煙草企業(yè)探索“互聯(lián)網(wǎng)+”商旅平臺(tái)
——以浙江中煙為例

盛磊 王爽

（浙江中煙工業(yè)有限責(zé)任公司浙江杭州310000）

一、煙草行業(yè)差旅現(xiàn)狀和問(wèn)題

作為擁有50多萬(wàn)名職工的中國(guó)煙草，主要從事卷煙生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)與專賣管理等，行業(yè)不但組織架構(gòu)復(fù)雜、業(yè)務(wù)范圍廣、業(yè)務(wù)類型多樣，而且員工數(shù)量巨大、差旅需求旺盛。但一直以來(lái)行業(yè)的差旅業(yè)務(wù)缺少統(tǒng)一的管理，也沒(méi)有搭建統(tǒng)一的商旅平臺(tái)，差旅申請(qǐng)、預(yù)訂、報(bào)銷以及審核均采用傳統(tǒng)方式：由員工選擇自行或通過(guò)第三方票務(wù)公司訂購(gòu)火車票、機(jī)票，員工自行墊付資金，行程結(jié)束后憑各種票據(jù)報(bào)銷差旅費(fèi)。期間由財(cái)務(wù)人員對(duì)報(bào)銷業(yè)務(wù)進(jìn)行人工審核，主要核查業(yè)務(wù)的真實(shí)性、票據(jù)的合規(guī)性、數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性等。這種方式下，差旅制度和標(biāo)準(zhǔn)不能精準(zhǔn)貫徹到位、出差預(yù)訂不夠便捷、人工審核的誤差率客觀存在、工作效率偏低、報(bào)銷周期較長(zhǎng)等問(wèn)題凸顯。從浙江中煙的實(shí)際情況來(lái)看，具體存在以下問(wèn)題：

（一）報(bào)銷流程較長(zhǎng)，墊資成本較大

據(jù)統(tǒng)計(jì)，單個(gè)員工差旅報(bào)銷從行程結(jié)束至財(cái)務(wù)報(bào)銷審核結(jié)束一般需要14天以上；常駐外業(yè)務(wù)員由于出差時(shí)間長(zhǎng)，自行墊資金額高達(dá)數(shù)萬(wàn)元。由于整個(gè)報(bào)銷過(guò)程需要通過(guò)手工填報(bào)、線下審核，財(cái)務(wù)人員無(wú)法事先規(guī)范和指導(dǎo)員工報(bào)銷信息填寫，容易造成因制度理解不同產(chǎn)生的信息溝通問(wèn)題，從而影響流程效率；同時(shí)財(cái)務(wù)審核工作量大，審核效率和規(guī)范性難以兼顧。

（二）機(jī)票價(jià)格明顯高于市場(chǎng)價(jià)

員工自行或者委托第三方票務(wù)公司購(gòu)買的機(jī)票價(jià)格往往遠(yuǎn)高于互聯(lián)網(wǎng)公共平臺(tái)的價(jià)格。零散采購(gòu)無(wú)法發(fā)揮企業(yè)集中采購(gòu)的規(guī)模效應(yīng)，預(yù)訂過(guò)程無(wú)法痕跡化，員工缺乏比質(zhì)比價(jià)的手段，無(wú)法在落實(shí)差旅標(biāo)準(zhǔn)、降低總體費(fèi)用的同時(shí)，為員工提供更多有性價(jià)比的選擇。

（三）審核住宿價(jià)格、合理性判定缺乏依據(jù)

財(cái)務(wù)人員審核時(shí)由于酒店價(jià)格和房型信息的不透明導(dǎo)致難以甄別酒店發(fā)票與實(shí)際入住酒店是否相符等問(wèn)題。員工差旅過(guò)程不夠透明，各級(jí)審核和管控受拘于復(fù)雜的現(xiàn)實(shí)狀況往往流于紙面，對(duì)不合規(guī)的差旅行為難以一一發(fā)現(xiàn)。

（四）差旅缺乏全流程整體管控

企業(yè)對(duì)員工的差旅行為缺乏事前、事中的管控，往往采用事后檢查的手段。而事后檢查的方式雖然可以發(fā)現(xiàn)部分問(wèn)題，但對(duì)既成事實(shí)的經(jīng)濟(jì)行為管控力度明顯不夠。面對(duì)事后發(fā)現(xiàn)的各種不規(guī)范問(wèn)題，由于存在部分具有合理理由的例外事件，不能采用不予報(bào)銷的“一刀切”進(jìn)行簡(jiǎn)單處置，還要依靠財(cái)務(wù)審核人員的職業(yè)判斷和專業(yè)水平來(lái)進(jìn)行合理處置，難免發(fā)生審核權(quán)威受到質(zhì)疑、被核事項(xiàng)無(wú)法落實(shí)等情況，甚至可能給企業(yè)帶來(lái)不必要的經(jīng)濟(jì)損失和負(fù)面影響。因此，對(duì)出差事項(xiàng)實(shí)施全流程的管控對(duì)于規(guī)范員工的差旅行為、保障員工合法權(quán)益、控制企業(yè)報(bào)銷風(fēng)險(xiǎn)顯得尤為關(guān)鍵。

二、浙江中煙探索建設(shè)商旅平臺(tái)的實(shí)踐

浙江中煙是一家主營(yíng)卷煙生產(chǎn)和銷售的煙草工業(yè)企業(yè)，隸屬于中國(guó)煙草總公司，下屬兩個(gè)卷煙廠。業(yè)務(wù)范圍遍布全國(guó)32個(gè)省、直轄市、自治區(qū)的310多個(gè)地級(jí)市以及東南亞、中東、南美等海外市場(chǎng)，年?duì)I業(yè)收入超過(guò)800億元。近年來(lái)隨著公司業(yè)務(wù)不斷外延，超過(guò)六成業(yè)務(wù)量發(fā)生在省外市場(chǎng)和境外市場(chǎng)，公司常駐外的業(yè)務(wù)團(tuán)隊(duì)也隨之不斷壯大，全年有超過(guò)四百員工長(zhǎng)期駐外，超過(guò)一千員工有差旅需求，因此伴隨而來(lái)的差旅出行問(wèn)題和矛盾也越來(lái)越突出。

（一）探索建設(shè)商旅平臺(tái)的過(guò)程

基于上述問(wèn)題，浙江中煙積極探索基于互聯(lián)網(wǎng)的商旅平臺(tái)建設(shè)，通過(guò)整個(gè)差旅過(guò)程的數(shù)字化、自動(dòng)化和智能化處理，在為員工提供高效便捷的差旅體驗(yàn)的同時(shí)，有效落實(shí)差旅制度和標(biāo)準(zhǔn)，提高差旅費(fèi)用的控能力。平臺(tái)建設(shè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)如下：

1.全面籌劃未來(lái)差旅。對(duì)差旅系統(tǒng)的全面規(guī)劃和設(shè)計(jì)關(guān)系到平臺(tái)的管理力度和應(yīng)用成效，必須要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，充分考慮未來(lái)業(yè)務(wù)發(fā)展需求，著眼當(dāng)前、放眼未來(lái)?？傮w來(lái)說(shuō)，對(duì)于未來(lái)的差旅管理，需要全面覆蓋行前、行中和行后三個(gè)環(huán)節(jié)，分別包括差旅申請(qǐng)管理、差旅預(yù)訂和執(zhí)行管理、差旅報(bào)銷管理、商旅結(jié)算管理以及差旅基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理五個(gè)方面。具體如圖1所示。

圖1

2.實(shí)地調(diào)研業(yè)務(wù)需求。要建立一個(gè)全方位、高效率的差旅管理平臺(tái)，既要滿足企業(yè)規(guī)范管理的要求，又要給員工以滿意的差旅報(bào)銷體驗(yàn)，必須充分征求業(yè)務(wù)部門的意見，有效解決出差人員的合理訴求。平臺(tái)建設(shè)實(shí)施部門需要深入業(yè)務(wù)一線，在市場(chǎng)營(yíng)銷、物資采購(gòu)等出差人員較為集中的業(yè)務(wù)部門開展實(shí)地調(diào)研，了解業(yè)務(wù)人員特別是外勤團(tuán)隊(duì)在行程設(shè)計(jì)、交通安排、酒店預(yù)訂、報(bào)銷流程等方面的差旅需求，在此基礎(chǔ)上，梳理商旅平臺(tái)的預(yù)訂、結(jié)算、報(bào)銷等流程，并對(duì)商旅平臺(tái)的規(guī)則配置進(jìn)行深入探討，初步搭建平臺(tái)建設(shè)雛形。

3.重新設(shè)計(jì)差旅流程。結(jié)合對(duì)差旅管理的全面籌劃以及實(shí)地調(diào)研的結(jié)論，在正式開展平臺(tái)建設(shè)之前，需要重新梳理并確定差旅申請(qǐng)、預(yù)訂、行程變更、報(bào)銷、財(cái)務(wù)審核、結(jié)算等流程，以保障系統(tǒng)運(yùn)行的高效性、合規(guī)性，提高用戶的體驗(yàn)感。此時(shí)，根據(jù)實(shí)地調(diào)研的結(jié)果，實(shí)施部門已經(jīng)擁有了較為詳細(xì)的基礎(chǔ)資料、設(shè)計(jì)思路和藍(lán)圖。針對(duì)差旅管理的總體框架，形成具體流程：（1）行前：差旅申請(qǐng)管理。建立企業(yè)內(nèi)部差旅管理平臺(tái)，從差旅計(jì)劃的申報(bào)、審批到行程的變更，實(shí)現(xiàn)差旅事前管理的線上審批。（2）行中：差旅預(yù)訂和執(zhí)行管理。差旅預(yù)訂：?jiǎn)T工可直接登錄互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺(tái)進(jìn)行預(yù)訂。商旅平臺(tái)可按照企業(yè)差旅管理的具體要求設(shè)置預(yù)訂控制規(guī)則和預(yù)訂審批規(guī)則，例如：無(wú)法預(yù)訂超過(guò)2個(gè)月的訂單、預(yù)訂機(jī)票鎖定本次航班的最低價(jià)、預(yù)訂酒店超標(biāo)時(shí)超標(biāo)部分需要自行支付等，在員工預(yù)訂時(shí)校驗(yàn)是否符合管控要求，在預(yù)訂提交后依據(jù)審批規(guī)則發(fā)送審批任務(wù)。執(zhí)行管理：在互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺(tái)進(jìn)行機(jī)票退改簽、酒店退房、離退員工預(yù)訂處理等各類預(yù)訂變更管理。同時(shí)互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺(tái)提供各類預(yù)訂、變更等信息的查詢、導(dǎo)出功能，導(dǎo)出的清單格式能夠?qū)隕RP系統(tǒng)，支持財(cái)務(wù)人員按差旅預(yù)訂進(jìn)行勾對(duì)。（3）行后：財(cái)務(wù)報(bào)銷管理和商旅結(jié)算管理。財(cái)務(wù)報(bào)銷管理：?jiǎn)T工填制差旅行程單，標(biāo)注互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺(tái)預(yù)訂信息，并在資金支付系統(tǒng)中申請(qǐng)支付差旅費(fèi)。財(cái)務(wù)人員審批并根據(jù)行程單在ERP差旅預(yù)訂核銷程序中核銷本次行程預(yù)訂信息。財(cái)務(wù)人員定期檢查未核銷訂單，及時(shí)發(fā)現(xiàn)未報(bào)銷行程并提醒員工及時(shí)報(bào)銷。商旅結(jié)算管理：各個(gè)卷煙廠成本費(fèi)用均獨(dú)立結(jié)算，商旅平臺(tái)預(yù)訂的住宿發(fā)票、機(jī)票行程單等票據(jù)也分別郵寄給各個(gè)成本中心。商旅平臺(tái)提供“30+30”天的賬期，每個(gè)點(diǎn)的財(cái)務(wù)人員根據(jù)上月已出行的預(yù)訂清單分別與商旅服務(wù)商進(jìn)行結(jié)算。詳見圖2。

4.合理完成系統(tǒng)配置。經(jīng)過(guò)前序準(zhǔn)備，系統(tǒng)建設(shè)已初具條件。根據(jù)之前調(diào)研形成的結(jié)果，預(yù)訂流程、差旅規(guī)則、結(jié)算流程等均已經(jīng)明確，通過(guò)選定的商旅平臺(tái)開展基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集、系統(tǒng)初始化、創(chuàng)建賬戶、配置規(guī)則等一系列工作，同時(shí)根據(jù)實(shí)際需要開發(fā)商旅預(yù)訂核銷程序及差旅費(fèi)管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)與企業(yè)管理系統(tǒng)（ERP）的有效對(duì)接，確保差旅行程審批、差旅預(yù)訂、報(bào)銷、審核、銷賬等標(biāo)準(zhǔn)固化、程序到位、流程順暢、形成閉環(huán)。

圖2

5.有序推進(jìn)平臺(tái)應(yīng)用?？紤]到差旅管理涉及到業(yè)務(wù)面比較廣，并且直接與員工切身感受相關(guān)，在平臺(tái)上線應(yīng)用前，需要進(jìn)行應(yīng)用培訓(xùn)及推廣宣傳。借助企業(yè)內(nèi)網(wǎng)、內(nèi)部刊物、辦公平臺(tái)等渠道進(jìn)行全面深入的宣傳，并組織各個(gè)層級(jí)、各個(gè)部門的線下培訓(xùn)，以進(jìn)一步加深員工的認(rèn)同感，提高員工的認(rèn)知度。推行過(guò)程中采取分步走的方式，分部門分類型逐步推進(jìn)，平穩(wěn)過(guò)渡，減少變革阻力，同時(shí)有助于針對(duì)實(shí)施過(guò)程中暴露的問(wèn)題及時(shí)調(diào)整、及時(shí)修正、及時(shí)完善，以實(shí)現(xiàn)制度、流程、數(shù)據(jù)和系統(tǒng)平臺(tái)的平穩(wěn)過(guò)渡。

6.充分吸納大客戶協(xié)議。商旅平臺(tái)涵蓋機(jī)票、火車票、酒店、用車等預(yù)訂功能，企業(yè)的差旅消費(fèi)實(shí)現(xiàn)了集中管理、集中統(tǒng)計(jì)和集中反饋，企業(yè)的集團(tuán)化優(yōu)勢(shì)得以充分體現(xiàn)。企業(yè)可以利用商旅平臺(tái)服務(wù)商龐大的客戶規(guī)模，與各大航司、酒店、網(wǎng)約車平臺(tái)等供應(yīng)商簽訂大客戶協(xié)議并納入商旅平臺(tái)。通過(guò)協(xié)商，往往能夠在原有折扣的基礎(chǔ)上享受不同程度的折上折。在夯實(shí)規(guī)范基礎(chǔ)、提高管理效率的同時(shí)，有效地控制企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

（二）平臺(tái)初步成效

商旅平臺(tái)不但能實(shí)現(xiàn)采購(gòu)直接成本的降低，而且能通過(guò)減少粘貼票據(jù)的時(shí)間、降低填報(bào)錯(cuò)誤率、提高采購(gòu)價(jià)格透明度、壓縮報(bào)銷周期等從而大幅降低采購(gòu)的間接成本，實(shí)現(xiàn)了“雙降”，基本上達(dá)到了商旅平臺(tái)建設(shè)的初衷。具體成效如下：

1.提高員工體驗(yàn)感與滿意度。從員工使用的總體情況來(lái)看，互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺(tái)操作簡(jiǎn)便、價(jià)格透明單一；員工無(wú)需再提供機(jī)票行程單、登機(jī)牌，住宿發(fā)票、清單、刷卡小票等票據(jù)，也避免了票據(jù)遺失、開票信息有誤、票據(jù)粘貼等麻煩，報(bào)銷更加便利；員工無(wú)需墊資，節(jié)約了資金成本。原線下模式報(bào)銷至少需要14個(gè)工作日，目前在商旅平臺(tái)預(yù)訂單筆訂單不超過(guò)2分鐘，訂單確認(rèn)后直接出票，無(wú)需付款，財(cái)務(wù)審核亦無(wú)需加記，報(bào)銷減少到10個(gè)工作日內(nèi)。

2.有效降低差旅成本?；ヂ?lián)網(wǎng)商旅平臺(tái)可按照公司管控要求自動(dòng)推薦低折扣機(jī)票，設(shè)置最低價(jià)、折扣、提前預(yù)訂天數(shù)以及艙位等管控條件，降低機(jī)票折扣；可通過(guò)預(yù)設(shè)分城市差別化標(biāo)準(zhǔn)，只可預(yù)訂滿足差旅標(biāo)準(zhǔn)的酒店，從而降低差旅機(jī)票、住宿費(fèi)用的總體規(guī)模。就浙江中煙而言，全年全員預(yù)訂機(jī)票平均折扣保持在六折以下；通過(guò)商旅平臺(tái)預(yù)訂酒店比重超過(guò)三成，累計(jì)為員工墊付差旅資金超過(guò)千萬(wàn)元，總差旅費(fèi)用與線下采購(gòu)相比累計(jì)降低將近10%。

3.規(guī)范差旅管理。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)商旅平臺(tái)預(yù)訂，價(jià)格構(gòu)成將比通過(guò)其他途徑預(yù)訂更加透明，并可自動(dòng)根據(jù)公司差旅管控要求進(jìn)行預(yù)訂校驗(yàn)和審批，從源頭上控制員工差旅超標(biāo)問(wèn)題，同時(shí)可以建立黑名單制度，將出現(xiàn)過(guò)問(wèn)題的酒店加入黑名單。另外，對(duì)因業(yè)務(wù)需要造成的例外情形，制定相關(guān)事前授權(quán)審批的規(guī)則，痕跡化管理，便于事后定期對(duì)比與分析，提高業(yè)務(wù)部門的管理自覺(jué)性。

4.為差旅精益管理提供數(shù)據(jù)支撐。傳統(tǒng)模式下，員工的差旅數(shù)據(jù)只能依靠手工統(tǒng)計(jì)，工作量大，且存在滯后性。商旅平臺(tái)可實(shí)時(shí)獲取所有員工的差旅數(shù)據(jù)，為提升差旅費(fèi)管理水平，進(jìn)一步加強(qiáng)差旅支出的控制、分析和優(yōu)化等提供了完整的數(shù)據(jù)支撐和依據(jù)。

三、結(jié)語(yǔ)

基于浙江中煙“互聯(lián)網(wǎng)+”商旅平臺(tái)探索的成功實(shí)踐，為煙草行業(yè)全面開展商旅平臺(tái)管理積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，排除了零基本的障礙。筆者認(rèn)為，除了企業(yè)規(guī)模和地域分布的差異，行業(yè)內(nèi)的企業(yè)組織架構(gòu)基本一致、業(yè)務(wù)類型較為統(tǒng)一、出差標(biāo)準(zhǔn)完全相同，具備了在行業(yè)內(nèi)建立統(tǒng)一平臺(tái)的基礎(chǔ)和條件：一是技術(shù)可行性。商旅平臺(tái)能支持極其復(fù)雜的企業(yè)體系，實(shí)現(xiàn)多層級(jí)法人組織架構(gòu)的差旅預(yù)訂，實(shí)現(xiàn)煙草行業(yè)幾十萬(wàn)人規(guī)模的差旅預(yù)訂和差旅報(bào)銷業(yè)務(wù)集中化、在線化、系統(tǒng)化管理。商旅平臺(tái)可以提供單點(diǎn)登錄接口、人事接口、提前審批接口、訂單取數(shù)接口、結(jié)算接口等接口，這些接口均支持集團(tuán)下屬各級(jí)單位現(xiàn)有系統(tǒng)與集團(tuán)商旅平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接。二是制度可行性。煙草行業(yè)下屬企業(yè)統(tǒng)一接受中國(guó)煙草總公司的垂直管理，差旅標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一執(zhí)行中國(guó)煙草總公司標(biāo)準(zhǔn)。有利于集團(tuán)商旅平臺(tái)的規(guī)則的統(tǒng)一化配置和費(fèi)用管控。三是效益可行性。中國(guó)煙草總公司旗下的各種類型酒店百余家遍布全國(guó)各地，從高檔到中檔。另外行業(yè)各級(jí)商業(yè)公司和工業(yè)公司有眾多協(xié)議酒店，建立統(tǒng)一的商旅平臺(tái)將自營(yíng)酒店和協(xié)議酒店納入集團(tuán)商旅平臺(tái)，不但可以降低整體住宿價(jià)格，還可以擴(kuò)大自營(yíng)酒店品牌影響力，減少行業(yè)內(nèi)單位摩擦，實(shí)現(xiàn)資源共享。另外，煙草行業(yè)的整體規(guī)?？梢晕{更多優(yōu)質(zhì)低價(jià)資源，從價(jià)格、服務(wù)等層面多維度降低差旅成本。

綜上所述，筆者認(rèn)為“互聯(lián)網(wǎng)+”商旅平臺(tái)作為差旅管理的一部分，不但能充分發(fā)揮煙草行業(yè)的規(guī)模效應(yīng)和集中采購(gòu)的價(jià)格優(yōu)勢(shì)，還可以從提高效率、落實(shí)規(guī)范、降低費(fèi)用、提高員工滿意度等方面，實(shí)現(xiàn)行業(yè)差旅費(fèi)透明合規(guī)、降本增效、全流程管控的目標(biāo)。