淺談事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇與挑戰(zhàn)

金嬌

【摘要】事業(yè)單位是社會(huì)主義建設(shè)事業(yè)中的重要組成部分，事業(yè)單位事業(yè)人事檔案管理的高低關(guān)系著社會(huì)主義事業(yè)建設(shè)的成功，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，事業(yè)單位人事檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了制度化、規(guī)范化、體系化、信息化等。本文研究主要對(duì)事業(yè)單位人事檔案管理面臨的基于和挑戰(zhàn)進(jìn)行了闡述，并根據(jù)挑戰(zhàn)，提出了對(duì)應(yīng)性的措施，從而完善人事檔案管理工作，促使事業(yè)單位人事檔案管理工作在新時(shí)代下實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位人事檔案管理;機(jī)遇;挑戰(zhàn)

引言：

事業(yè)單位人事檔案管理是指對(duì)單位人事檔案資料的搜集、整理、分析、存儲(chǔ)、使用等，這是事業(yè)單位的核心任務(wù)，人事檔案管理員也因此在整個(gè)事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)中扮演著非常重要的作用，他們直接影響著人事檔案管理在社會(huì)上的地位和作用。另外人事檔案管理工作也是一個(gè)管理者、領(lǐng)導(dǎo)層自身專(zhuān)業(yè)能力和職業(yè)素質(zhì)提高的過(guò)程，更是對(duì)事業(yè)單位內(nèi)部領(lǐng)導(dǎo)干部、工作人員進(jìn)行績(jī)效考核、業(yè)務(wù)考核的關(guān)鍵。

一、事業(yè)單位人事檔案管理面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)

（一）機(jī)遇

首先，新時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，為事業(yè)單位人事檔案管理工作提供了新設(shè)備和新環(huán)境，目前，一些事業(yè)單位已經(jīng)利用計(jì)算機(jī)對(duì)人事檔案進(jìn)行信息化管理，且大多數(shù)事業(yè)單位已經(jīng)具備了信息化管理和運(yùn)營(yíng)的基礎(chǔ)。其次，新時(shí)期事業(yè)單位人事檔案管理人員的素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力也有了顯著提高，這些主要因?yàn)槲覈?guó)教育事業(yè)的發(fā)展和教育技術(shù)的進(jìn)步，還有社會(huì)文化的發(fā)展。且人事檔案管理人員參與教育培訓(xùn)的機(jī)會(huì)、文化交流的機(jī)會(huì)、技能學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)增多，國(guó)家對(duì)事業(yè)單位的扶持，給人事檔案管理工作人員和領(lǐng)導(dǎo)人員發(fā)展和提升自己提供了機(jī)會(huì)。最后，信息技術(shù)的發(fā)展，促使人事檔案管理工作效率提高，工作時(shí)間縮減，管理人員時(shí)間充裕，他們有更多的時(shí)間進(jìn)行對(duì)檔案管理工作制度、運(yùn)營(yíng)模式、業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行研究。

（二）挑戰(zhàn)

首先，大部分事業(yè)單位對(duì)檔案工作不夠重視，對(duì)人事檔案管理存在偏見(jiàn)，認(rèn)為檔案管理工作簡(jiǎn)單，只需要做好檔案資料信息的管理就行，這種錯(cuò)誤的觀念，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作得不到發(fā)展和優(yōu)化，嚴(yán)重阻礙著事業(yè)單位的創(chuàng)新改革，也不符合事業(yè)單位人事制度的變化，最終使事業(yè)單位人事檔案管理工作存在弊端和局限性。其次，事業(yè)單位人事檔案管理工作信息化進(jìn)程緩慢，更新緩慢，目前信息化、智能化是社會(huì)發(fā)展的現(xiàn)狀，是各企業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部改革的機(jī)遇，但是事業(yè)單位人事檔案管理工作上對(duì)于計(jì)算機(jī)軟件和硬件的操作使用不夠?qū)I(yè)和規(guī)范，單位沒(méi)有利用計(jì)算機(jī)對(duì)各種信息、單位人員工作職責(zé)進(jìn)行處理，導(dǎo)致單位人事檔案管理工作缺乏效率。最后，事業(yè)單位人事的檔案管理工作沒(méi)有抓住核心工作進(jìn)行，在人事檔案資料搜集、保管、使用上缺乏完整性、準(zhǔn)確性，在人事檔案管理工作中因?yàn)槿狈y(tǒng)一、規(guī)范的管理制度和運(yùn)營(yíng)機(jī)制，導(dǎo)致工作中出現(xiàn)信息不全、資料造假現(xiàn)象，辦公用紙上也不符合規(guī)定等，這些問(wèn)題都會(huì)對(duì)事業(yè)單位社會(huì)作用、社會(huì)地位造成一定的影響[1]。

二、事業(yè)單位人事檔案管理改革創(chuàng)新的措施

1 更新管理理念，優(yōu)化檔案管理工作

實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位人事檔案管理改革創(chuàng)新的第一步是需管理人員和單位人員重視檔案管理工作，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，根據(jù)實(shí)際現(xiàn)狀優(yōu)化管理過(guò)程，管理人員需要從領(lǐng)導(dǎo)層和管理專(zhuān)員兩方面做起，做好支撐工作，看到檔案管理真正的價(jià)值和意義。另外，事業(yè)單位檔案管理人員要站在單位整體發(fā)展的角度看待問(wèn)題，終身學(xué)習(xí)，不斷更新自身的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，及時(shí)參加相應(yīng)的培訓(xùn)活動(dòng)，跟隨時(shí)代的發(fā)展，優(yōu)化檔案管理工作。

2 利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效管理、動(dòng)態(tài)管理

人事檔案管理人員是具有專(zhuān)職工作的，因此專(zhuān)業(yè)價(jià)值理念是第一位的，他們都需要有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)意識(shí)和管理意識(shí)，在對(duì)檔案資料信息進(jìn)行補(bǔ)充完善、更新后還需要對(duì)特殊情況進(jìn)行處理，各管理人員還需要具備相應(yīng)的合作意識(shí)、服務(wù)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)。另外員工需要定期填寫(xiě)職工情況表和信息變動(dòng)表，企業(yè)需要建立檔案管理制度，對(duì)于員工需要管理的各種檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一分類(lèi)處理從而由專(zhuān)門(mén)的人事部分負(fù)責(zé)人去處理。另外，事業(yè)單位也可以利用信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理。

3 改進(jìn)檔案管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)多元化

首先，事業(yè)單位需要對(duì)嚴(yán)格要求檔案管理員，提高他們的專(zhuān)業(yè)技術(shù)，對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)性技術(shù)培訓(xùn)，且及時(shí)對(duì)檔案管理工作中的各種硬件和軟件設(shè)備進(jìn)行更新和檢查，改善檔案管理環(huán)境。比如，對(duì)人事檔案辦公室和保管室加強(qiáng)建設(shè)力度，提高辦公環(huán)境，并對(duì)工作人員配備專(zhuān)一的電腦、設(shè)備等。

4 提高檔案管理人員專(zhuān)業(yè)能力和素質(zhì)

首先，對(duì)于檔案管理人員的選擇要嚴(yán)格按照專(zhuān)業(yè)規(guī)范進(jìn)行，專(zhuān)業(yè)性可以讓人事檔案部門(mén)工作人員面對(duì)大量復(fù)雜的工作可以保證細(xì)致、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、規(guī)范，減小失誤率，保證檔案管理工作的科學(xué)進(jìn)行。其次，單位要不斷提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，從而保證對(duì)人事檔案資源的開(kāi)發(fā)和再利用，在選拔人才時(shí)要全面、綜合考察，對(duì)人才的專(zhuān)業(yè)能力、個(gè)人素養(yǎng)、價(jià)值觀、品質(zhì)都要做+為人才選拔的標(biāo)準(zhǔn)，從而提高人才使用的質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)。

5 加強(qiáng)人事檔案全文數(shù)據(jù)資料庫(kù)建設(shè)

新時(shí)代下人事檔案信息化、智能化管理是當(dāng)今企業(yè)生存和發(fā)展的趨勢(shì)，因此需要對(duì)人事檔案管理進(jìn)行信息化管理，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理，利用微機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代軟件和硬件設(shè)備實(shí)現(xiàn)高效、科學(xué)、安全管理。信息化管理可以解決傳統(tǒng)管理的弊端，解決當(dāng)前管理工作的問(wèn)題，其中人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)就是信息化管理的具體體現(xiàn)，數(shù)據(jù)庫(kù)可以將不易保存的檔案資料、易出現(xiàn)問(wèn)題的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔ⅲ梦C(jī)進(jìn)行處理后，自動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)保存和智能使用，最終通過(guò)微機(jī)設(shè)備，對(duì)檔案資料進(jìn)行識(shí)別、使用，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的智能化。實(shí)現(xiàn)檔案信息查詢(xún)的信息化。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，世界是不斷發(fā)展變化的，社會(huì)也在不斷進(jìn)步，新社會(huì)形勢(shì)帶動(dòng)了信息技術(shù)的普及，事業(yè)單位作為社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的一員，也需要迎合趨勢(shì)，不斷更新和發(fā)展，主動(dòng)抓住機(jī)遇，主動(dòng)迎接挑戰(zhàn)。更新管理理念，改革管理制度，健全監(jiān)管機(jī)制，實(shí)行信息化、科學(xué)化管理，推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位人事檔案管理不斷發(fā)展，實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，為社會(huì)服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

[1]苗紅宇. 淺談事業(yè)單位人事檔案管理面臨機(jī)遇與挑戰(zhàn)[J]. 百科論壇電子雜志， 2019， 000（008）：710.

徐州市工會(huì)職工中等專(zhuān)業(yè)學(xué)校? 江蘇? 徐州? 221000