關(guān)于企業(yè)文檔管理信息系統(tǒng)維護(hù)的幾點(diǎn)思考

蘇方偉

摘要：企業(yè)的文檔管理信息系統(tǒng)涉及重多內(nèi)容，本文結(jié)合企業(yè)文檔管理信息系統(tǒng)維護(hù)的工作實(shí)踐，對(duì)管理平臺(tái)的統(tǒng)一性、穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)共享利用、系統(tǒng)授權(quán)管理和人才管理等方面提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞：文檔管理;信息系統(tǒng); 企業(yè)

一、前言

對(duì)于企業(yè)而言，人才、設(shè)備、文件是企業(yè)的三大資源，而文檔管理信息系統(tǒng)是文件信息資源的載體，它以文檔數(shù)據(jù)為點(diǎn)，以業(yè)務(wù)工作流程為線，實(shí)現(xiàn)了文件檔案的全生命周期管理平臺(tái)。文檔管理信息系統(tǒng)是考慮工程建設(shè)和生產(chǎn)運(yùn)營的全過程，涵蓋從文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、分發(fā)控制、歸檔、整理、數(shù)據(jù)庫管理和利用等文檔管理活動(dòng)的閉環(huán)活動(dòng)而設(shè)計(jì)。文檔管理信息系統(tǒng)的管理主要涉及系統(tǒng)功能優(yōu)化、bug修復(fù)、功能測(cè)試與投產(chǎn)、數(shù)據(jù)接口管理、授權(quán)管理等。文檔管理信息系統(tǒng)影響著企業(yè)信息化的同步發(fā)展，屬于企業(yè)的重要信息系統(tǒng)。

二、企業(yè)文檔管理信息化管理面臨的問題

（一）管理平臺(tái)不統(tǒng)一

早期的建設(shè)項(xiàng)目文檔信息系統(tǒng)，大多是建設(shè)單位與運(yùn)營單位各成體系建立獨(dú)立的文檔信息系統(tǒng)，運(yùn)營單位的文件生成、利用與歸檔系統(tǒng)彼此也相互獨(dú)立。這不僅增加了文檔管理人員各系統(tǒng)重復(fù)導(dǎo)數(shù)據(jù)的工作量，也給用戶利用文檔數(shù)據(jù)帶來諸多不便，同時(shí)也增加了各平臺(tái)文件版本不一致，增加了用戶誤用文件的風(fēng)險(xiǎn)。

（二）系統(tǒng)升級(jí)頻繁

文檔信息系統(tǒng)使用過程中，用戶經(jīng)常性地提出優(yōu)化需求或bug修復(fù)，有些是業(yè)務(wù)切實(shí)需要的功能，一些則是超出系統(tǒng)功能邊界的需求或個(gè)性化的需求。需求實(shí)施過程中不斷修改系統(tǒng)原有架構(gòu)，而多次投產(chǎn)可能會(huì)影響原有系統(tǒng)接口的正常執(zhí)行或帶來新的功能問題，影響系統(tǒng)運(yùn)行性能，導(dǎo)致用戶體驗(yàn)下降。

（三）系統(tǒng)授權(quán)管理

文檔信息管理系統(tǒng)是企業(yè)數(shù)據(jù)的集中管理平臺(tái)，用戶范圍廣，不僅包含企業(yè)內(nèi)部員工，也包括企業(yè)合作伙伴和兄弟單位之間共享，授權(quán)管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)以下3類問題：

便利性

文件權(quán)限控制和利用便利性的沖突。企業(yè)的文檔一般為內(nèi)部使用，不對(duì)外提供，針對(duì)長(zhǎng)期的合作伙伴或兄弟單位查閱文件的需求，需要對(duì)可授權(quán)的文檔范圍做出規(guī)定，確保文件授權(quán)范圍可控，當(dāng)可授權(quán)范圍太大時(shí)，不符合管理要求，太小時(shí)會(huì)影響工作文件使用，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)工作造成阻礙。

及時(shí)性

授權(quán)開通時(shí)，大多需經(jīng)過業(yè)務(wù)接口部門、文檔管理部門、公司領(lǐng)導(dǎo)等部門的審核環(huán)節(jié)多，周期長(zhǎng)，不僅增加了內(nèi)部審核人員的工作量，還影響用戶及時(shí)使用到文件。

授權(quán)清理時(shí)，內(nèi)部員工部門間調(diào)動(dòng)、合作伙伴離職一般不會(huì)主動(dòng)進(jìn)行授權(quán)變動(dòng)申請(qǐng)，文檔管理人員也無法及時(shí)獲悉調(diào)動(dòng)信息，導(dǎo)致人員授權(quán)清理不及時(shí)。

可追溯性

文檔信息管理系統(tǒng)權(quán)限修改日志功能不完善時(shí)，無法追蹤到人員具體授權(quán)開通或取消的時(shí)間，不利于操作記錄的記錄追溯。對(duì)于需要判斷文件操作時(shí)間的問題，無法提供依據(jù)。

（四）無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

企業(yè)內(nèi)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)初期未考慮到最終數(shù)據(jù)歸檔要求，形成多個(gè)“數(shù)據(jù)孤島”，由于不同時(shí)期不同開發(fā)人員所采用的技術(shù)不同，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的架構(gòu)千差萬別，較難實(shí)現(xiàn)與文檔管理系統(tǒng)打通數(shù)據(jù)接口，以致較多寶貴的數(shù)字資源無法共享。

（五）復(fù)合型的文檔信息化人才短缺

傳統(tǒng)的文檔管理人員側(cè)重于文件檔案知識(shí)技能培養(yǎng)，對(duì)信息化技術(shù)了解甚少。信息化技術(shù)人員對(duì)文檔管理業(yè)務(wù)的認(rèn)識(shí)也比較有限，這是制約文檔信息化制定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展戰(zhàn)略的重要因素。

三、企業(yè)文檔信息化管理的思考

（一）明確發(fā)展方向

企業(yè)的文檔管理信息化應(yīng)堅(jiān)持與企業(yè)信息化協(xié)調(diào)和同步的原則，配置滿足本企業(yè)實(shí)際需要、適應(yīng)本企業(yè)信息化建設(shè)發(fā)展需要。建立全生命周期文檔管理模式，搭建工程建設(shè)單位與運(yùn)營單位建立一體化的管理平臺(tái)，各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通。

（二）完善工作制度

建立完善的文檔信息化系統(tǒng)需求評(píng)估制度，明確需求提出、評(píng)估、開發(fā)、測(cè)試及投產(chǎn)全流程的管理要求。成立系統(tǒng)升級(jí)改造技術(shù)小組，統(tǒng)籌安排新增、變更和功能完善性需求，根據(jù)文檔管理工作必須、少數(shù)服從多數(shù)、個(gè)性服從共性的原則對(duì)用戶提出的需求進(jìn)行客觀評(píng)價(jià)，給出明確的評(píng)估意見。

經(jīng)評(píng)估采納的需求在規(guī)定時(shí)間內(nèi)由文檔信息系統(tǒng)技術(shù)小組、用戶和運(yùn)維人員三方達(dá)成一致意見，關(guān)注需求理解的一致性、實(shí)現(xiàn)方式的合理性。需求開發(fā)完成后要安排需求提出人及有可能受影響的功能模塊關(guān)鍵用戶共同測(cè)試、反饋問題，避免引起其它模塊功能不可用。

正式投產(chǎn)時(shí)安排用戶測(cè)試是必要環(huán)節(jié)，運(yùn)維人員應(yīng)與需求提出人就投產(chǎn)功能的復(fù)雜性和可測(cè)試性進(jìn)行討論，確定測(cè)試范圍和內(nèi)容，一般由用戶直接參與測(cè)試，盡量避免在工作時(shí)間發(fā)生系統(tǒng)故障的概率，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性。

（三）完善授權(quán)體系

便利性上，針對(duì)文件的授權(quán)范圍，需由使用部門結(jié)合實(shí)際工作提出準(zhǔn)確具體的需求，由公司保密管理部門給出控制意見和要求，制定既滿足現(xiàn)場(chǎng)工作需求，又滿足保密要求的文件授權(quán)范圍。同時(shí)，授權(quán)方式需與文檔信息化管理部門達(dá)成一致，確保授權(quán)要求在技術(shù)上的可行性。

及時(shí)性上，精減文件授權(quán)申請(qǐng)環(huán)節(jié)，必要時(shí)，授權(quán)審批人設(shè)置成群組，同一崗位人員設(shè)置A、B角，避免因工作繁忙或休假造成文件授權(quán)申請(qǐng)長(zhǎng)期無人審批的情況。

授權(quán)清理時(shí)，建立文檔信息管理系統(tǒng)與涉及單位的人員衛(wèi)星庫的數(shù)據(jù)互通，當(dāng)人員崗位或在職狀態(tài)發(fā)生變動(dòng)時(shí)，及時(shí)提醒到文檔管理人員。結(jié)合崗位授權(quán)固定的方式，實(shí)現(xiàn)人員變動(dòng)到新崗位時(shí)，自動(dòng)授予新崗位的授權(quán)，取消原崗位授權(quán)。

可追溯性上，可在系統(tǒng)日志中增加人員和文件授權(quán)處理日志記錄，明確具體人員具體授權(quán)的開通時(shí)間、取消時(shí)間及操作人等，可在必要時(shí)為問題澄清提供憑證。

（四）促進(jìn)數(shù)據(jù)共享

針對(duì)企業(yè)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文檔管理信息系統(tǒng)之前形成的“數(shù)據(jù)孤島”問題，企業(yè)的文檔信息化應(yīng)堅(jiān)持管理技術(shù)與并重的原則。

在管理上，把業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)初期要具備電子文件歸檔的功能納入公司的管理程序中，要求業(yè)務(wù)系統(tǒng)開發(fā)或升級(jí)改造時(shí)，必須嵌入電子文件歸檔功能。

在技術(shù)上，要求信息技術(shù)供應(yīng)商實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與文檔信息系統(tǒng)間電子文件歸檔接口功能，滿足文檔數(shù)據(jù)共享互通，提升文檔資源價(jià)值。

（五）加強(qiáng)人才培養(yǎng)

面對(duì)檔案與信息知識(shí)兼?zhèn)涞娜瞬哦倘眴栴}，企業(yè)可采取“走出去、引進(jìn)來”的策略。為現(xiàn)有的檔案工作者提供“走出去”的機(jī)會(huì)和資源，對(duì)標(biāo)國際標(biāo)準(zhǔn)、融合同行經(jīng)驗(yàn)，把先進(jìn)的文檔信息化管理理念“引進(jìn)來”，制定企業(yè)文檔信息化的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展規(guī)劃。

企業(yè)內(nèi)部可利用邀請(qǐng)外部文檔信息化專家授課、知識(shí)競(jìng)賽等方式，夯實(shí)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，了解行業(yè)發(fā)展方向，促進(jìn)新技術(shù)在文檔管理領(lǐng)域的應(yīng)用。

總結(jié)

企業(yè)的文檔管理信息系統(tǒng)要在順應(yīng)公司信息化發(fā)展的基礎(chǔ)上，制定長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃，制定管理與技術(shù)并重、以人為本的發(fā)展策略，以方便用戶利用，提供優(yōu)質(zhì)數(shù)字資源為目標(biāo)，不斷優(yōu)化，才能安全穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)。

參考文獻(xiàn)：

[1].DA T42-2009 企業(yè)檔案工作規(guī)范

作者單位：福建寧德核電有限公司