淺談產(chǎn)品文件處理中的問題與對策

郭曉愛

摘 要：產(chǎn)品文件是企業(yè)的主體，是由產(chǎn)品研制、生產(chǎn)和使用維護(hù)全過程技術(shù)活動紀(jì)實的總和，是生產(chǎn)和質(zhì)量控制、質(zhì)量管理的依據(jù)與標(biāo)準(zhǔn)，是與產(chǎn)品硬件同等重要的技術(shù)成果。因此產(chǎn)品文件的接收和處理是企業(yè)運營的核心，尤其是在信息化逐步推進(jìn)的過程中，只有把這一寶貴資源管理好，才能使其在企業(yè)生產(chǎn)中發(fā)揮更大的作用，取得更好的效益。

關(guān)鍵詞：產(chǎn)品文件;信息化;接收及處理

中圖分類號：C931.6? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? 文章編號：1671-7988（2020）17-219-03

Talking about the Problems and Countermeasures in the Processing

of Product Documents

Guo Xiaoai

（ Shaanxi Wanfang Tianyun Automobile Electric Co.， Ltd.， Shaanxi Xi'an 710201 ）

Abstract： Auto parts production enterprises with the change of the makers need to arrange production， especially there are more and more personalized demand of parts under the condition of production to arrange more and more difficult， main performance for the drawings and process can not at the scene of the first direct production processing， customer drawings change information release is relatively lagging behind.This paper aims to discuss the replacement of traditional paper technical documents with paperless electronic documents， and use modern information technology to quickly and effec -tively transfer drawings and process documents to the processing site in the first time， so as to facilitate operators to use and reduce unnecessary waste.

Keywords： Product documentation; Informatization; Receiving and processing

CLC NO.： C931.6? Document Code： A? Article ID： 1671-7988（2020）17-219-03

引言

隨著企業(yè)信息化的廣泛推進(jìn)，我公司產(chǎn)品文件已從原有的紙質(zhì)版管理方式慢慢轉(zhuǎn)化為電子版管理，電子版文件的使用范圍也越來越寬，紙質(zhì)版模式將逐漸淡化。但是信息化的快速發(fā)展，企業(yè)辦公的智能化、無紙化的理念逐步推廣和深入，從而導(dǎo)致產(chǎn)品文件的接收及處理將會面臨著新的挑戰(zhàn)和問題[1]，概括地講，產(chǎn)品文件的接收及處理工作可以從以下幾個方面發(fā)生變化。

1 產(chǎn)品文件接收渠道的多元化及存在的問題

1.1 現(xiàn)狀

隨著公司的蓬勃發(fā)展，客戶種類也日益增多，各單位、部門的職責(zé)、任務(wù)發(fā)生了明顯的變化，產(chǎn)品接收及處理的責(zé)任隨著業(yè)務(wù)和客戶的調(diào)整而不斷改變，不可避免地產(chǎn)生了產(chǎn)品文件接收責(zé)任的轉(zhuǎn)移、合并或者分解，責(zé)任不清、分工不明、主體不明確等各種現(xiàn)象不時出現(xiàn)，給產(chǎn)品文件接收及處理工作造成了一定的困難和不便[1]。

1.2 思考與對策

（1）鑒于以上出現(xiàn)的問題，必須要建立全面的產(chǎn)品文件接收管理制度，首先要明確劃分各部門的職責(zé)，具體到責(zé)任部門，責(zé)任人乃至業(yè)務(wù)范圍，各負(fù)責(zé)人幷將此制度全面貫徹，深度執(zhí)行，避免因責(zé)任劃分不清造成一定的問題甚至損失[2]。

（2）針對客戶方面，根據(jù)我公司的現(xiàn)狀，我們可以簡單劃分為外銷客戶和內(nèi)部客戶，兩類客戶分別成立相對應(yīng)的團(tuán)隊，協(xié)同作業(yè)，及時有效地接收并處理產(chǎn)品文件，對于產(chǎn)品文件有疑問的地方，及時與團(tuán)隊間溝通和確認(rèn)，保證產(chǎn)品文件的正確性。

（3）及時掌握市場動態(tài)，把握市場的布局和前景。各相關(guān)負(fù)責(zé)人及時跟進(jìn)客戶的動態(tài)，隨時掌握市場變化的節(jié)奏，及時調(diào)整公司內(nèi)部作業(yè)模式，有效地學(xué)習(xí)、接收并處理產(chǎn)品文件，跟進(jìn)客戶發(fā)展的步伐。

2 產(chǎn)品文件的多樣化及存在的問題

2.1 現(xiàn)狀

“無紙化辦公”的范圍逐漸擴(kuò)大，產(chǎn)品文件也越來越多地采取電子系統(tǒng)運行方式，紙質(zhì)文件的種類和數(shù)量大幅度減少。例如，大多數(shù)設(shè)計文件、工藝文件都是電子版作業(yè)，直接產(chǎn)生電子版本，并通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)和軟件傳遞、公布，從而成為與紙質(zhì)版本作業(yè)具有同等效力的規(guī)范性文件，甚至有些種類的文件已經(jīng)不再產(chǎn)生紙質(zhì)版本，電子版的作業(yè)比紙質(zhì)版更有效更方便。目前，在資料室收集到的各類產(chǎn)品文件中，電子版本所占的比例與日俱增，紙質(zhì)版文件占有比例已微乎其微。但是，雖然電子版的文件傳輸速度很快，但在實際作業(yè)中也同樣產(chǎn)生了其它方面的問題，比如生產(chǎn)部門的使用度還是不高，因為加工產(chǎn)品圖紙?zhí)蠖覐?fù)雜，電腦畢竟縮放范圍有限，實際作業(yè)不方便對照電子版圖紙，加工人還是必須依據(jù)放大的紙質(zhì)版圖紙作業(yè)更為有效。

2.2 思考與對策

（1）深入各兄弟單位，開展調(diào)查研究，掌握第一手資料。組織相關(guān)人對部門內(nèi)、外兩個范圍進(jìn)行廣泛深入調(diào)查、走訪。針對現(xiàn)有的作業(yè)模式，了解各單位的使用情況和優(yōu)缺點，及時征求各部門干部及職工的意見，調(diào)整工作方式并融入到職責(zé)工作中，及時有效地提高信息化產(chǎn)品文件的使用率[1]。

（2）加強產(chǎn)品文件管理人員及相關(guān)人員培訓(xùn)的力度，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)，從而嚴(yán)格把好產(chǎn)品文件的質(zhì)量關(guān)，使其在企業(yè)運營中發(fā)揮其憑證作用。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，產(chǎn)品文件的管理工作的特點也有了新的變化，提高管理隊伍的管理水平更加重要。產(chǎn)品文件管理人員要增強管理意識，認(rèn)清管理工作的意義和重要性，運用信息化和智能化的技術(shù)，更好地管理產(chǎn)品文件，不斷創(chuàng)新觀念，提高認(rèn)識，在工作中靈活應(yīng)用，以較強的責(zé)任心，積極處理產(chǎn)品文件的相關(guān)工作[3]。

（3）及時做好傳遞和變更記錄。在產(chǎn)品文件管理的過程中，有時頻繁的傳遞和變更，容易使產(chǎn)品文件的完整性和有效性發(fā)生變化，出現(xiàn)漏洞，各部門只有及時對產(chǎn)品文件的增減變動及傳遞情況作出相關(guān)的記錄和溝通，才有可能有效地了解產(chǎn)品文件的來龍去脈，防止其丟失、損毀、失效。確保產(chǎn)品文件的完整性和有效性，確保各部門及時有效地獲取各類文件信息。

3 產(chǎn)品文件處理的復(fù)雜化及存在的問題

3.1 現(xiàn)狀

隨著我公司信息化建設(shè)的提高，導(dǎo)入PLM系統(tǒng)，規(guī)范化運行，會更方便各相關(guān)人員準(zhǔn)確、及時、直觀地掌握產(chǎn)品文件變更的信息，從而有效地作出相應(yīng)的傳遞和變更，提高整體的作業(yè)效率。雖然紙質(zhì)化的工作量會相對應(yīng)減少，但是電子化的工作也在日益增加，特別是紙質(zhì)版和電子版切換的交界處，需要我們用更多的精力去做好前期所有相關(guān)文件的維護(hù)和錄入。另外，各部門之間的業(yè)務(wù)聯(lián)系、工作交流都不再像以前那樣采取會議、討論等面對面的方式，更多的是采取快節(jié)奏、高效率的網(wǎng)絡(luò)交流方式，這不但使許多有保存價值的業(yè)務(wù)信息、技術(shù)信息湮滅在龐大的信息系統(tǒng)中，致使信息化產(chǎn)品文件的接收和處理存在一定的拖延，失去了各單位傳遞的時效性。

3.2 思考與對策

（1）產(chǎn)品文件的管理工作必須規(guī)范化。我們對于相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)、制度應(yīng)該加大宣傳、貫徹和執(zhí)行情況檢查、反饋的力度，對于不規(guī)范的行為要及時采取措施，不能放任自流。同時要樹立高度的責(zé)任感，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，建立明確的操作程序，形成正確的工作習(xí)慣。不放縱一絲一毫的錯誤和失誤，任何信息究其源頭，掘起根基，保證產(chǎn)品文件流動的準(zhǔn)確性。

（2）及時與各部門溝通，直觀有效地掌握產(chǎn)品文件的問題。生產(chǎn)、技術(shù)和質(zhì)量是運用產(chǎn)品文件比較多的部門，要定時去和各部門溝通，了解各單位目前出現(xiàn)的問題及建議。針對每次的調(diào)研結(jié)果，要進(jìn)行深入細(xì)致的分析、思考，合理有效的建議要及時采納，經(jīng)過一系列的調(diào)整從而更新并融入到工作中，對于其他單位出現(xiàn)的問題，幫助其及時解決。

（3）歷史產(chǎn)品文件的保存和歸檔規(guī)范化。在企業(yè)的蓬勃發(fā)展中，肯定會存在有較長歷史保留下來的產(chǎn)品文件，這些文件幾乎都無電子版，這類文件需要我們采用信息化的模式將其有效的轉(zhuǎn)化為電子版，將其保留在我們現(xiàn)代信息化的系統(tǒng)文件中，從而保證歷史文件的完整性。

面對企業(yè)信息化建設(shè)對產(chǎn)品接收及處理的新問題、新挑戰(zhàn)，我們并沒有等待觀望，更沒有消極退縮，而是采取積極主動的態(tài)度去面對和分析。新的時代和變更，我們將按照公司“管理提升”的要求，針對信息化條件下產(chǎn)品文件管理工作的特點、問題進(jìn)行了深入細(xì)致的調(diào)查研究和分析思考，跟進(jìn)信息化發(fā)展的步伐。

4 結(jié)束語

綜上所述，我國已經(jīng)進(jìn)入科學(xué)技術(shù)高速發(fā)展的信息時代，產(chǎn)品文件的信息化建設(shè)已經(jīng)成為各個企業(yè)蓬勃發(fā)展的必由之路。但是，在信息化發(fā)展的進(jìn)程中，不可避免地會出現(xiàn)部門和責(zé)任人依然采用原有的方式和思維，不愿接受新的信息作業(yè)模式的問題，這樣就導(dǎo)致各部門間對相關(guān)數(shù)據(jù)不能進(jìn)行科學(xué)合理地分析和定位[4]。但是信息技術(shù)的發(fā)展動力已勢不可擋，必須要由全體人員團(tuán)結(jié)一致，以飽滿的熱情和動力投身到信息產(chǎn)品文件時代，興利除弊，吐故納新，對于原有的管

理模式要不斷進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，提高產(chǎn)品文件管理工作信息化、科學(xué)化，加強產(chǎn)品文件管理工作的水平和力度，實現(xiàn)產(chǎn)品文件管理信息化的創(chuàng)新與發(fā)展，邁向新的篇章，一起見證信息化的科技時代！

參考文獻(xiàn)

[1] 柴少平.信息化條件下產(chǎn)品檔案接收工作面臨的挑戰(zhàn)與對策[J].機(jī)電兵船檔案，2014.

[2] 吳金鳳.檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].化工管理， 2020.

[3] 彭力.信息化時代中檔案管理工作的創(chuàng)新[J].中外企業(yè)家，2020.

[4] 張云芳.企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)問題分析及創(chuàng)新思路[J].蘭臺內(nèi)外，2020.