辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理分析

陳虹霖

摘要：近年來(lái)，醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展和應(yīng)用，提高了醫(yī)院的工作效率。檔案管理是醫(yī)院管理的重要組成部分。檔案管理的內(nèi)容包括各種文件、基礎(chǔ)設(shè)施、文件和人事檔案。醫(yī)院建設(shè)初期，在計(jì)算機(jī)技術(shù)支持下，以方便、模糊的形式，對(duì)醫(yī)院辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的有效性和質(zhì)量管理進(jìn)行了有效的收集分析，醫(yī)院性信息的管理與共享新辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得到了廣泛應(yīng)用，極大地促進(jìn)了人們的工作。醫(yī)院檔案管理自動(dòng)化可以有效提高管理質(zhì)量，但也存在一些問題。因此，應(yīng)采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理。

關(guān)鍵詞：自動(dòng)化;檔案管理;醫(yī)院

信息技術(shù)的發(fā)展給社會(huì)各方面帶來(lái)了明顯的創(chuàng)新。它不僅提高了工作效率和效率。然而，近年來(lái)，隨著社會(huì)的發(fā)展，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院得到了廣泛的應(yīng)用，以提高工作效率。醫(yī)院的工作績(jī)效為檔案管理提供了極大的便利，但存在的問題亟待解決。為此，筆者探討了我國(guó)醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對(duì)策。通過分析醫(yī)院檔案管理在辦公自動(dòng)化中的價(jià)值，希望能為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展提供參考。醫(yī)院護(hù)理檔案在護(hù)理史和醫(yī)院發(fā)展史上占有重要地位，保存了大量學(xué)術(shù)成果。在新的醫(yī)學(xué)科技時(shí)代，重視檔案管理模式是十分必要的。

一、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理

（一）優(yōu)勢(shì)分析

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用快速、及時(shí)地避免潛在的差錯(cuò)，支持二次手工檔案管理。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)可以建立資源中心，促進(jìn)醫(yī)院之間的溝通。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的支持下，電子數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)取代了傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式。

（二）提高效率

我們的醫(yī)院系統(tǒng)，特別是大型綜合醫(yī)院，通常包含許多不同的功能和工作單元。因此，不同的信息包含著不同的內(nèi)容和不同的標(biāo)準(zhǔn)。開發(fā)一個(gè)醫(yī)院自動(dòng)化辦公系統(tǒng)。在同一個(gè)辦公室里，每個(gè)人都遵循標(biāo)準(zhǔn)。相應(yīng)的任務(wù)和通用的數(shù)據(jù)格式提高了相關(guān)數(shù)據(jù)的處理效率。

（三）加強(qiáng)安全性

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中，大部分?jǐn)?shù)據(jù)是通過電子文件管理軟件采集的。在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)下，文件管理司收集的信息文件大多是現(xiàn)有的電子版本。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，這不僅節(jié)省了大量人力，而且提高了檔案的安全性。電子版的存儲(chǔ)空間相對(duì)較小，攜帶相對(duì)方便，受外界溫度、濕度等環(huán)境影響較小，可安全保存較長(zhǎng)時(shí)間，有效延長(zhǎng)了醫(yī)院檔案的使用壽命，增加了醫(yī)院檔案的空間。

二、辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）檔案管理不夠規(guī)范，專業(yè)性較差

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的實(shí)施有利于檔案管理工作的開展，但由于缺乏系統(tǒng)的控制標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，出現(xiàn)了許多問題。有些員工以電子形式存儲(chǔ)文件信息，但不存儲(chǔ)紙質(zhì)手稿?；蛘撸谟∷?、傳遞、接收資料的過程中，不重視稿件，直接保存了稿件。這些問題嚴(yán)重影響了檔案管理的效率和質(zhì)量。日本原醫(yī)院的管理中存在著“重管理輕管理”的現(xiàn)象，文件管理忽視了作為醫(yī)院管理中生存感相對(duì)薄弱部分的價(jià)值。缺乏如此沉重的負(fù)擔(dān)，而醫(yī)院管理層的管理人員直接和短缺的可能性是嚴(yán)重的，而且老齡化的僵局嚴(yán)重，檔案管理能力差。

（二）檔案管理存在混亂

文件管理員的整體素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。與傳統(tǒng)的手工檔案管理相比，辦公自動(dòng)化環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理在技術(shù)手段上有所創(chuàng)新，原則和標(biāo)準(zhǔn)也發(fā)生了變化。但據(jù)調(diào)研，一些老員工仍有傳統(tǒng)觀念，采用傳統(tǒng)技術(shù)，信息化水平不高，不懂?dāng)?shù)據(jù)溝通，從而限制了電子檔案管理水平。由于不強(qiáng)調(diào)理想，我院文件管理部門在全院管理過程中緊緊抓住“漏網(wǎng)之魚”。另一方面，檔案部門的醫(yī)院責(zé)任制難以固定。病案管理部門要求，醫(yī)院檔案管理管理長(zhǎng)期不更新，檔案管理的實(shí)際意義不強(qiáng)，實(shí)際價(jià)值不高。

三、提升醫(yī)院檔案管理水平的有效對(duì)策

（一）保證檔案信息安全

維護(hù)電子文件管理的安全是辦公自動(dòng)化環(huán)境中的一項(xiàng)重要任務(wù)。在未來(lái)的發(fā)展中，要加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)的監(jiān)管，消除潛在網(wǎng)絡(luò)安全的潛在危險(xiǎn)，鼓勵(lì)電子檔案信息的真實(shí)性和客觀性。具體而言，醫(yī)院積極構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)安全體系，確保電子檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的完整性、安全性和可靠性。在具體實(shí)踐中，我們采用了防火墻、設(shè)置安全權(quán)限、加密網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)、構(gòu)建安全文件環(huán)境等一系列安全措施。例如，防止重要文檔信息被人為修改、加密和處理重要文件、設(shè)置登錄權(quán)限、禁止用戶瀏覽查詢或文檔，降低安全隱患。還需要采取建立系統(tǒng)網(wǎng)頁(yè)、阻止非法訪問等措施，以適應(yīng)醫(yī)院自身的實(shí)際情況。

（二）提升工作人員的素質(zhì)水平

由于人事是醫(yī)院檔案管理工作的核心，在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院一方面要不斷創(chuàng)新文獻(xiàn)人才培養(yǎng)方法，引入專業(yè)檔案管理人員，并在管理中扎扎實(shí)實(shí)地對(duì)管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，促進(jìn)管理隊(duì)伍的管理和年輕化的提升，從而修復(fù)舊檔案部門的“老病亂象”。利用參謀部的部署特點(diǎn)，提高了工作的“戰(zhàn)斗力”。另一方面，在狠抓人員管理，不斷提高文件工作人員職業(yè)道德水平的前提下，適當(dāng)引入市場(chǎng)管理機(jī)制，明確工作責(zé)任，實(shí)行考核和考核，運(yùn)用獎(jiǎng)懲制度，保障了文獻(xiàn)工作的健康發(fā)展。目前，我們正在積極研究醫(yī)院檔案管理的一系列新技術(shù)，以期對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出更高的要求。醫(yī)院必須根據(jù)實(shí)際情況建立完善的培訓(xùn)體系，提高員工的整體素質(zhì)。首先，通過科學(xué)的招聘，使招聘工作深入開展。除了理論水平高的人外，還有很多實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。第二，培養(yǎng)新人和老人。招聘的培訓(xùn)主要集中在入職前的培訓(xùn)，促使你迅速工作。對(duì)于老員工，要?jiǎng)?chuàng)新傳統(tǒng)觀念，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代檔案管理知識(shí)和技能，提高技術(shù)操作水平。

（三）建立統(tǒng)一系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)

建立統(tǒng)一系統(tǒng)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，可以提高醫(yī)院檔案管理效率。一是統(tǒng)一文件管理和電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)。文件前期工作和文件的前期工作由文件科和文件科負(fù)責(zé)。通過統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，兩個(gè)部門之間的合作更加緊密，鼓勵(lì)醫(yī)院管理水平的提高。其次，將檔案管理業(yè)務(wù)流程有機(jī)統(tǒng)一，通過各種流程標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，對(duì)員工的各項(xiàng)管理行為進(jìn)行有機(jī)規(guī)范，達(dá)到提高電子檔案管理效率的目的。建立自動(dòng)化工作場(chǎng)所的標(biāo)準(zhǔn)和模型，以提高操作標(biāo)準(zhǔn)并提供有效的支持。通過與OA管理系統(tǒng)的配合，實(shí)現(xiàn)了文件的存儲(chǔ)和發(fā)布，使文件管理更加有效。談判可以收集所有在相關(guān)工作的檢查和批準(zhǔn)過程中發(fā)生的數(shù)據(jù)，例如收集。醫(yī)院相關(guān)出版物、公報(bào)、文件和規(guī)章制度，確保快速準(zhǔn)確的收集。

結(jié)束語(yǔ)

如上所述，辦公自動(dòng)化的應(yīng)用和實(shí)施促進(jìn)了醫(yī)院檔案管理服務(wù)的發(fā)展。但同時(shí)也帶來(lái)了一些新問題和新情況。針對(duì)這些情況，應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)管理，擴(kuò)大統(tǒng)一技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，加強(qiáng)培訓(xùn)，鼓勵(lì)提高醫(yī)院數(shù)據(jù)管理工作效率和工作質(zhì)量。在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，醫(yī)院檔案管理工作水平顯著提高。目前的工作還存在一定的問題，但隨著觀念的更新和技術(shù)的進(jìn)步，存在的問題一定會(huì)得到有效的解決。

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作者單位：大竹縣人民醫(yī)院