檔案室的安全保障體系建設研究

王江琛

摘 要： 要想提升檔案室的檔案管理安全性，需根據(jù)檔案室的實際情況，構(gòu)建完善的安全保障體系。因此，本文在對檔案室檔案管理進行簡要概述的基礎上，進一步提出如何在檔案室構(gòu)建完善的安全保障體系，希望以此全面提升檔案室檔案管理工作的效率及質(zhì)量。

關(guān)鍵詞： 檔案室;安全保障體系;檔案管理

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【DOI】10.12215/j.issn.1674-3733.2020.25.288

市委國家安全服務中心檔案室主要負責相關(guān)檔案的存儲、利用及管理工作。而要想提升檔案室檔案管理質(zhì)量，構(gòu)建完善的安全保障體系顯得尤為重要。比如，重視檔案室檔案管理基礎建設，為檔案管理工作的順利進行保駕護航;通過現(xiàn)代化技術(shù)的應用，保障檔案信息管理的安全性等[1]?？傊?，從檔案室工作效率及質(zhì)量提升角度考慮，本文圍繞“檔案室的安全保障體系建設”進行分析研究具備一定的價值意義。

1 檔案室檔案管理概述

檔案室，負責團體、工廠、企業(yè)以及事業(yè)單位等部門的檔案資料存儲、利用及管理工作。從檔案室管理的檔案價值作用層面分析，能夠?qū)ο嚓P(guān)企業(yè)或單位的生產(chǎn)工作情況進行實質(zhì)性考察，屬于國家的檔案財富，也具備一定的歷史文化價值?；谌珖鴻n案工作的組織體系層面分析，檔案室所形成的檔案具備其自身利用價值，在其管理工作開展過程中，需嚴格遵循國家相關(guān)部門頒布的《檔案法》、《機關(guān)檔案工作條例》以及《機關(guān)檔案工作業(yè)務建設規(guī)范》等相關(guān)法律法規(guī)條款[2]。

此外，從檔案室檔案管理工作效率及質(zhì)量提升角度考慮，構(gòu)建完善的安全保障體系非常關(guān)鍵。即：在檔案室安全保障體系建設過程中，需明確安全防范重點，加強軟硬件基礎建設，通過現(xiàn)代化技術(shù)手段，提升檔案信息的安全性等。

2 檔案室安全保障體系建設思路策略分析

如前所述，對檔案室檔案管理的性質(zhì)及管理要點有了一定程度的了解。為了使檔案室的安全保障體系建設工作得以完善，便有必要進一步明確建設思路策略?？偨Y(jié)起來，具體建設思路策略如下：

2.1 重視檔案室檔案管理基礎建設，為檔案室安全管理提供基礎保障

在檔案室安全保障體系建設工作開展過程中，基礎建設為首要工作，因此需充分重視此項工作的開展。一方面，保證檔案室配備完善的硬件設施，比如防盜門、鐵欄窗以及報警器等等;同時，定期對這些設施設備進行檢修維護。另一方面，檔案室需配置專人負責管理，通過庫房管理制度的實施，嚴格執(zhí)行“雙人雙鎖”管理模式，禁止除管理人員以外的閑雜人員進入檔案室。此外，在檔案室檔案管理基礎建設工作開展過程中，需盡最大限度降低檔案的破損率，使檔案的使用壽命增長。例如：針對一些光盤、磁盤存儲檔案，可以通過專用檔案消磁柜的應用，使其保存壽命嚴懲;針對硫酸紙圖等檔案文件，由于容易受到破損影響，因此需重視防潮、增濕設備的應用，起到防潮防濕的作用，進而預防發(fā)生破損。總之，需對檔案室檔案管理基礎建設工作加以重視，使檔案室安全管理工作提供基礎保障[3]。

2.2 加強檔案保密管理，提升保密檔案的安全性

對于檔案室檔案管理工作人員來說，需加強檔案安全管理意識，對檔案安全防范重點加以明確。通過加強檔案保密管理，提升保密檔案的安全性。例如：對于保密檔案的借閱，相關(guān)借閱人需嚴格遵循保密制度，不可轉(zhuǎn)借泄密，不可通過個人的名義對對外單位轉(zhuǎn)讓檔案技術(shù)成果等。在應用完畢之后，需對保密檔案進行及時檢查及維護，禁止擅自撕拆及涂改，避免出現(xiàn)缺頁少項等狀況。保證借閱的檔案妥善保管，避免丟失等問題的發(fā)生;若出現(xiàn)泄密等風險問題，需及時找出泄密的因素，并第一時間上報相關(guān)檔案部門，然后及時作出補救處理[4]。此外，需合理規(guī)范保密檔案借閱的時間，通常不能>1年，倘若由于借閱方受到項目周期時間長的影響，不能按時返還保密檔案，則需按照規(guī)范流程進行續(xù)借手續(xù)的辦理，避免保密檔案遺失或者泄密。

2.3 利用現(xiàn)代化技術(shù)方法，提升檔案信息的安全性

眾所周知，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式存在較多的弊端，比如易缺損、遺失、管理工作繁瑣等。而對于現(xiàn)代化檔案電子化管理來說，則能夠在很大程度上避免此類問題。但從檔案室電子檔案管理的安全性來說，還有必要重視現(xiàn)代化技術(shù)方法的應用。因此，基于檔案電子化、信息化及數(shù)字化背景下，需構(gòu)建健全的管理制度，并確保管理操作規(guī)程實施的科學性。從電子檔案的保管方式層面來看，主要分成兩類：其一，于光盤、磁盤上存儲的電子檔案;其二，于網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫中存儲的電子檔案。所以，基于借閱過程中，考慮到檔案信息資料的安全性，需把控相關(guān)要點，具體包括：（1）借閱的電子檔案項目，需與設計的項目內(nèi)容相一致，且由項目負責人審批通過，進而才可執(zhí)行借閱;（2）以借閱人員的實際情況為依據(jù)，對借閱人員設置檔案利用權(quán)限，避免無規(guī)范標準對借閱人員提供檔案資源的全面利用功能;（3）以電子檔案內(nèi)容的保密等級為依據(jù)，實行相對應的管理模式;例如保密等級高的電子檔案，避免提供拷貝等利用功能;（4）針對重點電子檔案，其信息內(nèi)容有必要做好加密處理。

此外，針對于網(wǎng)絡數(shù)據(jù)庫當中存儲的電子檔案，其數(shù)據(jù)庫安全工作的強化非常關(guān)鍵。一方面，需對計算機信息系統(tǒng)的保密管理進行強化，對內(nèi)外網(wǎng)進行分離管理，內(nèi)外網(wǎng)服務器需將防火墻部署完好;針對涉密計算機，避免與國際互聯(lián)網(wǎng)連接。另一方面，考慮到相關(guān)保密檔案資料被內(nèi)部工作人員非法外傳，需加強保密檔案權(quán)限設置及控制，保證保密數(shù)據(jù)在權(quán)限允許的情況下才可應用，并且保密檔案應用全過程需做好詳細記錄，加強事前控制及事后追蹤，以此保證保密檔案管理的整體安全性。

3 結(jié)語

綜上所述，在檔案室安全保障體系建設過程中，需重視檔案室基礎建設工作，加強檔案保密管理，并利用現(xiàn)代化技術(shù)方法提升檔案信息安全性等。此外，本人認為還有必要提升檔案管理人員檔案管理安全意識，通過培訓提升其綜合素質(zhì)，進一步為檔案室安全管理工作的進步及發(fā)展奠定夯實的基礎。

參考文獻

[1] 張鳳麗.基層檔案室的檔案安全工作及維護思考[J].蘭臺內(nèi)外，2019（36）：33.

[2] 崔強.機關(guān)檔案室信息安全管理體系建設研究[J].蘭臺世界，2019（07）：69-71.

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[4] 蔡梅玉.淺談如何做好機關(guān)事業(yè)單位檔案室的安全管理工作[J].信息記錄材料，2017，18（03）：178-179.