公文信息檔案保密的重要性分析

趙晨

【摘要】公文信息檔案的保密工作在公文管理的過(guò)程中具有十分重要的作用，在信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代背景下，公文信息的保密顯得尤為重要，尤其對(duì)于涉及國(guó)家信息、經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)或者人員檔案等文件，更需要加強(qiáng)保密。本文分析了公文信息檔案保密的決定性因素，并提出了公文保密的相關(guān)措施，以便強(qiáng)化公文信息檔案保密工作的效率。

【關(guān)鍵詞】公文信息;檔案;重要性;保密;措施

隨著科技以及經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和提升，公文檔案工作正圍繞著社會(huì)主義政治建設(shè)、經(jīng)濟(jì)建設(shè)以及文化建設(shè)等各個(gè)方面的內(nèi)容開(kāi)展，因此，這對(duì)公文檔案的安全性提出了更高的要求，在提升檔案資源利用效率的基礎(chǔ)上，必須要保證公文信息的安全，防止信息泄露。所以公文檔案管理人員一定要嚴(yán)格遵守管理的規(guī)定和要求，明確公文檔案保密的重要性。

一、公文信息檔案保密的決定性因素

公文信息保密的決定因素，包括如下幾點(diǎn)：首先，在于其所承載內(nèi)容的秘密性決定，通常公文信息會(huì)直接服務(wù)于政府以及黨委，涵蓋的內(nèi)容也包括社會(huì)生活的各個(gè)層面，而公文信息承載在包括電子文檔在內(nèi)的很多載體上，這就需要對(duì)其采取針對(duì)性的保密措施，將保密工作貫穿于公文的擬制、收發(fā)、加工、處理以及傳遞的各個(gè)環(huán)節(jié)中。其次，公文信息的保密還與專一性與參謀性相關(guān)，專一性主要指的是公文信息所服務(wù)的對(duì)象，只能在特定的范圍內(nèi)流通，而參謀性主要指的是黨政相關(guān)的決策或者參考意見(jiàn)、資料等，這些資料都不適宜在大范圍內(nèi)公開(kāi)，需要公文管理人員做好保密工作。此外，保密的決定因素，還與公文所產(chǎn)生的效力有關(guān)，很多公文會(huì)涉及黨政核心事務(wù)，有些公文為這些核心事物提供依據(jù)，會(huì)影響核心事物的開(kāi)展。比如：黨籍管理工作中的公文信息會(huì)直接涉及黨員的個(gè)人成長(zhǎng)、個(gè)人隱私、工作調(diào)動(dòng)以及各個(gè)領(lǐng)域中，因此必須要公文信息檔案管理人員做好保密工作，防止信息泄露。因此，這就需要公文管理人員對(duì)保密工作加以重視，將保密要求貫穿于公文信息管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，提升公文信息管理的效率，避免給他人、社會(huì)以及國(guó)家造成危害。

隨著辦公自動(dòng)化的不斷推進(jìn)，公文的信息傳遞以及收發(fā)等越來(lái)越依賴于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，在公文信息檔案管理的過(guò)程中，要確保公文信息的安全性，首先應(yīng)該從公文的制作入手，對(duì)于電子公文而言，制作時(shí)應(yīng)該對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行物理隔離，最好不要用無(wú)線網(wǎng)絡(luò)功能，同時(shí)，涉密公文信息的制作中，草稿、意見(jiàn)稿、修改稿、討論稿以及廢頁(yè)等，都要按照正規(guī)的程序進(jìn)行保密和管理，同時(shí)還要清晰標(biāo)注密級(jí)。不需要進(jìn)行特殊保存的，應(yīng)該按照正常的程序及時(shí)進(jìn)行銷毀。此外，涉密公文還需要標(biāo)明制作的數(shù)量，發(fā)放的范圍以及存檔要求，在制作時(shí)也應(yīng)該在單位內(nèi)部，或者在保密工作部門，不能委托第三方。

二、新形勢(shì)下公文信息檔案保密的措施

（一）增強(qiáng)公文信息檔案管理人員的綜合素質(zhì)。公文信息管理人員具有特殊的身份和地位，對(duì)很多信息能夠最先知曉，并且知道的信息量也比較大，信息檔案保密工作的效率直接跟管理人員的綜合素質(zhì)具有密切的關(guān)系。首先，要提升檔案管理人員的政治素養(yǎng)，這也是做好保密工作的首要前提，公文信息管理工作的政治性十分強(qiáng)，需要管理人員具備堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，將國(guó)家和人民的利益放在首位，以大局為重，保守國(guó)家和黨的秘密。其次，檔案管理人員要具備高度的思想認(rèn)知，過(guò)硬的思想作風(fēng)，具備高尚的責(zé)任意識(shí)和保密意識(shí)，不管在任何場(chǎng)合，都應(yīng)該確保萬(wàn)無(wú)一失，對(duì)自己要有嚴(yán)格的要求。因此這就需要檔案管理機(jī)關(guān)對(duì)公文管理者定期進(jìn)行相關(guān)的培訓(xùn)和教育活動(dòng)，密切關(guān)注公文管理者的思想動(dòng)態(tài)，及時(shí)糾正錯(cuò)誤的思想認(rèn)知和意識(shí)，能夠確保其勝任公文檔案管理任務(wù)。同時(shí)公文檔案管理者也應(yīng)該明確保密工作的重要性，將保密工作滲透到檔案管理的各個(gè)層面。公文檔案管理者還應(yīng)該嚴(yán)格地約束自己的行為，特別是對(duì)自己不需要知道的信息或者涉密事項(xiàng)，要嚴(yán)格保密，不傳播，同時(shí)還要確保公文的借閱安全，如果在管理的過(guò)程中，跨越制度的約束，沒(méi)有嚴(yán)格按照相關(guān)的程序進(jìn)行借閱，一定要對(duì)其嚴(yán)肅處理，養(yǎng)成高度的警惕意識(shí)，避免公文信息遭到泄露。比如：公文的草擬人員最早會(huì)接觸到涉密信息，在公文還沒(méi)有公開(kāi)之前，必須要嚴(yán)格保密。如：在一些黨務(wù)通知草擬之前，必須要對(duì)時(shí)間、地點(diǎn)、事件以及涉及的人物嚴(yán)格保密，一旦涉密公文信息泄露，將會(huì)造成嚴(yán)重的影響。

（二）加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化公文保密工作的重視。公文在儲(chǔ)存、傳輸以及處理的過(guò)程中，一定要保證公文不被破壞、修改或者丟失，確保公文內(nèi)容的完整性，同時(shí)對(duì)于電子化辦公來(lái)講，其還涉及網(wǎng)絡(luò)的安全性，公文信息檔案的保管必須要嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)定，不能泄露給沒(méi)有經(jīng)過(guò)授權(quán)的個(gè)人或者實(shí)體。雖然信息技術(shù)加快了公文的流轉(zhuǎn)速度，增強(qiáng)了辦事的效率，但是在公文檔案保密工作中，仍然面臨著極大的難題，因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)是一個(gè)比較虛擬的空間，極有可能遭到不法侵害，或者惡意破壞辦公軟件。在新時(shí)期下，公文數(shù)字化已經(jīng)成為公文檔案管理的趨勢(shì)和內(nèi)容，很多單位將信息化與數(shù)字化應(yīng)用到公文管理的過(guò)程中，數(shù)字化能夠防止公文信息的丟失或者破損，為公文管理提供了便利;但是由于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的虛擬性、隱秘性等特征，使得數(shù)字化公文管理存在極大的問(wèn)題，這就需要檔案管理人員加強(qiáng)和數(shù)字化軟件開(kāi)發(fā)人員之間的互動(dòng)和交流，及時(shí)修復(fù)并更新數(shù)字化管理軟件，采用相應(yīng)的殺毒系統(tǒng)、密匙、身份驗(yàn)證或者管理人員權(quán)限等方案，加強(qiáng)數(shù)字化信息管理的保密性和安全性，防止數(shù)據(jù)的丟失，或者無(wú)關(guān)人員的侵入。此外，還可以設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)不明身份人員訪問(wèn)或者侵入，立即發(fā)出警示并攔截。數(shù)字化信息檔案管理需要對(duì)保密工作高度重視，為公文管理提供便利性的同時(shí)，也要做好保密工作。比如：對(duì)于涉密公文的保存和管理方面，需要使用專門的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)服務(wù)器、路由器以及工作站等都應(yīng)該進(jìn)行保護(hù)，同時(shí)在IE地址上應(yīng)該輸入特定的地址。此外，電子公文檔案在管理的過(guò)程中，還必須要防止電磁泄露的危害，電磁泄漏主要是指電源線傳導(dǎo)中的信息泄露，和電磁信號(hào)泄露這兩個(gè)方面，這就需要借助屏蔽機(jī)柜或者信號(hào)干擾器避免信息泄露。

（三）健全保密工作管理制度。制度是保證方案有效落實(shí)的基礎(chǔ)，由于公文信息存在極大的特殊性，就需要檔案管理部門建立長(zhǎng)期、持久、安全的監(jiān)管制度，通過(guò)設(shè)置高效的防范機(jī)制，增強(qiáng)公文信息在管理過(guò)程中的抗風(fēng)險(xiǎn)能力。公文保密工作的管理制度，需要從公文的草擬、收發(fā)、審核、處理一直到銷毀等各個(gè)環(huán)節(jié)中進(jìn)行規(guī)定。在公文收取時(shí)，必須要全面檢查密封的標(biāo)志、單位等相關(guān)的信息，確認(rèn)無(wú)誤之后簽收;及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行登記，公文的名稱、編號(hào)、密級(jí)、收文日期以及傳閱范圍等，都應(yīng)該詳細(xì)記錄下來(lái)。在公發(fā)送時(shí)，必須要嚴(yán)格按照審核、簽發(fā)的流程，做好相應(yīng)的清點(diǎn)工作。首先，需要設(shè)置專門的負(fù)責(zé)人員，對(duì)公文信息的保密工作實(shí)施對(duì)口的監(jiān)管，并將其融匯到公文管理的始終。其次，需要構(gòu)建保密工作的具體流程，對(duì)公文的保存和使用進(jìn)行嚴(yán)格的規(guī)范，將草稿，正文，傳遞以及銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)化，強(qiáng)化對(duì)公文信息的跟蹤和定位，借助重點(diǎn)分管的方式增強(qiáng)安全性。此外，還應(yīng)該結(jié)合新形勢(shì)下公文信息檔案管理的特征，及時(shí)修正保密標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)對(duì)公文信息的動(dòng)態(tài)監(jiān)管，確保黨政信息的安全性，每個(gè)公文信息管理人員都應(yīng)該嚴(yán)格的按照公文檔案保密工作相關(guān)的法律法規(guī)，規(guī)范自身的行為，始終將保密工作貫穿到公文管理的各個(gè)領(lǐng)域中。公文的傳閱是傳遞公文精神的重要環(huán)節(jié)，但是也應(yīng)該嚴(yán)格的依據(jù)批示，規(guī)范傳閱的流程，并清晰地填寫《涉密公文傳閱一覽表》，同時(shí)也應(yīng)該要求傳閱人員對(duì)公文的內(nèi)容進(jìn)行保密，并且也應(yīng)該采取直傳的方式。如果要復(fù)印涉密公文，需要嚴(yán)格的遵守《保密法》的規(guī)定，必須要得到批準(zhǔn)，并對(duì)復(fù)印的數(shù)量和機(jī)關(guān)進(jìn)行登記。公文信息檔案的保密工作對(duì)于行政機(jī)關(guān)來(lái)講十分關(guān)鍵，因?yàn)楣男畔⒅猩婕傲撕芏嘀匾氖马?xiàng)，這些事項(xiàng)往往會(huì)關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，同時(shí)也會(huì)涉及到個(gè)人隱私等各個(gè)方面的內(nèi)容，因此這就需要嚴(yán)格的制度加以保證，規(guī)范公文信息檔案管理的各項(xiàng)流程。

三、結(jié)語(yǔ)

公文信息檔案管理的保密工作具有十分重要的價(jià)值和作用，檔案管理部門應(yīng)該加強(qiáng)重視。首先，需要明確認(rèn)識(shí)到公文信息保密工作的決定性因素，同時(shí)緊密結(jié)合新形勢(shì)，公文信息管理的特征和內(nèi)容，將保密工作貫穿于公文信息管理的始終。其次，要加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)，從政治意識(shí)和思想認(rèn)知出發(fā)，確保保密工作有效落實(shí)。此外，還應(yīng)該設(shè)置完善的保密制度，嚴(yán)格要求公文信息管理人員，規(guī)范相關(guān)的工作流程，提升公文信息管理的效率。

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