互聯(lián)網(wǎng)+優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

王浩

摘 要：檔案管理是各單位十分重要的工作，對事業(yè)單位的影響不可小覷。在互聯(lián)網(wǎng)不斷發(fā)展的背景下，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)，可充分實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，為事業(yè)單位組織和工作人員進(jìn)行檔案的查詢、檢索等都提供了極大的便利。在此情況下，事業(yè)單位檔案管理要結(jié)合當(dāng)代檔案管理發(fā)展的特點(diǎn)和需要，積極開展實(shí)踐創(chuàng)新，制定科學(xué)合理的檔案管理制度，全面提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代;事業(yè)單位;檔案管理制度

前言：隨著互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的到來，我們的生活、學(xué)習(xí)和工作發(fā)生了許許多多的變化?；ヂ?lián)網(wǎng)的出現(xiàn)給各個(gè)行業(yè)都帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。檔案管理工作也是如此，它得益于互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了對檔案實(shí)體和檔案信息的管理，為許多單位及其工作人員提供了檔案相關(guān)工作和信息服務(wù)的便利。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案管理信息量不斷增加，檔案管理工作日益增多，對此，有關(guān)人員應(yīng)充分利用信息技術(shù)手段，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)，優(yōu)化事業(yè)單位的檔案管理制度，做好相應(yīng)的安全防范措施，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理工作的順利進(jìn)行。

1.簡述互聯(lián)網(wǎng)+背景下事業(yè)單位檔案管理及其現(xiàn)狀

1.1互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案管理的主要內(nèi)容

第一要實(shí)現(xiàn)檔案電子化。檔案電子化是指利用檔案管理軟件、計(jì)算機(jī)硬件和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，對相關(guān)檔案資源進(jìn)行收集整理和目錄錄入，實(shí)現(xiàn)檔案的上傳和查閱。同時(shí)，檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了檔案檢索功能，更好地檢索檔案信息。第二要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。檔案數(shù)字化是指充分利用數(shù)據(jù)壓縮轉(zhuǎn)換技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和圖文識別技術(shù)。對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件及相關(guān)電子檔案，經(jīng)過簡單處理后，可進(jìn)行分類存儲，形成系統(tǒng)有序的檔案信息庫。第三要實(shí)現(xiàn)檔案網(wǎng)絡(luò)化。對于文件聯(lián)網(wǎng)，它主要是指數(shù)字文件信息，通過對其進(jìn)行分類整理，利用互聯(lián)網(wǎng)將其傳送給需要查詢和使用的公眾用戶，在此基礎(chǔ)上，文件信息的輸入、存儲、處理、查詢和交換可以形成網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)電路。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案網(wǎng)絡(luò)化屬于高級階段。其主要功能是利用互聯(lián)網(wǎng)連接數(shù)據(jù)文件，形成集成網(wǎng)絡(luò)，最終為人們提供更理想的文件服務(wù)。

1.2互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的意義

優(yōu)化檔案管理制度已成為當(dāng)前檔案管理的一項(xiàng)重要任務(wù)。通過互聯(lián)網(wǎng)+公開事業(yè)單位檔案管理，不僅可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，而且可以提高管理效率。首先，發(fā)揮遠(yuǎn)程傳輸?shù)淖饔?，就是借助互?lián)網(wǎng)傳遞和報(bào)送事業(yè)單位檔案資料。其次，利用數(shù)據(jù)信息化的管理模式，與自動化辦公系統(tǒng)連接，可以存儲一些數(shù)字檔案資源，在擴(kuò)大館藏范圍的同時(shí)，也可以提高檔案的應(yīng)用價(jià)值。最后，通過互聯(lián)網(wǎng)+傳統(tǒng)的存儲方式，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化。在發(fā)展過程中，也為事業(yè)單位的決策和管理提供了一定的依據(jù)。互聯(lián)網(wǎng)+應(yīng)用可以在一定程度上降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，簡化操作流程，將人工工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字檔案存儲模式，對提高檔案管理工作有積極作用。事實(shí)上，優(yōu)化和創(chuàng)新檔案信息化也可以提高其利用價(jià)值。在綜合統(tǒng)計(jì)過程中，通過一些信息化設(shè)備，不僅可以滿足當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)信息的采集，而且可以實(shí)現(xiàn)一些智能化的檢索工作，對當(dāng)前檔案數(shù)據(jù)信息管理具有重要的價(jià)值。此外，在應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)+模式后，一些機(jī)構(gòu)的檔案管理可以升級，以增加數(shù)據(jù)和信息的共享，并有助于社會發(fā)展。

1.3現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理中的電子文檔越來越多，但傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展形勢，因此出現(xiàn)了一些先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，可以為檔案管理提供很大的幫助。但從實(shí)際發(fā)展來看，在事業(yè)單位中，檔案管理信息的普及程度還比較低，管理水平也不高，沒有落實(shí)到具體行動中。同時(shí)，在檔案館建設(shè)中，很多方面都不符合要求，有的檔案館甚至放了一些易燃易爆物品。這種落后的管理模式不利于事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)管理模式雖然具有一定的優(yōu)勢，但也會帶來一些負(fù)面影響，與傳統(tǒng)的紙張管理相比，在計(jì)算機(jī)中存儲電子文件容易受到外界的入侵和干擾，導(dǎo)致文件資源的破壞和盜竊。這不僅威脅到同聲傳譯機(jī)構(gòu)的基本信息，也對國家經(jīng)濟(jì)安全產(chǎn)生一定影響。同時(shí)，事業(yè)單位對電子檔案的安全管理缺乏明確的規(guī)章制度，導(dǎo)致一些不法人員盜用電子數(shù)據(jù)，給事業(yè)單位工作帶來麻煩。此外，在事業(yè)單位，部分檔案工作人員的信息意識相對薄弱，缺乏一定的工作經(jīng)驗(yàn)和網(wǎng)絡(luò)保護(hù)意識，無法適應(yīng)知識經(jīng)濟(jì)體制下的發(fā)展形勢。檔案在事業(yè)單位中發(fā)揮著非常重要的作用，它雖然不能直接轉(zhuǎn)化為物質(zhì)財(cái)富，但可以無形中提升單位的價(jià)值，為單位提供一些非常準(zhǔn)確和有用的信息，從而促進(jìn)單位的穩(wěn)定發(fā)展。而在檔案管理中，一些機(jī)構(gòu)更注重檔案的收集和整理，但在管理這些檔案時(shí)，卻不知道如何利用。隨著時(shí)間的推移，檔案的利用效率將逐漸降低。

2.探討互聯(lián)網(wǎng)+優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的創(chuàng)新措施

2.1轉(zhuǎn)變檔案管理工作理念、加大網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的宣傳力度

在新形勢下開展檔案管理工作的過程中，為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，首要任務(wù)是檔案管理人員要轉(zhuǎn)變檔案管理觀念。作為檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)對互聯(lián)網(wǎng)+形勢下檔案管理的要求的認(rèn)識，并在此基礎(chǔ)上積極探索檔案信息化建設(shè)的途徑和方法。同時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)識到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理中的重要性和意義，并在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。各單位有關(guān)管理部門要充分宣傳檔案管理網(wǎng)絡(luò)的重要性，引起本單位內(nèi)部工作人員的高度重視，切實(shí)引導(dǎo)內(nèi)部工作人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理方式，樹立網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理新理念，運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)軟件技術(shù)加強(qiáng)數(shù)據(jù)整理，加強(qiáng)規(guī)劃計(jì)算分析技術(shù)，提高工作效率，確保工作質(zhì)量。

2.2做好充分的安全防范工作，保障檔案信息的安全性

在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，我們要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案網(wǎng)絡(luò)的安全保衛(wèi)工作。我們可以從以下幾個(gè)方面入手。首先是訪問控制，這是網(wǎng)絡(luò)安全方案和保護(hù)的主要措施。其核心任務(wù)是確保網(wǎng)絡(luò)資源不會被非法使用和訪問。它可以限制非法用戶登錄服務(wù)器獲取網(wǎng)絡(luò)資源，控制授權(quán)用戶進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)的時(shí)間。二是防火墻技術(shù)，是一種控制和預(yù)防技術(shù)。它在組織網(wǎng)絡(luò)和其他系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置了障礙。這種障礙可以控制進(jìn)出的通信方向，事業(yè)單位檔案管理部門可以根據(jù)實(shí)際的安全策略，通過防火墻制定一些符合實(shí)際情況的網(wǎng)絡(luò)安全規(guī)定，消除不符合要求的信息。最后是病毒防護(hù)措施。病毒作為一種軟件程序，主要干擾計(jì)算機(jī)的運(yùn)行和記錄，對基于信息的文件管理也會產(chǎn)生一定的影響。因此，可以在服務(wù)器和互聯(lián)網(wǎng)管理中安裝防病毒軟件，制定一套相對完善的防病毒策略。

2.3制定科學(xué)合理的檔案管理制度

在檔案信息化建設(shè)方面，要想取得更理想的效果，就需要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要表現(xiàn)在硬件基礎(chǔ)建設(shè)和軟件基礎(chǔ)建設(shè)兩方面。硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面，主要是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在軟件基礎(chǔ)方面，應(yīng)加強(qiáng)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)，根據(jù)互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用和信息化建設(shè)的需要，建立科學(xué)合理的管理體系，從而為檔案信息化建設(shè)提供更加理想的指導(dǎo)，促進(jìn)檔案管理的進(jìn)一步發(fā)展。同時(shí)，要積極開展現(xiàn)代創(chuàng)新人才培養(yǎng)，制定檔案管理人員的各項(xiàng)激勵制度，提高檔案管理人員參與信息化管理的積極性。

3.結(jié)語

綜上所述，檔案管理作為事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展過程中十分重要的環(huán)節(jié)，占據(jù)十分關(guān)鍵的地位，直接關(guān)系到事業(yè)單位的穩(wěn)定和可持續(xù)發(fā)展。基于互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的背景，事業(yè)單位檔案管理應(yīng)適應(yīng)新的市場形勢。有關(guān)人員要充分利用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，多角度提高檔案管理水平，加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理創(chuàng)新和改革，為事業(yè)單位發(fā)展提供保障，確保為人民群眾提供更多優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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