淺談如何加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用

李莉

摘要：本文從四個(gè)方面闡述了如何加強(qiáng)新形勢(shì)下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，一是開(kāi)發(fā)檔案信息資源應(yīng)堅(jiān)持效益為先原則，二是開(kāi)發(fā)檔案信息資源應(yīng)堅(jiān)持多措并舉，三是開(kāi)發(fā)檔案信息資源要注重平日對(duì)檔案利用效果的積累，四是開(kāi)發(fā)檔案信息資源必須充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源;開(kāi)發(fā)利用

發(fā)揮檔案的作用是檔案工作的目的，而利用工作是檔案工作的中心環(huán)節(jié)。因此檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，是檢驗(yàn)檔案工作整體質(zhì)量的“試金石”。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下檔案信息資源的開(kāi)發(fā)要把握以下四點(diǎn)：

一、是開(kāi)發(fā)檔案信息資源應(yīng)堅(jiān)持效益為先原則

收集整理是檔案工作的基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)利用是目的，檔案收集整理得再好，如果不能得到有效的開(kāi)發(fā)利用，不能實(shí)現(xiàn)其價(jià)值，也就失去了收集整理的意義。因此在檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用中，首先要注重檔案的效益，檔案的效益主要包括經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。當(dāng)前，緊緊圍繞和密切配合經(jīng)濟(jì)建設(shè)這一黨的中心工作，是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的正確發(fā)展方向。為此，首先要著重抓住與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)密切相關(guān)的信息，與此同時(shí)，大力開(kāi)發(fā)重要流通渠道的科技管理信息，也是必不可少的重要環(huán)節(jié)。這是因?yàn)榻?jīng)濟(jì)部門(mén)需要掌握的與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)相關(guān)的信息是多種多樣的，所以要開(kāi)發(fā)的檔案信息資源也必須適應(yīng)這一客觀要求。多年來(lái)，由于人們受傳統(tǒng)檔案管理機(jī)制的影響，對(duì)檔案的利用，只是為一些經(jīng)濟(jì)案件、經(jīng)濟(jì)糾紛的日常經(jīng)營(yíng)管理等提供條件，或只是簡(jiǎn)單抽象地羅列歷史數(shù)據(jù)，而不是主動(dòng)地根據(jù)檔案內(nèi)容豐富的原始數(shù)據(jù)，為國(guó)家經(jīng)濟(jì)管理提供可靠的信息，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)的依據(jù)，這就嚴(yán)重影響了檔案的利用和檔案信息資源的開(kāi)發(fā)。其次，有堅(jiān)持以人為本的理念，抓好民生檔案的開(kāi)發(fā)利用，例如建立人名數(shù)據(jù)庫(kù)，匯編涉及民生的編研資料，提高群眾的獲得感、幸福感，為建設(shè)和諧社會(huì)做出貢獻(xiàn)。

二、開(kāi)發(fā)檔案信息資源應(yīng)從多方面入手

長(zhǎng)期以來(lái)，由于我國(guó)檔案工作受封閉式、傳統(tǒng)管理機(jī)制和陳舊觀念的嚴(yán)重影響，致使大量的檔案信息資源沒(méi)能夠很好地得到開(kāi)發(fā)并充分發(fā)揮其重要作用。這在一定程度上阻礙了我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)進(jìn)程。因此，無(wú)論是從經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)進(jìn)步的角度來(lái)講，還是從改革開(kāi)放和“三個(gè)文明”建設(shè)的要求出發(fā)，都必須把握住多渠道地大力開(kāi)發(fā)和有效利用檔案信息資源這條重要的脈搏。

從長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展設(shè)想，各級(jí)各類檔案室，都應(yīng)設(shè)立檔案信息服務(wù)工作機(jī)構(gòu)，至少應(yīng)當(dāng)配備從事這一工作的檔案人員。目前，信息庫(kù)的建立可以文件目錄為依托，從收集、建庫(kù)、分析、預(yù)測(cè)、加工、管理、服務(wù)等環(huán)節(jié)開(kāi)展工作，并在此基礎(chǔ)上不斷深化和完善提高。與此同時(shí)，要根據(jù)各行各業(yè)內(nèi)部的需求，信息市場(chǎng)需求以及有關(guān)法律對(duì)檔案工作的要求，主動(dòng)進(jìn)入信息市場(chǎng)，積極創(chuàng)造條件開(kāi)展咨詢服務(wù)，如全方位宣傳檔案工作的方針政策、法規(guī)、原則、指導(dǎo)檔案信息資源開(kāi)發(fā)的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，介紹開(kāi)發(fā)檔案信息取得顯著重大經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的典型事例，傳遞檔案館（室）藏檔案資料信息，編輯出版檔案信息開(kāi)發(fā)的論著，提供開(kāi)發(fā)檔案信息的配套服務(wù)等。

大力開(kāi)放各種檔案，讓社會(huì)廣泛利用。對(duì)到期檔案和雖未到期但經(jīng)有關(guān)部門(mén)審查同意的檔案進(jìn)行鑒定開(kāi)放，這既是《檔案法》向檔案館提出的法定要求，又是更好地開(kāi)發(fā)檔案信息資源的一個(gè)重要舉措，也是檔案事業(yè)健康發(fā)展的必由之路。因此，要及時(shí)做好檔案鑒定工作和開(kāi)放配套服務(wù)，滿足社會(huì)需求。

加大檔案信息資源服務(wù)社會(huì)的宣傳力度，讓檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作走向市場(chǎng)。通過(guò)設(shè)立專欄櫥窗、舉辦檔案展覽、公布有關(guān)檔案內(nèi)容，擴(kuò)大檔案的影響。為進(jìn)一步方便各社會(huì)各界和人民群眾利用，還可編印館（室）藏介紹和有關(guān)的文件目錄信息，發(fā)往有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)，來(lái)提供檔案信息和提高檔案利用率和效率，讓社會(huì)各行各業(yè)在嘗到開(kāi)發(fā)檔案信息資源的甜頭后，進(jìn)一步重視、配合和支持開(kāi)發(fā)工作，形成“檔案為我們服務(wù)，我們?yōu)闄n案出力”的大氣候。

要做好檔案利用工作反饋信息的收集和綜合分析工作。事實(shí)證明，檔案利用工作的反饋信息和綜合分析，是加大檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度，提高開(kāi)發(fā)質(zhì)量的重要措施。在我們的日常工作中，通過(guò)有關(guān)信息的收集、匯總、分析和加工，及時(shí)地了解和掌握社會(huì)需求，及時(shí)地開(kāi)發(fā)檔案信息資源，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)，盡可能全面、迅速、準(zhǔn)確地把有效信息傳輸給社會(huì)，既是大力開(kāi)發(fā)檔案信息資源的有效形式，也是廣泛地、系統(tǒng)地提供檔案資料為社會(huì)各方面服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。當(dāng)今社會(huì)，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)逐漸廣泛的時(shí)代，我認(rèn)為如果把自己?jiǎn)挝还芾淼臋n案建立一個(gè)專業(yè)的網(wǎng)站，使全市群眾可以上網(wǎng)公開(kāi)查詢，不僅方便了群眾，而且大大提高了檔案的利用率，同時(shí)也增加了經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益?？h市級(jí)檔案部門(mén)可以依托省檔案目錄中心，開(kāi)展館際聯(lián)動(dòng)，共享開(kāi)放館藏資源，實(shí)現(xiàn)“四個(gè)任何”互聯(lián)網(wǎng)查檔方式，實(shí)現(xiàn)讓數(shù)據(jù)多跑路、計(jì)群眾少跑腿甚至零跑腿的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案服務(wù)”。因此，對(duì)這項(xiàng)工作必須引起足夠重視，投入足夠人力、物力和財(cái)力，確保檔案工作的正常開(kāi)展，以便多出成果、快出成果、出好成果。

三、開(kāi)發(fā)檔案信息資源要注重平日對(duì)檔案利用效果的積累

每一個(gè)檔案工作者都知道檔案管理工作是一件默默無(wú)聞的工作，因此它要求所有的工作者必須要有高度的責(zé)任心和強(qiáng)烈的責(zé)任感。而檔案信息資源的開(kāi)發(fā)要求我們必須注重收集日常工作中檔案的利用效果和信息反饋，避免我們?nèi)プ觥盁o(wú)米之炊”。另外，有許多檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，幾個(gè)月甚至幾年，檔案的效果才會(huì)很明顯。因此我們必須做好日常工作點(diǎn)點(diǎn)滴滴的積累，只有這樣才會(huì)產(chǎn)生更好的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

四、開(kāi)發(fā)檔案信息資源必須充分運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段

當(dāng)前，由于社會(huì)信息化與信息社會(huì)化的趨勢(shì)日益明顯，而檔案館在對(duì)檔案信息的加工數(shù)量、傳播速度等方面已不能滿足需求。所以必然要求加快自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。大量的實(shí)踐證明，沒(méi)有現(xiàn)代化的技術(shù)、設(shè)備和手段應(yīng)用于檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，就根本談不上科學(xué)合理地開(kāi)發(fā)和充分地利用檔案信息資源。先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備為檔案信息資源創(chuàng)造了優(yōu)越的條件，如復(fù)印機(jī)、掃描儀的使用既加快了檔案信息的摘錄速度，又大大地提高了工作質(zhì)量和效益;電子計(jì)算機(jī)終端網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使檔案信息的遠(yuǎn)距離傳輸成為現(xiàn)實(shí);利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和檢索，使檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的速度和質(zhì)量成倍增長(zhǎng)等。綜上所述，現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的應(yīng)用，既把檔案工作者從繁重的手工勞動(dòng)中解脫了出來(lái)，又使大力開(kāi)發(fā)和科學(xué)利用檔案、合理、有效地利用信息資源真正成為現(xiàn)實(shí)，也為將來(lái)實(shí)現(xiàn)人類檔案信息資源的共享打下了基礎(chǔ)。因此，必須應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段來(lái)進(jìn)行檔案信息資源的開(kāi)發(fā)工作，最終實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用。