建筑工程檔案資料管理問題及處理措施

余燕略

摘? ? 要：建筑行業(yè)的快速發(fā)展帶動我國各行業(yè)發(fā)展迅速，使得我國快速進入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展階段。隨著經(jīng)濟社會的發(fā)展，近年來，城市建筑猶如雨后春筍般拔地而起。建筑工程檔案記錄著城市變遷，建筑工程檔案資料管理工作作為一項重要的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，是研究過去、指導(dǎo)現(xiàn)在和未來發(fā)展的重要依據(jù)。由此，加強建筑工程檔案資料管理，提供科學(xué)便捷的檔案服務(wù)，就更加具有重要意義。

關(guān)鍵詞：建筑工程;檔案資料管理問題;處理措施

1? 引言

建筑行業(yè)的發(fā)展關(guān)系到我國整體經(jīng)濟的發(fā)展速度和發(fā)展方向，一直以來我國大力發(fā)展，改革創(chuàng)新。工程項目實施的過程中，工程檔案資料管理工作非常重要。工程施工期間，工程檔案資料具有監(jiān)督作用，工程竣工驗收中檔案資料的驗收也是非常重要的一部分，除此以外，當(dāng)出現(xiàn)安全質(zhì)量事故以后，檔案資料是事故原因分析的重要依據(jù)，檔案資料對于建筑后期的檢修和維護也有著較大的作用。

2? 建筑工程檔案資料管理問題分析

首先是項目領(lǐng)導(dǎo)不重視技術(shù)資料的收集，且工程施工合同沒有對技術(shù)資料的提交質(zhì)量和時間沒有明確的規(guī)定，因此項目實施的過程中技術(shù)資料被忽略。技術(shù)資料不僅只是施工單位的事情，還涉及監(jiān)理單位、建設(shè)單位和設(shè)計單位，需要各個單位協(xié)調(diào)合作。由于各個單位溝通協(xié)調(diào)不順暢，給技術(shù)資料收集管理增加了很多的阻礙。質(zhì)監(jiān)站給的整改通知單甲方不配合蓋章等。其次是檔案管理沒有明確的制度，管理人員監(jiān)管不得力。該項目沒有專門的資料員，資料工作有技術(shù)員和施工員以及各個分包單位代管，各分包單位收集整理的資料沒有統(tǒng)一的規(guī)定，由于資料收集管理人員自身的職業(yè)素養(yǎng)較低，水平有限，檔案資料的收集十分混亂，已經(jīng)有的資料也不規(guī)范。為了應(yīng)付資料驗收，施工單位雇傭臨時的資料員時候補資料。由于資料沒用很好的歸整，檢查時經(jīng)常手忙腳亂。

3? 建筑工程檔案資料管理處理措施

3.1? 進一步提升檔案資料管理人員業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)

其一，聘用專業(yè)的檔案管理人才。在檔案資料管理工作中，管理人員發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。要想進一步提升檔案管理信息化建設(shè)，首先一點，就是要聘用專業(yè)的檔案管理人才，提升檔案資料管理人員的素質(zhì)和專業(yè)技能。其二，企業(yè)要加強對檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。隨著社會的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用也在發(fā)生著變化，因此，檔案管理人員一定要定期接受業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，及時更新自己的知識儲備和信息設(shè)備的操作方法，以便更好的適應(yīng)建筑工程檔案管理工作的信息化建設(shè)需求。其三，要制定完善的考核制度和獎懲制度。對檔案管理人員信息化管理工作進行全面的定期考核和檢查，對于那些工作勤奮、責(zé)任心強，善于學(xué)習(xí)，能夠熟練操作信息設(shè)備，出色完成檔案管理工作的人員給予一定的獎勵;而對那些責(zé)任心不強，考核不合格的，不能勝任檔案管理工作的人員，給予調(diào)崗處罰或者是辭退，不斷優(yōu)化管理人員組成，有力推動工程建筑檔案管理信息化建設(shè)的順利進行。

3.2? 做好目前的建筑工程檔案資料管理的信息化管理

過去較為傳統(tǒng)的建筑工程檔案管理在現(xiàn)如今的時代發(fā)展中很難再滿足時代的發(fā)展需求，所以，在開展建筑工程檔案管理的過程中也要緊隨時代的發(fā)展腳步，實現(xiàn)信息化的檔案管理，確保將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和檔案管理進行科學(xué)的綜合，這對于建筑工程行業(yè)的發(fā)展都有著更加積極的現(xiàn)實價值。為了進一步的達(dá)成建筑工程檔案信息化管理的目標(biāo)，第一點，要積極的構(gòu)建數(shù)據(jù)化的機房，積極的購置服務(wù)器，科學(xué)的設(shè)定好廣域網(wǎng)和局域網(wǎng)等，這樣才能夠為以后的建筑工程檔案管理提供更多的可能。第二點，要做好較為健全和完善的檔案管理體系。建筑工程管理工作人員要積極的利用好這些系統(tǒng)實現(xiàn)對工程有關(guān)的信息采集、整合、管理，最終提升建筑工程信息的科學(xué)性、真實性。第三點，按時的對檔案管理體系進行檢查分析，及時的發(fā)現(xiàn)錯誤并采取科學(xué)的措施解決處理，對有關(guān)的制度體系進行健全和完善，確保檔案資料管理的價值得到最大化的發(fā)揮。

3.3? 建立健全檔案資料管理制度

做好檔案資料工作的前提就是要制定完善檔案管理制度及標(biāo)準(zhǔn)化細(xì)則。要明確檔案管理機構(gòu)及其主要職責(zé)。例如，要確定領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制，由企業(yè)辦公室有關(guān)負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)企業(yè)檔案管理工作，由各部門有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門檔案工作，由監(jiān)督、檢查人員負(fù)責(zé)文件材料收集及檔案整理工作，并要進一步明確專職檔案員、兼職檔案員、資料員的執(zhí)業(yè)資格和崗位職責(zé)。要細(xì)化資料管理流程，使其更好地反映各管理人員之間工作的銜接、交互、配合情況，做到無漏洞、無遺失，確保檔案工作全過程得到規(guī)范有序管理。各管理人員要依據(jù)資料管理制度和資料管理流程填寫好各自工作中形成的資料目錄和內(nèi)容，以避免施工資料與工程進度不同步的情況，從而保證施工資料及時、有序地得以收集。企業(yè)離職人員中涉及兼職檔案員、資料員的，在離職時必須經(jīng)由檔案員簽字方可辦理離職手續(xù)。要完善歸檔分類方案，確立包括綜合類、工程項目類、人事類、會計類等類別文件材料的歸檔范圍，具體分類要結(jié)合企業(yè)組織架構(gòu)和實際經(jīng)營情況進行細(xì)分。歸檔分類方案不宜過于煩瑣，檔案管理的關(guān)鍵在于利用，只要能確保在最短時間內(nèi)查詢到有關(guān)檔案，這樣的分類方案就是實用的。

3.4? 資料收集的過程中必須做到真實、有效

材料進場報驗、施工檢驗批、隱蔽工程檢查等是檔案資料的主要組成部分。資料收集的過程中必須做到真實、有效。材料入場前必須提供合格證且經(jīng)由施工單位、監(jiān)理單位驗收以后方可進場。入場的材料需要取樣、送檢，等檢測報告出來合格以后，材料才能使用。不合格材料需要復(fù)試以后才能使用。送檢需要填寫取樣委托單，注明材料的批號、規(guī)格、型號以及使用部位，檢驗合格以后材料方可用于現(xiàn)場施工。

3.5? 不斷豐富檔案信息服務(wù)的形式

大數(shù)據(jù)時代，建筑工程檔案管理服務(wù)要緊跟時代的發(fā)展變化，實施信息化建設(shè)，借助信息技術(shù)，不斷優(yōu)化檔案信息資源，進一步豐富檔案信息服務(wù)的形式。其一，利用微縮技術(shù)服務(wù)。在工程檔案管理中，必然會有一些非常重要或者非常珍貴的檔案資料，對這些資料的保管要非常謹(jǐn)慎，既要防止損壞，也要防止丟失或者被盜。這時可以利用微縮技術(shù)，將這些資料進行縮減，進而妥善保管。另外，在工程檔案管理中，資料信息非常多，而且繁雜，加強信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)的強大功能，能夠極大的提升檔案管理的效率和質(zhì)量。

3.6? 增強全員檔案意識

建筑工程檔案是企業(yè)經(jīng)營活動的真實記錄，也是城市發(fā)展的歷史見證，是記錄歷史，連接過去、現(xiàn)在和未來的紐帶。檔案工作從來都不是某一個部門的工作，特別是對于建筑工程而言，檔案意識更需要深深根植于每個員工的心中，落實在每個員工的行動上，才能確保工程檔案應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸。樹立工作人員的責(zé)任感、使命感和榮譽感，增強全員的檔案管理意識，對于更好地完成建筑工程檔案管理任務(wù)具有積極作用。強烈的檔案意識難以自發(fā)形成，這就需要企業(yè)通過采取有效的宣傳教育提高全員檔案意識，加強全員對檔案法律法規(guī)和檔案管理知識的學(xué)習(xí)，使全員更加清楚地認(rèn)識到建筑工程檔案的功能和作用，樹立全員重視檔案、全員參與檔案管理的觀念。

4? 結(jié)語

檔案資料管理是建設(shè)工程項目的重要部分，不僅在項目實施過程中有著很大的作用，項目投入使用以后，如若出現(xiàn)質(zhì)量問題，或是項目需要改建或是擴建，檔案資料都能夠提供參考依據(jù)。

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