事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)分析

隋亞輝

摘要：對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，檔案管理工作能夠確切地反應(yīng)事業(yè)單位發(fā)展歷史，并且也能為其后續(xù)的發(fā)展決策起到有效的參考與支持作用，因此檔案管理對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)具有重大意義，不管是檔案管理工作本身還是檔案管理的優(yōu)化，都是事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的必經(jīng)之路。但在檔案管理工作中，也要堅(jiān)持科學(xué)合理性原則，正確處理事業(yè)單位檔案管理工作中各要素的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新。同時(shí)也要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，引進(jìn)先進(jìn)的信息化技術(shù)，推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。本文主要圍繞事業(yè)單位檔案管理工作展開(kāi)論述，對(duì)其存在的一些問(wèn)題進(jìn)行分析，并提出了有關(guān)的工作要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;管理要點(diǎn)

引言：隨著時(shí)代的快速發(fā)展，事業(yè)單位也開(kāi)始重視自身的信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了信息化的管理模式，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)資源庫(kù)，將物質(zhì)信息數(shù)據(jù)化并存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫(kù)中，能夠有效提高管理效率。對(duì)于事業(yè)單位檔案管理工作來(lái)說(shuō)，電子化的檔案內(nèi)容能夠進(jìn)一步簡(jiǎn)化檔案管理工作的流程與工作量，讓檔案管理工作變得更加便利且高效，也能實(shí)現(xiàn)檔案資源的多元化應(yīng)用，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的高效化開(kāi)展。但許多事業(yè)單位在檔案管理工作中也面臨著一些問(wèn)題，導(dǎo)致檔案應(yīng)用率不高、信息化水平低下等，不僅不利于檔案管理工作的優(yōu)化與創(chuàng)新，同時(shí)工作本身的效率與質(zhì)量也難以保證。

一、事業(yè)單位檔案管理工作面臨的問(wèn)題分析

（一）檔案管理制度不夠健全

事業(yè)單位檔案管理制度建設(shè)及更新效率不高，可能會(huì)導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)無(wú)據(jù)可依、效率低下甚至是存在嚴(yán)重漏洞等問(wèn)題，這對(duì)于事業(yè)單位的發(fā)展來(lái)說(shuō)將會(huì)帶來(lái)不利影響。檔案管理工作本身較為復(fù)雜，內(nèi)容較為細(xì)致，若檔案管理制度未能及時(shí)更新，則會(huì)導(dǎo)致檔案管理本身的作用無(wú)法全面展現(xiàn)。事業(yè)單位檔案管理制度更新滯緩可能會(huì)導(dǎo)致現(xiàn)行的管理制度不夠細(xì)致，管理工作也沒(méi)有順利開(kāi)展的依據(jù)，因此事業(yè)單位需要在新時(shí)期背景下積極創(chuàng)新和完善檔案管理制度，確保檔案管理活動(dòng)的有序化開(kāi)展，從檔案的收錄、存儲(chǔ)、檢索、調(diào)用等方面進(jìn)行優(yōu)化，讓檔案管理工作能夠進(jìn)入更深層次。

（二）信息化建設(shè)不夠完善

信息化成為了目前多數(shù)行業(yè)和領(lǐng)域發(fā)展的主要趨向，但并非檔案管理工作需要實(shí)現(xiàn)完全性的信息化，檔案并非只有數(shù)字檔案，也有紙質(zhì)的實(shí)體檔案，而這兩種檔案的協(xié)調(diào)性管理也是目前值得分析的問(wèn)題。在信息時(shí)代背景下，很多人都會(huì)認(rèn)為信息技術(shù)與計(jì)算機(jī)能夠替代檔案管理中的很多東西，但真正建立數(shù)字化檔案后紙質(zhì)檔案的重視性卻大大削弱，這對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō)則是不可取的。不管是電子檔案還是紙質(zhì)檔案，都是事業(yè)單位檔案管理工作中的主體內(nèi)容，但實(shí)際上很多事業(yè)單位都存在電子檔案與紙質(zhì)檔案管理不協(xié)調(diào)的問(wèn)題，或出現(xiàn)過(guò)于重視紙質(zhì)檔案忽略信息化建設(shè)，或過(guò)于重視電子檔案卻對(duì)紙質(zhì)檔案的管理出現(xiàn)忽視問(wèn)題，這都不利于事業(yè)單位檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

（三）人才隊(duì)伍有待加強(qiáng)

檔案管理工作離不開(kāi)人才隊(duì)伍的支持，人才也是檔案管理工作的中心力量。但事業(yè)單位卻也可能出現(xiàn)人才隊(duì)伍的短板問(wèn)題，雖然事業(yè)單位檔案具有重大價(jià)值和意義，但這些價(jià)值與意義并非所有人都具有確切的認(rèn)知。部分單位存在檔案管理人員重視性與積極性低下的問(wèn)題，上面十分重視檔案管理，但下面卻并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。同時(shí)檔案管理工作的新鮮血液供給不足，雖然現(xiàn)有的人才隊(duì)伍都具有較高的學(xué)歷，但卻經(jīng)常在業(yè)務(wù)能力上表現(xiàn)出不足，人才結(jié)構(gòu)配置也存在一定缺陷，出現(xiàn)專業(yè)不對(duì)崗位的問(wèn)題，而且在人才培訓(xùn)方面也沒(méi)有建立完善的培訓(xùn)體系，只能為檔案管理人員提供一些基本的理論知識(shí)與粗淺的方法，導(dǎo)致人才隊(duì)伍綜合素質(zhì)不強(qiáng)[1]。

二、事業(yè)單位檔案管理要點(diǎn)分析

（一）構(gòu)建完善的文件檔案管理制度

制度是管理工作的主要依據(jù)，所有部門(mén)的穩(wěn)定運(yùn)作都離不開(kāi)科學(xué)的制度作為保障，并且制度的規(guī)劃也是保證檔案管理工作順利開(kāi)展的基本條件。由于事業(yè)單位文件檔案管理工作具有復(fù)雜性和細(xì)致性特征，因此需要具有一套合理可行的制度來(lái)保證管理工作的規(guī)范性。事業(yè)單位需要結(jié)合自身的具體情況來(lái)制定合理的管理制度，制度設(shè)計(jì)要具有一定的可操作性，在制度制定完成后則需要所有人員自覺(jué)遵守，在制度的規(guī)范下正確開(kāi)展檔案管理工作。

（二）正確處理事業(yè)單位中心工作及檔案管理的關(guān)系

對(duì)于一些非檔案管理性質(zhì)的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，由于不是專項(xiàng)的檔案管理部門(mén)，各單位工作性質(zhì)也各不相同，因此包含檔案管理在內(nèi)的其他工作都需要圍繞其重點(diǎn)工作進(jìn)行。事業(yè)單位不僅要了解檔案管理工作的服務(wù)型與輔助性特征，同時(shí)也要了解到檔案管理工作對(duì)于失業(yè)單位發(fā)展所帶來(lái)的價(jià)值與作用。以事業(yè)單位內(nèi)部的角度分析，檔案管理工作不單單能服務(wù)于事業(yè)單位的精神建設(shè)和政治建設(shè)，而且也能夠作為事業(yè)單位發(fā)展決策的參考性內(nèi)容。以外部的角度分析，檔案管理工作又能產(chǎn)生宣傳以及對(duì)外咨詢的資料，為事業(yè)單位的發(fā)展提供可靠的信息支持。由此得知，事業(yè)單位中心工作中檔案管理工作也能發(fā)揮出顯著的支持效果，因此在檔案管理工作期間也要予以高度的認(rèn)可和重視，并為其提供必要的工作支持。檔案管理人員也需要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，具有創(chuàng)新意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，樹(shù)立大局觀來(lái)推動(dòng)檔案管理以及事業(yè)單位中心工作的開(kāi)展[2]。

（三）提高檔案管理的信息化水平

在當(dāng)下科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展的背景下，信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域都有滲透，并且也取得了顯著的收效。信息技術(shù)能夠?yàn)槿藗兊墓ぷ骱蜕顜?lái)便利，而事業(yè)單位的檔案管理工作也是如此。檔案管理信息化建設(shè)需要立足于自身的工作性質(zhì)，在事業(yè)單位發(fā)展計(jì)劃的條件下科學(xué)落實(shí)檔案管理信息化建設(shè)，通過(guò)數(shù)字化的檔案管理手段提高檔案管理工作的開(kāi)展效率，這對(duì)于管理人員也具有一定要求，需要掌握先進(jìn)的信息技術(shù)，并處理好網(wǎng)站管理工作，此外還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用以及設(shè)備維護(hù)等，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)支持檔案管理工作的開(kāi)展。

（四）更新檔案管理設(shè)施

事業(yè)單位需要積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)來(lái)推動(dòng)檔案管理工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，同時(shí)也需要不斷更新檔案管理設(shè)施，為檔案管理信息化建設(shè)提供必要的支持。在設(shè)施更新期間，事業(yè)單位需要提供必要的資金支持，保證設(shè)施更新能夠落到實(shí)處，這在檔案信息的整合以及修改等方面都具有重大作用。建立檔案信息管理體系，將動(dòng)態(tài)化的信息收錄到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，多個(gè)部門(mén)相互聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息的共享。也要合理應(yīng)用現(xiàn)代存儲(chǔ)技術(shù)，拓展檔案存儲(chǔ)空間，如網(wǎng)盤(pán)或移動(dòng)硬盤(pán)等，能夠避免電子檔案丟失等問(wèn)題。此外，事業(yè)單位還要重點(diǎn)做好檔案風(fēng)險(xiǎn)防控工作，檔案管理人員需要嚴(yán)格遵循安全管理規(guī)范，若發(fā)現(xiàn)檔案安全風(fēng)險(xiǎn)時(shí)需要及時(shí)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，避免檔案信息丟失，還要與當(dāng)?shù)卣⒙?lián)系，推助檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，制定合理的管理創(chuàng)新路徑，改進(jìn)檔案管理機(jī)制，使得檔案管理效力不斷提升[3]。

結(jié)束語(yǔ)：近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作也將會(huì)向著信息化智能化的方向發(fā)展，技術(shù)創(chuàng)新也成為了檔案管理發(fā)展中的重點(diǎn)項(xiàng)目。因此事業(yè)單位需要進(jìn)一步提高檔案管理的重視性，在推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)完善其管理制度，從根本上解決檔案管理現(xiàn)存的不足和問(wèn)題，提高檔案管理工作的開(kāi)展質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]張興蕊.事業(yè)單位文件檔案管理要點(diǎn)探究[J].信息化建設(shè)，2015（11）：256.

[2]萬(wàn)欣.事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題與解決措施[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2016，13（24）：128+130.

[3]韓馨葉.事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索[J].產(chǎn)業(yè)與科技論壇，2013，12（09）：217-218.