大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀與策略分析

摘?要：隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，大數(shù)據(jù)應(yīng)用已經(jīng)融入各行各業(yè)，深刻改變了人們的生活方式。當(dāng)檔案遇上大數(shù)據(jù)，電子檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)、改革創(chuàng)新，開啟以大數(shù)據(jù)為紐帶的智慧檔案新時(shí)代。文章從大數(shù)據(jù)時(shí)代下的特點(diǎn)，通過(guò)發(fā)現(xiàn)新環(huán)境下檔案管理和檔案理論面臨的問(wèn)題，闡述了在大數(shù)據(jù)時(shí)代下檔案管理的新策略，提出實(shí)用性創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;策略分析

一、 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的意義

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資料來(lái)源趨于網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化，檔案部門更加關(guān)注民生和輿論，檔案資料來(lái)源更加基層化、生活化，檔案資料的數(shù)量不斷增加，類型不斷增多，價(jià)值密度降低，也需要對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)的處理和收集歸檔。當(dāng)今社會(huì)和網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)生的檔案信息的數(shù)量和類型與過(guò)去完全不同，這對(duì)檔案管理產(chǎn)生了巨大影響。檔案資源實(shí)體管理和數(shù)字化管理的難度急劇增加，檔案檢索、利用和服務(wù)工作難以滿足用戶的需求。

文件管理員需要更改以前的管理模式并將其擺脫。制約傳統(tǒng)思維，充分利用全社會(huì)的資源和力量，建設(shè)大型檔案，實(shí)現(xiàn)新型服務(wù)。檔案管理人員要找出檔案管理中存在的問(wèn)題，將海量數(shù)據(jù)資源和創(chuàng)新思維應(yīng)用于檔案管理，更好地為國(guó)家、黨和人民服務(wù)。

二、 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理現(xiàn)狀

隨著大數(shù)據(jù)對(duì)社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展以及文化等行業(yè)的發(fā)展的促進(jìn)和現(xiàn)實(shí)作用，其發(fā)展前景是不言而喻的。然而，檔案館在信息領(lǐng)域的工作也面臨著新技術(shù)的挑戰(zhàn)和實(shí)際創(chuàng)新的機(jī)遇?；诖鏅n、歷史、政治、惠民的檔案管理和應(yīng)用，我們應(yīng)該使用大數(shù)據(jù)來(lái)解決檔案管理中可能出現(xiàn)的問(wèn)題。

（一）相關(guān)法律缺位，電力檔案的開放利用問(wèn)題沒(méi)有確定

我國(guó)電子檔案立法嚴(yán)重落后于電子檔案發(fā)展的客觀要求，《檔案法》更多是針對(duì)傳統(tǒng)檔案，而對(duì)于電子檔案的法律效力、相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、開放利用等問(wèn)題至今仍沒(méi)有明確規(guī)定。隨著社會(huì)發(fā)展，人們對(duì)電子檔案開放的要求不斷提高，而信息開放伴隨著潛在風(fēng)險(xiǎn)和承擔(dān)更多責(zé)任，特別是電子檔案安全問(wèn)題更加凸顯，有些工作人員存在“利用危險(xiǎn)，保密保險(xiǎn)”思想，導(dǎo)致電子檔案開放程度普遍不高，與社會(huì)利用需求存在差距。

（二）電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范滯后，影響了電力檔案的廣泛應(yīng)用

大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)繁雜多樣，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是資源共享利用的前提。2016年國(guó)家發(fā)布《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》，從“電子檔案存儲(chǔ)、備份、利用、統(tǒng)計(jì)、元數(shù)據(jù)維護(hù)”等方面對(duì)電子檔案管理進(jìn)行了規(guī)范，代替了2000年《電子文件歸檔與管理規(guī)范》?！兑?guī)范》發(fā)布以來(lái)，由于未定期審查電子檔案保存標(biāo)準(zhǔn)，電子檔案行業(yè)協(xié)同標(biāo)準(zhǔn)有的相對(duì)滯后、有的尚屬空缺、有的未得到嚴(yán)格執(zhí)行，嚴(yán)重阻礙著資源流動(dòng)共享，電子檔案信息的跨界融合、智能對(duì)接步履維艱。電子檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范滯后，嚴(yán)重制約了電子檔案在大數(shù)據(jù)時(shí)代的廣泛應(yīng)用。

（三）檔案管理人員技能有待提升，阻礙了電子檔案管理工作的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)

現(xiàn)代信息素養(yǎng)相對(duì)較弱，影響了電子檔案工作的創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)。目前，我國(guó)檔案從業(yè)人員隊(duì)伍龐大，但利用電子檔案提供服務(wù)仍普遍缺乏主動(dòng)性和前瞻性，缺乏敏銳捕捉電子信息并促成電子檔案和現(xiàn)實(shí)問(wèn)題融合的能力，檔案人員信息技術(shù)水平總體偏低，嚴(yán)重制約了電子檔案工作的創(chuàng)新發(fā)展。

三、 大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理策略分析

加強(qiáng)新技術(shù)在電子檔案領(lǐng)域的應(yīng)用，做好以用戶問(wèn)題為導(dǎo)向的個(gè)性化和智慧化服務(wù)，是大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作實(shí)現(xiàn)大發(fā)展的突破口，我們所面臨的形勢(shì)嚴(yán)峻、任務(wù)艱巨。因此，本人認(rèn)為大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子檔案工作要有新的工作思路，必須充分整合利用檔案資源，以服務(wù)為宗旨，不斷改進(jìn)工作方式，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求。

（一）建立數(shù)據(jù)規(guī)范，整合資源

作為基層單位，業(yè)務(wù)部門間的業(yè)務(wù)系統(tǒng)可能采用不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，而產(chǎn)生不同格式的數(shù)據(jù)，大量異構(gòu)數(shù)據(jù)形成信息孤島，建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的體系，消除信息孤島，形成資源共享是大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下首要解決的數(shù)據(jù)問(wèn)題。對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)合理整合，努力實(shí)現(xiàn)對(duì)結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的合并管理，云計(jì)算、大數(shù)據(jù)技術(shù)的運(yùn)用才能成為可能，分析挖掘海量數(shù)據(jù)才能成為可能。

（二）優(yōu)化工作流程，改善工作模式

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，不管是政府部門、企業(yè)還是基層單位，他們各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建立，各業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的歸檔，對(duì)傳統(tǒng)的收、管、用，均提出了新的要求。檔案的“收”要做到貫穿全流程，做到前端控制，提前做好各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的調(diào)研，要針對(duì)不同數(shù)據(jù)類別采取不同的處理方法，與檔案系統(tǒng)建立接口。檔案的“管”要做到全技術(shù)支持，大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理已經(jīng)不可避免地涵蓋了計(jì)算機(jī)知識(shí)，同時(shí)海量的檔案數(shù)據(jù)處理也需要計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在檔案安全方面也需要做到備份與系統(tǒng)日志管理;檔案的“用”要做到全智能服務(wù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案數(shù)據(jù)不應(yīng)該是簡(jiǎn)單的存放在那里的“死”數(shù)據(jù)，應(yīng)該“活”起來(lái)，而“活”即是對(duì)數(shù)據(jù)的分析與挖掘，應(yīng)該具備智能化的服務(wù)，真正為檔案利用者服務(wù)。

（三）強(qiáng)化資源聚集，完善檔案資源建設(shè)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案資源的概念正在從傳統(tǒng)的狹義定義向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變。業(yè)務(wù)部門以及檔案部門必須有意識(shí)地收集各種形式和巨大價(jià)值的各種數(shù)據(jù)資源。因此，檔案部門要與不同的數(shù)據(jù)所有者合作，鼓勵(lì)各社會(huì)組織和個(gè)人參與檔案資源的建設(shè)，不斷完善檔案資源的建設(shè)。

不斷變化的互聯(lián)網(wǎng)資源檔案和檔案資源的多樣化要求業(yè)務(wù)部門改變檔案資源的收集方式，并收集更多更高質(zhì)量的檔案資源。例如，及時(shí)訪問(wèn)網(wǎng)絡(luò)上的存檔資源并及時(shí)存檔用戶文件。檔案管理需要逐步掌握使用科學(xué)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和先進(jìn)的檔案管理理念，逐步形成智能化、信息化、數(shù)據(jù)化的電子檔案接收和管理工作機(jī)制，進(jìn)一步加強(qiáng)構(gòu)建和優(yōu)化檔案資源的能力。

四、 結(jié)束語(yǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理內(nèi)容、方式都是復(fù)雜多變的。面對(duì)大數(shù)據(jù)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，檔案管理工作也面臨新的變革。我們可以將“大數(shù)據(jù)”與檔案工作有機(jī)結(jié)合，加強(qiáng)檔案管理工作。需要檔案管理工作者不斷進(jìn)行理論探索和實(shí)踐創(chuàng)新。滿足社會(huì)需求，提升電子檔案利用價(jià)值，是各級(jí)組織檔案管理部門應(yīng)該面臨的重要任務(wù)。

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作者簡(jiǎn)介：

袁海燕，廣東省肇慶市，肇慶市恒電電力工程有限公司大旺分公司。