以精益A3報(bào)告促進(jìn)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)

陳蘭 張翔燕 彭旭

摘 要：本文從A3報(bào)告和學(xué)習(xí)型組織的定義和特征入手，對A3報(bào)告背后的基本理念做了分析，并論證了應(yīng)用A3報(bào)告是促進(jìn)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的一種有效方法，進(jìn)一步對企業(yè)應(yīng)用A3報(bào)告的方式和路徑進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：A3報(bào)告;學(xué)習(xí)型組織

前言

建立學(xué)習(xí)型組織是時(shí)代發(fā)展的趨勢，也是企業(yè)適應(yīng)快速變化的內(nèi)外部環(huán)境的需要，A3報(bào)告無疑是促進(jìn)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的一種有效方法。以PDCA循環(huán)為核心的A3報(bào)告（A3思維），采用系統(tǒng)性的流程和方法，通過報(bào)告負(fù)責(zé)人和導(dǎo)師的交流互動(dòng)、輔導(dǎo)與培訓(xùn)，在解決問題的實(shí)踐中培養(yǎng)員工個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的能力，形成持續(xù)性的組織學(xué)習(xí)力。

1. A3報(bào)告與學(xué)習(xí)型組織概述

1.1 A3報(bào)告

作為精益企業(yè)的標(biāo)桿，豐田公司開創(chuàng)、發(fā)展出了大量有效的管理實(shí)踐和方法，A3報(bào)告便是其中的一種，它因使用國際標(biāo)準(zhǔn)尺寸A3（297x420，mm）紙張而得名。在豐田公司，A3報(bào)告已經(jīng)成為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)方法，它把問題背景、現(xiàn)狀描述、原因分析、改善對策、實(shí)施計(jì)劃和效果確認(rèn)等集中在一張紙上，用來解決問題、進(jìn)行項(xiàng)目狀態(tài)報(bào)告、提出建議以及繪制價(jià)值流圖等，一個(gè)典型的問題解決型A3報(bào)告內(nèi)容如下圖。

如上圖所示，A3報(bào)告的核心邏輯是PDCA循環(huán)（計(jì)劃、執(zhí)行、檢查、處理），所以說A3報(bào)告并不僅僅是一種精益工具，更為重要的是它背后的方法論、流程和思維，它將PDCA的方法論、流程和思維通過A3報(bào)告呈現(xiàn)出來?？偨Y(jié)來講，A3報(bào)告（A3思維）有以下7個(gè)要素：

1.1.1. 邏輯性的思維流程

豐田要求它的員工在決策和解決問題的過程中能夠理性地思考和行動(dòng)， PDCA的理念根植于A3報(bào)告的制作過程，把執(zhí)行中的嚴(yán)謹(jǐn)性和調(diào)查中的科學(xué)性結(jié)合起來。

1.1.2. 客觀性

A3報(bào)告要求對問題現(xiàn)狀的描述以及對根本原因的調(diào)查分析要基于相關(guān)的事實(shí)和數(shù)據(jù)等細(xì)節(jié)，用客觀的而不是主管或情緒化的方式。同樣，對于問題解決的措施和效果驗(yàn)證，同樣基于客觀事實(shí)和數(shù)據(jù)，并服務(wù)于組織的整體目標(biāo)和利益。

1.1.3. 結(jié)果和流程

盡管豐田是一個(gè)以結(jié)果為導(dǎo)向的組織，豐田認(rèn)為結(jié)果和流程都非常重要，在評價(jià)結(jié)果的時(shí)候同樣要評估達(dá)成結(jié)果的流程，即便目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了，流程不好也是不可接受的。所以對A3報(bào)告而言，其過程可以被提煉并被重復(fù)應(yīng)用來保證可以在將來取得好的成果。

1.1.4. 綜合、提煉和形象化

一頁紙的A3報(bào)告需要直擊問題關(guān)鍵，讓他人能夠快速獲取其中的重點(diǎn)信息，所以A3報(bào)告要對大量的細(xì)節(jié)信息做綜合提煉，鼓勵(lì)用圖表等形象化方式來呈現(xiàn)事實(shí)、原因、對策和效果等信息。

1.1.5. 協(xié)同

協(xié)同的目的在于A3報(bào)告的負(fù)責(zé)人通過在組織中與平級(jí)、上下級(jí)之間的充分溝通，在對事實(shí)的認(rèn)知、原因分析以及對策和計(jì)劃制定實(shí)施上達(dá)成共識(shí)，實(shí)現(xiàn)組織的全局利益。

1.1.6. 內(nèi)部的相關(guān)性和外部的一致性

A3報(bào)告的各個(gè)模塊建立了一個(gè)邏輯流，將要解決的問題與組織要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)關(guān)聯(lián)起來，將對策和措施與根本原因?qū)?yīng)起來。

1.1.7. 系統(tǒng)視角

保持系統(tǒng)性的視角在豐田至關(guān)重要，這就要求A3報(bào)告從全局出發(fā)，充分理解組織目標(biāo)、需求和優(yōu)先事項(xiàng)，保證所做的事情能為整個(gè)組織的目標(biāo)實(shí)現(xiàn)做出貢獻(xiàn)。

1.2.學(xué)習(xí)型組織

彼得·圣吉指出，所謂學(xué)習(xí)型組織，是以全體成員共同學(xué)習(xí)、發(fā)展組織創(chuàng)新能力為目標(biāo)，在共同愿景下持續(xù)進(jìn)行工作團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)的組織。

在當(dāng)今環(huán)境快速變化的VUCA時(shí)代，將組織打造成一個(gè)學(xué)習(xí)型組織至關(guān)重要，它能夠通過大量的個(gè)人尤其是團(tuán)隊(duì)的持續(xù)學(xué)習(xí)，讓組織具備能夠認(rèn)識(shí)環(huán)境、對環(huán)境變化快速做出反應(yīng)并影響環(huán)境的能力，更好地發(fā)揮每一名員工的潛能和創(chuàng)造性，達(dá)成更好的個(gè)人績效和組織績效。

2. A3報(bào)告對學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的促進(jìn)作用

從上述內(nèi)容可以看出，A3報(bào)告的要素與學(xué)習(xí)型組織的特點(diǎn)之間有諸多共同之處。A3報(bào)告的流程和思維是人才培養(yǎng)、員工成長的重要工具，是學(xué)習(xí)型組織必備的能力之一，應(yīng)用A3報(bào)告可以促進(jìn)學(xué)習(xí)型組織的建設(shè)和發(fā)展。

2.1. A3報(bào)告為學(xué)習(xí)型組織建設(shè)提供了一種標(biāo)準(zhǔn)化的工具，促進(jìn)了組織的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)。在豐田，A3報(bào)告被廣泛應(yīng)用到問題解決、項(xiàng)目狀態(tài)更新及提出建議等工作中，是日常最常見和最通行的一種工具，每一層級(jí)的員工都在用A3報(bào)告，人們通過A3報(bào)告的作業(yè)流程來被別人輔導(dǎo)和輔導(dǎo)著別人。

2.2. A3報(bào)告促進(jìn)員工系統(tǒng)性思考。在各層級(jí)應(yīng)用A3報(bào)告的過程中，每個(gè)人都以系統(tǒng)性視角對上至組織目標(biāo)，下至具體的作業(yè)流程都有了全局性的認(rèn)知和把握，也能在這種系統(tǒng)性背景下思考對策和執(zhí)行計(jì)劃。

2.3. A3報(bào)告促進(jìn)組織的持續(xù)性改善。豐田公司將問題看作學(xué)習(xí)和改善的大好機(jī)會(huì)，借助于解決問題，在提升個(gè)人和團(tuán)隊(duì)解決問題能力同時(shí)，通過對問題和對策的系統(tǒng)性分析、效果跟蹤等，幫助員工認(rèn)識(shí)到在解決一個(gè)問題后會(huì)出現(xiàn)新的問題。

3.企業(yè)應(yīng)用A3報(bào)告的方式和路徑

一個(gè)組織可以采取以下步驟和路徑，實(shí)施A3報(bào)告流程，從而促進(jìn)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)。

3.1.在組織內(nèi)部樹立正確的問題意識(shí)

精益的文化也是一種持續(xù)解決“問題”的文化?！敖鉀Q問題的第一步是認(rèn)識(shí)到問題”，組織可以借助七大浪費(fèi)、5S、標(biāo)準(zhǔn)化、可視化等精益工具讓問題顯現(xiàn)出來，通過與外部對標(biāo)認(rèn)識(shí)到差距，并激勵(lì)員工發(fā)現(xiàn)問題、發(fā)掘問題和解決問題。

3.2.找準(zhǔn)業(yè)務(wù)痛點(diǎn)，開啟A3報(bào)告之旅

借助方針部署，讓整個(gè)組織清楚地了解組織共同目標(biāo)，這是激發(fā)員工主觀能動(dòng)性非常基礎(chǔ)的一環(huán)。其次，通過業(yè)務(wù)回顧等方式，界定組織的痛點(diǎn)和優(yōu)先級(jí)，確定改善專項(xiàng)和課題。然后就是團(tuán)隊(duì)成員們備好紙張、削好鉛筆實(shí)際操作A3流程。

3.3遵循三現(xiàn)主義原則（現(xiàn)地、現(xiàn)物、現(xiàn)實(shí)）

A3報(bào)告重要的不是形式，而是其背后的過程，整個(gè)A3報(bào)告完成的過程中要多去現(xiàn)場了解情況。只有這樣，才能獲得需要的第一手信息和資料，才能與相關(guān)人員形成一致、達(dá)成共識(shí)。

3.4.總結(jié)、反思、提高

同其他精益工具一樣，應(yīng)用A3報(bào)告的過程也是一個(gè)持續(xù)改善的過程。要堅(jiān)持在實(shí)踐的基礎(chǔ)上總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，在反思中舉一反三，不斷提高。

結(jié)語

A3報(bào)告作為一種行之有效的精益工具， 其背后的系統(tǒng)性思考邏輯、教練式輔導(dǎo)流程和持續(xù)改善理念，都是學(xué)習(xí)型組織不可或缺的部分，在整個(gè)組織范圍內(nèi)應(yīng)用A3報(bào)告是促進(jìn)學(xué)習(xí)型組織建設(shè)的一種有效方法。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡介：

陳蘭（1977）女，漢族，山東臨清，學(xué)歷：本科，工程師，研究方向：質(zhì)量管理、管理體系審核。