會計檔案電子化展望

摘要：本文通過介紹會計檔案電子化的發(fā)展趨勢、應用前景，回顧主流信息技術：如云技術、電子簽名、電子發(fā)票、區(qū)塊鏈技術對會計檔案電子化的影響;最后，本文針對會計檔案電子化發(fā)展趨勢提出企業(yè)應對會計檔案電子化舉措。

關鍵詞：會計檔案;電子化;信息技術

一、前言

隨著信息技術快速發(fā)展，越來越多企業(yè)將面臨會計檔案電子化的抉擇，雖然履行會計核算監(jiān)督職能的工作已幾乎全部電算化，但是會計記錄所依據(jù)的原始憑證尚停留在紙質和紙質+電子檔案時代，極少企業(yè)實現(xiàn)全面電子化。企業(yè)會計檔案電子化不是單一的，個別的案例，而是需要系統(tǒng)的創(chuàng)新。在法律層面，財政部，國家檔案局于2015頒布新修訂的《會計檔案管理辦法》，對電子化會計檔案做出了明確要求;在技術層面，隨著信息技術的發(fā)展，特別是云技術，區(qū)塊鏈，電子簽名，電子發(fā)票，智能讀取設備的應用，會計檔案電子化在技術上已經不是阻礙;在經濟可行性方面，會計檔案的電子化將在管理效率，辦公成本，數(shù)據(jù)共享，大數(shù)據(jù)，信息安全應用方面帶來顯著回報。基于以上三點，本文將探究會計檔案電子化對企業(yè)的影響以及企業(yè)應對會計檔單電子化舉措。

二、會計檔案電子化對企業(yè)的影響

（一）更高信息檢索效率，顯著提升財務分析，審計工作效率，電子化檔案隨時查詢，而紙質檔案的查詢需要檔案管理人員協(xié)同，授權審批煩瑣，效率低下;

（二）更安全的檔案，紙質檔案存在損毀，丟失風險，篡改，偽造，變造風險，而電子檔案隨著信息技術進步，檔案的真實，完整，準確將在技術上得到全面提升，一方面，電子簽名，電子合同，電子發(fā)票等技術，可以從會計檔案來源端實現(xiàn)電子化，能夠為相關交易或事項提供相關可靠的證據(jù)。另一方面區(qū)塊鏈，云技術的運用將會計檔案被篡改，損毀，滅失的風險降到最低;

（三）更低的檔案管理成本，電子化檔案無須物理環(huán)境檔案室，減少物業(yè)相關的租金能源，無紙化節(jié)省紙張打印機費用，檔案管理相關流程全部內置于檔案信息管理系統(tǒng)，節(jié)省相關人員成本;

（四）更多的檔案增值服務，針對信息化的會計檔案，管理會計相關的分析預測職能將顯著提升，基于不同維度的分析預測成為可能，電子化的信息檔案，將顯著提升信息顆粒度，以電子化合同為例，基于合同的信息的生成、記錄、執(zhí)行、回顧，構成了財務分析預測的基礎，財務工作者將從合同維度提供費用，資金相關的預測分析數(shù)據(jù)，亦可從合同維度提供預算控制，采購成本控制方案，最終實現(xiàn)管理決策的效率效果提升。

（五）推進前端業(yè)務流程的變革，更加注重會計信息生成相關的內部控制，會計檔案電子化后，會計人員的工作重心是確保會計信息生成記錄處理的相關信息系統(tǒng)運行有效，設計維護必要的控制程序確保電子檔案信息真實完整準確。

（六）更加安全的信息，紙質檔案存在泄密，盜取，非授權查閱等風險。電子化檔案隨著信息加密技術，人員，企業(yè)身份認證技術的發(fā)展，企業(yè)會計電子化檔案將比紙質檔案更加安全可靠。

（七）拓展會計檔案的內涵，傳統(tǒng)會計檔案指會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)資料，企業(yè)在存檔中側重會計憑證，賬簿和財務報告的存檔而忽視與會計相關合同協(xié)議，重大決策判斷，財務報告相關的內部控制等存檔，導致編制財務報表過程中相關交易，披露不充分，財務報告存在舞弊或錯誤導致的重大錯報風險，會計檔案電子化以后，基于會計檔案生成的信息系統(tǒng)，檔案的傳輸，讀取，輸出，格式已發(fā)生顯著變化，相關信息系統(tǒng)和應用技術構成會計檔案重要組成部分;

（八）推進會計檔案信息共享溝通，電子化的檔案信息方便檢索獲取的同時，亦為公司溝通決策提供基礎，電子化的會計檔案結合現(xiàn)在移動信息技術，互聯(lián)網(wǎng)信息技術，將顯著改變信息共享溝通的范疇，屆時基于業(yè)務，流程，交易的可視化，圖形化的溝通將帶來更加直觀的體驗。

顯然，會計檔案電子化大勢所趨，雖然目前還不具備全面取代紙質檔案的條件，但是在可預見的未來，會計檔案電子化將極大發(fā)揮其經濟價值，即會計檔案不僅是記錄過去，監(jiān)督過去，而是預測決策未來;

三、主流信息技術影響會計檔案電子化主要方面

（一）云技術，影響會計電子檔案的存儲地址，以前會計電子檔案存放于公司服務器硬盤上，云技術后，所有數(shù)據(jù)存在在第三方云服務器上，有第三方提供檔案的保管，降低由于斷電，自然災害等極端條件導致數(shù)據(jù)丟失損毀的風險，另外云技術實施，基于云平臺的數(shù)據(jù)的安全性，保密性由更加專業(yè)的云服務商提供，企業(yè)在會計電子檔案管理方面存在更加緊密的分工;

（二）5G技術，5G技術加速移動端應用指數(shù)級增長，針對電子檔案，電子檔單的生成環(huán)節(jié)將更多來源于智能化的移動終端，比如手機，實現(xiàn)數(shù)據(jù)生成即存儲，低延時;在檔案查詢方面，響應更多移動端即時輸出請求， 在移動端可以繪制出交易記錄的全息圖（流程的整個生命周期，業(yè)務流程各節(jié)點，各節(jié)點相關的控制，交易事項產生會計記錄）;

（三）電子簽名技術，電子簽名指在數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數(shù)據(jù)，此技術作為目前B2B端重大且應用廣泛的基礎技術，成為取代紙質合同合約協(xié)議的馬前卒，電子簽名作為電子合同推廣的基礎技術，基于簽約人真實身份的認證技術，此技術的應用將會計電子檔案被篡改，偽造，變造的風險降到更低;未來會計電子檔案的工作重點不再是鑒定識別會計原始憑證的真?zhèn)?，傳統(tǒng)紙質檔案存在舞弊導致簽名偽造，蘿卜章等問題，而電子檔案生成控制環(huán)節(jié)已經能夠規(guī)避文檔被偽造，篡改，基于電子簽名的協(xié)議在法律層面為簽署方的真實意愿表達，除非惡意串通，電子簽名技術將檔案的真實完整有效提升至更高水平;

（四）區(qū)塊鏈技術，區(qū)塊鏈技術核心的分布式記賬技術+共識機制+加密算法，區(qū)塊鏈技術保證數(shù)據(jù)生成記錄具有不可篡改性，一旦將數(shù)據(jù)在區(qū)塊鏈上寫入記錄并加以驗證，后續(xù)不可篡改，區(qū)塊鏈目前廣泛應用于智能合約，金融領域，未來亦可改善會計電子檔案的安全性，提高電子檔案可信程度;

（五）電子發(fā)票，隨著電子發(fā)票的廣泛使用，在電子發(fā)票存檔環(huán)節(jié)仍然存在打印紙質發(fā)票存檔的現(xiàn)象，降低了電子發(fā)票使用效果，隨著金稅三期實施，在國家層面建立電子發(fā)票數(shù)據(jù)庫，電子發(fā)票存檔將告別紙質時代，會計原始憑證電子化為會計檔案電子化邁出了第一步，隨著電子發(fā)票的存檔技術完善，電子發(fā)票作為會計檔案重要組成部分，將發(fā)揮承上啟下的關鍵作用。

四、企業(yè)應對會計檔案電子化舉措

（一）認清形勢，企業(yè)高級管理層明辨會計檔案電子化利弊，評估企業(yè)現(xiàn)狀條件，明確是否將會計檔案電子化作為挑戰(zhàn)目標，技術變革是一個量變到質變的過程，就像3G取代2G，就像三星這種企業(yè)不遺余力推進產品數(shù)字化，這需要企業(yè)高級管理層的魄力勇氣決心，也是企業(yè)構建競爭力的關鍵。

（二）積極準備，隨著信息化技術的發(fā)展，信息技術應用已經是企業(yè)生產要素的基本要素，在技術可行，經濟回報合適，企業(yè)加大信息技術投資可以帶來超額回報，在會計檔案電子化領域，企業(yè)可以從組織協(xié)同與溝通，大數(shù)據(jù)分析運用等方面，提前預判，積極儲備相關的人力，安排投資預算，積極布局發(fā)展，做到敢為人前，敢為人先。

（三）長期規(guī)劃，會計檔案電子化只是信息化大潮中的一朵浪花，需要整個信息系統(tǒng)環(huán)境迭代升級，企業(yè)應當明確信息技術應用目標，制定信息技術中長期發(fā)展計劃，其目的就是在信息化中投入最優(yōu)，產出最大。這需要企業(yè)高級管理層在信息化中進行頂層設計，明確各個應用系統(tǒng)目標指向，系統(tǒng)之間的相互關聯(lián)，數(shù)據(jù)的傳輸?shù)取?/p>

五、結語

綜上所述，企業(yè)在信息時代下，重視數(shù)據(jù)的收集存儲，發(fā)揮數(shù)據(jù)的價值，改進管理決策效率，會計檔案電子化將是一個不斷實踐創(chuàng)新過程，在這個實踐中借鑒創(chuàng)新，整體布局，靈活分工，做到成本最優(yōu)，將會計檔案價值發(fā)揮到最大。

作者簡介：

楊森，重慶東銀殼牌石化有限公司。