動(dòng)的可靠記錄，是促進(jìn)環(huán)境保護(hù)活動(dòng)全面快速發(fā)展的重要媒介。因此，在環(huán)境檔案管理的實(shí)踐中，基層單位要確定工作重點(diǎn)，整合環(huán)境檔案管理的整體效果。

關(guān)鍵詞 公共機(jī)構(gòu);環(huán)境保護(hù);檔案管理

引言

環(huán)境檔案是由環(huán)境組織和個(gè)人在環(huán)境管理，環(huán)境監(jiān)測(cè)，環(huán)境研究，倡導(dǎo)和教育的各個(gè)機(jī)構(gòu)直接生成的文本，圖形，音頻和視頻等，對(duì)國家和社會(huì)都有價(jià)值的各種格式的歷史記錄。環(huán)保檔案是環(huán)境工作的可靠記錄，環(huán)境工程和資源的備份格式，共享環(huán)境信息的工具以及環(huán)境管理和建設(shè)的科學(xué)依據(jù)。環(huán)境檔案的工作是保護(hù)環(huán)境工作的重要組成部分。改善檔案管理系統(tǒng)并確保檔案的完整性，準(zhǔn)確性，一致性，安全和有效的使用對(duì)環(huán)保的工作起著非常重要的作用。

1建立管理制度，保障檔案收集工作順利開展

基層生態(tài)與環(huán)境部門必須根據(jù)部門的具體情況，制定一套完整的規(guī)則和系統(tǒng)，以收集，轉(zhuǎn)移，管理和使用檔案?？s小存檔量，并根據(jù)存檔系統(tǒng)的要求收集和整理部門文檔和資料，并弄清詳細(xì)且可操作的規(guī)則和規(guī)定，例如單位《單位收文、發(fā)文制度》《單位檔案管理制度》和《機(jī)關(guān)檔案室管理制度》，并確保文件管理部門有要遵循的規(guī)則。使用該系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化檔案收集，并增強(qiáng)部門內(nèi)不同部門（科）的檔案收集和分類。根據(jù)該部門的工作的特點(diǎn)，我們將為歸檔業(yè)務(wù)制定標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)歸檔標(biāo)準(zhǔn)化并實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化管理。所有內(nèi)部部門必須進(jìn)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)化，以這種方式來整理和收集檔案和文件，并不斷提高收集檔案工作的質(zhì)量。

2保管和統(tǒng)計(jì)階段的管理要點(diǎn)

環(huán)境保護(hù)檔案具有非常重要的信息價(jià)值。同時(shí)，基層的單位可以生成有關(guān)環(huán)保工作的大量信息和數(shù)據(jù)，這些是環(huán)境保護(hù)檔案的初始形式。在環(huán)境檔案管理的實(shí)踐中，基層組織必須著重于在檔案保留階段優(yōu)化管理質(zhì)量和優(yōu)化檔案統(tǒng)計(jì)性能。另一方面，在環(huán)境保護(hù)檔案的保存階段，基層單位要結(jié)合檔案的數(shù)量和分類，科學(xué)改進(jìn)硬件，創(chuàng)造良好的環(huán)境檔案存儲(chǔ)環(huán)境?；鶎庸ぷ鞯膯挝恍枰?jiǎng)?chuàng)建單獨(dú)的檔案管理室和專用于環(huán)境保護(hù)資料的檔案架，在管理好紙質(zhì)和音像檔案的同時(shí)，還需要對(duì)計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)進(jìn)行配置，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案的科學(xué)化管理。同時(shí)，為了避免紙質(zhì)檔案中出現(xiàn)霉菌和水分，單位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要，科學(xué)地設(shè)置防潮室。例如，增加通風(fēng)設(shè)備，和防火和防潮的設(shè)計(jì)等。另一方面，在環(huán)境保護(hù)檔案的統(tǒng)計(jì)階段，檔案單位需要建立科學(xué)的檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，創(chuàng)建檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)告，記錄增加，減少，銷毀的詳細(xì)情況[1]。

3歸檔階段的管理

需要注意在歸檔階段，檔案中的文件和材料必須是原始的。例如，存檔的副本，其中必須具有適當(dāng)?shù)恼f明。歸檔的文件和材料必須正確書寫，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，圖樣、簽名和蓋章、日期必須完整，具有書面的文件來裝訂的材料必須符合文檔的保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)，存檔電子文檔中的數(shù)據(jù)必須與相應(yīng)紙質(zhì)文檔中的數(shù)據(jù)相對(duì)應(yīng)。存檔照片和音像需要適當(dāng)?shù)奈淖置枋?。在每個(gè)業(yè)務(wù)部門執(zhí)行特定任務(wù)時(shí)，負(fù)責(zé)該部門的人員或負(fù)責(zé)項(xiàng)目的人必須任命專職人員。根據(jù)國家環(huán)境保護(hù)總局、檔案局（88）環(huán)辦字第415號(hào)，保管期限及密級(jí)劃分表，系統(tǒng)地組織和管理生成的文檔。

在歸檔的過程中，請(qǐng)注意以下方面：①已完成文件數(shù)量和每個(gè)文件中的頁數(shù)。將每個(gè)文檔的原件和附件，印刷副本和最終版本，請(qǐng)示和回復(fù)以及同一文檔以多種文字形成的一起保存，而不是分開保存，需要將文檔和電子的合并為一個(gè)文件。②文件和材料根據(jù)不同情況，來進(jìn)行排序，先批復(fù)的材料，后請(qǐng)示的材料;正件在前面，附件在后面;首先是文字材料，后面是圖表。③卷內(nèi)材料的順序和頁碼分別按順序?qū)懺陧撁娴挠疑辖?，兩?cè)的文本和左上角。圖表和視聽資料也必須編號(hào)在設(shè)備或視聽資料上。④文件應(yīng)按順序輸入到案件目錄中。不允許對(duì)案例名稱或材料進(jìn)行任何修改或簡化，文檔集的完整文檔目錄必須放在卷的開頭，相關(guān)文件的文字和材料的說明應(yīng)一一填寫，還可以寫上文件的創(chuàng)建者和檢查者的名稱和時(shí)間以表明責(zé)任，備考表格必須在末尾。⑤案例封面應(yīng)逐點(diǎn)清楚填寫，案例標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，并應(yīng)準(zhǔn)確反映案例文檔的內(nèi)容。所使用的縮寫應(yīng)通用且易于理解，用毛筆或鋼筆書寫，且字跡整齊。⑥存檔的環(huán)保文件必須是書寫材料優(yōu)良，并且不能用復(fù)寫紙，圓珠筆，鉛筆，紅色墨水書寫，應(yīng)從卷筒中的文件中取出金屬物，并應(yīng)對(duì)損壞的文件通過裱糊技術(shù)要求進(jìn)行托裱組裝，要保留原始文件的副本。⑦檔案部門（辦公室）仔細(xì)檢查檔案和環(huán)境保護(hù)材料，并將不符合歸檔要求的殘破不完整的文件退回其原來的部門，并在合格后再將其進(jìn)行接收[2]。

4注重工作重點(diǎn)，提高檔案材料收集工作質(zhì)量

基層環(huán)境部門的日常工作繁重，工作量大，并且產(chǎn)生大量的文字材料，而且應(yīng)該避免出現(xiàn)，必須收集文檔并存檔所有文檔的現(xiàn)象這種情況。應(yīng)收集所有反映環(huán)境部門工作的紙質(zhì)文件和其他的載體作為關(guān)鍵內(nèi)容，例如環(huán)境管理，環(huán)境監(jiān)測(cè)，污染和預(yù)防，自然保護(hù)，環(huán)境工程，基礎(chǔ)設(shè)施，設(shè)備儀器等等，收集和整理這方面的材料，不要遺漏。與生態(tài)環(huán)境的創(chuàng)建無關(guān)或與單位人員工作無關(guān)的文件和材料將不被收集。有些文件帶有紅頭文字和文件編號(hào)，但它們的內(nèi)容與生態(tài)環(huán)境工作或單位的人員工作無關(guān)，相關(guān)文檔不應(yīng)包含在收集的范圍內(nèi)。具體工作應(yīng)根據(jù)部門和內(nèi)部組織的計(jì)劃確定的活動(dòng)范圍，詳細(xì)確定檔案收藏的范圍，這樣可以確保所收集的材料內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，并確保歸檔收集的質(zhì)量的不斷提高[3]。

5結(jié)束語

科學(xué)且更簡化管理環(huán)境保護(hù)檔案是一項(xiàng)技術(shù)工作，科學(xué)而完整的標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理可以更好地服務(wù)保護(hù)環(huán)境的工作，管理環(huán)境保護(hù)檔案不再僅限于環(huán)境管理部門，所有參與環(huán)境保護(hù)的基層單位同樣需要重視這項(xiàng)工作，從而使管理任務(wù)有更高的效率，在管理相關(guān)環(huán)境記錄方面也必須發(fā)揮良好作用，基層的單位在保護(hù)環(huán)境的檔案管理方面的工作應(yīng)該不斷進(jìn)行提高和完善。

參考文獻(xiàn)

[1] 趙香宇.環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案管理工作問題及相關(guān)建議[J].黑龍江水產(chǎn)，2019（3）：11-13.

[2] 趙香宇.試論環(huán)境監(jiān)測(cè)檔案的保密管理工作[J].黑龍江水產(chǎn)，2019 （2）：16-18.

[3] 張姝倩.事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路探究[J].黑河學(xué)刊，2019（2）： 175-176.