巧用騰訊文檔提高辦公效率

文字識別和處理在一起

現(xiàn)如今辦公人員在處理文檔時(shí)經(jīng)常會遇到一個(gè)難題，那就是需要將圖片中的文字轉(zhuǎn)換成文檔信息進(jìn)行編輯。而要完成這樣的操作，必須使用到OCR技術(shù)才可以。雖然現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)中有很多各種各樣的OCR服務(wù)，但是這些服務(wù)要么需要收費(fèi)，要么在完成文字識別后，需要復(fù)制粘貼到其他的應(yīng)用中才能進(jìn)行編輯，而現(xiàn)在在“騰訊文檔”中就能一氣呵成搞定。

用戶先在手機(jī)中安裝最新版本的“騰訊文檔”應(yīng)用，打開它以后，通過自己的QQ賬號或者微信賬號進(jìn)行登錄。接著點(diǎn)擊工具欄中的加號按鈕，在彈出的列表中選擇“在線文檔”選項(xiàng)。這時(shí)會出現(xiàn)一個(gè)“選取模板”的窗口，點(diǎn)擊其中的空白選項(xiàng)后就可以創(chuàng)建一篇新的文檔（圖1）。

在文檔正文處點(diǎn)擊一下，這時(shí)調(diào)出該應(yīng)用的工具條。點(diǎn)擊工具條中的加號按鈕，可以通過兩種不同的方式來完成文字的識別操作（圖2）。比如用戶點(diǎn)擊列表中的“相機(jī)圖片”按鈕，就會切換到手機(jī)的圖庫里面。從中選擇要進(jìn)行文字識別的圖片文件，就可以將它加載到一個(gè)圖片窗口。

點(diǎn)擊圖片窗口左下角的“提取圖中文字”選項(xiàng)，在新的圖像編輯窗口中只需要通過調(diào)整圖片四周的邊框，將文字所在的范圍進(jìn)行框選即可?？蜻x完成后點(diǎn)擊下面的“開始提取文字”按鈕，就可以對選取范圍進(jìn)行文字識別（圖3）。識別完成后將“同時(shí)插入圖片”選項(xiàng)去除，再點(diǎn)擊下面的“插入文本檔”按鈕，就可以將它插入到剛剛創(chuàng)建的文檔里面。

當(dāng)然用戶也可以直接點(diǎn)擊“文字提取”按鈕，這時(shí)會彈出一個(gè)提示框，告知用戶該應(yīng)用會使用到用戶手機(jī)的攝像頭功能。點(diǎn)擊“允許”按鈕后調(diào)用手機(jī)的攝像頭，這時(shí)對準(zhǔn)要進(jìn)行文字識別的信息進(jìn)行拍照。拍攝完成后和之前一樣會出現(xiàn)一個(gè)圖片編輯框，選擇要進(jìn)行識別的范圍后，點(diǎn)擊下面的“開始提取文字”按鈕，這樣就可以對剛剛識別出的文字信息進(jìn)行加載。

當(dāng)識別出的文字信息加載到編輯窗口中以后，用戶就可以利用應(yīng)用工具欄中的命令對信息進(jìn)行編輯。由于所有的編輯操作都是在云端服務(wù)器完成的，因此用戶的所有操作都會實(shí)時(shí)進(jìn)行保存，用戶要做的就是處理好自己的文檔信息即可。

語音輸入可以更加高效

雖然現(xiàn)在手機(jī)的屏幕越來越大，但是相對于電腦鍵盤的輸入來說，通過手機(jī)輸入法來操作還是很緩慢的。所以為了更好地解決這個(gè)問題，現(xiàn)在很多手機(jī)輸入法都加入了語音輸入的功能。而“騰訊文檔”的工具欄中同樣也加入了類似的功能，因此用戶可以利用它來幫助自己快速完成文字的輸入操作。

先按照前面的方法創(chuàng)建一篇新的文檔，接著點(diǎn)擊工具欄中的聲音按鈕。接著根據(jù)提示觸碰一下下方的藍(lán)色按鈕，然后開始對著麥克風(fēng)勻速地說出自己想要輸入的內(nèi)容。輸入完成以后點(diǎn)擊下面的暫停按鈕，這樣就可以在不方便進(jìn)行鍵盤操作時(shí)完成信息的輸入操作。當(dāng)用戶要想繼續(xù)進(jìn)行文字的輸入時(shí)，再次觸碰下面的藍(lán)色按鈕即可。當(dāng)所有的文字信息輸入完成后，點(diǎn)擊旁邊的小鉤按鈕就可以將這些信息加載到文檔里（圖4）。

不過語音輸入也有一個(gè)很明顯的問題，這也是所有語音輸入功能的一個(gè)通病，那就是用戶在輸入一段話或一句話以后，語音輸入往往無法準(zhǔn)確地添加上對應(yīng)的標(biāo)點(diǎn)符號。所以在遇到這種情況時(shí)，只能通過手工的方式，在后期編輯的時(shí)候?qū)ξ臋n進(jìn)行修改。

小提示：在開會的時(shí)候，其實(shí)用戶可以很好地利用該功能對會議內(nèi)容進(jìn)行記錄，會后稍加修改就可以完成會議記錄的整理。

智能翻譯整篇文檔信息

在互聯(lián)網(wǎng)上有著大量的信息，而其中又包括很多外文為主的信息，這樣很多用戶需要借助翻譯軟件來進(jìn)行閱讀。但是由于常見的翻譯軟件對字?jǐn)?shù)都有限制，這樣就給用戶在閱讀時(shí)造成了極大的不便。其實(shí)用戶利用“騰訊文檔”，就可以很方便地將一篇完整的文檔進(jìn)行翻譯。

用戶先通過網(wǎng)頁瀏覽器打開“騰訊文檔”在線版，接著同樣利用自己的QQ賬號或者微信賬號進(jìn)行登錄。需要提醒大家的是，登錄賬號一定要和使用“騰訊文檔”的賬號為同一個(gè)才行。如果用戶經(jīng)常將QQ賬號或者微信賬號進(jìn)行混用，那么可以先打開“騰訊文檔”應(yīng)用，點(diǎn)擊操作界面右上角的賬號圖標(biāo)。在彈出的界面中點(diǎn)擊“賬號管理”命令，這時(shí)就可以看到微信和QQ兩個(gè)選項(xiàng)（圖5）。分別將自己的微信賬號和QQ賬號進(jìn)行捆綁，這樣無論使用哪一個(gè)賬號進(jìn)行登錄，都可以成功使用“騰訊文檔”進(jìn)行在線操作，從而避免不同賬號管理不同文檔的問題。

接下來在“騰訊文檔”在線版里新建一篇文檔，將要翻譯的內(nèi)容通過快捷鍵的方式粘貼到文檔頁面中。然后點(diǎn)擊工具欄中的“更多”按鈕，在彈出的工具條中找到“智能工具”。點(diǎn)擊它以后選擇“智能翻譯”選項(xiàng)，這時(shí)文檔頁面就會改變成并列排序的方式，這樣原始信息和經(jīng)過翻譯后的信息就可以同時(shí)顯示出來，從而方便用戶對整篇文檔進(jìn)行不間斷的閱讀（圖6）。而且在翻譯結(jié)果頁面的左上角有一個(gè)“生成新文檔”按鈕，點(diǎn)擊它以后，就可以將翻譯結(jié)果保存為一個(gè)新的文檔，這樣用戶在手機(jī)應(yīng)用中就可以方便地進(jìn)行閱讀。

小提示：雖然“騰訊文檔”的翻譯功能效果還不錯(cuò)，但是利用它目前只能對英文信息進(jìn)行翻譯，而無法對類似日語、朝鮮語、法語等其他外文信息進(jìn)行翻譯。