環(huán)境檢測實驗室智慧運營管控平臺的設計與應用

周佳佳，高晨，李冠華，邱潔

（江蘇康達檢測技術(shù)股份有限公司，江蘇蘇州 215000）

十三五以來，我國對生態(tài)環(huán)境保護高度重視，給環(huán)境檢測工作帶來了巨大的機遇和挑戰(zhàn)［1］。環(huán)境檢測實驗室承擔樣品采集和分析、實驗數(shù)據(jù)處理、報告出具和簽發(fā)的重要任務。常規(guī)的環(huán)境分析檢測過程中，各個工作環(huán)節(jié)需要大量的人力物力及時準確填寫各項記錄，數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計通常需要手工計算，耗時費力，且容易出現(xiàn)計算錄入錯誤導致數(shù)據(jù)失真的現(xiàn)象［2–3］。此外，各個環(huán)節(jié)信息共享不及時，部門之間缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)一，常常造成工作安排不順暢，工作效率較低。面對日益繁重的檢測任務以及越來越高的檢測要求，傳統(tǒng)的實驗室分析和管理模式顯得力不從心。為了提高工作效率，保證檢測質(zhì)量，信息自動化、集成化管理成為環(huán)境檢測實驗室建設的一項迫切需要［4–6］。信息化管理系統(tǒng)的建設是環(huán)境檢驗檢測機構(gòu)發(fā)展戰(zhàn)略的重要組成部分，也是核心競爭力之一［7–8］。傳統(tǒng)的環(huán)境檢測信息化建設缺乏統(tǒng)一規(guī)劃，設計一個跨模塊的整合和數(shù)據(jù)集成成為信息管理的新要求、新趨勢。筆者針對行業(yè)發(fā)展需求，開發(fā)了檢測智慧運營管控平臺（以下簡稱運營平臺），構(gòu)建了從銷售、采樣、實驗室分析到報告簽發(fā)、項目回款，制定了科學的工作流程，分工明確，責任到人［9］，覆蓋環(huán)境檢測業(yè)務全過程的監(jiān)管體系。運營平臺的建立可幫助公司實現(xiàn)自動化運行、信息化管理和無紙化辦公［10］，從而提高運行效率和運營效益，保證數(shù)據(jù)質(zhì)量，同時為量化考核和管理提供參考依據(jù)［11］。

1 運營平臺概述

運營平臺主體結(jié)構(gòu)由9 大模塊構(gòu)成，分別是系統(tǒng)管理、基礎信息設置、客戶信息管理、銷售管理、化驗室管理、現(xiàn)場管理、報告室管理、評價室及財務管理。各個模塊下設若干分支單元，配置不同的服務功能，保障檢測業(yè)務全過程高效有序運行。

1.1 系統(tǒng)管理

系統(tǒng)管理模塊包括人員管理和權(quán)限配置。

人員管理包括公司全體人員的基本信息資料，通過阿里巴巴公司移動辦公平臺釘釘同步人員信息，可實現(xiàn)自動更新和手動更新，具備快速查詢和編輯功能。

權(quán)限設置為不同人員配置操作權(quán)限，實現(xiàn)各級人員分工以及權(quán)限配置具體化，規(guī)范工作流程。

1.2 基礎信息設置

基礎信息設置模塊下設服務分類、服務項目、折扣權(quán)限和附加條款4 個功能單元，每個功能單元承擔不同的信息統(tǒng)計匯總和管理維護的任務。

服務分類包含公司全部檢測業(yè)務分類，實行多級分類管理。

服務項目為所有服務類別包含的具體檢測項目，每種檢測項目下均可查看對應的檢測方法、方法驗證情況以及項目單價等信息。銷售人員在創(chuàng)建報價單選擇該項目時，所有信息均可自動關(guān)聯(lián)。

折扣權(quán)限主要應用于不同級別的客戶。

附加條款將檢測任務涉及到的附加費用（如交通費、加急費等）和報價單、合同條款等信息統(tǒng)一歸類管理，便于銷售人員統(tǒng)計匯總檢測費用，管理層也可隨時查閱了解公司業(yè)務情況。

1.3 客戶管理

客戶管理模塊實現(xiàn)對公司客戶信息的統(tǒng)一管理，實現(xiàn)信息共享。以圖表的形式對客戶的行業(yè)分布、城市分布、類型分布等進行直觀的統(tǒng)計（如圖1，圖2），同時從客戶增量和合同金額等方面對不同銷售部門和人員進行績效統(tǒng)計（如圖3），提供量化考核和管理的依據(jù)。

圖1 客戶行業(yè)分布

圖2 客戶類型分布

圖3 2019 年分部門客戶增量月度匯總

1.4 銷售管理

銷售管理模塊為銷售部門提供創(chuàng)建報價單、生成合同和申請開票功能。銷售人員在創(chuàng)建報價單或合同時，只需通過相關(guān)信息檢索即可快速選擇所需信息，如客戶資料、服務分類和項目、檢測方法等，避免重復輸入，節(jié)省工作時間。此外，系統(tǒng)對訂單或合同的統(tǒng)計，可根據(jù)訂單（合同）總量、已生成合同訂單（已收款合同量）和未生成合同訂單量（未收款合同量）進行分類統(tǒng)計，方便篩選查找。系統(tǒng)支持批量開票申請，避免重復操作。銷售管理模塊與其它功能模塊相互關(guān)聯(lián)，每一份合同從生成、合同評審、現(xiàn)場采樣、實驗室分析、數(shù)據(jù)處理、報告出具簽發(fā)到最后開票回款，銷售人員均可在系統(tǒng)內(nèi)實時跟進合同進度，實現(xiàn)不同部門之間信息高度共享，提高工作效率。

1.5 化驗室管理

化驗室管理模塊實現(xiàn)對儀器、樣品、人員統(tǒng)一管理。儀器的基本信息、工作狀態(tài)、檢定校準及期間核查等資料均可通過查詢儀器的名稱、編號、型號等獲得；每臺化驗儀器對應唯一的條形碼，通過掃描條形碼可快速獲取儀器的相關(guān)信息。樣品管理功能可以確保樣品清點、確認工作有序進行，由銷售人員提供或現(xiàn)場采樣提交交接單，經(jīng)樣品管理員清點、確認無誤之后，自動提交至主管任務分配界面，由化驗室主管為不同檢測任務安排授權(quán)檢測人員和儀器，所有檢測數(shù)據(jù)原始記錄均為線上填寫、復核和審核，從而實現(xiàn)無紙化辦公。系統(tǒng)自動統(tǒng)計檢測任務總量、已完成量和未完成量，可通過篩選查看不同檢測任務進度，實現(xiàn)對整個檢測業(yè)務流程的電子化管理［12］。

1.6 現(xiàn)場管理

現(xiàn)場管理模塊與化驗室管理模塊結(jié)構(gòu)類似，包含對采樣儀器、采樣任務、樣品交接單、樣品準備單、采樣能力、人員設置和車輛等信息的管理。運營平臺根據(jù)采樣儀器的狀態(tài)對儀器的基本信息和檢定校準等相關(guān)材料及時進行更新，規(guī)范儀器的使用和管理。采樣任務的分配和執(zhí)行按采樣部門、采樣人員的配置實施，采樣記錄實現(xiàn)線上填寫，保證時效；運營平臺自動統(tǒng)計采樣任務總量、完成量和滯留率，有利于快速了解任務進度，優(yōu)化工作安排。

1.7 報告室管理

報告編制任務根據(jù)不同的報價類型出現(xiàn)在不同的報告部門主管界面。主管分配報告編制任務時，運營平臺可根據(jù)當前報告編制人的未完成報告任務量和優(yōu)先級，推薦合適的編制人選，編制完成后自動生成檢測報告和質(zhì)控表，簡化報告人員工作量，提高編制效率。通過對報告編制人員的報告編制錯誤記錄和報告編制任務量統(tǒng)計（如圖4），可對人員實現(xiàn)量化考核；生成檢測方案或檢測單并建立檔案編號及存放位置，每份檢測單包含合同、檢測方案、采樣記錄、交接單、原始記錄和檢測報告等文件信息，借閱或歸還時系統(tǒng)會記錄人員信息和時間，規(guī)范文件管理。

圖4 報告編制人員限定時間段內(nèi)編制報告數(shù)量統(tǒng)計

1.8 評價室

銷售人員操作生成的評價項目流轉(zhuǎn)到評價室，由評價室對評價項目實行從檢測方案生成到評價報告編制的全過程管理。運營平臺對評價項目總量及完成情況進行統(tǒng)計，并詳細記錄項目的流程明細、完成狀態(tài)和合同進度，供相關(guān)人員實時查看任務進展情況，提高信息共享時效。

1.9 財務管理

財務管理模塊將公司生成的合同按總量及金額進行統(tǒng)計，同時分別按已收款項、未收款項等進行合同數(shù)量和金額的統(tǒng)計，供領(lǐng)導層和有權(quán)限的人員查看，及時跟進公司財務狀況。財務管理模塊設置線上報銷和申請的功能，根據(jù)報銷類型自動統(tǒng)計審核通過的報銷單數(shù)量和金額，方便查看和管理。

2 監(jiān)控平臺

該環(huán)境檢測業(yè)務的監(jiān)管平臺覆蓋系統(tǒng)管理、基礎信息設置、客戶信息管理、銷售管理、化驗室管理、現(xiàn)場管理、報告室管理、評價室以及財務管理9 大模塊的數(shù)據(jù)，成為整個信息化系統(tǒng)的核心。借用大數(shù)據(jù)和信息技術(shù)的手段，對公司各模塊的業(yè)務數(shù)據(jù)進行統(tǒng)一整合，將所有指標按不同類型分別進行分析，為管理層提供多角度的評價數(shù)據(jù)。將公司整體業(yè)務能力，依據(jù)相關(guān)指標度量的結(jié)果，以不同顏色直觀表現(xiàn)各項指標當前在全國的分布狀況，并附具體數(shù)據(jù)加以說明，為管理層提供公司當前業(yè)務發(fā)展情況。監(jiān)控平臺的構(gòu)建，對企業(yè)的運營狀況進行數(shù)字化的度量、監(jiān)控和評價，輔助管理層決策，為企業(yè)發(fā)展提供依據(jù)［13］。

3 應用體驗及存在的問題

不同于其它的實驗室信息管理系統(tǒng)，檢測智慧運營管控平臺是根據(jù)公司的運營情況，為公司量身定制的實驗室信息管理系統(tǒng)，涉及從銷售、采樣、化驗到報告簽發(fā)、項目回款，覆蓋檢測業(yè)務全流程的管理體系，實用性強。由于不同部門工作職能差異，對運營平臺提出的使用需求不盡相同，一些在平臺設計初期未考慮或考慮不全面的因素逐漸在運營平臺的應用過程中顯現(xiàn)出來，主要存在的問題有以下幾個方面：

（1） 操作自由度不高。例如在錄入原始記錄時，需要逐一將數(shù)據(jù)結(jié)果錄入，缺少復制、粘貼等快捷鍵，影響工作效率；

（2）記錄設計不完善。當前運營平臺包含的記錄尚不全面，部分記錄如標準溶液配制記錄暫未上線，目前仍需線下填寫；

（3）功能不完全。如合同評審、不確定度評定等功能暫未開發(fā)，無法實現(xiàn)線上完成合同評審及不確定度自動計算，仍需要線下進行人工操作。

4 優(yōu)化建議與改進措施

針對運營平臺現(xiàn)存的問題和開發(fā)需求，需要進一步整理收集各部門在應用運營平臺過程中存在的問題和使用功能開發(fā)需求，評估問題解決的必要性和需求開發(fā)的可能性，與軟件公司技術(shù)人員討論制定解決方案，對運營平臺進行深入完善和開發(fā)。

信息化技術(shù)的快速發(fā)展，對環(huán)境檢測實驗室提出了更高的要求，如何在發(fā)展過程中緊跟信息化時代的步伐，及時掌握和制定實驗室信息化的發(fā)展方向至關(guān)重要。未來運營平臺的發(fā)展將致力于以下兩個方面：

（1）開發(fā)自動化運行工作模式，提高信息化管理的適用性。當前公司正致力開發(fā)實驗室樣品管理和運輸?shù)淖詣踊槍Υ笮蛢x器數(shù)據(jù)自動上傳運行平臺的自動化研究尚未開展，數(shù)據(jù)上傳到運營平臺仍需人工操作。下一步會將儀器工作站對接運營平臺，作為重點開發(fā)目標，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)上傳、運算自動化，不僅能夠提高數(shù)據(jù)的時效性和可操作，更能保證數(shù)據(jù)的客觀性和真實性，促進實驗室管理向智能化、自動化穩(wěn)步快速發(fā)展［14–15］。

（2）及時關(guān)注實驗室信息化發(fā)展動態(tài)，逐步推廣云計算。云計算以其高靈活、可擴展和高性比等特性，數(shù)十年間發(fā)展迅速，極大地提高了網(wǎng)絡服務的功能。根據(jù)公司的發(fā)展前景和發(fā)展需求，云計算應用于檢測智慧運營管控平臺，將是實現(xiàn)高效智能信息化管理模式的必然趨勢。

5 結(jié)語

環(huán)境檢測智慧運營管控平臺的核心問題是對各種資源的管理、協(xié)調(diào)及優(yōu)化。通過建設智慧運營管控平臺，實現(xiàn)了系統(tǒng)管理、基礎信息設置、客戶信息管理、銷售管理、化驗室管理、現(xiàn)場管理、報告室管理、評價室以及財務管理9 大模塊資源的共享，保障了檢測業(yè)務全過程高效有序運行。但智能運營管控平臺在環(huán)境檢測應用中仍處于起步狀態(tài)，在實際操作應用中，仍需突破操作、設計、功能的局限性，不斷改進，使完善后的智能運營管控平臺更適合于自身的管理特點，從而使資源利用最大化，降低成本，增加效益，為量化考核和管理提供參考依據(jù)。