淺談如何有效開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作

劉開明

【摘 ? ?要】鄉(xiāng)鎮(zhèn)是我國最基層的政府機構，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案具有非常重要的作用。目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在人員變動頻繁、實體檔案保管條件不好、檔案資源缺乏有效的統(tǒng)一管理等問題。面對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案目前的管理現(xiàn)狀，筆者認為要從以下幾方面進行轉變，一是建立穩(wěn)定專業(yè)的檔案人員管理團隊，二是做好實體檔案的收管用等基礎工作，三是借助信息化實現(xiàn)檔案資源的充分利用。

【關鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案 ?檔案管理 ?檔案資源信息化

中圖分類號：G4 ? ? 文獻標識碼：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2020.13.104

做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，對促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)、農村經濟發(fā)展，改進居民生活質量，維護社會和平穩(wěn)定，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義。由此可見，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理有著重要的歷史意義。只有充分認識到鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，才能重視工作中存在的問題，從而不斷改進工作方法，提高工作質量，讓檔案更好地服務于黨政決策，更好地服務于民生，更好地服務于社會發(fā)展。

一、建立穩(wěn)定專業(yè)的檔案人員管理團隊

檔案人員是檔案工作開展的基礎，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作是一項專業(yè)性非常強的業(yè)務工作，需要專業(yè)的人員來完成這項工作。尤其在網絡時代，更需要建立穩(wěn)定專業(yè)的檔案管理團隊，不斷提升他們的業(yè)務素質和綜合能力。

一是建立起檔案工作人員小組。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的實際情況，要選擇合適的人員來從事鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，建立起一個由鄉(xiāng)鎮(zhèn)的主要領導、鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門工作人員及責任到人的檔案管理人員組成的檔案工作人員小組，并讓這支檔案隊伍保持穩(wěn)定。分管檔案工作的領導人，要實時全面掌握這些人員的具體情況，針對工作任務和人員特點分配工作，不斷優(yōu)化檔案工作環(huán)境，適當提高檔案人員的福利待遇，對認真負責、做出成績的人員予以重用，不斷激發(fā)小組成員的工作熱情。保持這個小組內人員權責分明，運轉高效，響應快速。

二是提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員的檔案意識，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府的主要領導人的檔案意識。領導重視檔案工作，具體體現(xiàn)在年初鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委會議或班子會議中將檔案工作納入年度工作計劃中，年初將檔案有關的人、財、物安排起來，具體包括明確檔案人員及規(guī)劃檔案工作人員的個人進步及業(yè)務提升、檔案庫房的使用及確保檔案經費納入財政計劃。要提高全體人員的檔案意識，每年可以請專業(yè)的檔案業(yè)務指導專家來給鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員進行檔案業(yè)務課程的講授，多場合宣傳檔案工作。

三是要求各部門密切配合檔案工作。檔案工作并不是檔案員關起門來就能將本鎮(zhèn)的檔案工作做好的，而是需要相關部門很好地配合，比如檔案工作的收集工作，這也是檔案工作的基礎。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)全體工作人員參加的會議上明確檔案工作需要其他部門配合的部分，如歸檔、檔案利用等方面。積極配合上級檔案主管部門工作，積極參加各項檔案業(yè)務培訓，使檔案人員每年能把握上級檔案主管部門舉辦的現(xiàn)場及線上學習檔案知識的機會，不僅能學習專業(yè)知識，還能增加鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作人員與同行之間的溝通和交流。

二、做好實體檔案的收、管、用等基礎工作

一是遇到不懂的多請檔案行政機構指導工作。有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)對檔案行政管理部門來說，可能比較偏遠，但檔案行政管理機構還是應該多對鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作進行指導，尤其是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作做得不好的地方，更應該從最基本的工作開始指導，比如檔案的收集范圍、如何對已經有的文件進行歸檔整理、如何規(guī)范地進行檔案保管等一系列具體的操作，并將收集范圍等形成文件，為以后檔案工作開展作行動指南。努力讓鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作發(fā)展更加制度化、規(guī)范化和標準化。

二是做好紙質檔案的收集整理工作。紙質檔案的收集是檔案利用及檔案資源信息化建立資源庫的起點，就目前情況來看，紙質檔案的收集整理情況不太樂觀，沒有做到應收盡收，需要進一步加大檔案的收集力度，提高所有工作人員的檔案意識和檔案工作者的業(yè)務能力及業(yè)務水平?！多l(xiāng)鎮(zhèn)機關檔案工作目標管理辦法》是各鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作的指導依據(jù)，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)應根據(jù)自己的實際情況，確定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案管理目標，制定切實可行的實施方案，通過統(tǒng)一領導，不斷提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作成效。

三、借助信息化實現(xiàn)檔案資源的充分利用

目前學術方面有很多關于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化的文章，很多仍然是理論的探討或者在比較寬泛的層面談鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化[1]，但從實踐層面來說，除了經濟特別發(fā)達的地區(qū)，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案數(shù)字化仍處于未起步狀態(tài)。

一是鄉(xiāng)鎮(zhèn)利用縣級綜合檔案館檔案管理平臺進行檔案數(shù)字化。從實際情況來看，作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的政府，一般情況下很難獨立購買檔案管理信息系統(tǒng)并進行檔案數(shù)字化及后續(xù)的維護等，檔案信息化的資金很難保證。購買或者開發(fā)檔案信息系統(tǒng)，檔案人才、資金等方面考慮都難現(xiàn)實。筆者認為，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化的工作，應該從全國、全省一盤棋的角度考慮，創(chuàng)建省、市、縣統(tǒng)一籌備的檔案管理平臺，以政務網為網絡基礎，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室作為一個獨立的立檔單位直接使用這個檔案管理平臺。這樣縣級綜合檔案館可以直接將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化成果直接接收進館，而已經移交進館的檔案數(shù)字化之后，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室也可以通過平臺直接利用成果。人員通過全縣統(tǒng)一的平臺培訓之后也能熟練使用檔案信息系統(tǒng)。這樣更能充分利用鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級的檔案資源，提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作效率，充分發(fā)揮檔案資源應有的作用。

二是保證檔案工作的資金投入，促進鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化工作。資金投入不足會引起很多問題，影響檔案的安全保存和長遠發(fā)展，也影響檔案工作的正常開展。將檔案工作支出納入鄉(xiāng)鎮(zhèn)財政預算，能保證檔案工作正常開展，有充足的資金。資金使用一方面是保證實體檔案的安全保存，實體檔案保存的條件包括合適的檔案保管庫房、裝具、“八防”需要的相關硬件設備等。另一方面是將鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案信息化的經費。在信息化方面，要購置計算機、掃描儀、打印機、藍光光盤等硬件設備。利用信息技術，讓檔案管理和利用更方便快捷，充分發(fā)揮檔案的作用。

總而言之，要想充分發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的作用需要鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案領導、檔案人員、檔案行政主管多方努力。

參考文獻

[1]何曉軍.鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案館管理平臺建設研究[J].浙江檔案，2018（4）.