新形勢(shì)下檔案管理存在的問(wèn)題及改善措施

陳帥

摘要：網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的發(fā)展以及高新技術(shù)的廣泛使用，使得檔案管理工作能夠在新形勢(shì)下獲得新的發(fā)展特點(diǎn)和。但是由于相關(guān)部門(mén)無(wú)法從根本上認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，或者是檔案管理工作人員的素養(yǎng)較低等，為檔案管理工作的進(jìn)一步提高設(shè)置了阻礙。所以在此種問(wèn)題下，為了完成檔案工作的創(chuàng)新目標(biāo)，應(yīng)當(dāng)不斷與時(shí)代相結(jié)合，促進(jìn)工作的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;問(wèn)題;措施

隨著時(shí)代的快速發(fā)展和社會(huì)的不斷進(jìn)步，國(guó)家重視發(fā)展和推動(dòng)科技技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了科技水平的不斷上升。而在檔案管理工作方面，隨之也發(fā)生了巨大的變化，無(wú)論是在管理工作的載體，內(nèi)容還是意識(shí)的方面都發(fā)生了反轉(zhuǎn)。尤其是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的迅速普及，隨之出現(xiàn)的計(jì)算機(jī)，多媒體等現(xiàn)代化設(shè)備廣泛的應(yīng)用，都為檔案管理工作提供了巨大的推力。但是由于新形式下檔案管理工作人員缺乏較強(qiáng)的職業(yè)意識(shí)，并且職業(yè)倦怠心理較為嚴(yán)重，因此，輕視了檔案管理工作，阻礙了檔案管理工作發(fā)展。所以就此而言，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，找出其中存在的問(wèn)題，并提出改善措施，以促進(jìn)檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

一、當(dāng)前檔案工作身處的新環(huán)境

（一）承擔(dān)檔案管理載體的轉(zhuǎn)變。隨著經(jīng)濟(jì)水平的提高，我國(guó)的科技發(fā)展獲得了雄厚的資金支持，水平也在日益上升。由此而來(lái)的，較為傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也就是以紙本為檔案的載體，進(jìn)去向網(wǎng)絡(luò)化，信息化的方向發(fā)展，管理模式也不斷更新升級(jí)。因此，傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法與時(shí)代與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新環(huán)境下的新情況。

（二）檔案管理的范圍和內(nèi)容擴(kuò)大。社會(huì)的快速發(fā)展所帶來(lái)的是，社會(huì)的各行各業(yè)，以及各種工作內(nèi)容愈發(fā)龐大，給檔案管理帶來(lái)了一定的壓力，檔案管理所面臨的工作內(nèi)容也是不斷激增。

（三）檔案管理意識(shí)的發(fā)展。對(duì)于我國(guó)社會(huì)日新月異的情況，檔案管理工作僅僅停留在傳統(tǒng)的管理模式當(dāng)中，僅限于對(duì)檔案的歸納與整理，是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。還應(yīng)當(dāng)朝著服務(wù)單位，服務(wù)社會(huì)等發(fā)展趨勢(shì)進(jìn)行轉(zhuǎn)變。

二、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）缺乏對(duì)檔案管理的重視，重視程度不高。傳統(tǒng)觀念的頑固性使得大多數(shù)人認(rèn)為檔案管理只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的收集、整理和歸檔工作。各領(lǐng)導(dǎo)對(duì)其重視不夠，大多不引進(jìn)高層次的專(zhuān)業(yè)人才服務(wù)。另一方面，在檔案管理經(jīng)費(fèi)投入、辦公設(shè)備配置等方面有著較為嚴(yán)重的問(wèn)題缺陷，制約了檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的提高，極大地影響了檔案工作的發(fā)展和創(chuàng)新。

（二）檔案員職業(yè)倦怠突出。從根本上來(lái)說(shuō)，檔案工作是一項(xiàng)技術(shù)性和服務(wù)性很強(qiáng)的工作。而檔案管理人員需要面臨理文件、資料和計(jì)算機(jī)，并且工作時(shí)間較長(zhǎng)，工作較為單調(diào)和重復(fù)。其發(fā)展受到相關(guān)規(guī)章制度的制約，內(nèi)容單調(diào)、瑣碎、重復(fù)，難以滿足個(gè)人的成就感。另一方面，作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，在和平時(shí)期很難得到重視和重視。工作熱情和耐心逐漸缺乏，責(zé)任感下降，消極懶散更加嚴(yán)重。這種職業(yè)疲勞嚴(yán)重阻礙了檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)的提高，影響了工作的正常有序發(fā)展。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)人員，兼職人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高。首先，檔案管理缺乏專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員。從數(shù)量上看，學(xué)校體系中接受過(guò)專(zhuān)業(yè)教育的檔案管理人員數(shù)量不多，占整個(gè)檔案隊(duì)伍的比例很小。從質(zhì)量的角度看，職業(yè)教育工作者普遍教育程度不高，年齡不高，在計(jì)算機(jī)操作、外語(yǔ)應(yīng)用、綜合能力和素質(zhì)等方面仍存在一定差距。第二，兼職人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待進(jìn)一步提高。對(duì)大多數(shù)兼職工人來(lái)說(shuō)，最重要的是做好自己的工作。沒(méi)有有效的管理機(jī)制和評(píng)價(jià)機(jī)制，兼職人員的責(zé)任感和積極性不高，工作中不可避免地存在差距，嚴(yán)重制約了檔案管理的發(fā)展。。

三、檔案管理工作的改善措施

（一）增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的意識(shí)，提高重視程度。首先應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的意識(shí)，這是尤為重要的，也是推動(dòng)檔案工作獲得長(zhǎng)足發(fā)展的關(guān)鍵之處。只有在健全檔案管理的機(jī)構(gòu)，

增強(qiáng)相關(guān)組織領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)，才能夠從根本上為檔案管理工作大開(kāi)方便之門(mén)。除精神方面的支持，還應(yīng)當(dāng)在物質(zhì)方面有所配合。例如在檔案管理的過(guò)程當(dāng)中，由于時(shí)代信息的不斷更新，所需要的檔案工作管理人員也是不斷增多，因此，相關(guān)方面應(yīng)當(dāng)在資金的投入以及管理設(shè)備、人員方面提供強(qiáng)有力的保障和支持，使得檔案管理工作能夠高效進(jìn)行。而對(duì)于每日接觸檔案管理的工作人員來(lái)說(shuō)，還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)工作人員的意識(shí)，使之能夠充分理解檔案管理工作的意義所在，調(diào)動(dòng)起他們的工作熱情和工作積極性。

（二）建立健全檔案管理制度。一套完整健全的管理制度是相關(guān)工作能夠有序合理進(jìn)行的前提和保證。在檔案管理方面，雖然相關(guān)部門(mén)和國(guó)家極其重視，同時(shí)也在收集信息的基礎(chǔ)上，制定了一系列的管理制度。但是這一系列的管理制度，如果仔細(xì)的落實(shí)到每一個(gè)部門(mén)，便會(huì)有所偏差。因?yàn)槊恳粋€(gè)部門(mén)都有自身的特色和特殊之處，在總體上遵循國(guó)家相關(guān)管理制度之下，還應(yīng)當(dāng)根據(jù)各部門(mén)的特點(diǎn)，加以具有可操作性的輔助條例，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的有序性。從多角度保證檔案管理工作合理有序的開(kāi)展。

（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)水平和工作素養(yǎng)。與檔案管理工作有著密切聯(lián)系的，除檔案管理人員之外，別無(wú)他者。由此可見(jiàn)，檔案管理人員素質(zhì)水平的高低和工作素養(yǎng)的是否優(yōu)良，都與管理工作的實(shí)際成果和效率有著不可分割的聯(lián)系。針對(duì)于此，首先應(yīng)當(dāng)明確檔案管理工作的具體內(nèi)容：收集，整理和歸檔。而且這些工作內(nèi)容都具有較強(qiáng)的可操作性。因此，檔案管理人員必須擁有較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)性知識(shí)，例如需要掌握檔案學(xué)，檔案管理學(xué)等等，只有掌握了理論知識(shí)，才能將理論應(yīng)用于實(shí)踐，保證實(shí)際工作的進(jìn)行。除此之外，檔案管理還涉及到相關(guān)的管理制度，也有較強(qiáng)的法規(guī)性。所以檔案管理人員在進(jìn)行管理時(shí)，還應(yīng)當(dāng)對(duì)國(guó)家相關(guān)的法律法規(guī)有一定的認(rèn)知和了解，對(duì)地方性檔案管理法規(guī)有較強(qiáng)的熟悉度。在此基礎(chǔ)之上才能夠從容高效率的完成本職工作。最后，隨著網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備在工作當(dāng)中的廣泛應(yīng)用，這就要求檔案管理人員必須對(duì)計(jì)算機(jī)的相關(guān)軟件，例如Excel等等，能夠熟練運(yùn)用，這樣才能夠在新形勢(shì)下找到合理發(fā)展的道路。

綜上所述，對(duì)于面臨著新形勢(shì)和工作內(nèi)容不斷擴(kuò)大的檔案管理工作，若想要取得創(chuàng)新性的突破，跟隨時(shí)代的腳步，獲得長(zhǎng)足發(fā)展，那么就必須抓住當(dāng)下社會(huì)發(fā)展的要點(diǎn)，對(duì)檔案管理工作內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整和加強(qiáng)，善于和及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，建立健全相關(guān)的管理制度。除此之外，相關(guān)部門(mén)還應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)一支具有較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)性的檔案管理人員隊(duì)伍。只有這樣才能夠使得檔案管理能夠與爆炸似的大數(shù)據(jù)時(shí)代相結(jié)合，從整體方面提高檔案管理工作的能力和水平。

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