信息化背景下如何做好檔案管理工作

王有香

摘要：在如今科技發(fā)展的信息時(shí)代下，要做好檔案管理工作，就要在工作的每個(gè)環(huán)節(jié)滲透信息化管理。通過不同部門之間相互配合，采取針對性的措施，從而提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率。本文主要從檔案信息化管理工作的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)以及理相關(guān)管理工作的建議這兩個(gè)方面進(jìn)行具體闡述。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案;管理工作

隨著科技的發(fā)展和信息的進(jìn)步，檔案管理工作已經(jīng)逐漸從過去的管理模式轉(zhuǎn)變成先進(jìn)的信息化管理模式，信息化技術(shù)的應(yīng)用使檔案管理工作變得更快捷便利，從根本上提高了檔案管理工作的效率。想要利用信息技術(shù)做好檔案管理工作，就必須對檔案信息化管理有深刻的認(rèn)識。

一、檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)

任何事情都有利有弊，檔案的信息化管理也是一樣，雖然信息化管理更快捷、便利，而且能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，但是對于網(wǎng)絡(luò)和設(shè)備方面，目前仍然存在一定的不穩(wěn)定性，所以網(wǎng)絡(luò)安全問題，一直制約著檔案信息化管理的發(fā)展。

1.1資源共享

傳統(tǒng)的檔案大部分以紙質(zhì)版為主，并且存放在特點(diǎn)的地點(diǎn)。所以如果想要在不同的時(shí)間、地點(diǎn)進(jìn)行檔案的查閱是很困難的，滿足不了多人查閱的要求。而如今的在信息化環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，改善了檔案在時(shí)間、空間受限的缺點(diǎn)，利用網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)傳輸和共享，可以實(shí)現(xiàn)多人、多地進(jìn)行檔案信息查閱等，相對比傳統(tǒng)檔案實(shí)現(xiàn)了資源共享的同時(shí)，也提高了檔案管理工作的便利性。

1.2經(jīng)濟(jì)節(jié)約實(shí)用

在過去的檔案管理工作中，工作的每一個(gè)流程都需要一定數(shù)量的工作人員去完成。需要人工進(jìn)行收集、審核、整理等工作，而且效率并不是很高，投入的人力成本和時(shí)間成本相對較大。如今利用數(shù)字網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的整理、審核和存放，不但減少了相關(guān)成本，而且更快捷有效，也避免了環(huán)境因素對于檔案的影響。

1.3信息化檔案管理的不安全性

信息化檔案管理十分方便快捷，但是由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)屬于較為開放的環(huán)境，資源在共享模式下，即便在各個(gè)環(huán)節(jié)都設(shè)置了用戶權(quán)限，也難以避免計(jì)算機(jī)系統(tǒng)和電子檔案被入侵和破壞，檔案信息遭到不法分子的修改、增減等非法利用，給檔案管理工作帶來巨大影響。

1.4檔案信息對設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)依賴性

信息化檔案管理工作必須在計(jì)算機(jī)硬件以及網(wǎng)絡(luò)的支持下才能進(jìn)行儲存、整理、查閱等，這就給信息化檔案管理帶來一定的局限性。例如，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)問題、硬件被破壞、網(wǎng)絡(luò)不暢通等情況，都會導(dǎo)致檔案內(nèi)容無法被錄入、查閱等，從而降低檔案管理工作效率，影響檔案管理工作的正常進(jìn)行。

二、做好檔案信息化管理的方法和建議

2.1樹立信息化檔案管理理念

伴隨著信息化在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，檔案管理工作也逐漸向信息化進(jìn)行轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案管理模式對于如今工作中的新要求已經(jīng)很難滿足，我們必須摒棄傳統(tǒng)檔案管理理念，不斷開拓創(chuàng)新，在檔案管理工作中引進(jìn)信息化技術(shù)，充分利用電子設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的便利，去提高檔案管理工作效率，讓檔案管理的信息收集、資料整理、鑒定審核等每一個(gè)環(huán)節(jié)都變得高效快捷，努力適應(yīng)信息化條件下檔案管理新工作的要求。

2.2加強(qiáng)信息化檔案管理工作硬件投入

做好當(dāng)前形勢下檔案信息管理工作，就必須擁有先進(jìn)的設(shè)備和暢通的網(wǎng)絡(luò)，因此，單位必須將檔案管理工作重視起來，成立特定檔案管理小分隊(duì)，把檔案管理工作作為日常工作中的重點(diǎn)，并且加強(qiáng)信息化檔案管理工作投入，購進(jìn)先進(jìn)的硬件設(shè)備等，系統(tǒng)性的建立高效、便捷、安全穩(wěn)定的信息化檔案管理平臺。對于數(shù)據(jù)存儲器、數(shù)據(jù)服務(wù)器、安全防火墻等配備完善，并按時(shí)對各大系統(tǒng)和硬件進(jìn)行維護(hù)和管理，一旦發(fā)現(xiàn)信息化管理工作中出現(xiàn)漏洞等不安全因素，應(yīng)及時(shí)修復(fù)處理，確保信息化檔案管理工作安全穩(wěn)定進(jìn)行。

2.3建立信息化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

檔案信息化建設(shè)必須有一定的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能在滿足工作需求的前提下，進(jìn)行信息化檔案管理工作的開拓和創(chuàng)新。檔案管理部門對于信息化檔案管理工作中信息采集、整理、審閱、存儲等梳理出特定的工作流程，并在實(shí)際工作中，不斷更新和改進(jìn)流程，以便于更適應(yīng)實(shí)際工作中的要求。從制度上來講，符合檔案管理工作的人員必須遵守一定的規(guī)章制度，做好問題處理預(yù)案，一旦檔案存儲硬件出現(xiàn)問題或者網(wǎng)絡(luò)遭到入侵受到安全威脅的時(shí)候，能夠及時(shí)采取有效促使進(jìn)行應(yīng)對，避免檔案信息數(shù)據(jù)遭到破壞。

2.4提高檔案管理工作人員素質(zhì)水平

為了確保信息化檔案管理工作的安全穩(wěn)定，使工作有序進(jìn)行，必須提高檔案管理工作人員各方面的技能以及思想意識。一方面要對檔案管理工作人員擁有良好的思想素質(zhì)和服務(wù)意識，提高對檔案管理工作的積極性和熱愛程度，不斷鼓勵(lì)他們要在工作中勇于吃苦，甘于奉獻(xiàn)，積極創(chuàng)新，不斷提高服務(wù)水平。另一方面還要加強(qiáng)檔案管理工作人員的自我學(xué)習(xí)意識，不斷提高自身檔案管理知識和專業(yè)技能，在學(xué)習(xí)中主動(dòng)溝通交流，不懂就問，提高自身檔案管理相關(guān)知識的同時(shí)，也應(yīng)具備檔案管理系統(tǒng)以及相關(guān)硬件的操作能力。另外，檔案管理人員要對于最新的檔案管理法律法規(guī)了如于心，在檔案管工作中，按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行，遵守規(guī)章制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，杜絕出現(xiàn)原則性問題，提升自身服務(wù)能力。還要經(jīng)常對相關(guān)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓每一位工作人員都能了解檔案管理工作的重要性，培訓(xùn)內(nèi)容不但要從檔案管理系統(tǒng)操作運(yùn)用方面來開展，讓工作人員了解系統(tǒng)常見問題，并能隨時(shí)檢修，而且還要對于數(shù)據(jù)備份、安全防護(hù)等常識問題進(jìn)行鞏固，提高管理人員的綜合水平，才能保證檔案管理工作的有序進(jìn)行。

2.5加強(qiáng)檔案管理人員的人才儲備

在檔案信息化管理工作進(jìn)行中，對于信息化人才的需求量越來越大，雖然相關(guān)人員在檔案管理工作中已經(jīng)具備一定技能，掌握了一定的專業(yè)知識，但是對于專業(yè)知識的了解比較淺顯，不夠深入和透徹，對于相關(guān)管理系統(tǒng)掌握的還不夠熟練，僅限于一般的簡單操作，一旦出現(xiàn)安全、故障等較為嚴(yán)重的問題并不能進(jìn)行及時(shí)處理。而且，還有一些單位對于檔案信息化管理工作采用外包的形式，對于工作進(jìn)度不能很好的把控，一旦出現(xiàn)技術(shù)上問題，不能得到及時(shí)解決，嚴(yán)重影響了單位檔案管理共的效果，對于檔案管理的相關(guān)工作效率受到一定影響。因此，單位必須加強(qiáng)對于檔案信息管理人才的儲備和培養(yǎng)，人事管理部門也可以不斷從外引進(jìn)該技術(shù)型人才，同時(shí)也要對內(nèi)部人才進(jìn)行選拔和培訓(xùn)，從而才能在檔案信息管理工作上取得一定成效。

2.6加強(qiáng)檔案信息化管理資源互通互聯(lián)

檔案信息化管理要緊跟時(shí)代步伐，不斷提升信息化技術(shù)應(yīng)用水平和涉及范圍，提前進(jìn)行工作部署，準(zhǔn)備好相關(guān)設(shè)備和資源，才能保證檔案信息化管理工作的有序進(jìn)行。另外，可以通過網(wǎng)絡(luò)資源共享形式，建設(shè)具備傳輸網(wǎng)絡(luò)化、信息資源擴(kuò)大化、信息檢索便捷化的先進(jìn)數(shù)字檔案館，從而擴(kuò)大檔案信息管理的服務(wù)范圍。

總結(jié)：在科技迅速發(fā)展的今天，檔案信息化管理的確帶來了諸多好處，想要順應(yīng)時(shí)代變化，跟上時(shí)代節(jié)奏，就必須從設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、人才等多方面入手，硬件設(shè)備上做好保障，人才培養(yǎng)方面更要重視起來，尤其是對于檔案信息管理系統(tǒng)的操作，不但要熟練掌握，而且還要具備及時(shí)解決軟件系統(tǒng)、硬件設(shè)備等出現(xiàn)問題時(shí)的解決能力，保障檔案信息化管理工作的順利進(jìn)行。

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