基于AHP的檔案信息系統(tǒng)評價指標(biāo)體系構(gòu)建研究

摘 要： 對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行有效評價，必須構(gòu)建科學(xué)、合理的評價指標(biāo)體系。本文從探討企業(yè)構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)的意義出發(fā)，對選取評價指標(biāo)需要遵循的原則和依據(jù)進(jìn)行分析，另外，在文章中，筆者通過將模糊綜合評價，以及采用AHP，將兩者進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，以此為基礎(chǔ)，構(gòu)建出相應(yīng)評價體系，該評價體系更為全面也更為合理，力求為企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的評價與完善提供參考。

關(guān)鍵詞： AHP;檔案信息系統(tǒng);企業(yè)

1 企業(yè)構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)的意義

企業(yè)構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)，有利于大幅提高檔案收集整理的效率和質(zhì)量，提高檔案的綜合利用和管理水平;有利于提高檔案管理利用的精度;有利于保證檔案的安全性和可控性;有利于減小檔案工作者的勞動強(qiáng)度。

2 檔案信息系統(tǒng)評價指標(biāo)體系設(shè)計的原則

評價指標(biāo)體系是否合理，取決于指標(biāo)設(shè)計是否遵循相關(guān)設(shè)計原則。在進(jìn)行指標(biāo)體系構(gòu)建之前，必須明確指標(biāo)體系的設(shè)計原則：一是科學(xué)性原則，能夠真實反映評價對象的本質(zhì);二是導(dǎo)向性原則，能夠引導(dǎo)企業(yè)檔案信息化建設(shè)朝著正確的方向發(fā)展;三是系統(tǒng)性原則，能夠從整體上反映被測評系統(tǒng)的綜合情況;四是可操作性原則，指標(biāo)設(shè)計盡量簡約、易于實現(xiàn);五是定性分析與定量分析相結(jié)合原則，既選取定量指標(biāo)，又選取定性指標(biāo)，使得指標(biāo)合理、規(guī)范。六是可比性原則，保證指標(biāo)在各檔案信息系統(tǒng)之間橫向可比、在不同歷史時期縱向可比。

3 評價指標(biāo)體系的構(gòu)建

3.1 評價指標(biāo)體系模型結(jié)構(gòu)

經(jīng)研究，文章中筆者對企業(yè)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行分析，并明確其中所具有的評價指標(biāo)體系，在整體體系之中，一級指標(biāo)總計有3個，而二級指標(biāo)方面，總計有12個，具體的體系結(jié)構(gòu)如下圖所示。

3.2 評價指標(biāo)的具體內(nèi)涵

（1）信息化水平B1。從某方面來說，在衡量信息化水平的過程中，一般采用的標(biāo)準(zhǔn)主要包含四個方面，分別為檔案信息的管理水平、數(shù)字化率、服務(wù)質(zhì)量、利用率四個方面。

第一，檔案數(shù)字化率方面，主要可以明顯呈現(xiàn)出企業(yè)運行過程中，該企業(yè)檔案整體的數(shù)字化程度，簡單來說，也就是在整體館藏檔案之中，其中電子檔案占有的比例，該比例的計算主要是通過企業(yè)實際運營過程中，各個部門的紙質(zhì)檔案，與各個部門電子檔案兩者之間所呈現(xiàn)的銜接程度，以此為基礎(chǔ)決定數(shù)字化程度。

第二，在檔案信息管理水平方面，究其目的主要是對企業(yè)運行過程中，管理人員中檔案信息化培訓(xùn)、制度建設(shè)、人員配置、系統(tǒng)總體把控幾個方面的能力考查。

第三，針對檔案信息利用率進(jìn)行分析，主要是針對企業(yè)運行中，企業(yè)對檔案信息整體的利用水平的一種考查工作，在判斷的過程中，主要是以整體檔案信息系統(tǒng)中，每天平均的用戶總量，包括不同電子檔案每天的平均點擊率為根據(jù)。

第四，企業(yè)的整體檔案信息服務(wù)質(zhì)量的評定，主要是以企業(yè)在檔案信息服務(wù)工作中，所能達(dá)到的全面型、準(zhǔn)確性等方面的衡量，簡單來說，也就是企業(yè)實際運營過程中，整體檔案信息系統(tǒng)是否可以滿足企業(yè)內(nèi)用戶實際使用的需求，用戶在檢索相關(guān)信息的過程中，是否能夠提供全面、精準(zhǔn)且快速的服務(wù)。

（2）系統(tǒng)性能B2。針對系統(tǒng)性能指標(biāo)進(jìn)行分析，主要包括四方面內(nèi)容，第一為系統(tǒng)的可維護(hù)性，第二為系統(tǒng)的功能完善程度，第三是系統(tǒng)運行中的可靠性，第四是系統(tǒng)安全方面的保密性。對這四方面進(jìn)行分析，第一，系統(tǒng)的可維護(hù)性主要是在系統(tǒng)日常運行過程中，對其進(jìn)行的日常維護(hù)，以及系統(tǒng)的補丁處理、更新、模塊化程度等方面內(nèi)容;第二，系統(tǒng)的功能完成程度方面，主要是系統(tǒng)運行過程中，整體功能的完整性，例如，其中包括整理編目、數(shù)據(jù)管理及查詢等多方面的功能;第三，系統(tǒng)運行可靠性方面，主要是對系統(tǒng)實際運行中，系統(tǒng)運行的故障次數(shù)、故障修復(fù)能力和故障修復(fù)速度、實際運行速度等方面內(nèi)容的考察;第四，系統(tǒng)安全方面的保密性，主要是表現(xiàn)在系統(tǒng)在工作中，系統(tǒng)的網(wǎng)關(guān)、防火墻等方面，相關(guān)的設(shè)置工作是否安全、可靠，以及包括數(shù)據(jù)備份、用戶識別方面的安全可靠程度。

（3）技術(shù)水平B3。對系統(tǒng)的技術(shù)水平進(jìn)行分析，主要包括如下幾方面，第一，企業(yè)自身所擁有的硬件設(shè)施總量;第二為整體系統(tǒng)中，所包含的軟件的質(zhì)量;第三為所有相關(guān)的設(shè)施、設(shè)備是否具有一定的先進(jìn)性、標(biāo)準(zhǔn)性，企業(yè)的技術(shù)操作人員在實際工作中的操作水平。對于設(shè)備的先進(jìn)行、標(biāo)準(zhǔn)性方面來說，主要是針對外部設(shè)備，內(nèi)部軟件進(jìn)行考核，考察其是否符合我國相關(guān)部門的要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，是否可以滿足系統(tǒng)更新過程中相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和要求。

3.3 明確評價指標(biāo)權(quán)重

（1）明確評價指標(biāo)權(quán)重。在企業(yè)實際運營過程中，企業(yè)的檔案信息系統(tǒng)評價工作是否可以提升準(zhǔn)確率，更為全面且客觀地進(jìn)行服務(wù)，因此需要對各項指標(biāo)進(jìn)行打分，而打分應(yīng)該采取德爾菲法進(jìn)行，并且在打分的過程中，要充分綜合企業(yè)高層管理人員、高校專家及專家的經(jīng)驗水平、專業(yè)背景、知識結(jié)構(gòu)等多方面的內(nèi)容，基于此，才可以保證所獲得的評價指標(biāo)權(quán)重有足夠的可靠性，并且大幅度提高真實性。除此之外，要切實根據(jù)專家所給予的評價結(jié)論和結(jié)果，以AHP為基礎(chǔ)，遵循其主要的計算過程，然后通過復(fù)雜的系統(tǒng)性數(shù)學(xué)運算工作，最終才可以獲得更為精確、可靠的評價指標(biāo)權(quán)重，具體的評價因素判斷矩陣等如下表1～4所示。

對矩陣進(jìn)行判斷，從而得知矩陣一致性是否符合需求，從而認(rèn)為權(quán)重向量具有可靠性。

對矩陣進(jìn)行判斷，從而得知矩陣一致性是否符合需求，從而認(rèn)為權(quán)重向量具有可靠性。

對矩陣進(jìn)行判斷，從而得知矩陣一致性是否符合需求，從而認(rèn)為權(quán)重向量具有可靠性。

對矩陣進(jìn)行判斷，從而得知矩陣一致性是否符合需求，從而認(rèn)為權(quán)重向量具有可靠性。

（2）建立模糊集。在對企業(yè)檔案信息系統(tǒng)評價的過程中，為了可以提升整體評價的科學(xué)性，在文章中，筆者主要以A企業(yè)為例，在判斷指標(biāo)隸屬度的過程中，主要是采用專家打分法進(jìn)行。專家團(tuán)主要是由相同類型的企業(yè)中的自身工作人員五名，還有A企業(yè)中技術(shù)人員三名，管理人員五名，A企業(yè)所屬行業(yè)的行業(yè)協(xié)會專家五名，高校中相關(guān)專業(yè)的教授兩名共同進(jìn)行對A公司的評價工作。在評價的過程中，需要進(jìn)行等級劃分，總計劃分為4個等級，分別為高級、中級、低級和差，具體的評價等級如下表5所示。

（3）構(gòu)建判斷矩陣。根據(jù)表5可構(gòu)造評價矩陣如下所示：

R1= 0.05 0.25 0.40 0.25

0.20 0.20 0.35 0.25

0.15 0.40 0.25 0.20

0.20 0.25 0.40 0.15? 式（1）

R2= 0.15 0.15 0.45 0.25

0.30 0.40 0.20 0.10

0.35 0.40 0.15 0.10

0.30 0.35 0.25 0.10? 式（2）

R3= 0.15 0.25 0.45 0.15

0.25 0.45 0.30 0.10

0.20 0.25 0.40 0.15

0.15 0.35 0.25 0.25? 式（3）

（4）進(jìn)行綜合評價。

①二級模糊綜合評價：

V1=W1*R1=（0.1644 0.2380 0.3615 0.2335）

V2=W2*R2=（0.2283 0.2532 0.3341 0.1855）

V3=W3*R3=（0.2088 0.3728 0.3390 0.1354）

根據(jù)二級模糊綜合評價可知，在企業(yè)檔案信息系統(tǒng)中，信息化水平和系統(tǒng)性能方面目前都處于較低水平，技術(shù)方面處于中等水平。

②一級模糊綜合評價：

U=W*[V1 V2 V3]T=（0.2097 0.2620 0.3417 0.1926）

有上述所體現(xiàn)的一級模糊綜合評價得出的結(jié)果可以看出，如果相應(yīng)的評價等級顯示為“低級”，則其所屬的隸屬度則為0.3417最大，而已最大隸屬度原則為根據(jù)的話，就可以判定企業(yè)實際運行過程中，其檔案信息系統(tǒng)所產(chǎn)生的評價就相對水平較低，因此，就要針對企業(yè)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化工作和提高工作，從而才可以促使實際情況、評價結(jié)果兩者之間達(dá)成吻合。

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作者簡介： 董暉（1987—），女，山東青島人，山東科技大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院碩士研究生，青島黃海學(xué)院綜合辦公室檔案室工作人員，研究方向：企業(yè)戰(zhàn)略與組織管理。