大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案優(yōu)化管理路徑探討

栗紀(jì)蘭

摘要：在現(xiàn)代社會(huì)，學(xué)校檔案管理工作是一項(xiàng)非常復(fù)雜繁瑣的工作，深受技術(shù)等因素影響，而隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，學(xué)校檔案管理工作變得更加簡(jiǎn)單易于操作，但是不可否認(rèn)的是大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展也為檔案的管理帶來(lái)了一些挑戰(zhàn)和難題，而本文便結(jié)合時(shí)代背景來(lái)對(duì)學(xué)校檔案管理工作中存在的挑戰(zhàn)和問(wèn)題做出了分析與探討，爭(zhēng)取得出優(yōu)化學(xué)校檔案管理的方法。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);學(xué)校檔案;管理;優(yōu)化;數(shù)據(jù)信息

在當(dāng)今大數(shù)據(jù)技術(shù)日益發(fā)展和廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景下，各行各業(yè)必然會(huì)現(xiàn)隨著時(shí)代的發(fā)展引入該技術(shù)，推動(dòng)行業(yè)向著更加科學(xué)合理的現(xiàn)代化的方向發(fā)展。而對(duì)于學(xué)校來(lái)說(shuō)，學(xué)校的檔案管理工作的開(kāi)展是非常復(fù)雜的，特殊教育學(xué)校的檔案里工作更是繁瑣，所以引入大數(shù)據(jù)技術(shù)是學(xué)校提高管理效率的有效舉措，畢竟，科學(xué)技術(shù)可以推動(dòng)檔案管理工作更加便捷高效，給管理工作的開(kāi)展帶來(lái)新的活力，使得傳統(tǒng)的麻煩的工作操作的局面變得簡(jiǎn)單。而且大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用更是有利于相關(guān)人員做好數(shù)據(jù)的分類與整理工作，進(jìn)而幫助學(xué)校更好地掌握學(xué)生在生活上和學(xué)習(xí)上的具體情況。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代學(xué)校檔案管理工作的具體情況分析

大數(shù)據(jù)技術(shù)在學(xué)校檔案管理工作中的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)除了可以處理大量的數(shù)據(jù)信息之外，還表現(xiàn)在處理速度與數(shù)據(jù)價(jià)值挖掘能力等方面，具體可以將這些優(yōu)勢(shì)總結(jié)為數(shù)據(jù)類型多且信息含量以及高速時(shí)效性等幾個(gè)特點(diǎn)。而特殊學(xué)校的檔案管理工作的開(kāi)展，檔案的種類和數(shù)量必然是非常豐富，數(shù)量是非常龐大的，而無(wú)紙化和電子化檔案也隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步逐漸增加，檔案管理工作也越發(fā)復(fù)雜繁瑣。學(xué)校檔案的服務(wù)功能也必然會(huì)在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，向著深層次挖掘，為學(xué)校的教育資源和師生的管理提供更好的服務(wù)?；ヂ?lián)網(wǎng)平臺(tái)的構(gòu)建必然會(huì)促使學(xué)校實(shí)現(xiàn)檔案共享，從而幫助人們更好地享受信息資源的檢索服務(wù)，滿足學(xué)校信息用戶的多層次廣范圍的使用需求。

二、學(xué)校應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)所面臨的挑戰(zhàn)

在現(xiàn)代階段，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用無(wú)疑可以幫助學(xué)校以更為豐富的形式和手段來(lái)完成檔案的管理工作，而學(xué)校信息用戶對(duì)于信息檔案的需求也會(huì)越來(lái)越多，檔案管理工作的難度和復(fù)雜程度也會(huì)越來(lái)越大，所以大數(shù)據(jù)時(shí)代雖然改善了傳統(tǒng)的檔案管理工作的繁瑣與復(fù)雜的步驟，但是依然面臨著諸多的挑戰(zhàn)。

第一，海量的數(shù)據(jù)與信息的存儲(chǔ)以及應(yīng)用，給檔案的管理工作帶來(lái)了極大的麻煩。在信息數(shù)據(jù)共享的現(xiàn)階段，學(xué)校的信息用戶對(duì)于數(shù)據(jù)的要求是數(shù)據(jù)信息必須要全面的完善的，而且能夠即時(shí)獲取的，針對(duì)這一要求學(xué)校檔案館也必須及時(shí)的提供相應(yīng)的信息，這些無(wú)疑都會(huì)給學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)更大的挑戰(zhàn)。

第二，學(xué)校檔案的加工方式也深受當(dāng)今時(shí)代大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響，遠(yuǎn)比傳統(tǒng)的人工識(shí)別方式更加便捷高效，而現(xiàn)階段海量的信息數(shù)據(jù)與復(fù)雜多樣的形式與種類，無(wú)疑都顯示出依靠傳統(tǒng)人工識(shí)別的方式開(kāi)展檔案加工工作是不符合實(shí)際的。

三、學(xué)校應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案管理工作時(shí)存在的阻礙因素

其一，學(xué)校檔案管理工作在開(kāi)展過(guò)程中，管理人員的管理理念對(duì)于管理工作開(kāi)展的效率和質(zhì)量是有著決定性影響作用的。在現(xiàn)階段，雖然大數(shù)據(jù)技術(shù)被引用到檔案管理工作中，但是如果管理人員的管理思想沒(méi)有得到及時(shí)的轉(zhuǎn)變和更新的話，也必然會(huì)影響到檔案信息數(shù)據(jù)的管理效率，不能夠滿足當(dāng)今時(shí)代學(xué)校信息用戶的要求。根據(jù)上述所提到的大數(shù)據(jù)時(shí)代的學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展，是需要根據(jù)新時(shí)代信息用戶到新的要求來(lái)提升檔案收集和轉(zhuǎn)化效率，提高信息處理的速度的要求。如果檔案管理人員仍然延續(xù)著傳統(tǒng)的管理思想的話，就必然無(wú)法實(shí)現(xiàn)這一要求，畢竟管理者對(duì)于檔案管理是缺乏系統(tǒng)的認(rèn)知的，所采用的管理方法也仍然停留在傳統(tǒng)的理念上。

其二，在新的時(shí)代，人們對(duì)于學(xué)校檔案管理工作必然會(huì)提出新的要求，而這一要求則需要學(xué)校有著充足的軟硬件設(shè)施作為支撐，但是有些學(xué)校卻因?yàn)榻?jīng)費(fèi)的問(wèn)題和辦學(xué)層次的影響，導(dǎo)致檔案管理信息化軟硬件設(shè)施等的投入不足，最終影響到大數(shù)據(jù)和互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用效果。在實(shí)際生活中，學(xué)?；旧线€是采用紙質(zhì)化的檔案媒介，管理起來(lái)極為復(fù)雜而且需要耗費(fèi)大量的人力和管理資源等，對(duì)信息的查閱和獲取意識(shí)缺乏靈動(dòng)性，管理效率極低，嚴(yán)重影響到校園信息用戶對(duì)于信息的獲取和查閱的效率與質(zhì)量，而有些應(yīng)用軟件的功能和共享性以及數(shù)據(jù)的完整性等都達(dá)不到相關(guān)的要求，致使學(xué)校的檔案管理服務(wù)工作效果極差。而且，在現(xiàn)實(shí)生活中，有許多學(xué)校的檔案管理工作的服務(wù)形式是非常單一的，很難滿足學(xué)校信息用戶對(duì)于信息服務(wù)的要求。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代推動(dòng)學(xué)校檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量得到提高的方案策略

首先，對(duì)以上提到的影響學(xué)校檔案管理工作效率和信息服務(wù)質(zhì)量的不利因素進(jìn)行分析，推動(dòng)學(xué)校檔案管理優(yōu)化的方案策略之一便是要及時(shí)的更新管理理念，在當(dāng)今時(shí)代，檔案管理工作的開(kāi)展是必須要適應(yīng)時(shí)代的潮流引入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，推動(dòng)檔案管理工作向著數(shù)字化的方向發(fā)展，而管理人員則要及時(shí)的更新管理理念，具備互聯(lián)網(wǎng)和信息化的管理思維，推動(dòng)檔案管理工作能夠在新的形式下實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和效率化的管理，而且管理人員要以大數(shù)據(jù)意識(shí)為基礎(chǔ)，改善傳統(tǒng)的強(qiáng)調(diào)檔案信息私密性的思想觀念，提升對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息共享的意識(shí)。而且檔案管理人員還要認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的開(kāi)展，所針對(duì)的檔案需求者應(yīng)是所有的社會(huì)公正，而不是僅僅想到校園內(nèi)部的信息用戶。

其次，在信息時(shí)代，隨著技術(shù)的更新和應(yīng)用信息數(shù)據(jù)的共享，信息收集資源的途徑的拓展，必然會(huì)使得學(xué)校檔案管理工作人員處理更多的數(shù)據(jù)和信息。在這一情況下，學(xué)校就必須要加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)，使得檔案管理工作中所使用的軟硬件設(shè)施，以及相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)等達(dá)到相關(guān)的要求，而加強(qiáng)基礎(chǔ)建設(shè)就必須要求學(xué)校加大軟硬件設(shè)施的投入力度，推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)軟硬件能夠及時(shí)的得到更新和升級(jí)，提高數(shù)據(jù)管理的效率。再者，學(xué)校檔案管理工作的開(kāi)展還必須要加強(qiáng)信息安全建設(shè)，并利用水印技術(shù)和防火墻技術(shù)以及信息加密技術(shù)等對(duì)檔案信息版權(quán)和私密性進(jìn)行保護(hù)，避免信息泄露。除此之外，還可以通過(guò)強(qiáng)化系統(tǒng)用戶訪問(wèn)權(quán)限的管理來(lái)避免學(xué)校的檔案信息的泄露。

最后，檔案管理工作的開(kāi)展必須要與時(shí)俱進(jìn)，這樣才能夠不斷優(yōu)化學(xué)校檔案管理，提高檔案管理的效率和質(zhì)量。而做到這些，就必須要求檔案管理部門重視新技術(shù)的應(yīng)用，及時(shí)地推動(dòng)技術(shù)更新滿足檔案管理工作的需求，相關(guān)檔案管理人員就必須要提高創(chuàng)新思維將新技術(shù)及時(shí)的科學(xué)合理的應(yīng)用到檔案管理工作之中，推動(dòng)檔案管理效率達(dá)到提高。再者，學(xué)校檔案部門也可以通過(guò)引入第三方構(gòu)建學(xué)校檔案信息數(shù)據(jù)云服務(wù)，對(duì)數(shù)據(jù)資源的潛在價(jià)值進(jìn)行深度挖掘，如智慧校園和數(shù)字校園等的建設(shè)便可以提高學(xué)校檔案數(shù)據(jù)檔案分析與收集能力，推動(dòng)校園檔案管理服務(wù)水平得到提高。

五、結(jié)語(yǔ)

在現(xiàn)代社會(huì)，學(xué)校檔案管理工作優(yōu)化是當(dāng)今時(shí)代教育發(fā)展的必然趨勢(shì)，所以針對(duì)于這一情況，學(xué)校必須要探索出最為適合的學(xué)校檔案管理方法，適應(yīng)當(dāng)今教育發(fā)展的新形勢(shì)，促使學(xué)校的檔案管理工作能夠滿足學(xué)校信息用戶的要求，而且學(xué)校的檔案管理人員也要積極的解決當(dāng)今時(shí)代大數(shù)據(jù)技術(shù)發(fā)展和應(yīng)用給學(xué)校檔案管理工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)與問(wèn)題，提升檔案的管理效率。

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