ERP系統(tǒng)在工程項(xiàng)目人工時(shí)管理中的應(yīng)用

劉若斯

(中石化上海工程有限公司，上海 200120)

人工時(shí)管理是工程項(xiàng)目管理中不可或缺的一個(gè)環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確的人工時(shí)信息對(duì)于項(xiàng)目成本核算，跟蹤項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃完成情況，加強(qiáng)人力資源配置以及完善企業(yè)報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)等方面都有重要作用。基于企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)系統(tǒng)的項(xiàng)目人工時(shí)管理系統(tǒng)，集成已經(jīng)廣泛使用的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)(OA)、項(xiàng)目管理系統(tǒng)(PM)、進(jìn)度管理系統(tǒng)(P6)、以及人力資源管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，能夠及時(shí)有效地完成統(tǒng)計(jì)分析，提供項(xiàng)目管理建議，使工作效率得到大幅提高。

1 ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)和結(jié)構(gòu)

1．1 ERP系統(tǒng)的特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)是結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)和企業(yè)管理流程以及業(yè)務(wù)實(shí)踐，借助于專(zhuān)業(yè)化的應(yīng)用軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)資源管理的平臺(tái)。目的是對(duì)企業(yè)的多種資源進(jìn)行周密計(jì)劃、科學(xué)管理、有效控制。該系統(tǒng)的主要特點(diǎn)是集成性、功能性、開(kāi)放性、適應(yīng)性和模塊化等，其中集成性是該系統(tǒng)的最主要特點(diǎn)。它是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，運(yùn)用系統(tǒng)化的管理思想，建立起能夠?yàn)槠髽I(yè)和員工提供管理服務(wù)的信息化平臺(tái)。

某工程公司根據(jù)自身業(yè)務(wù)范圍和實(shí)際需要，對(duì)工程項(xiàng)目管理分期實(shí)施了ERP系統(tǒng)建設(shè)，采用了統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和方案，按照項(xiàng)目管理流程集成了現(xiàn)有的專(zhuān)業(yè)應(yīng)用系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)了適應(yīng)性的ERP系統(tǒng)。滿(mǎn)足規(guī)范經(jīng)營(yíng)管理業(yè)務(wù)的需要，范圍覆蓋煉化工程板塊經(jīng)營(yíng)管理核心業(yè)務(wù)。該ERP系統(tǒng)通過(guò)對(duì)項(xiàng)目管理相關(guān)業(yè)務(wù)和數(shù)據(jù)進(jìn)行集成管理，提供在線(xiàn)實(shí)時(shí)信息和分析報(bào)告，最終實(shí)現(xiàn)以ERP系統(tǒng)為核心的管理自動(dòng)化。

1．2 ERP系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)

該ERP系統(tǒng)主要有項(xiàng)目管理(PS)模塊，以及項(xiàng)目管理過(guò)程中涉及到的人力資源模塊(HR)、財(cái)務(wù)管理模塊(FI/CO/TR)。

1)PS模塊。PS模塊作為該ERP系統(tǒng)的核心模塊之一，主要包括進(jìn)度計(jì)劃管理、工程財(cái)務(wù)管理(費(fèi)用控制)，人力、物資、設(shè)備資源管理等內(nèi)容，通過(guò)進(jìn)度管理系統(tǒng)、施工管理系統(tǒng)、調(diào)試管理系統(tǒng)集成。PS模塊的核心是制定合理的計(jì)劃，監(jiān)督計(jì)劃的執(zhí)行，最終達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。人工時(shí)數(shù)據(jù)是項(xiàng)目管理過(guò)程中形成的ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之一。

2)HR模塊。HR模塊對(duì)企業(yè)人力資源分類(lèi)管理，收集評(píng)價(jià)信息，為人力資源的計(jì)劃、組織、使用、控制和協(xié)調(diào)等提供依據(jù)。工程企業(yè)人力資源管理是項(xiàng)目管理有效性的基礎(chǔ)。在項(xiàng)目管理過(guò)程中，HR模塊將用于項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)設(shè)立、人力動(dòng)員，薪酬政策的制定。HR和PS模塊相互配合在人工成本管理方面支持填報(bào)人工時(shí)和調(diào)整人工成本計(jì)劃，在線(xiàn)查詢(xún)?nèi)斯r(shí)計(jì)劃和監(jiān)控人工成本計(jì)劃等。該ERP系統(tǒng)HR模塊的范圍包括： 通過(guò)項(xiàng)目組織管理(OBS)與工程項(xiàng)目任務(wù)分解結(jié)構(gòu)(WBS)相結(jié)合，強(qiáng)化工程項(xiàng)目管理和人力資源管理的聯(lián)系；通過(guò)項(xiàng)目人力需求與企業(yè)人力資源相結(jié)合，提升人力資源利用效率；通過(guò)人工時(shí)管理保障項(xiàng)目的人力成本在可控范圍內(nèi)。

3)FI/CO/TR模塊。FI/CO/TR模塊由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)(FI)、成本會(huì)計(jì)(CO)、資金管理(TR)三部分組成，是ERP系統(tǒng)的核心模塊之一，項(xiàng)目費(fèi)用控制目的在于控制項(xiàng)目成本。在該ERP系統(tǒng)中，以PS模塊和CO模塊為主，以WBS為載體，實(shí)現(xiàn)成本核算和預(yù)算控制。實(shí)際操作中，分別以項(xiàng)目OBS，WBS和人員ID作為關(guān)鍵字實(shí)現(xiàn)PS模塊和HR模塊的數(shù)據(jù)傳輸。

各工程公司信息化建設(shè)起步較早，在辦公自動(dòng)化、項(xiàng)目管理、進(jìn)度計(jì)劃、合同管理、費(fèi)用控制等不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域，開(kāi)發(fā)和使用了各種不同的適應(yīng)性軟件，這些軟件或平臺(tái)仍在企業(yè)管理和項(xiàng)目運(yùn)行中廣泛使用，積累的大量歷史數(shù)據(jù)是企業(yè)的知識(shí)沉淀和重要資產(chǎn)，如何更好地利用現(xiàn)有軟件以及數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)成功的基礎(chǔ)。

2 ERP系統(tǒng)在項(xiàng)目人工時(shí)管理中的應(yīng)用

2.1 應(yīng)用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)

工程企業(yè)在承擔(dān)工程設(shè)計(jì)和項(xiàng)目管理時(shí),所從事的服務(wù)主要是智力型勞動(dòng)，內(nèi)容一般表現(xiàn)為設(shè)計(jì)文件和圖紙，工作或服務(wù)的主要成本是由人員(M)、工作時(shí)間(H)和預(yù)先確定的人工時(shí)單價(jià)所決定的，稱(chēng)為人工時(shí)費(fèi)用。為達(dá)到項(xiàng)目盈利目標(biāo)，控制項(xiàng)目投入人工時(shí)成為控制人工成本的主要手段。需要以項(xiàng)目人工時(shí)預(yù)算指標(biāo)作為控制目標(biāo)，以合理的人工時(shí)定額作為計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)，利用WBS和項(xiàng)目費(fèi)用分解結(jié)構(gòu)(CBS)所確立的分解結(jié)構(gòu)，通過(guò)各項(xiàng)指標(biāo)的量化，在ERP系統(tǒng)中集成應(yīng)用上述功能，發(fā)揮ERP系統(tǒng)在項(xiàng)目管理方面的優(yōu)勢(shì)。

項(xiàng)目執(zhí)行效果優(yōu)劣除了有效的管理手段之外，與人工時(shí)的準(zhǔn)確估算和合理分配息息相關(guān)。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，人工時(shí)實(shí)測(cè)數(shù)據(jù)接近預(yù)期，表明項(xiàng)目運(yùn)行狀況良好。比較項(xiàng)目預(yù)期的人工成本數(shù)據(jù)和實(shí)際的監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù),是項(xiàng)目成本分析的主要依據(jù)。

項(xiàng)目人工時(shí)管理另一個(gè)作用是充實(shí)和完善企業(yè)的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)。項(xiàng)目人工時(shí)的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)是實(shí)踐和經(jīng)驗(yàn)的積累，是工程企業(yè)投標(biāo)報(bào)價(jià)、成本計(jì)算的核心數(shù)據(jù)。通過(guò)ERP系統(tǒng)的智能化應(yīng)用，必要的管理模型設(shè)計(jì)，可以計(jì)算出執(zhí)行項(xiàng)目的真實(shí)成本情況和成本預(yù)算的符合程度。

2.2 人工時(shí)管理的數(shù)據(jù)來(lái)源

2.2.1工程項(xiàng)目任務(wù)分解結(jié)構(gòu)

WBS是以合同為基礎(chǔ)，組織和定義項(xiàng)目的范圍和要求的層次化數(shù)據(jù)。通過(guò)WBS把項(xiàng)目逐步細(xì)分為多個(gè)易于管理的工作包。用于描述工作或服務(wù)的數(shù)據(jù)直接掛接在每一個(gè)具體的工作包上，使工作成果變得具體和可量化。例如，對(duì)于一個(gè)煉化工程類(lèi)設(shè)計(jì)項(xiàng)目，其交付物可以是圖紙、文件、計(jì)算書(shū)等。每一個(gè)工作包所掛接的數(shù)據(jù)可以是人工時(shí)，也可以是費(fèi)用、進(jìn)度、質(zhì)量等。

WBS是項(xiàng)目管理重要組成部分，是制定進(jìn)度計(jì)劃、資源需求、成本預(yù)算、風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃的重要基礎(chǔ)。當(dāng)WBS 將項(xiàng)目工作分解到工作包層級(jí)時(shí)，就要明確規(guī)定工作包的交付物內(nèi)容、形態(tài)或服務(wù)的要求。WBS也是成本的載體，項(xiàng)目的各項(xiàng)費(fèi)用最終要拆分到WBS相關(guān)的節(jié)點(diǎn)上，每個(gè)工作包匹配相應(yīng)的人力資源和人工時(shí)，就形成了工作任務(wù)和人工成本相聯(lián)系的紐帶。典型的石化工程項(xiàng)目在設(shè)計(jì)階段的WBS如圖1所示，各層級(jí)相應(yīng)的內(nèi)容如下：

1)第一層為根節(jié)點(diǎn)，包括項(xiàng)目名稱(chēng)、項(xiàng)目合同號(hào)和名稱(chēng)等。

2)第二層為實(shí)施階段和專(zhuān)業(yè)，根據(jù)項(xiàng)目不同階段進(jìn)行劃分。

3)第三層為設(shè)施單元和子單元，根據(jù)裝置位置、區(qū)間、功能和系統(tǒng)劃分。

4)第四層為學(xué)科專(zhuān)業(yè)，根據(jù)不同的學(xué)科專(zhuān)業(yè)進(jìn)行劃分。

5)第五層為工作包，在一定時(shí)間內(nèi)完成的可交付成果，如圖紙、數(shù)據(jù)表、計(jì)算書(shū)等。

圖1 典型的石化工程項(xiàng)目在設(shè)計(jì)階段的WBS示意

項(xiàng)目初始階段，利用WBS界定項(xiàng)目范圍，制定項(xiàng)目計(jì)劃，確定項(xiàng)目人工時(shí)和人工時(shí)定額，估算項(xiàng)目成本和確定成本歸集；在項(xiàng)目執(zhí)行階段，根據(jù)WBS逐級(jí)檢查項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行情況，利用贏(yíng)得值原理分析項(xiàng)目運(yùn)行效果，利用反饋的信息控制項(xiàng)目進(jìn)度/費(fèi)用，以目標(biāo)成本為基準(zhǔn)線(xiàn)控制成本；在項(xiàng)目結(jié)束階段，基于WBS的匯總數(shù)據(jù)進(jìn)行項(xiàng)目執(zhí)行情況后評(píng)估，分析項(xiàng)目成本，完善公司項(xiàng)目人工時(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行目標(biāo)完成率和績(jī)效考核。

2.2.2項(xiàng)目費(fèi)用分解結(jié)構(gòu)

CBS是根據(jù)WBS將所劃分的工作包，按照層級(jí)分解到明確的位置，并配置相應(yīng)的費(fèi)用數(shù)據(jù)，有唯一的CBS代碼標(biāo)識(shí)。

CBS是項(xiàng)目成本核算的基礎(chǔ)工作之一，每個(gè)工作包都會(huì)對(duì)應(yīng)相應(yīng)的人工時(shí)費(fèi)用。每個(gè)工作包所附加的費(fèi)用數(shù)據(jù)在ERP中都能夠自下而上匯總，形成不同層次的費(fèi)用數(shù)據(jù)集合。在ERP系統(tǒng)中，人工時(shí)的統(tǒng)計(jì)、計(jì)算、分析和項(xiàng)目盈利能力評(píng)估都將根據(jù)CBS代碼，跟蹤和引用數(shù)據(jù)。

2.2.3確定基準(zhǔn)工時(shí)單價(jià)

人工時(shí)單價(jià)是工程公司的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，一般由項(xiàng)目管理部門(mén)發(fā)布作為執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)具體項(xiàng)目而言，人工時(shí)的執(zhí)行和管理主要是歸屬于各項(xiàng)目，由公司項(xiàng)目管理部門(mén)向項(xiàng)目組提出要求，項(xiàng)目組根據(jù)各專(zhuān)業(yè)工作需要配置人力資源，根據(jù)工作包內(nèi)容進(jìn)行人工時(shí)數(shù)的匹配、人工成本估算，最終確定項(xiàng)目的執(zhí)行策略和盈利目標(biāo)。

2．3 人工時(shí)數(shù)據(jù)在ERP系統(tǒng)中的工作流程

在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，人工時(shí)數(shù)據(jù)是隨著項(xiàng)目合同執(zhí)行過(guò)程逐步形成和不斷積累的。人工時(shí)數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)兩大類(lèi)別，靜態(tài)數(shù)據(jù)就是事先根據(jù)項(xiàng)目合同、人工時(shí)標(biāo)準(zhǔn)、WBS和CBS分解結(jié)構(gòu)、盈利目標(biāo)等確定的數(shù)據(jù)，除非特殊變更，在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中作為目標(biāo)和基準(zhǔn)保持不變；動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)則是在項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中在不同的時(shí)間節(jié)點(diǎn)產(chǎn)生和監(jiān)測(cè)到的數(shù)據(jù)，是反映項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程人工時(shí)的實(shí)際數(shù)據(jù)，能夠反映項(xiàng)目成本的支出。

項(xiàng)目人工時(shí)管理就是要確認(rèn)項(xiàng)目的具體工作，按照企業(yè)已建立的標(biāo)準(zhǔn)，WBS和人工時(shí)定額標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)這些具體工作進(jìn)行預(yù)算和分配人工時(shí)，過(guò)程中準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)和記錄每項(xiàng)具體工作的實(shí)耗人工時(shí)并分析效果，通過(guò)ERP系統(tǒng)的反饋不斷優(yōu)化管理，最終實(shí)現(xiàn)盈利目標(biāo)。該ERP系統(tǒng)的人工時(shí)數(shù)據(jù)流執(zhí)行步驟如圖2所示。

圖2 ERP系統(tǒng)人工時(shí)數(shù)據(jù)流執(zhí)行步驟

2．4 人工時(shí)管理的效果和作用

該項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，PS模塊、HR模塊、FI/CO/TR模塊實(shí)現(xiàn)對(duì)人工時(shí)的管理和控制，工作重點(diǎn)是計(jì)劃和費(fèi)用，目標(biāo)是項(xiàng)目成本控制和效益最大化。人工時(shí)管理對(duì)于項(xiàng)目管理的效果和作用充分體現(xiàn)在下面幾個(gè)方面。

2.4.1人工時(shí)管理信息是計(jì)劃執(zhí)行效果的尺度

工作計(jì)劃是以WBS為基礎(chǔ)，將所有的工作包串聯(lián)在一起，并賦予每項(xiàng)工作包的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，然后根據(jù)WBS的資源編制工時(shí)預(yù)算。項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中，按照項(xiàng)目執(zhí)行人工時(shí)計(jì)劃設(shè)置的工時(shí)預(yù)算，按照工作節(jié)點(diǎn)統(tǒng)計(jì)人工時(shí)，計(jì)算人工時(shí)消耗，利用贏(yíng)得值原理計(jì)算設(shè)計(jì)人工時(shí)的執(zhí)行狀況，就能夠了解工作進(jìn)度的進(jìn)展?fàn)顩r。

利用該ERP系統(tǒng)的人工時(shí)信息數(shù)據(jù)，根據(jù)預(yù)算信息和統(tǒng)計(jì)信息計(jì)算出準(zhǔn)確的項(xiàng)目人工時(shí)消耗，并反饋到項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，使項(xiàng)目經(jīng)理能夠關(guān)注進(jìn)度對(duì)費(fèi)用的影響程度，通過(guò)合理調(diào)配人工時(shí)資源降低成本費(fèi)用。人工時(shí)管理數(shù)據(jù)信息包括人工時(shí)計(jì)劃數(shù)據(jù)和人工時(shí)實(shí)際使用數(shù)據(jù)。項(xiàng)目管理過(guò)程中涉及到人工時(shí)的所有計(jì)算、預(yù)測(cè)和控制都是根據(jù)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行的，所以人工時(shí)統(tǒng)計(jì)在項(xiàng)目計(jì)劃管理方面至關(guān)重要。

該ERP系統(tǒng)可以對(duì)項(xiàng)目設(shè)置全過(guò)程控制，人工時(shí)使用的關(guān)鍵點(diǎn)可以作為項(xiàng)目執(zhí)行的控制節(jié)點(diǎn)，根據(jù)ERP系統(tǒng)人工時(shí)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，結(jié)合項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃執(zhí)行情況，動(dòng)態(tài)分析項(xiàng)目運(yùn)行情況，當(dāng)項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用發(fā)生偏差時(shí)做出判斷。

2.4.2人工時(shí)管理信息是項(xiàng)目成本管理的基礎(chǔ)條件

項(xiàng)目的成本管理包括成本核算和費(fèi)用控制，成本核算是考核項(xiàng)目運(yùn)行狀況的一項(xiàng)指標(biāo)，是把握項(xiàng)目健康運(yùn)行、達(dá)到盈利目標(biāo)的重要手段。基于WBS和人工時(shí)費(fèi)用的成本核算要根據(jù)贏(yíng)得值原理計(jì)算下面的3個(gè)主要運(yùn)行指標(biāo)： 計(jì)劃工作的預(yù)算值BCWS——項(xiàng)目執(zhí)行效果測(cè)評(píng)基準(zhǔn)；已完工作的實(shí)耗值A(chǔ)CWP——項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中每天實(shí)際人工時(shí)消耗量；已完工作的預(yù)算值BCWP,即贏(yíng)得值——項(xiàng)目預(yù)期工作完成量。

由于BCWS，ACWP，BCWP數(shù)據(jù)真實(shí)記錄了設(shè)計(jì)項(xiàng)目全過(guò)程工時(shí)的預(yù)算、分配、消耗和對(duì)應(yīng)的工作量,3組數(shù)值比較可以綜合評(píng)估項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用的執(zhí)行情況，項(xiàng)目執(zhí)行過(guò)程中3組數(shù)據(jù)的對(duì)應(yīng)關(guān)系如圖3所示。

在該ERP系統(tǒng)中，依據(jù)可靠的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以實(shí)時(shí)完成成本核算、項(xiàng)目運(yùn)行狀況分析。BCWP反饋的信息和數(shù)據(jù)，一方面是對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行成本控制的依據(jù),另一方面可以用作項(xiàng)目和人員的績(jī)效量化測(cè)評(píng)的重要參數(shù)。利用反饋信息，可以及時(shí)調(diào)控項(xiàng)目資源投入，使項(xiàng)目的偏離得到及時(shí)糾正，從而在保障質(zhì)量和進(jìn)度的前提下節(jié)省人工時(shí)成本，實(shí)現(xiàn)盈利目標(biāo)。

圖3 項(xiàng)目執(zhí)行時(shí)間和工時(shí)費(fèi)用的對(duì)應(yīng)關(guān)系

2.4.3人工時(shí)管理是企業(yè)報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)的重要資源

隨著工程設(shè)計(jì)市場(chǎng)的逐步成熟和規(guī)范化，設(shè)計(jì)項(xiàng)目招投標(biāo)成為常態(tài)化，投標(biāo)報(bào)價(jià)能力成為能否獲得項(xiàng)目的關(guān)鍵因素，報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)和完善成為企業(yè)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。

項(xiàng)目人工時(shí)報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)是企業(yè)的知識(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)，需要繼承、積累和分析以往項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)和管理數(shù)據(jù)，經(jīng)過(guò)不斷積累和完善，逐步形成不同類(lèi)型項(xiàng)目，不同設(shè)計(jì)階段的人工時(shí)定額數(shù)據(jù)。在人工時(shí)管理中使用ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)在于可實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目人工時(shí)數(shù)據(jù)管理的持續(xù)性，有效固化和傳遞項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中積累的管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，充實(shí)和完善企業(yè)報(bào)價(jià)數(shù)據(jù)庫(kù)，為不斷提高項(xiàng)目報(bào)價(jià)水平奠定基礎(chǔ)。

3 結(jié)束語(yǔ)

有效的人工時(shí)管理也是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目盈利目標(biāo)的重要手段之一，通過(guò)人工時(shí)管理能夠促進(jìn)項(xiàng)目管理水平和項(xiàng)目執(zhí)行能力的提升。在ERP系統(tǒng)中，使得人工時(shí)信息的統(tǒng)計(jì)管理和綜合分析功能的及時(shí)準(zhǔn)確和動(dòng)態(tài)化成為可能，為項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程的控制和管理提供了依據(jù)。因此，項(xiàng)目人工時(shí)管理要充分發(fā)揮ERP系統(tǒng)的功能，促進(jìn)項(xiàng)目管理和盈利目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。