檔案管理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)

石玉柱

摘要：檔案管理主要是指對檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的綜合性業(yè)務(wù)工作，是國家檔案事業(yè)最基本的組成部分，從具體上來看，主要包括檔案收集、檔案整理、檔案價(jià)值鑒定、檔案保管、檔案編目和檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編輯和研究、檔案提供利用等各項(xiàng)工作。為了充分發(fā)揮其作用，本文概述了檔案管理原理，簡述了檔案管理原則，對檔案管理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理;原理;原則;檔案管理現(xiàn)代化;運(yùn)用

一、檔案管理原理的概述

檔案管理作為管理性工作，其工作原理與現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)理論是十分契合，檔案管理原理可被歸納為系統(tǒng)管理、反饋原理、動(dòng)力原理、整合分原理、內(nèi)外向作用原理等幾部分，這些原理是現(xiàn)代化管理理論基礎(chǔ)對檔案管理工作規(guī)律的總結(jié)，同時(shí)也是對現(xiàn)代社會檔案信息需求的適應(yīng)，因此能夠?qū)ΜF(xiàn)代檔案管理工作起到非常重要的指導(dǎo)作用。

二、檔案管理原則的分析

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則。標(biāo)準(zhǔn)化主要是指在檔案管理中需要根據(jù)基礎(chǔ)管理標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)管理標(biāo)準(zhǔn)為出發(fā)點(diǎn)。基礎(chǔ)檔案標(biāo)準(zhǔn)管理需要注意，根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檔案管理，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。技術(shù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)主要是現(xiàn)代化檔案管理中一定要積極引進(jìn)先進(jìn)檔案管理設(shè)備以及各種電子信息技術(shù)，合法、合理的對檔案進(jìn)行管理。

（二）簡潔化原則。簡潔化主要是因?yàn)闄n案管理信息比較繁雜，同時(shí)數(shù)據(jù)更是非常多，需要盡量保證檔案管理的各種類型簡潔化，將重復(fù)多余的檔案管理項(xiàng)目進(jìn)行刪除，減少檔案管理的冗余環(huán)節(jié)，這樣才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的高效、簡潔。

（三）統(tǒng)一化原則。檔案管理還需要嚴(yán)格遵守統(tǒng)一化原理。統(tǒng)一化主要是樹立明確的檔案管理目標(biāo)，對各個(gè)類型的檔案管理都需要遵守統(tǒng)一的管理規(guī)范;不管是檔案還是檔案內(nèi)容存在的不同，都需要進(jìn)行統(tǒng)一管理，不斷改進(jìn)檔案管理中存在的疏忽以及偏頗問題;檔案管理手段以及模式積極實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一。

（四）通用化原則。通用化在檔案管理中的體現(xiàn)主要在檔案重復(fù)管理方面。檔案管理中包含文書立卷、檔案編號、檔案鑒定以及檔案標(biāo)引等各種程序，這些程序的管理都需要統(tǒng)一操作，及時(shí)對各項(xiàng)目的管理進(jìn)行更新。

（五）最優(yōu)化原則。最優(yōu)化是幫助檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的重要方式。對檔案管理人員展開定期培訓(xùn)，幫助其掌握最新檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)，并且及時(shí)對檔案管理的各種設(shè)備進(jìn)行更新。還需要對檔案管理的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行最優(yōu)化建設(shè)，為檔案管理提供最優(yōu)化的管理服務(wù)。

三、檔案管理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用分析

（一）系統(tǒng)管理的運(yùn)用。系統(tǒng)管理通常是指相對于分割式管理模式的一種管理思想，其主要目的是一整體觀念為核心構(gòu)建一個(gè)相對龐大且系統(tǒng)化的管理模式，從而實(shí)現(xiàn)對系統(tǒng)丁程的有效管理。而在檔案管理工作中，系統(tǒng)管理原理則可以理解為不同工作環(huán)節(jié)、工作內(nèi)容在實(shí)際工作中的有效溝通與協(xié)同合作，這對于解決當(dāng)前檔案管理工作中各部門各自為政的問題能夠起到很大的幫助。因此，在檔案管理工作中，檔案管理人員必須要對系統(tǒng)管理的重要性進(jìn)行充分的認(rèn)識，將檔案管理工作看做是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，明確自身在這一系統(tǒng)中的責(zé)任與作用。而管理人員則需要堅(jiān)持系統(tǒng)管理的思想展開管理工作，加強(qiáng)各部門的工作信息溝通，注意對各部門工作進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，從而改變各部門的工作狀態(tài)，加深各部門間的工作聯(lián)系，使檔案管理的工作效率得到大大提升。

（二）反饋原理的運(yùn)用。在檔案管理工作中，反饋原理可以簡單理解為檔案信息得到利用后的認(rèn)識與創(chuàng)新。檔案信息的價(jià)值取決于其在社會中能夠發(fā)揮出的作用，而非是檔案管理工作的完善與否，因此即便當(dāng)前的檔案管理工作尚不夠完善，但檔案信息本身的價(jià)值卻并不會因此而受到影響。因此，檔案管理現(xiàn)代化需要以反饋原理為基礎(chǔ)，將檔案提供利用環(huán)節(jié)充分重視起來，使檔案信息最大化的發(fā)揮出自身價(jià)值，并實(shí)現(xiàn)對其社會效益、經(jīng)濟(jì)效益的全面反饋。這樣一來，檔案信息的重要性能夠被充分體現(xiàn)出來，而人們也能夠正確認(rèn)識到檔案管理的現(xiàn)實(shí)意義，進(jìn)而對檔案管理進(jìn)行更多的了解，并提供更多的支持，這對于檔案管理現(xiàn)代化來說是非常關(guān)鍵的。另外，檔案信息的使用反饋還能夠及時(shí)體現(xiàn)出當(dāng)前檔案信息的問題以及其在實(shí)際應(yīng)用過程中存在的不足，而檔案管理人員則能夠在基礎(chǔ)上對當(dāng)前檔案管理的結(jié)構(gòu)、內(nèi)容、模式等多方面展開針對性的創(chuàng)新、改進(jìn)、拓展，從而更好的滿足社會對于檔案信息的需求，促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

（三）整分合原理的運(yùn)用。整分合原理要求管理工作必須要從系統(tǒng)工程的整體入手，了解發(fā)展過程，總結(jié)發(fā)展規(guī)律，同時(shí)將整體分解為不同功能的部分，之后在通過合理的組織使各個(gè)部分能夠合為一體，使系統(tǒng)工程的分工更加明確。各部分聯(lián)系更加緊密。而在檔案管理工作中，則需要基于這一管理思想展開對管理目標(biāo)的制定，對檔案管理工作的當(dāng)前實(shí)際情況以及具體流程進(jìn)行了解，確立科學(xué)合理的整體目標(biāo)，之后根據(jù)檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案收集等各個(gè)環(huán)節(jié)將整體目標(biāo)細(xì)化為各部門的具體工作目標(biāo)，同時(shí)對工作責(zé)任、職能范圍進(jìn)行明確。而在實(shí)際工作中，則需要通過針對性的組織管理來將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容綜合聯(lián)系起來，這樣檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)各部門的明確分工，使各部門的工作職能得到更好發(fā)揮。

（四）內(nèi)外向作用原理的運(yùn)用。內(nèi)向作用與外向作用實(shí)際卜是對檔案管理工作價(jià)值功能的一種區(qū)分，其中內(nèi)向作用可以理解為其對于企業(yè)、單位或是部門內(nèi)部所能夠發(fā)揮出的作用，而外向作用則是指檔案管理工作或是檔案信息的社會價(jià)值。在檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，必須要對檔案管理的內(nèi)向作用與外向作用進(jìn)行明確的認(rèn)識與區(qū)分，同時(shí)重視檔案管理工作外向作用的發(fā)揮，使其政治性與服務(wù)性特征能夠充分凸顯出來，并通過外向作用的來推動(dòng)內(nèi)向作用的發(fā)展。

四、結(jié)束語

綜上所述，檔案管理工作在本質(zhì)上是一項(xiàng)管理性工作，但由于檔案管理工作同時(shí)也能夠提供檔案信息，適應(yīng)并滿足社會對于檔案信息的利用需求，同時(shí)為一定階級的經(jīng)濟(jì)、文化、政治工作而服務(wù)，因此為了發(fā)揮其作用，對檔案管理在檔案管理現(xiàn)代化中的運(yùn)用進(jìn)行分析具有重要意義。

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