社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的建議

林建強(qiáng)

摘要：隨著我國社會工作的快速發(fā)展，民辦社工服務(wù)機(jī)構(gòu)隊(duì)伍日漸壯大，由此形成的社工檔案數(shù)量也越來越多，但目前大多社工服務(wù)機(jī)構(gòu)存在著檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度較低、管理制度不健全、管理人才緊缺、管理方法滯后等問題，極大制約了社會工作的全面發(fā)展。本文分析了社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的必要性，指出了其檔案管理方面存在的問題、提出了對策和建議，以期推動社會工作服務(wù)機(jī)構(gòu)健康發(fā)展，加快社會工作職業(yè)化發(fā)展進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：社工服務(wù)機(jī)構(gòu);檔案管理;建議

《民政部關(guān)于進(jìn)一步加快推進(jìn)民辦社會工作服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展的意見》（民發(fā)〔2014〕80號），提出了加快推進(jìn)民辦社會工作服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展的總體目標(biāo)是：到2020年，在全國發(fā)展8萬家管理規(guī)范、服務(wù)專業(yè)、作用明顯、公信力強(qiáng)的民辦社會工作服務(wù)機(jī)構(gòu)。社會工作服務(wù)機(jī)構(gòu)在運(yùn)行過程中，形成大量的檔案材料，如何做好檔案管理工作，作為機(jī)構(gòu)規(guī)范化管理的一部分，社工檔案管理被提到了重要的議事日程。

一、社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的必要性

社工服機(jī)構(gòu)檔案材料大致包括三方面的內(nèi)容：一是機(jī)構(gòu)管理文件，包括：機(jī)構(gòu)發(fā)展規(guī)劃、行政會議記錄、人事檔案以及在社會工作研究方面的成果等材料;二是項(xiàng)目檔案，包括：項(xiàng)目計(jì)劃書、項(xiàng)目協(xié)議、項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、各階段評估報(bào)告及財(cái)務(wù)憑證等;三是機(jī)構(gòu)各領(lǐng)域服務(wù)檔案，包括需求評估報(bào)告、會議資料、訪談資料、個案記錄、督導(dǎo)記錄及評估結(jié)案材料。社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案是社工機(jī)構(gòu)決策的依據(jù)，是對以往工作查考的憑證，在社工服務(wù)機(jī)構(gòu)中強(qiáng)化檔案管理工作具有重要的意義。

一是利于后續(xù)服務(wù)的開展。社會工作服務(wù)專業(yè)性強(qiáng)，服務(wù)活動或項(xiàng)目需根據(jù)工作計(jì)劃對服務(wù)群體進(jìn)行追蹤服務(wù)，往往需要多次服務(wù)和較長周期才可以完成工作目標(biāo)。收集整理與服務(wù)對象相關(guān)的檔案資料，有利于社工機(jī)構(gòu)進(jìn)行專業(yè)的分析和評估，更容易達(dá)到“助人自助”的社會工作目標(biāo)。

二是促進(jìn)專業(yè)水平的提升。社工服務(wù)檔案記錄了服務(wù)對象面臨的問題、可鏈接的資源、獲得的服務(wù)與改變、服務(wù)的方法和過程以及取得的成效。 善于發(fā)現(xiàn)和挖掘他們的優(yōu)點(diǎn)，運(yùn)用服務(wù)對象的優(yōu)點(diǎn)和自身資源幫助他們解決問題，積極推動服務(wù)開展;另一方面，機(jī)構(gòu)和社工可以從服務(wù)案例中提煉工作經(jīng)驗(yàn)、總結(jié)既往教訓(xùn)、提升服務(wù)水平。

三是推動服務(wù)成果的分享。社工機(jī)構(gòu)對服務(wù)檔案進(jìn)行技術(shù)處理后在一定范圍內(nèi)分享，針對亟待解決的問題，可以從社工督導(dǎo)及其他機(jī)構(gòu)和專業(yè)院校獲得意見與建議;可以將已經(jīng)存檔的資料作為教材，傳授給新入職的社工，傳授社會工作經(jīng)驗(yàn)、方法和技巧，豐富自身的教育資源，達(dá)到提升機(jī)構(gòu)工作人員專業(yè)水平，最終提高服務(wù)效能和工作質(zhì)量的目的。

四是維護(hù)各方利益的保障。社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案是社工服務(wù)過程中形成的真實(shí)記錄。當(dāng)社工、機(jī)構(gòu)與服務(wù)對象之間出現(xiàn)倫理糾紛、價值沖突等問題時，機(jī)構(gòu)及相關(guān)部門可以查閱檔案，調(diào)取社工在服務(wù)過程中所運(yùn)用的專業(yè)知識與方法、服務(wù)過程的記錄，作為裁決的依據(jù)，以保持中立，達(dá)到維護(hù)服務(wù)對象、社工和機(jī)構(gòu)三方面利益的目的。

二、社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理存在的問題

（一）檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度低，質(zhì)量難以保證

截至目前，社會工作主管部門、行業(yè)組織尚未出臺相關(guān)的檔案管理辦法，沒有統(tǒng)一的社會工作檔案專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)， 檔案管理存在較大的隨意性，多以社工機(jī)構(gòu)自行制定的檔案管理辦法為依據(jù)來管理檔案;采取工作人員兼職管理檔案、項(xiàng)目組或社工自行管理檔案等方法，檔案管理的水平良莠不齊，阻礙了社會工作服務(wù)機(jī)構(gòu)現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程。

（二）檔案管理制度不健全，存在風(fēng)險(xiǎn)隱患

由于缺乏相應(yīng)的管理制度，使社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案工作長期處于松散管理、自由發(fā)展?fàn)顟B(tài)，檔案歸檔率不高;在實(shí)施項(xiàng)目的過程中，形成的大量檔案不能及時歸檔，檔案材料存在遺失風(fēng)險(xiǎn)，對項(xiàng)目的執(zhí)行進(jìn)度、項(xiàng)目的公信力及后期評估造成極大不良影響，不利于機(jī)構(gòu)的健康發(fā)展。

（三）檔案管理人才欠缺，專業(yè)意識不強(qiáng)

現(xiàn)階段，社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理人員，大多沒有經(jīng)過檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，檔案管理經(jīng)驗(yàn)不足，在社工檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等方面，缺乏相應(yīng)的方法和技能，極大制約了社會工作檔案管理工作的規(guī)范發(fā)展。檔案管理人員專業(yè)意識不強(qiáng)，對社會工作檔案的重視程度不夠，不能做到及時歸檔、認(rèn)真立檔、嚴(yán)格管檔。以個案服務(wù)檔案為例，往往只重視案主基本情況的搜集，而忽略了結(jié)案后后續(xù)跟進(jìn)情況的補(bǔ)充，缺乏檔案動態(tài)管理理念，造成檔案資料不健全、利用價值不高，使社會工作檔案不能發(fā)揮出其最大的服務(wù)效能。

（四）檔案管理方法滯后，現(xiàn)代化程度較低

管理方法滯后、硬件設(shè)施不完備是當(dāng)前社工機(jī)構(gòu)檔案管理工作中普遍存在的問題。在檔案的整理、保管、檢索等過程中，仍然采用傳統(tǒng)的手工操作方法，檔案管理現(xiàn)代化程度較低。

檔案資源信息化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、管理手段現(xiàn)代化是檔案管理工作的大勢所趨。就目前而言，多數(shù)社工機(jī)構(gòu)采取只保存紙質(zhì)檔案的管理方法，而將紙質(zhì)檔案生成電子檔案，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的少之又少，檔案資料遺失的風(fēng)險(xiǎn)較大，存在檔案利用率不高、發(fā)揮作用不顯著等問題。

三、社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理的對策和建議

（一）盡快出臺社工檔案管理辦法

社工服務(wù)機(jī)構(gòu)的主管部門、登記機(jī)關(guān)及行業(yè)組織應(yīng)在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，總結(jié)其他行業(yè)、領(lǐng)域檔案管理方面的經(jīng)驗(yàn)，征求檔案管理主管機(jī)關(guān)的意見，盡快出臺社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理辦法，明確建檔歸檔、檔案保密、借閱使用、移交銷毀等方面的規(guī)定，為社工服務(wù)機(jī)構(gòu)加強(qiáng)檔案管理工作提供有益的指導(dǎo)。

（二）建立健全社工檔案管理制度

在社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理相關(guān)辦法尚未出臺前，各社工服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)參照《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》，本著便捷實(shí)用、科學(xué)規(guī)范的原則，健全檔案管理制度，主要包括檔案的收集、整理、保管、保密、利用、銷毀等相關(guān)制度，明確檔案管理崗位職責(zé)，以此作為規(guī)范本機(jī)構(gòu)檔案管理工作的準(zhǔn)則和指南。

（三）加大社工檔案人才培養(yǎng)力度

目前，社工服務(wù)機(jī)構(gòu)的工作著力點(diǎn)主要集中在申請社工項(xiàng)目、運(yùn)行社工項(xiàng)目、擴(kuò)大項(xiàng)目影響力等方面，卻往往忽視了檔案管理人才的培養(yǎng)。相關(guān)部門應(yīng)采取以學(xué)代訓(xùn)、集中輪訓(xùn)、內(nèi)部交流、觀摩提高等方式，加大專職、兼職檔案管理人才的培養(yǎng)力度，全面提升檔案管理水平，為科學(xué)決策、項(xiàng)目交流、維護(hù)權(quán)益、改進(jìn)工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

（四）加快社工檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

社工服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)配備相應(yīng)設(shè)施、設(shè)備，安排專業(yè)人員管理社會工作檔案，實(shí)行紙質(zhì)檔案和電子檔案的分別保管，提高檔案利用效率，維護(hù)社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案的完整與安全。要提高社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理人員掌握和運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)管理檔案的能力，通過檔案信息化管理使檔案檢索和利用更為便捷，為實(shí)現(xiàn)社會工作檔案信息資源共享提供平臺;相關(guān)部門要制定社工檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理標(biāo)準(zhǔn)，利用現(xiàn)代化的管理手段，要加強(qiáng)社工服務(wù)機(jī)構(gòu)電子檔案與數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，積極探索社工服務(wù)機(jī)構(gòu)檔案管理新途徑，為社會工作服務(wù)檔案的共享和利用打好基礎(chǔ)。

總之，社工服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作只有堅(jiān)持與時俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展，才能更好地適應(yīng)新形勢下社會工作發(fā)展的目標(biāo)任務(wù)，進(jìn)而提高服務(wù)對象社會功能、解決社會問題，推動我國社會工作職業(yè)化、專業(yè)化發(fā)展進(jìn)程。

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