摘要:隨著新時(shí)期醫(yī)院整體發(fā)展水平的不斷提高,對(duì)醫(yī)院綜合檔案管理也提出了新的更高的要求。
關(guān)鍵詞:醫(yī)院;管理體系;檔案管理
一、充分認(rèn)識(shí)醫(yī)院檔案工作的重大意義
在醫(yī)院的建設(shè)與發(fā)展中,檔案管理無(wú)疑為醫(yī)院各個(gè)環(huán)節(jié)協(xié)調(diào)運(yùn)轉(zhuǎn)和服務(wù)社會(huì)提供有力保障,醫(yī)院檔案管理工作的重要作用越來(lái)越加凸顯。
回顧醫(yī)院綜合檔案管理工作的運(yùn)行態(tài)勢(shì),其大致規(guī)律是一開(kāi)始是以傳統(tǒng)的文書(shū)、會(huì)計(jì)、人事、照片、實(shí)物等檔案為主,到近年來(lái)進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代,社會(huì)各行各業(yè)檔案管理利用信息化,醫(yī)院對(duì)病例檔案、出生醫(yī)學(xué)證明檔案以及設(shè)備檔案、圖像檔案等檔案進(jìn)行管理都在步入信息化管理,每一類信息都有不同的應(yīng)用價(jià)值,成為科學(xué)地記述工作業(yè)績(jī)、傳承工作使命的歷史性文件和珍貴資料。與此同時(shí),結(jié)合醫(yī)院舉辦的各種活動(dòng),并對(duì)醫(yī)療、保健、科教研、公共衛(wèi)生等活動(dòng)中形成的具有文獻(xiàn)價(jià)值的各種文字、圖像、音像等信息資料進(jìn)行信息化歸檔保存,已經(jīng)成為常態(tài)化。
醫(yī)院的醫(yī)療病歷檔案以及體檢的健康檔案等,事關(guān)全民的身體康健以及醫(yī)療,澤濟(jì)萬(wàn)民,福潤(rùn)萬(wàn)方,對(duì)于構(gòu)建醫(yī)患和諧關(guān)系至關(guān)重要。誠(chéng)然,時(shí)下醫(yī)患矛盾時(shí)有發(fā)生。每當(dāng)此時(shí),一份全面完整的醫(yī)療檔案,就成為了解決醫(yī)患矛盾的重要依據(jù)和“抓手”。大量事實(shí)表明,完整的醫(yī)療檔案已經(jīng)成為了降低訴訟和減少醫(yī)療糾紛的重要手段。特別是今年在新冠肺炎疾病防控期間形成的文件材料、患者的病歷資料及照片、實(shí)物等,皆是具有保存價(jià)值的珍貴資料,及時(shí)進(jìn)行分類歸檔保存頗有價(jià)值,尤其是對(duì)于公共衛(wèi)生重大事件的處置有著重大的參考、借鑒和利用價(jià)值。
二、醫(yī)院檔案管理存在問(wèn)題及原因分析
醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題較多,既有管理層面的問(wèn)題,也有員工自身的問(wèn)題;既有認(rèn)識(shí)理念問(wèn)題,也有規(guī)章制度方面的問(wèn)題,理應(yīng)進(jìn)行梳理研究,找出其主要癥結(jié),以利于改進(jìn)。分析其存在問(wèn)題及原因主要在于:
一是檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)及職責(zé)不明確。目前,醫(yī)院各類檔案管理工作還處于相對(duì)獨(dú)立的管理狀態(tài),由于大部分醫(yī)院只是設(shè)有檔案工作小組和分管領(lǐng)導(dǎo),沒(méi)有形成一個(gè)多職能部門共同管理的工作架構(gòu)對(duì)醫(yī)院檔案工作進(jìn)行指導(dǎo),如建立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、收集鑒定小組、銷毀鑒定小組等,以致除檔案部門以外的管理人員對(duì)檔案管理權(quán)力執(zhí)行的內(nèi)容、范圍等界定不清。
二是檔案安全管理的重視程度有所缺欠。由于綜合檔案管理工作不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益,一些醫(yī)院普遍存在重視病歷檔案管理,而忽視綜合檔案管理,沒(méi)有將綜合檔案納入現(xiàn)代醫(yī)院管理制度及體系之中,致使綜合檔案管理資金不足,跟不上形勢(shì)發(fā)展的需要。如計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備不足,缺少購(gòu)置資金;檔案室普遍過(guò)于狹窄,檔案存放不合理,甚至于有的醫(yī)院把檔案存放在醫(yī)院綜合樓地下室,嚴(yán)重違反了檔案安全保管的“八防”標(biāo)準(zhǔn)。
三是檔案管理規(guī)章制度不健全。根據(jù)醫(yī)院規(guī)章制度,有些醫(yī)院存在沒(méi)有明確醫(yī)院檔案各項(xiàng)管理制度及檔案安全應(yīng)急預(yù)案,沒(méi)有完善綜合檔案分類編號(hào)方案及文書(shū)檔案保管期限表,導(dǎo)致醫(yī)院各類檔案資料大部分都分散在各科室、各部門自行存管,造成了檔案管理較為混亂的局面。
四是檔案信息化工作和信息安全管理缺失。檔案信息化和電子公文系統(tǒng)具有調(diào)取方便、傳遞速度快、較易實(shí)現(xiàn)檔案資源共享等特點(diǎn),在醫(yī)院龐大的信息化系統(tǒng)中已經(jīng)在被使用。但隨之產(chǎn)生的電子文件形成對(duì)信息監(jiān)管和安全方面很多問(wèn)題,特別是電子檔案和檔案數(shù)字化成果的管理存在安全問(wèn)題較為突出。
三、改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新方法
如何在新醫(yī)改政策帶動(dòng)下改進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作,針對(duì)存在的問(wèn)題,創(chuàng)新工作方法,應(yīng)做好以下幾個(gè)方面工作:
一是創(chuàng)新檔案管理理念。提升檔案
管理意識(shí),是搞好檔案工作的先導(dǎo)。首先應(yīng)該提升各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者的檔案意識(shí),使其加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo);同時(shí)還要提高檔案管理人員的管理意識(shí),愛(ài)崗敬業(yè),把檔案管理工作納入醫(yī)院全面管理責(zé)任考核或目標(biāo)任務(wù)考核之中。此外,還要針對(duì)醫(yī)院檔案涉及民生也涉及個(gè)人隱私等情況,要改變傳統(tǒng)的管理思維觀念,采用信息化管理等手段,充分挖掘檔案的利用價(jià)值和能動(dòng)作用,實(shí)現(xiàn)文件檔案的有效利用。
二是創(chuàng)新檔案管理制度。要抓好檔案管理工作,必須建立健全綜合檔案管理制度。首先,嚴(yán)格落實(shí)中、省、市檔案行政主管部門各項(xiàng)檔案管理制度,加大檔案整理、保存、修繕、信息化等經(jīng)費(fèi)投入,真正把檔案管理納入現(xiàn)代醫(yī)院管理制度和體系,同業(yè)務(wù)工作、黨政務(wù)工作同部署、同安排、同落實(shí)、同考核。獨(dú)立設(shè)置醫(yī)院檔案室或檔案職能部門,配備有專職檔案工作人員,在業(yè)務(wù)科室配備兼職檔案管理人員,充實(shí)檔案管理人員梯隊(duì),堅(jiān)決避免綜合檔案管理缺乏統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化管理的弊端,保證檔案的完整和有效。
三是創(chuàng)新檔案管理模式。充分運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段,有效利用計(jì)算機(jī)局域網(wǎng),對(duì)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)進(jìn)行信息整合,實(shí)現(xiàn)電子一體化管理。通過(guò)構(gòu)建醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)信息網(wǎng)絡(luò),提升整個(gè)醫(yī)院的管理水平。
四是創(chuàng)新檔案服務(wù)模式。首先要加強(qiáng)檔案管理干部培訓(xùn),提高檔案人員整體素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平,使之對(duì)檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)、新知識(shí)要做到融會(huì)貫通。其次要改變以往檔案服務(wù)模式,繼續(xù)開(kāi)發(fā)檔案信息資源,不斷拓展服務(wù)領(lǐng)域,采取主動(dòng)服務(wù)、定期溝通等方式,積極為檔案利用者服務(wù)。
五是提高檔案利用效率和應(yīng)用價(jià)值。醫(yī)院檔案工作的最終目標(biāo)是為醫(yī)院臨床、保健、科教研、公共衛(wèi)生、改革發(fā)展提供服務(wù)。檔案信息化是檔案建設(shè)的重要內(nèi)容,也是對(duì)檔案管理工作的一大挑戰(zhàn)。醫(yī)院只有不斷加強(qiáng)電子檔案的管理工作,才能不斷提高其利用效率與應(yīng)用價(jià)值。
六是完善檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)。加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo),建立健全機(jī)構(gòu),這是搞好醫(yī)院檔案管理工作的首要一條,更是醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展的關(guān)鍵所在。
結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,為了提升現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理能力和水平,就必須針對(duì)當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展?fàn)顩r,強(qiáng)化各項(xiàng)管理工作,尤其是規(guī)范醫(yī)院綜合檔案管理,以便適應(yīng)社會(huì)及醫(yī)院的自身發(fā)展需求,切實(shí)搞好檔案服務(wù)與利用,這對(duì)醫(yī)院自身,乃至于整個(gè)衛(wèi)生健康事業(yè)可持續(xù)健康發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
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作者簡(jiǎn)介:
杜卿,河南省商丘市永城市人民醫(yī)院。
作者單位:河南省商丘市永城市人民醫(yī)院