社會保險檔案管理模式創(chuàng)新之我見

李秋果

摘要：隨著國民經(jīng)濟整體水平的大幅提高，我國民生問題得到有效改善，社會保險作為解決民生問題的重要依據(jù)，其檔案管理的質量和水平受到社會各界的廣泛關注。本文提出了當前我國社會保險檔案管理的不足之處，并針對性提出了相關改革創(chuàng)新的建議，僅供參考。

關鍵詞：社會保險;檔案管理;數(shù)字化檔案

隨著民生基礎問題的不斷解決，社會保險經(jīng)辦服務的問題在相關工作的實際開展中逐漸暴露出來，全國各地對社會保險檔案的管理做出重大調整，以適應社會發(fā)展的需要。黨的十八大以來，全國各級人力資源社會保障部門全面貫徹我黨關于社會保險改革的相關精神，在社會保險檔案管理工作上進行全面創(chuàng)新。

一、當前我國社會保險檔案管理中存在的不足

（一）存在多頭管理現(xiàn)象

隨著社會保險制度的不斷升級改革，社會保險辦理和基金繳納等相關工作更為復雜，會產(chǎn)生很多的基礎資料和報表，這些新增的檔案整理工作，需要各層級部門共同參與完成，不可避免的造成了檔案管理工作產(chǎn)生較為嚴重的不統(tǒng)一性，各部門之間的工作出現(xiàn)了職責重疊的現(xiàn)象，資料管理由于在不同的部門完成，導致資料的可靠性和真實性受到嚴重影響。

（二）基拙檔案保存方式落后

當前各地區(qū)的檔案管理仍然沿用最為原始的紙質檔案保存方式，由于檔案保存的基礎設施建設相對落后，如遇火災、暴雨等突發(fā)性事故，則會導致紙質資料的損毀。紙質檔案資料在幾十年的發(fā)展過程中，由于保存環(huán)境陰暗潮濕或因保存地點遷移，存在許多損壞或遺失的現(xiàn)象。社會保險檔案資料一旦損毀將無法完整復原，使得國民社會保險檔案查無出處，嚴重影響新形勢下社會保險升級改革的工作效率。

（三）社會保險檔案的管理手段落后于保險制度的改革

部分地區(qū)雖已經(jīng)建立檔案資源信息庫，但資料庫的主要作用仍停留在簡單的儲存上，在進行信息檔案處理應用時，工作人員還需手工翻閱資料原件，查詢檔案的效率極低，且檔案利用非常不便，并沒有從根本解決傳統(tǒng)紙張化文檔資料管理帶來的工作效率低的問題。另外隨著我國社會保險制度改革步伐的大幅提升，參保范圍日漸擴大，這種依靠手工操作的信息處理方式已遠不能適應改革的需求。保險檔案信息開發(fā)利用率極低，浪費了大量檔案管理的資源。

（四）社會保險檔案管理隊伍落后

目前社會保險檔案管理部門的管理人員普遍表現(xiàn)出知識結構單一，整體業(yè)務水平不高的特點，尤其是在管理信息化技術的應用上能力極低，對現(xiàn)代化管理業(yè)務不精通，影響社會保險檔案管理的整體水平和質量[1]。

二、關于創(chuàng)新我國社會保險檔案管理模式的建議

（一）統(tǒng)一社會保險檔案制度管理的標準

提高社會保險檔案管理工作效率的前提是，統(tǒng)一社會保險檔案制度管理的標準，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理各部門的工作，重新劃分檔案處理和收集儲存的環(huán)節(jié)與各部門的工作職責，查補各部門之間由于多頭管理造成的工作盲區(qū)和漏洞，科學合理合并或分散職能部門，使檔案管理工作盡量整合化一，實現(xiàn)政府對群眾參保資料嚴格收集、社會保險手續(xù)辦理程序簡化的目標，從而提高檔案管理的效率，減少不必要的管理資源浪費。另外應通過內外激勵機制提升檔案管理人員的工作意識，通過建立明確的賞罰機制約束檔案管理人員的不當意識和行為，從而降低檔案管理工作中人為導致意外產(chǎn)生的概率，促使工作人員配合檔案管理改革所需的檔案資料信息的核對工作，保證新老檔案資料信息不會出現(xiàn)嚴重的保存漏洞。2019年12月，人力資源社會保障部辦公廳，發(fā)布了關于簡化、優(yōu)化流動人員人事檔案管理服務的通知，要求各地區(qū)加快簡化檔案管理工作，優(yōu)化檔案處理效率，為社會保障檔案的創(chuàng)新管理提供制度保障。

（二）建設社會保險檔案數(shù)據(jù)庫

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來以及互聯(lián)網(wǎng)技術的普及，社會保險業(yè)務辦理的效率得到大大提高，但是其先進性還未在檔案管理中得到普及。在國家相關部門出臺的社會保險檔案管理制度中雖明確規(guī)定了應重視檔案資料的安全性，卻沒有明確的管理形式所應用。因此，在社會保險檔案管理的創(chuàng)新工作中，應通過建設社會保險檔案數(shù)據(jù)庫的方式，改善檔案保存方式落后的現(xiàn)狀，從而實現(xiàn)檔案管理無紙化。利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術，將紙質化社會保險檔案轉化為數(shù)字化檔案的形式，從而提升社會保險業(yè)務辦理部門與相關檔案管理部門之間工作交接的效率和準確率，并增強檔案管理的安全性。2019年末，四川北川羌族自治縣加大了社會保險檔案管理的資金和技術投入，增強相關部門的軟硬件設施，將檔案信息化管理列入該地區(qū)信息化總體規(guī)劃中。

（三）根據(jù)社會保險制度的改革針對性加強其利用率

社會保險檔案數(shù)字化管理是社會保險制度得以進一步升級改革的重要前提。相關檔案在以計算機、數(shù)據(jù)庫和網(wǎng)絡為基礎的檔案綜合管理中，使檔案資源實現(xiàn)跨地區(qū)調配和利用。因此社會保險檔案數(shù)字化管理建設，應最大限度的與當前社會保險辦理的相關制度和政策相互聯(lián)系，從而將檔案錄入盡可能的合理分類處理，從而提升信息檢索的準確率，將人工翻閱檔案的工作逐漸取替，提高檔案查詢的效率。四川省利用電子文檔管理系統(tǒng)平臺，掃描處理檔案130萬頁，目錄錄入29.3萬條，使得各類檔案文件目錄得到細致劃分，提升了檔案數(shù)據(jù)利用的靈活性。

（四）加強社會保險制度管理人才隊伍建設

應加強社會保險制度管理人才隊伍建設，促使其管理工作能力適應信息化檔案管理的需求。相關部門應組織現(xiàn)有管理人員進行專業(yè)化培訓，增強其信息化管理意識和管理能力，使其不僅具有高標準的檔案專業(yè)知識，也具備良好的計算機處理操作的能力。健全人力資源保障機制，吸引當代更多的高素質、高標準、高水平的新一代管理人員，加入到社會保險檔案管理的人才隊伍中來，從而使人才建設適應社會保險的改革進程[2]。

三、結論

綜上所述，社會保險檔案的創(chuàng)新管理可加大檔案信息的利用率，對我國社會的和諧發(fā)展有著積極的推動作用。相關部門應建設檔案信息數(shù)據(jù)庫，并在此基礎上加強檔案利用的共享化建設;提高管理人才隊伍建設的綜合素質，從而將社會保險檔案管理水平與社會保險制度的改革進程相匹配。

參考文獻：

[1]趙松，張茜.市縣社會保險業(yè)務檔案管理存在的問題和對策[J].辦公室業(yè)務，2019（19）：111+113.

[2]武海燕.社會保險檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新策略研究[J].企業(yè)改革與管理，2019（05）：79+81.