新時(shí)期檔案管理工作的思考

黃翊鵬

摘?要：檔案可以說是記錄人們?cè)趯W(xué)習(xí)和工作當(dāng)中發(fā)展到一定階段的相關(guān)產(chǎn)物，同時(shí)，也是人類社會(huì)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，更是社會(huì)文明進(jìn)步的重要標(biāo)志。從古至今，不管是在學(xué)習(xí)方面還是在工作方面或者是在其他方面，檔案都可以記錄真實(shí)有效的各種信息，比如從歷史的角度來講，檔案不僅可以向世人提供真實(shí)的歷史事件，還可以清晰地展現(xiàn)出各個(gè)朝代從盛到衰的歷史變遷;而從目前來看，檔案就是現(xiàn)如今社會(huì)發(fā)展的進(jìn)度歷程，主要記錄著我們國(guó)家在各個(gè)方面的發(fā)展和社會(huì)建設(shè)的進(jìn)步。因此，本文就以新時(shí)期下檔案管理的工作加以探討，僅供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期?檔案?管理工作

中圖分類號(hào)：G271??文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A????文章編號(hào)：1003-9082（2020）08-00-01

一、新時(shí)期檔案管理工作中遇到的問題

1.檔案的現(xiàn)代化與信息化需求不相適應(yīng)

現(xiàn)如今社會(huì)基本上已經(jīng)步入信息化時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域也都在技術(shù)方面進(jìn)行變革，因此，對(duì)于檔案管理這項(xiàng)工作來說，也需要跟隨時(shí)代的步伐。從目前來看，檔案管理工作已經(jīng)開始應(yīng)用自動(dòng)識(shí)別技術(shù)管理借閱檔案，并通過檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)兩者相對(duì)接，來實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的全面管理和完好保存。由于信息化技術(shù)在不斷更新發(fā)展，因此，對(duì)于原有的電子檔案和電子文件還需建立相應(yīng)的備份所屬機(jī)構(gòu)，讓原先的電子數(shù)據(jù)信息分別形成電子文件管理中心、數(shù)字檔案室、智慧檔案室等，而從目前的檔案工作發(fā)展趨勢(shì)來看，檔案工作也越來越趨向于檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案管理工作程序化、智能查詢快捷化等。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理工作，不僅會(huì)很難滿足需求方對(duì)檔案信息的需求，還會(huì)在很大程度上降低檔案工作本身所具有的各種作用，同時(shí)，也降低了檔案工作最原始的價(jià)值。

2.人員素質(zhì)與新時(shí)期檔案管理要求不相適應(yīng)

對(duì)于檔案管理工作人員來說，不僅要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還要有較高的涵養(yǎng)素質(zhì)水平，然而如今大多數(shù)檔案管理工作人員的配備在不同程度上受到了編制定員的限制，因此，一般情況下也就只有一到兩個(gè)人對(duì)整個(gè)單位的檔案管理工作進(jìn)行全面負(fù)責(zé)，并且如果在工作較多且人員忙不過來的情況下還會(huì)另外聘請(qǐng)一些兼職人員或者其他退休人員來進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作。而對(duì)于這些人員來說，他們根本就不具有專業(yè)的檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，也缺乏在檔案管理方面的系統(tǒng)學(xué)習(xí)，沒有穩(wěn)固的檔案知識(shí)理論結(jié)構(gòu)和豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。而在當(dāng)下新時(shí)期的檔案管理工作中，不僅需要專業(yè)的復(fù)合型人才，還需要具有豐富的現(xiàn)代化檔案管理應(yīng)用知識(shí)，所以，這就需要檔案管理領(lǐng)導(dǎo)層要更加注重檔案管理工作，加大檔案人才隊(duì)伍建設(shè)的力度，及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，確保能夠跟上新時(shí)期信息化社會(huì)的步伐，保證人才隊(duì)伍的穩(wěn)定和建設(shè)，提升檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)。

二、新時(shí)期檔案管理工作的探究

1.完善檔案工作制度和規(guī)范

一般情況下，檔案的工作內(nèi)容和相關(guān)制度都是隨著單位中心的工作而做出相應(yīng)的改變，如今，隨著新時(shí)期的到來，關(guān)于檔案的制度規(guī)范也應(yīng)當(dāng)發(fā)生相應(yīng)的改變。在2006年，國(guó)家檔案管理局就已經(jīng)發(fā)布了有關(guān)重要文件和重要材料的歸檔范圍和相關(guān)保管期限的規(guī)定，而且隨著各行各業(yè)新業(yè)務(wù)工作的順利開展，不僅出現(xiàn)了新的專業(yè)檔案，還會(huì)不定時(shí)地對(duì)新類型檔案會(huì)議進(jìn)行召開等，而這些工作也都需要按照相關(guān)規(guī)定對(duì)該單位的重要文件材料的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行補(bǔ)充修訂。在新時(shí)期社會(huì)背景下，新的檔案類別也相繼出現(xiàn)在大眾視野，比如紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子文件的全程管理化等，這些新生事物的出現(xiàn)也都在積極影響著檔案工作的管理，而電子文件歸檔管理辦法和信息公開辦法以及在線借閱制度等，這些也都需要結(jié)合該單位的工作實(shí)際來對(duì)檔案管理的相關(guān)制度規(guī)范進(jìn)行準(zhǔn)確制定或確定修訂標(biāo)準(zhǔn)。相關(guān)檔案部門對(duì)本單位的系統(tǒng)檔案管理方面，也應(yīng)該進(jìn)一步完善和鞏固檔案管理工作的工作方向。

2.加強(qiáng)檔案工作的全程管理力度

檔案工作應(yīng)該融入單位管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，以此來實(shí)現(xiàn)中心工作全過程檔案的歸檔管理。而在各項(xiàng)工作開展的過程中，首先就要做好相關(guān)檔案工作的全程跟蹤服務(wù)，在此過程中，也要對(duì)重要文件材料的收集歸檔加以重視，并了解需要方對(duì)檔案信息的各種需求，進(jìn)而可以有針對(duì)性地為他們提供相應(yīng)的檔案信息資源服務(wù)。對(duì)于單位重點(diǎn)關(guān)注的各項(xiàng)工作和重要文件的起草工作，檔案部門一定要及時(shí)參與其中，進(jìn)而來確保對(duì)重要文件的形成和歸檔進(jìn)行全程監(jiān)督指導(dǎo)。如果是重大事項(xiàng)的歸檔工作，檔案部門需提前參與其中，并對(duì)其進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)和及時(shí)建立完善的檔案工作規(guī)范，按時(shí)完成對(duì)重大事項(xiàng)的歸檔工作。

3.推進(jìn)檔案信息化發(fā)展進(jìn)程

隨著新型信息技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，相關(guān)檔案管理部門可依據(jù)信息技術(shù)加強(qiáng)檔案資源的控制力度，進(jìn)而來提供網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)。所以，對(duì)于檔案管理工作，各個(gè)單位應(yīng)該利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來改變檔案管理工作，并按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)建立數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)文件歸檔的數(shù)字化、增量電子化，同時(shí)，對(duì)所屬單位的檔案信息化工作進(jìn)行指導(dǎo)和規(guī)范，進(jìn)而來建立檔案目錄中心和電子數(shù)據(jù)中心。

首先，需要對(duì)管理制度進(jìn)行創(chuàng)新，工作是否能夠順利進(jìn)行主要依托規(guī)范化的制度支撐。所以，需要針對(duì)現(xiàn)階段管理制度不健全的現(xiàn)象，做好管理制度的創(chuàng)新工作，進(jìn)一步提升檔案管理書評(píng)，彰顯檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。針對(duì)新時(shí)期檔案管理人員來說，需要能夠結(jié)合實(shí)際狀況在現(xiàn)階段檔案管理法律法規(guī)上做好檔案管理制度的完善，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，從而提升檔案管理工作人員的積極性和科學(xué)性。

其次，要能夠做好檔案信息化建設(shè)的應(yīng)用，數(shù)字圖書館、電子檔案館都如雨后春筍般出現(xiàn)，利用信息技術(shù)來對(duì)檔案加以管理，不僅能夠減少檔案管理人員的工作強(qiáng)度，還能夠提升檔案管理工作效率。信息化建設(shè)要求管理人員要能夠更新管理手段，應(yīng)用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)以及其他相關(guān)的技術(shù)來避免傳統(tǒng)檔案管理出現(xiàn)錯(cuò)誤的可能性，創(chuàng)造出更大的經(jīng)濟(jì)以及社會(huì)效益，讓檔案管理工作順利進(jìn)行，促進(jìn)檔案管理實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，檔案管理工作必須緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐，依靠信息化技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理，而想要進(jìn)一步做好新時(shí)期檔案管理工作，就必須及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人才，并不斷轉(zhuǎn)變改善過程，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，借鑒和學(xué)習(xí)新的檔案工作管理模式，進(jìn)而可以對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革創(chuàng)新，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康穩(wěn)定發(fā)展。

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